شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| امروزه با شکل‌گیری و گسترش فضای دیجیتال و آنلاین لزوم استفاده از راهکارهای ارتباطی نوین از سوی سازمان‌ها امری مهم و حیاتی است. فضای آنلاین به دلیل گستردگی و فراگیری در بین اقشار مردم، این امکان را به سازمان‌ها داد که بتوانند صدای برند را از دریچه‌ای بزرگتر از ظرفیت‌ واحد روابط‌عمومی‌ خود، به گوش جامعه‌ی هدف برسانند. آژانس روابط‌عمومی‌ به دلیل دراختیار داشتن و یا ارتباط با رسانه‌های محبوب و پر نفوذ، نقش یک پل ارتباطی قوی بین سازمان‌ها و جامعه هدفشان ایفا می‌کنند. در ادامه با این‌گونه آژانس‌ها و کارکرد آن‌ها بیشتر آشنا خواهیم شد.

نگرش سازمان‌ها به روابط‌عمومی‌ از گذشته تا کنون چه تغییری یافته است؟

در دهه‌های گذشته رسم بر این بود که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ، به هنگام رکود و کاهش بودجه‌ی تبلیغاتی، تمایل‌شان به استفاده از شگردهای روابط‌عمومی‌ بیشتر می‌شد. به طور کلی می‌توان گفت که شرکت‌ها به هنگام رکود اقتصادی تمرکز خود را از تبلیغات به سمت روابط‌عمومی‌ معطوف می‌ساختند. علت این امر واضح بود؛ چرا که تجربه ثابت کرده بود استفاده از PR هم کم هزینه‌تر است و هم بازدهی بیشتری نسبت به اجرای کمپین ‌های تبلیغاتی دارد. اما امروزه کمپانی‌ها به اهمیت و اثربخشی روابط‌عمومی‌ پی برده و حتی در شرایط رونق اقتصادی هم کمپین‌های خود را به پشتوانه روابط‌عمومی‌ به اجرا در می‌آورند. از همین رو در عصر حاضر روابط‌عمومی‌ شکل تازه‌ای به خود گرفته است و به عنوان یک صنعت شناخته ‌می‌شود.

آژانس روابط‌عمومی‌ چه خدماتی ارائه می‌دهد؟

مشتریان یک آژانس روابط‌عمومی‌ به طورکلی به دو دسته تقسیم می‌شوند. دسته‌ی اول مشتریانی هستند که قدمت و پیشینه‌ی زیادی در حوزه‌ی کسب و کار خود دارند و دسته دوم آن گروه از برندها هستند که به تازگی پا به میدان گذاشته و تازه نفس‌اند. آژانس روابط‌عمومی‌ به هنگام مواجه با مشتریان خود ممکن است دو رویکرد کلی را در پیش گیرد. اگر برند مشتری در دسته اول قرار گرفت، رویکرد آژانس رشد و توسعه‌ی برند خواهد بود و اقدامات خود را حول این محور برنامه ربزی خواهد کرد. اما اگر برند مشتری در دسته دوم قرار گرفت، رویکردی که آژانس اتخاذ می‌کند، رویکرد راه اندازی و ایجاد خواهد بود.

رویکرد رشد و توسعه: یک تیم روابط‌عمومی‌ هنگامی که مامور رشد و توسعه‌ی یک برند می‌شود، طیف وسیعی از خدمات را ارائه می‌دهد. این خدمات عبارت اند از: کشف خلاء‌ها و نواقص موجود در روند جریان کار سازمان و ارائه ساختار ایده آل، رصد و پایش اخبار و مدیریت افکار عمومی، طراحی و اجرای کمپین‌های وفادارسازی، برگزاری رویدادها، مدیریت بحران، مدیریت ارتباطات تجاری و ….

رویکرد راه‌اندازی و ایجاد: گاهی ممکن است سیاست‌های مدنظر مدیرانِ یک برند به نحوی باشد که همراهی یک تیم روابط‌عمومی‌ را از ابتدای راه در کنار خود الزامی بدانند. در این شرایط آژانس روابط‌عمومی‌ خدمات خود را در دسته بندی‌های زیر ارائه می‌کند:

آموزش طراحی و خلق مدل کسب وکار، طراحی هویت دیجیتال، طراحی منشور هویت برند و جریان سازی رسانه‌ای با هدف شناساندن برند به مخاطبان.

البته لازم به ذکر است که بگوییم؛ گاهی یک برند برای رسیدن به اهدف مدنظر خود به ترکیبی از خدمات هر دو رویکرد نیاز دارد. در این صورت خدمات متناسب با نیاز مشتری ارائه خواهد گردید.

با وجود واحد روابط‌عمومی‌ داخلی، چه لزومی دارد از آژانس PR کمک بگیریم؟

اکثر قریب به اتفاق سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ دنیا در چارت سازمانی خود واحدی به نام روابط‌عمومی‌ تعریف کرده اند. پس با این وجود، لزوم کمک گرفتن از یک آژانس روابط‌عمومی‌ چیست؟! باید گفت دلایل منطقی و متعددی برای این امر وجود دارد که در ادامه به ذکر چندین مورد از آن‌ها خواهیم پرداخت.

خبرگی و سرعت عمل: به هنگام وقوع بحران در سازمان، واحد روابط‌عمومی‌ در صدد رفع موضوع بر می‌آید. اما ممکن است علل شکل گیری بحران مبهم و ناشناخته باشد. در این شرایط واحد روابط‌عمومی‌ نیاز به صرف زمان بسیار برای شناسایی جوانب بحران و ارائه راهکارها دارد. این درحالی است که یک آژانس روابط‌عمومی‌ به دلیل همکاری با سازمان‌های متعدد، تجربه و خبرگی کافی در شناسایی و حل مشکلات را داراست. از این رو قادر است در کوتاه ترین زمان ممکن هوشمندانه‌ترین راهکار را ارائه دهد و به سرعت جهت رفع بحران اقدام کند.

