مدیریت گردهمایی (اصول و فنون برگزاری گردهمایی‎)
چاپ سوم- ویراست سوم
نویسنده: مهدی باقریان
ویرایش: زهرا بابازاده‌گان
 

فهرست مطالب

پیشگفتار

فصل اول: کلیات و مفاهیم
مقدمه
1. پیشینه و قدمت
1-1 سابقه برگزاری گردهمایی‏ در جهان
1-2 سابقه‏ برگزاری گردهمایی‏ در حوزه روابط‌عمومی در ایران
2. تعاریف و مفاهیم
2-1 سمینار
2-2 سمپوزیوم (Symposium)/ هم نشست
2-3 کنفرانس (Conference)/ فراهم‎آیی
2-4 کنگره
2-5 جشنواره
2-6 همایش
2-7 گردهمایی
2-8 نشست
2-9 یادواره/ بزرگداشت
2-10 کارگروه/ کمیته
2-11 گروه، هیئت، کمیسیون
2-12 کارگاه آموزشی/ ورک شاپ
2-13 میتینگ (Meeting) تجمع
2-14 هیئت رییسه/ پانل
2-15 میزگرد
2- 16اجلاس
2-17 اجلاسیه
2-18 کنوانسیون
2-19 تور
2-20 مباحثه
2-21 مراسم
2-22 جلسه
2-23 رویدادهای ویژه
2-24 بازدید
2-25 دیدار
2-26 هم‏اندیشی
2-27 نمایشگاه
2-28 مسابقات
2-29 ملاقات‌های عمومی
2-30 مجمع عمومی سالانه
2-31 کانکلیو
2-32 کلوکویم
2-33 گالاس
2-34 پذیرش
2-35 آیین
2-36 میهمانی- جشن
2-37 ضیافت
2-38 ماراتن
2-39 رخداد
2-40 پویش
2-41 فروم
3. انواع گردهمایی
3-1 گردهمایی هم‏زمان-هم‏مکان
3-2 گردهمایی‏ هم‏‏زمان- غیر هم‏مکان
3-2-1 مزایای گردهمایی‎ مجازی
3-2-2 برگزارکنندگان گردهمایی‎ مجازی
3-2-3 مهارت‌ها و امکانات لازم
3-2-4 خدمات بازاریابی
3-2-5 توصیه‎ های کاربردی
3-3 سایر دسته ‎بندی‎ ها
4. اهداف گردهمایی
4-1 اهداف جهانی
4-2 اهداف ملی
4-2-1 حل مساله پژوهشی
4-2-2 حل مشکلات
4-2-3 اشاعه آخرین یافته ‎های علمی
4-2-4 مشارکت
4-2-5 آموزش
4-2-6 به‌کارگیری عملی یافته ‎ها و دستاوردها
4-2-7 از هم آموزی
4-2-8 توسعه شبکه ارتباطی مدیران و کارشناسان حرفه‌ای
4-2-9 دسترسی به اطلاعات
4-2-10 آرامش
4-2-11 گسترش مناسبات
4-2-12 هدف رسانه ‎ای
5. ویژگی‌ها و مولفه ‎های اثربخشی گردهمایی
5-1 مدیریت، برنامه ‎ریزی و هماهنگی
5-2 یافتن یک سازمان دهنده
5-3 عنوان مناسب
5-4 زمان مناسب
5-5 مکان مناسب
5-6 جمعیت مناسب
5-7 سخنرانان حرفه‌ای
5-8 کیفیت، کمیت و نحوه ارایه مقالات
5-9 حامیان مالی
5-10 سیستم فروش بلیت را مشخص کنید/ ثبت‌نام شرکت‌کنندگان
5-11 دستاوردها و تجارب
5-12 تحلیل هزینه- فایده
5-13 بازاریابی گردهمایی
5-14 سایر عوامل اثربخشی گردهمایی
5-14-1 انتخاب روش مشترک برای اجرا
5-14-2 اتخاذ تصمیمات و تدابیر سنجیده
5-14-3 تشویق و ترغیب دانشجویان به اجرای تحقیقات در طول تحصیل، به عنوان عاملی در
5-14-4 ایجاد محیطی مناسب برای ارتباط بین صاحب‌نظران، محققان و کارشناسان
5-14-5 ایجاد دبیرخانه دائمی گردهمایی به منظور پیگیری نتایج حاصله از برگزاری گردهمایی
6. ویژگی‌های گردهمایی
7. برنامه ‎های گردهمایی
7-1 با توجه به برنامه‎ های کلی
7-1-1 بخش (برنامه ‎های) اصلی و علمی
7-1-2 بخش (برنامه ‎های) جانبی
7-2 با توجه به برنامه ‎های تفصیلی
7-2-1 برنامه ‎های افتتاحیه
7-2-2 برنامه‎ های روزانه
7-2-3 برنامه ‎های اختتامیه
7-3 با توجه به‌کاربری خاص
7-4 با توجه به چارچوب کلی برنامه
7-5 برنامه‎ های علمی
7-5-1 نشست‌های علمی
7-5-2 نمایشگاه کتاب
7-5-3 کارگاه‌های آموزشی
7-5-4 بحث آزاد
7-5-5 نمایشگاه تخصصی/جانبی
7-5-6 ویدیو کنفرانس/ پخش زنده از طریق رسانه‌های جدید
7-5-7 پیش کنفرانس
7-5-8 کلینیک ‎های تخصصی
7-6 برنامه ‎های فرهنگی و فوق برنامه
8-1 ارایه مقالات به شکل سخنرانی
8-2 ارایه مقالات به شکل پوستر
8-3 کارگاه‌های آموزشی
8-4 نشست‌ها و پانل‌های تخصصی
8-5 تهیه و پخش کلیپ‌های آموزشی
9. شاخص‌های گردهمایی
9-1 کمیت
9-2 کیفیت

