شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی یران (شارا)-|| در زمان مواجهه با بحران، شفافیت، ثبات، دقت و سرعت پیام رسانی بسیار مهم است. در مقیاس های بزرگتر، مانند رویداد ورزشی بین المللی و تلویزیونی جهانی در اواسط همه گیری کرونا و چرخه خبری، اهمیت این موضوع بیشتر می شود.

کمیته بین المللی المپیک و برگزارکنندگان بازی های المپیک توکیو 2020، متاسفانه نشان دادند که چطور عدم مدیریت می تواند بازی ها و مسابقات را تحت تاثیر قرار دهد.

همانطور که خبرنگار بلومبرگ با توجه به هرج و مرج خاطرنشان کرد، تیم های المپیک 2020 توکیو بارها و بارها "در پیام رسانی مرتکب اشتباه شده اند." تلاش های آنها بیشتر درجهت تغییر دستورالعمل ها برای برگزاری این رویداد بزرگ در محلی سالم و ایمن است که در آن تمام پروتکل های بهداشتی رعایت شود، مثلا در مورد زمان و نحوه برگزاری مسابقات، چه کسانی در مسابقات حضور داشته باشند و اینکه چه سیاست های ایمنی باید رعایت شود.

این موضوع خود به تنهایی استانداردی طلایی برای ارتباطات بحران است و نمونه ای که نشان می دهد چه کاری را نباید انجام داد. با این حال، موارد بسیار دیگری وجود دارد که تیم المپیک در آن زمان به سختی از عهده آنها برآمد، از جمله واکنش های گسترده علیه رئیس المپیک ژاپن، یاشیرو موری، به دلیل طولانی بودن جلسات و اینکه او حضور زنان در جلسات هیئت مدیره را شوخی گرفته بود.

1. همه گیری هنوز کنترل چرخه اخبار را در دست دارد.

اگرچه واکسیناسیون انجام شده است (البته به آرامی، طبق گزارش های نیویورک تایمز، تنها 7 درصد از شهروندان ژاپنی کاملا واکسینه شده اند)، و شرایط اضطراری تقریبا به پایان رسیده است، المپیک 2021 نیز از اثرات همه گیری در امان نبوده است.

درنظر داشته باشید که چطور همه گیری می تواند بر سازمان یا استارتاپ ها اثرگذار باشد. چه سیاست هایی را درنظر داشتید اعمال کنید و رهنمودهای سلامت آن را تغییر داده است؟ نگاهی به چرخه خبری بیاندازید و اطمینان حاصل کنید که تیم های شما به بحران پاسخی مناسب داده اند و شما در نقطه ای که باید باشید ایستاده اید.

2. روابط‌عمومی بحران مهارتی است که تیم های ارتباطی و اجرایی برای موفقیت باید داشته باشند.

متاسفانه برگزارکنندگان بازی های المپیک سابقه با تاخیر پاسخ دادن به بحران ها و رسوایی را دارند. این مسئله همیشه نشانه شکست نیست، اما کمیته بین المللی المپیک و روابط‌عمومی به دلیل ضیق وقت بسیار مرتکب این اشتباه می شوند.

البته، در شرایط بحران می خواهید بدانید هر کاری که انجام می دهید و هر حرفی که می زنید عملی و قابل اجراست. اما عدم برقراری ارتباط در فرآیند تصمیم گیری باعث می شود مخاطبان به حدس و گمان و فرضیه سازی روی بیاورند یا علیه شما کمپینی راه بیاندازند! تیم روابط‌عمومی شما باید بر ارتباطات بحران متمرکز شود و باید اطمینان حاصل کنند که این توانایی را دارند که اخبار و اطلاعات را به موقع منتشر کنند و اتفاقات را پیگیری کنند.

برای تصمیم گیری درست، وقت بگذارید، اما منتظر بازخورد ناظران عصبی نباشید.

3. برنامه ریزی بلند مدت برای اطمینان از یک رویداد بزرگ، راه اندازی یا استراتژی رشد بسیار ضروری است.

اگر کمیته بین المللی المپیک و برگزارکنندگان بازی های المپیک توکیو 2020 برنامه ریزی درستی داشته باشند، اقدامات زیادی می توانند در این شرایط بحرانی انجام دهند. شاید این طور تصور شود که این اتفاقات فجایع و بلایای طبیعی هستند، خشونت و ناآرامی، رسوایی و بحران های سلامت مثل اپیدمی و همه گیری. به گزارش آسوشیتدپرس، چین در حالی که خود را برای بازی های المپیک 2008 پکن آماده کرده بود، پنج سال قبل از بازی به دلیل شیوع سارس از فهرست میزبان حذف شد.

بحرانهایی مانند بیماری همه گیر کرونا باید در برنامه آینده توکیو می بود، خصوصاً وضعیتی که در ماه های قبل از اعلام نهایی برای به تعویق انداختن بازی ها در سال 2020 در چین همسایه ایجاد شده بود.

سازمان یا استارتاپ شما به احتمال زیاد خود را در حادثه ای به بزرگی و وسعت بازی های المپیک درگیر نمی کند، اما باید در برنامه های بلند مدت خود انتظار بحران های بزرگ و کوچکی را که ممکن است بوجود آید، داشته باشد. آیا قصد دارید طی سه سال از یک محصول بین المللی رونمایی کنید؟ به تمام اتفاقاتی که ممکن است در آن بازار بیفتد و اینکه چگونه آماده اید تا از پس آن برآیید، فکر کنید. قصد دارید یک همایش بزرگ برگزار کنید یا در آینده نزدیک برای رویدادهای کسب و کار آماده می شوید؟ مراقب باشید که حتما به سلامتی و ایمنی مهمانان خود توجه کنید.

نویسنده: Kathryn Arnold

منبع انگلیسی:  www.publicrelationstoday.com

منبع فارسی: شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)
زمان انتشار: July 13, 2021