شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| هیچ کس نمی‌خواهد که شرکتش از حقارت ناشی از نبردهای بیهوده‌ای که نمونه‌ای از آن بین شرکت‌های فورد (Ford) و فایرستون (Firestone) دیده می‌شود، احساس ناراحتی کند. نادیده انگاشتن افکار عمومی در شرایطی که به شهرت دل خواه خود دست یافته‌اید، برای‌تان زیانبار خواهد بود. این یک واقعیت است که همگی ما مرتکب اشتباه می‌شویم، اما نحوه برخورد با خطاها، در به رخ کشاندن توانایی‌های شما و شرکت‌تان بسیار تاثیرگذارتر از شیوه برخورد با موفقیت‌هایی است که کسب می‌کنید.

1. در سیاست‌های مدیریتی خود، استراتژی ارتباطات رویدادهای غیرمترقبه را بگنجانید. موضوعاتی را که ممکن است مشتریان در مورد آن‌ها دچار اشتباه شوند، بشناسید و تعیین کنید که شرکت‌تان در مواجهه با اشتباهات چه واکنشی باید از خود نشان دهد. بهتر است پیش از آگاه شده عمومی از موضوعات قابل انتقاد، آن‌ها را بازگو کنید.

2. در همان مراحل آغازین بحران مکانی را برای متمرکز کردن آن مشخص کنید. مسوولیت پاسخگویی به رسانه‌ها و خبرنگاران را به یک مقام عالی‌رتبه محول کنید. این فرد باید در دسترس، مطلع و دارای اعتبار باشد. مهم‌تر از همه این که باید فردی زیرک در مواقع فشار و بحران باشد و در هیچ شرایطی کسی چهره‌ای پریشان و درهم از وی نبیند و شرکت روابط‌عمومی شما می‌تواند کمک‌تان کند تا او را تا آن حد آماده کنید که در زیر فشارهای رسانه‌ها خونسردی خود را حفظ کند.

3. هیچ گاه ارتباط داخل سازمانی را فراموش نکنید. بدترین کار در مدیریت آن است که بحران را از کارمندان مخفی کنید. آگاه کردن کارمندان از مراحل برطرف کردن مشکل، شایعات را به حداقل رسانده و طراوت روحی آنان را حفظ خواهد کرد.

4. نقش فعالی را در قضییه ایفا کنید. اجازه ندهید که رسانه‌ها شما را له کنند. به طور مداوم و سریع با سرمایه گذاران و مردم در ارتباط باشید. بگذارید مردم بفهمند که شما بر کار سوار هستید و در تلاشید که هر چه سریع‌تر مشکل را برطرف کنید. نیازی نیست که تلاش‌ها و کوشش‌های‌تان را مرحله به مرحله گزارش دهید ولی یک مسیر ارتباطی را برای شنیده شدن صدای‌تان از میان صداهای دیگر باز نگه دارید.

5. هرگز دروغ نگویید. دروغ هیچ‌گاه از ذهن پاک نمی‌شود. بی‌صداقتی شما تا مدت‌ها پس از دفع بحران همچنان در اذهان باقی خواهد ماند. شما در کانون توجه افکار عمومی قرار دارید. بنابراین همت کنید و بحران ایجاد شده را از سر بگذرانید.

6. از آینده سخن بگویید. الان زمان ارایه و معرفی محصولات و خدمات جدید نیست. چون مسلماً شما نمی‌خواهید افکار عمومی را منحرف سازید. اما می‌توانید راجع به روش‌های نوین یا تمهیدات مناسب‌تری که برای حل مشکل مشابه به کار بسته‌اید سخن به میان آورید. بروز یک بحران الزاماً مساوی با نابودی شرکت شما نیست. همیشه از پیش، ‌آینده را تصور کنید.

7. همواره این عبارت را با خود تکرار کنید: «مهم‌ترین مساله‌ای که باید به خاطر داشته باشم این است که …».

جای خالی را با مفهومی مثبت درباره سازمان‌تان پرکنید و هرگاه از شما درباره بحران ایجاد شده سؤالی شد، پیش از آن که به خود بحران بپردازید این عبارت را حتماً بیان کنید: «نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشیم این است که شرکت ... همواره، در تمام سال‌های تجارت‌مان تعهد ما را در قبال ایمنی ثابت کرده است».

نکته ویژه

هرگز نگویید :«جای شرح و تفسیر ندارد» یا این که «وکلای‌مان ما را نصیحت می‌کنند». سعی کنید این گونه بگویید: «الان خیلی زود است تا یک جواب قطعی به شما بدهم» یا «ما در حال مشاوره با کارشناسانی که در جریان این قضیه‌اند هستیم و انتظار داریم هر چه زودتر پاسخ مناسبی ارایه دهند».