فصل دوم: برنامه ‎ریزی و طرح ‎ریزی گردهمایی
1. مقدمه
2. برگزاری یک گردهمایی
2-1 معرفی و طرح‎ ریزی
2-2 ماموریت/ هدف
2-3 رویکرد
2-4 چرایی یک برنامه گردهمایی
2-5 چگونگی تنظیم یک برنامه گردهمایی
2-6 عوامل یک برنامه گردهمایی
2-7 اجزای طرح یک برنامه گردهمایی
2-8- تعریف موضوع گردهمایی
2-9 انجام تحقیقات بازار
2-10 جذب شرکت‌کنندگان
2-11 تحلیل نتایج گردهمایی
2-12 محاسبه سود گردهمایی
3. برگزاری گردهمایی
3-1 اقدامات قبل از گردهمایی (مقدمات)
3-1-1 موضوعی که قرار است گردهمایی به خاطر آن برگزار شود را مشخص کنید
3-1-2 ساختار، مقاصد و اهداف را در نظر بگیرید
3-1-3 افراد شایسته ‎ای را برای مدیریت کمیته‎ های اجرایی و علمی انتخاب نمایید
3-1-4 زمانی مناسب از سال را انتخاب کنید
3-1-5 مکان مناسب برای برگزاری گردهمایی در نظر بگیرید
3-1-6 بودجه مورد نظر را مشخص کنید
3-1-7 در مورد تعداد شرکت‎ کنندگان تصمیم ‎گیری کنید
3-1-8 یک سیاهه و جدول زمانی تدوین نمایید
3-2 اقدامات حین گردهمایی
3-2-1 ارایه اطلاعات اولیه به شرکت‌کنندگان
3-2-2 زمان بهینه ‎ای را با شرکت‎ کنندگان کلیدی صرف کنید
3-2-3 اطلاع‎ رسانی و ارتباطات
3-2-4 بازاریابی
3-2-5 پیگیری موضوع و هدف گردهمایی
3-3 اقدامات بعد از گردهمایی
3-3-1 ارزیابی نتایج
3-3-2 پیگیری
4. فرایند برگزاری گردهمایی
4-1 نحوۀ ادارۀ گردهمایی
4-1-1 تاریخ و ساعت
4-1-2 شرکت‌کنندگان
4-1-3 محتوای گردهمایی
4-1-4 محل/ تسهیلات
4-1-5 برگزاری گردهمایی
4-1-6 حصول آمادگی
4-1-7 بعد از جلسه
4-2 فرایند برنامه‌ریزی
4-2-1 حداقل شش ماه قبل از گردهمایی
4-2-2 حداقل چهار ماه قبل از گردهمایی
4-2-3 حداقل یک ماه قبل از گردهمایی
4-2-4 یک هفته قبل از گردهمایی
5. فهرست کنترل گردهمایی
6. نمودار DFD ثبت‌نام در گردهمایی

