تعریف مستندسازی در روابط عمومی عبارت از:
فراهم شدن مجموعه اطلاعات دسته بندی شده درهر فضای واقعی و مجازی که در قالب فایل های چند رسانی اعم از مکتوب، تصاویر و عکس طرح و نمودارها فیلم و... در خصوص کارنامه عملکرد یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین گردد که بر اساس این مجموعه مجلد در دو فضای متنی و دیجیتالی جدایی از جنبه آرشیوی ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته و مبنای بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها و پژوهش ها می توان در سازمان و روابط عمومی ها واقع شود ماندگاری هر فعالیتی در گروه ثبت و مستندسازی آن هست.

دو بخش مهم در مستند سازی روابط عمومی
1-تولید مستندات با بهره گیری از ابزار های نوشتاری سمعی و بصری
2- تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده
 

مزایا مستند سازی: نگهداری سابقه، حفظ منابع اطلاعات، جلوگیری از پراکندگی ،مشخص نبودن نیازهای آماری و اطلاعاتی، مستندسازی مشکلات موجود، ثبت تاریخی، فراهم شدن زمینه ثبت، فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته ، الگو برداری از بهترین تجربیات

چرا مستند سازی می‌کنیم؟
1- برای ارزیابی عملکرد سازمان حتی هدف
2- سنجش و ارزش گذاری فعالیت‌های انجام شده
3- نقاط قوت و نقاط ضعف در همه حوزه ها شناسایی می‌شود.
 

پایه اصلی یک نظرسنجی علمی اطلاعات درست است مستندسازی اطلاعات را در روابط عمومی اصل اساسی است با تهیه اسناد و اطلاعات و نگهداری مطلوب اسناد که فرایندی بسیار پر هزینه است آماده سازی اسنادومدارک، تصمیم‌گیری اطلاع رسانی، مسئله گشایی برای دسترسی سریع به اطلاعات ،تکمیل،پردازش، روز آمدشدن مستمر اسناد و مدارک و محتوای آنها از مراحل مهم مستند سازی در روابط عمومی است.

روابط عمومی‌ها باید مخزن جامع و اصلی سازمان باشند تا بتوانند خدمات اطلاعات مطلوب به مخاطبان درون سازمان و برون ارائه نمایند طراحی، تولید ،نگهداری، بازیابی و روزآمد سازی اسناد و مدارک حاوی اطلاعات گوناگون سازمان یک ضرورت جدی و پایه‌ای است.

مهمترین مفاهیم مستند سازی
داده ها، پایگاه‌های اطلاعاتی ،پایگاه داده‌ها ،اطلاعات اشاعه اطلاعات، ذخیره اطلاعات، بازیابی اطلاعات، سند و مدرک مستندسازی، مدرک شناسی ،دکومانتاسیون ،متن ،ابرمتن، ابر رسانه و آرشیوهای بایگانی/ فیلم بالاترین اثرگذاری را در مستند سازی دارد.

اهمیت مستند سازی
1- گنجینه ارزشمند که بر اساس آن در مقاطع زمانی مختلف و به اتکا به این مستندات ارزیابی درست و مستندی از برنامه عملکرد و اقدامات سازمان روابط عمومی را به عمل می آورد و با سند و مدرک اعلام داشته که یک سازمان و روابط عمومی در مقاطع زمانی خاص در چه سیری و با چه کمیت و کیفیتی حرکت کرده است.

مراحل مستند سازی شامل:1- فرآیند شناسی 2-گردآوری 3-طبقه‌بندی 4-ارزش گذاری5- پالایش فهرست نویسی 6-در دسترس قرار دادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل عکس و مکاتبات و فایل های کامپیوتری و... می‌باشد که داری ارزش تاریخی هم می باشد.

2- معرفی همیشگی برای حضور عملکرد سازمان و روابط عمومی در انواع جشنواره ها و رقابت های مختلف علمی و اجرایی .
3- مستندسازی در روابط عمومی به ما می‌گوید که از کجا شروع کرده ایم و چه مسیری را طی کرده و هم اکنون در کجا ایستاده ایم
4- مستندسازی در فضای مجازی ضرورتی انکارناپذیر و فرصتی ارزشمند است
5- مستندسازی بیانگر تهیه اسناد و مدارک است
6- نگهداری و به روز رسانی آرشیوهای سازمان در سایت های رسمی سازمان
برای بهربرداری همگانی و دسترس اطلاعات آن