مقدمه

شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| مهمترین عامل موفقیت شرکت ها و سازمان ها، وجود یک رابطۀ قوی و مستمر با مؤسساتی است که با آنها سرو کار دارند یا افکار عمومی جامعه ای که در آن به کار می پردازند و اهداف خود را دنبال می کنند. به طور حتم، میزان توقع افراد جامعه از سازمان ها زیاد است. آنها نیاز دارند تا با یک ارتباط درست و سازنده، مسائل و مشکلات خود را با سازمان ها در میان بگذارند و به نتایج دلخواه برسند. چون در جامعه ای زندگی می کنند که شرکت یا مؤسسۀ مورد نظر در آن به فعالیت اقتصادی اجتماعی مشغول است.

پس حق دارند خواسته های‌شان را مطرح کنند و از تصمیماتی که به جامعۀ آنها مربوط می شود، با خبر شوند. مؤسسات و شرکت ها نیز برای انجام کارهای خود و ایجاد تفاهم با شرکت های دیگر و مردم،همچنین انجام مسئولیت اجتماعی، نیازمند یک ارتباط قوی هستند و در وهله نخست کار خود، این نیاز را به خوبی درک می کنند.

زمانی که کار یک شرکت (هر چند کوچک) آغاز می گردد، پیش از انتخاب افراد و ایجاد پست های مختلف، واحد روابط‌عمومی‌ کار خود را شروع می کند تا یک ارتباط قوی و کارساز بین مؤسسه و افراد داخل و خارج سازمان ایجاد گردد. با جذب نیرو، انتخاب افراد در رده های مختلف سازمان و بالابردن راندمان کار، روابط‌عمومی‌ با متخصصین خود و با استفاده از تکنیک های خاص و به کار بردن شیوه های مختلف، در راستای اهداف سازمان گام بر می دارد. هنر روابط‌عمومی‌، پیوند بین درون و برون سازمان است.

موفقیت در گرو روابط‌عمومی‌ قوی

این که بخواهیم روابط‌عمومی‌ و وظایف آن را برای چندمین بار تعریف کنیم، تکرار و کاری بی نتیجه است. همه با روابط‌عمومی‌ آشنا هستیم. می دانیم به چه کار می آید و چه افرادی به کارش می آیند. زمانی که روابط‌عمومی‌ در جایگاه اصلی خود قرار بگیرد و بتواند با حمایت و اعتماد مسئولین اهداف خود و سازمان را پیش ببرد،می توان به موفقیت سازمان امید داشت. تنها آن زمان است که تمام مسئولین ارشد با تیزبینی و آگاهی از نقش سرنوشت ساز روابط‌عمومی‌،با خیال راحت به وظایف اصلی خود می پردازند. تا وقتی که از روابط‌عمومی‌ ها فقط تعریف کنند و به صورت شفاهی وظایف و اصول و کاربردهای آن را بیان دارند یا به صورت مکتوب در کتاب ها انتشار دهند اما به صحنه عمل نیاورند، تنها جوهری کاغذ را سیاه کرده و علم عالمی بی عمل مانده است.

ما تعریف های جامع و کاملی از روابط‌عمومی‌ داریم. کارشناسان روابط‌عمومی‌ خبره ای اطراف ما هستند اما آیا کارکرد مثبتی از آنها به چشم می آید؟ بله می توانند بسیار کارساز باشند،تا وقتی که به آنها فضای مانور داده شود. هر کارشناسی در جایگاه خود قرار بگیرد و استخدام نیرو با توجه به تخصص افراد صورت بپذیرد،کار مثبتی انجام گرفته است. کارمند روابط‌عمومی‌ باید از ارتباطی قوی و مؤثر برخوردار باشد، بتواند اخبار درست و نادرست را تشخیص دهد، قلم قوی داشته باشد، رسانه را بشناسد،قادر باشد خبر مناسب تهیه کند، با طراحی دیجیتال آشنا باشد، در فضای مجازی فعالیت نماید و از اخبار هر روز نشریات بخصوص نشریات محلی آگاه شود.

روابط‌عمومی‌ قوی، با انتخاب کارشناسان کاربلد و آگاه به علم روابط‌عمومی‌ ساخته می شود. وقتی از علم روابط‌عمومی‌ سخن می گوییم،منظور حفظ کردن و از بر نمودن جملات نیست. درک موضوع، علاقه مندی به آن و تلاش برای پیشرفت روابط‌عمومی‌ مهم است. تا زمانی که به کار گیری نیروهای روابط‌عمومی‌ بدون برنامه صورت بگیرد و به صلاحیت آنها توجه نگردد، روابط‌عمومی‌ قوی نخواهیم داشت. سازمان هایی در کار خود موفق خواهند بود که از همان آغاز و پیش از هر قسمت دیگری به روابط‌عمومی‌ و کارشناسان آن توجه کنند و نسبت به آن حساس باشند.