ارتباطات گسترده و سازنده: دلیل دیگری که لزوم استفاده از آژانس روابط‌عمومی‌ را پر رنگ‌تر می‌کند، شبکه‌ی ارتباطی گسترده‌ی این آژانس‌هاست. ممکن است برای یکی از مشتریان آژانس PR مشکلی حادث شود که گره آن به دست یکی دیگر از مشتریان این آژانس باز شود. در این حالت آژانس روابط‌عمومی‌ وظیفه خود می‌داند که همچون یک دیپلمات، به رایزنی و حل مشکل به وجود آمده بپردازد. در واقع آژانس با حفظ منفعت طرفین سعی در تسهیل روابط و حل مسئله دارد.

مقابله با خود سانسوری: گاهی ممکن است واحد روابط‌عمومی‌ به دلیل حفظ وضعیت حاکمه‌ی موجود و تعصبی که به سازمان دارد، اندک تمایلی به بیان ضعف‌ها و دیدن چالش‌ها داشته باشد. در این مواقع لازم است با چشمانی بینا و بدون درنظر گرفتن حب و بغض‌ها به مسائل نگریست. این چشمان بینا در واقع همان آژانس‌های روابط‌عمومی‌ هستند. آن‌ها برحسب تجربه قادرند به پیش‌بینی آینده‌ی متاثر از وضعیت موجود بپردازند و بدون هیچ‌گونه ترحمِ مخرب دست به تغییر شرایط بزنند.

چند نمونه از بهترین آژانس‌های PR در دنیا

آمار و ارقام نشان می‌دهد در ۵ سال گذشته شاهد رشد ۳۰ درصدی در ظهور و پیدایش آژانس‌های روابط‌عمومی‌ دنیا بوده ایم. این ارقام نشان از اهمیت و نیاز روز افزون سازمان‌ها به مقوله‌ی روابط‌عمومی‌ و ارتباطات است. در ادامه به معرفی چند آژانس برتر در حوزه روابط‌عمومی‌ خواهیم پرداخت. این موارد عبارت اند از:

Ketchum :
این آژانس یکی از قدیمی‌ترین شرکت‌های تجاری در حوزه‌ی روابط‌عمومی‌ است. Ketchum در هفتاد کشور دنیا دارای شعب و دفاتر رسمی می‌باشد. به دلیل ارائه‌ی طیف گسترده ای از خدمات توسط این شرکت از آن به عنوان یک آژانس خدمات کامل ( Full service agency) یاد می‌شود. این قبیل آژانس‌ها صفر تا صد امور مربوط به تبلیغات و روابط‌عمومی‌ سازمان متقاضی را در دست گرفته و قادر اند خلاء های ارتباطی سازمان را پر کنند.

APCO:
APCO از آن دست آژانس‌هایی است که در امور روابط‌عمومی‌ مربوط به سازمان‌های دولتی و افراد سیاسی همچون نمایندگان مجلس، کارمندان دولت و انجمن‌های صنفی فعالیت می‌کند. این قبیل آژانس‌ها با انجام ائتلاف و لابی‌گری سعی در موفق نمودن یک سازمان و یا یک شخص در پیاده سازی خواسته‌های سیاسی اش دارند.

Edelman:
ادلمن یک شرکت برتر روابط‌عمومی‌ است که بیش از نیم قرن سابقه فعالیت دارد. این آژانس دارای ۶۵ دفتر رسمی در سراسر دنیا است. در حال حاضر بزرگترین برندهای تجاری امور روابط‌عمومی‌ خود را به دست این شرکت می‌سپارند. از جمله خدماتی که در این آژانس ارائه می‌شود عبارت اند از: طراحی استراتژی دیجیتال، بازاریابی از طریق رسانه‌های اجتماعی و مدیریت بحران.

Point man News :
یکی دیگر از شرکت‌های مطرح و برتر دنیا در حوزه روابط‌عمومی‌ شرکتی با نام Pointman News است. تکیه‌ی اصلی این شرکت بر جریان‌سازی از طریق اخبار است. این شرکت با رصد و تحلیل اخبار حوزه‌ی فعالیت مشتری خود، به کنترل و مدیریت شهرت برند او می‌پردازد.

future brand:
توجه به مقوله‌ی هویت برند برای همه‌ی سازمان‌ها ضرورت دارد؛ چرا که اگر سازمان بتواند تصویری یکپارچه از برند و محصولات خود در ذهن مخاطب شکل دهد می‌توان گفت که دیگر نیازی به تبلیغات ندارد. future brand از آن دسته از آژانس‌هایی است که خدمات طراحی لوگو، انتخاب تگ لاین و سایر موارد مربوط به هویت برند را به مشتریان ارائه می‌دهد.

در نهایت باید گفت که امروزه اکثر سازمان‌ها دریافته‌اند که می‌توان با کمک آژانس‌های روابط‌عمومی‌، جریانات و ارتباطات خود را بهتر مدیریت کرد. مدیران شرکت‌های بزرگ عقیده دارند که سپردن امور روابط‌عمومی‌ به دست نیرو‌های خارجی همچون آژانس‌ها، نتیجه بخش‌تر از زمانی است که صرفا به واحد روابط‌عمومی‌ داخل شرکت تکیه شود.