به کار گیری نیروی انسانی چیره دست در روابط‌عمومی‌ ها

اصلی ترین شرط ایجاد یک روابط‌عمومی‌ قوی، حس اعتمادی است که بین کارکنان این واحد و مدیران ارشد ایجاد می گردد. کارشناسان روابط‌عمومی‌ برای کار، فعالیت و خلاقیت، نیاز به جذب اعتماد و پشتیبانی مدیر دارند. مدیر ارشد نیز برای اداره کردن درست و بی دغدغۀ مؤسسۀ تحت فرمان خود، باید افراد مورد اعتماد و حرفه ای را در روابط‌عمومی‌ به کار گیرد. روابط‌عمومی‌ قلب تپینده ای است که می تواند با کارکنان خلاق، حرفه ای، کاربلد و فرصت شناس، سازمان خود را در بین سازمانهای دیگر چون ستاره ای درخشان نامدار سازد و روز به روز با راهکارهای جدید و خلاقانه در راه پیشرفت آن بکوشد. همچنبن می تواند تنها به کارهای روزمره و اداری بپردازد و خود را موظف به رشد خلاقانه نبیند.

اینها همه به تیزهوشی و کاردانی مدیر ارشد بستگی دارد. باید راه استفادۀ درست از توانمندی افراد را بداند، خصوصیات ذاتی آنها را بشناسد و تشخیص دهد که چه افرادی لایق کار در واحد مهم روابط‌عمومی‌ هستند. کارشناسان روابط‌عمومی‌ باید با کار خود آشنا باشند و در مواقع مختلف با خردمندی به حل مشکلات بپردازند. آنها نباید نیاز به راهنمایی و صدور فرمان داشته باشند،بهتر است به گونه ای عمل کنند که مدیر روابط‌عمومی‌ به راحتی کارها را به آنها بسپارد و خود در کنار مدیر ارشد سازمان به امور مهم بپردازد. برای رسیدن به چنین روابط‌عمومی‌ کارسازی، نیاز به کارشناسان چیره دست و حرفه ی داریم. کاردانانی که ماهرانه وظایف و مأموریت های خود را در مسیر اهدف سازمان برنامه ریزی کنند و به فهم مشترکی با مخاطبان دست یابند.

در یک روابط‌عمومی‌ حرفه‌ای، کارشناسان زبردست با اقدامات هوشمدانه خود، علاوه بر به رخ کشیدن قدرت تأثیرگذاری و کارآمدی تکنیک‌هایی که به کار می‌گیرند، اعتماد مدیر ارشد، کارکنان و مخاطبان را جلب می‌کنند. کارکنان حرفه ای روابط‌عمومی‌ شاخصه‌هایی دارند که به مهمترین آنها اشاره می کنیم:

- دارای قدرت خلاقیت هستند و پیشنهاد های سازنده ارائه می کنند: توقع و سلیقۀ متفاوت مخاطبان و کارکنان سازمان و مردم، موجب می شود برنامه ریزی های یک روابط عموی حرفه ای با ظرافت و خلاقیت باشد تا کارکرد و اثربخشی بالایی را شامل شود. روابط‌عمومی‌ کارهای تکراری بسیاری دارد، برنامه هایی که سالانه برگزار می شود. به کار بردن خلاقیت در این برنامه ها، موجب جذابیت بیشتر آن می شود. قالب های تکراری و کسل کننده کنار می روند و دیگر مخاطب اجرای برنامه ها را از حفظ نیست بلکه انتظار نوگرایی و هیجان دارد و برای دیدن برنامه هیجان زده می شود. کارشناسان خلاق با پیشنهادهای اثربخش و کارگشای خود در موفقیت های روابط‌عمومی‌ ها نقش بسزایی دارند.

- نظم و انضباط دارند: کار در روابط‌عمومی‌، سخت و استرس زا است. برای کاهش استرس و غلبه بر آن، به نظم و ترتیب در کار نیاز است. مواجهه با مخطبان سازمان، مراودۀ همیشگی با مدیران ارشد، گفتگو با خبرنگاران و رسانه ها، حضور در گردهمایی های عمومی و تخصصی، سفرهای کاری، برگزاری نمایشگاه ها و... همه نشان از آن است که با این حجم کار و حساسیت بسیار و برای کم کردن اضطراب و استرس، نیاز به نظم و ترتیب در کار است.

یک کارشناس حرفه ای روابط‌عمومی‌ می داند برای موفقیت بیشتر در کارها، باید نظم و انضباط را رعایت کند. او می داند که آراستگی و پوشش ظاهری مناسب بسیار مهم است، برنامه ها باید طبق جدول زمان بندی شده اجرا شود، قول و قرار با مخاطب طبق ساعت انجام پذیرد و آداب تشریفات در دیدارها و گفتگوها رعایت گردد. حضور به موقع در سرکار و درست صحبت کردن ، لبخند و انتقال انرژی مثبت به مخاطب، از ویژگی های بارز یک کارشناس روابط‌عمومی‌ منظم است.

- کارها را با برنامه ریزی کامل و مدون انجام می دهند: روابط‌عمومی‌ ها در طول سال برنامه های متنوعی دارند. آنچه مربوط به کارکنان سازمان، مخاطبان و مردم شهر و منطقه (در قالب عمل به مسئولیت های اجتماعی)می شود، بر پایه برنامه ریزی های مدون ماهانه و سالانه است. در آغاز هر سال، کارمند روابط‌عمومی‌ حرفه ای در مورد وظایفی که دارد، کارهایی که می تواند انجام دهد و مراسم هایی که در طول سال برگزار خواهد شد، تقویم کاری ایجاد می کند. بدینگونه و با برنامه پیش رفتن، نظم و انضباط را حاکم می سازد.

- به صورت مداوم آموزش می بینند و در پی یادگیری هستند: کارمندی که کار با روابط‌عمومی‌ را آغاز می کند، باید انگیزۀ یادگیری مستمر داشته باشد. منتظر نباشد تا آموزش سازمان برنامه خاصی برایش در نظر بگیرد. او خود باید پی یادگیری برود و در کارگاه های مختلف شرکت کند. یک کارشناس خبرۀ روابط‌عمومی‌، تنها یه یک مورد تخصصی نباید اکتفا کند بلکه باید در موارد مختلف طراحی، خبرنگاری، نگارش مقاله، تیتر، صفحه آرایی، مصاحبه، اجرا و... سررشته داشته باشد. یادگیری مستمر موجب می شود کارکنان روابط‌عمومی‌ در کارشان ارتقاء یافته و اثربخش تر شوند.

- اخلاق حرفه ای را رعایت می کنند: یکی از مهم ترین ویژگی های کارشناس روابط‌عمومی‌ حرفه ای، پایبندی به اخلاق حرفه ای است. راستگویی، وجدان کاری، تلاش برای تعالی ارزش های سازمان، رعایت حقوق مردم و مخاطبان سازمان، اطلاع رسانی درست، رفتار در چارچوب قانون، پایبندی به ارزش های اسلامی و ملی و نظارت بر رعایت درست مسئولیت های اجتماعی سازمان، از جمله موارد مهم اخلاق حرفه ای است که کارشناسان خود را ملزم به رعایت آن می دانند.

- کارهای‌شان را مستند می کنند: تنها برنامه ریزی و با نظم کار کردن در روابط‌عمومی‌،این واحد را به سوی حرفه ای شدن سوق نمی دهد بلکه آنچه مهم تر است، مستندسازی کارهایی است که انجام می گیرد. هر کاری باید شناسنامه، سوابق و سند داشته باشد و ثبت و ضبط گردد. روابط‌عمومی‌ قوی و حرفه ای، بایگانی پرباری از عملکرد خود دارد که در مواقع لزوم، به راحتی به آنها دست پیدا می کند. با مستندسازی، ارزیابی و ارتقاء به درستی انجام می گیرد و از موازی کاری جلوگیری می شود. این کار موجب می شود هر سال با هر برنامه و مناسبتی، کار تکراری انجام نگیرد و وظایف و تقسیم کار طبق جدول زمانبندی انجام شود.

- عضو انجمن تخصصی روابط‌عمومی‌ هستند و با آنها همکاری دارند: یک روابط‌عمومی‌ حرفه ای، باید عضو انجمن تخصصی شود تا با سایر سازمان های مرتبط آشنا شده، به تبادل تجربیات بپردازد تا در جریان پیشرفت ها، تجربیات، تحقیقات و دستاوردها قرار گیرد.

- یافتن مسائل مهم سازمان: یک کارشناس حرفه ای روابط‌عمومی‌، مسائل مهم مربوط به سازمان را می شناسد و پیش از آنکه کاری به مشکل و مسئله تبدیل شود، آن را می یابد و در صدد رفع آن بر می آید.

- امین و مورد اعتماد مدیر ارشد است.

***
رعایت نکاتی که بیان شد، روابط‌عمومی‌ را به سوی یک واحد حرفه ای و موفق پیش می برد. سازمان ها و شرکت هایی در کار خود موفق می شوند که تعامل مطلوب و کارآمد با افکار عمومی داشته باشند. روابط‌عمومی‌ نقش بسیار مؤثری در بهبود وضعیت سازمان و ایجاد تعامل بین درون و برون سازمان دارد. مدیر روابط‌عمومی‌ با ویژگی ها و روش های کارآمد در ادارۀ امور و انجام وظایف خود، موجب پیشرفت در سازمان ها می شود و با واگذاری اختیار به کارشناسان واحد خود، بیشتر در امور بیرون سازمان به فعالیت می پردازد. اما آنچه مهم است، تقویت جایگاه روابط‌عمومی‌ و در تنگنا قرار ندادن آن برای انجام وظایفشمی باشد.

گاهی مدیران ارشد برخی وظایف و سمت های مهم و مرتبط را از مدیر روابط‌عمومی‌ یا مجموعه تحت نظر وی سلب می کنند و بدین گونه موجب کمرنگ شدن عملکرد مثبت روابط‌عمومی‌ می شوند.در اینجا نقش مدیر ارشد سازمان را در حرفه ای شدن روابط‌عمومی‌ بررسی می کنیم:

نقش مدیران ارشد در حرفه ای شدن و رشد روابط‌عمومی‌

مدیران ارشد سازمان ها، شرکت ها یا موسسات، نقش تعیین کننده ای در به وجود آمدن یک روابط‌عمومی‌ حرفه ای دارند. یک مدیر کاردان و تیزهوش زمانی که سکان کار مدیریت را در دست می گیرد، پیش از هر کاری باید دست به انتخاب و ایجاد مجموعه ای پویا، سختکوش و کاردان به نام روابط‌عمومی‌ بزند. برای موفقیت در کار، روابط‌عمومی‌ را به دست امین ترین و کاربلدترین کارشناس خود بسپارد تا این مجموعه را مدیریت نماید. کار مدیر ارشد، با انتخاب مدیر روابط‌عمومی‌ پایان نمی پذیرد وی باید افراد پیشنهادی را بررسی کند و با اصلاح چارت سازمانی خود، یک روابط‌عمومی‌ حرفه ای با کارشناسان کاربلد، نخبه و مورد اعتماد ایجاد نماید. در برخی سازمان ها، مدیران ارشد با علم و تخصص روابط‌عمومی‌ آشنا نیستند و در انتخاب نیروی کاربلد و متخصص، حساسیت نشان نمی دهند. برای آنها تفاوتی ندارد چه نیرویی در این واحد آغاز به کار کند.

فردی که مدیریت روابط‌عمومی‌ را به دست می گیرد، در تمام مراسم ها، جلسات و مأموریت های مهم همراه مدیر ارشد است تا بهتر بتواند اخبار را بررسی کند و از نزدیک با برنامه های سازمان آشنا شود و پیش از آغاز هر کاری، با برنامه ریزی درست و مدون،کارها را پیش ببرد. بنابراین مدیر روابط‌عمومی‌ نزدیک ترین فرد به مدیر ارشد به حساب می آید که اجازه ملاقات با مدیریت را در هر زمانی خارج از وقت دارد. امین و مورد اعتماد است و روابط‌عمومی‌ بسیار بالایی دارد. مدیران ارشد در رشد روابط‌عمومی‌ ها یا رکود کاری آنها دخیل هستند.

اگر مدیران ارشد بخواهند سازمانی پویا و موفق داشته باشند، باید در حرفه ای شدن روابط‌عمومی‌ بکوشند و راه را برای گسترش عملکرد آن واحد باز بگذارند. اندیشۀ کارساز مدیران ارشد می تواند در رشد و ترقی روابط‌عمومی‌ تأثیر بسیار داشته باشد. روابط‌عمومی‌ سازمان، وظیفه عمل به مسئولیت اجتماعی را بر عهده دارد. مدیران ارشد باید نسبت به مسائل فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی جامعه احساس مسئولیت کنند. اما اجازه ندهند روابط‌عمومی‌ مشکل گشای مسائل مالی جامعه شود و دید افراد نسبت به جایگاه روابط‌عمومی‌ تغییر کند. دید مثبت مدیران ارشد موجب تغییر دیدگاه دیگر افراد سازمان و جامعه نسبت به روابط‌عمومی‌ می شود.


عالیه نقیب الذاکرین بافقی(مهرگان)
کارشناس امور بین الملل
روابط‌عمومی‌ شرکت سنگ آهن مرکزی ایران بافق