فصل سوم: سازمان گردهمایی
الف- شورای عالی سیاستگذاری
کمیته مدیران و مشاوران
اهداف کمیته مدیران و مشاوران
ساختار پیشنهادی
ب- ستاد برگزاری گردهمایی
وظایف ستاد برگزاری
1. وظایف دبیرکل گرهمایی
برگزاری پیش‌برنامه (پیش‌تبلیغات/ پیش‌کنفرانس)
2. کمیته علمی
2-1 دبیر کمیته علمی
2-2 اعضای کمیته علمی و هیئت داوران
2-3 رسالت کمیته علمی
2-3-1 برنامه‌ریزی کیفیت
2-3-2- تضمین کیفیت
2-3-3- کنترل کیفیت
2-4- وظایف کمیته علمی
3. کمیته اجرایی
3-1 روابط‌عمومی
3-1-1 تبلیغات و اطلاع‌رسانی
3-1-2 انتشارات
3-1-3 بازاریابی
3-1-4 ارتباطات دیجیتالی
3-1-5 کمیته تشریفات
3-1-6 امور نمایشگاه
3-1-7 نمایندگان استانی
4. کمیته بین‌الملل
5. کمیته مالی و پشتیبانی
6. کمیته امنیت و حفاظت
7. دبیرخانه دائمی

فصل چهارم: وظایف اصلی کمیته اجرایی
1. عنوان گردهمایی
2. زبان گردهمایی
3. آرم/ لوگو گردهمایی
4. پوستر گردهمایی
5. سربرگ گردهمایی
6. بروشور گردهمایی
7. کاربرگ ثبت‌نام
7-1 نمونه پاسخنامه مقدماتی
7-2 نمونه کاربرگ ثبت‌نام در گردهمایی
7-3 نمونه کاربرگ ثبت‌نام در کارگاه‌های آموزشی
7-4 نمونه کاربرگ مشخصات شرکت‌کنندگان در کارگاه
7-5 نمونه کاربرگ ثبت‌نام برای شرکت در نمایشگاه
7-6 نمونه کاربرگ خلاصه مقالات به زبان فارسی
7-7 نمونه کاربرگ خلاصه مقالات به زبان انگلیسی
7-8 نمونه کاربرگ امتیازبندی و داوری مقالات
7-9 نمونه کاربرگ ارزیابی گردهمایی
7-10 نمونه کاربرگ ارزیابی مقاله‌ها
7-11 نمونه کاربرگ پاسخ
7-12 نمونه نامه پذیرش مقاله و دعوت به ارایه
8. تهیه مقررات و دستورالعمل‌های لازم
9. تدوین آیین‌نامه اجرایی
10. سایر وظایف دبیرخانه
11. تدوین مشخصات پیام تبلیغاتی جهت جذب شرکت‌کنندگان
12. تهیه فهرست موجودیت های قابل بررسی در برگزاری گردهمایی

فصل پنجم: گردهمایی‌ها و جلسات مجازی
مقدمه
یک کنفرانس از راه دور چیست؟
رایج‌ترین کنفرانس‌های از راه دور
1. کنفرانس تلفنی (فقط صوتی)
2. ویدئو کنفرانس(صدا و تصویر)
3. کنفرانس‌های اینترنتی (مبتنی بر وب)
سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
اهداف کنفرانس‌های از راه دور
زمان سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
چه کسی باید یک کنفرانس از راه دور را سازماندهی کند؟
سازماندهی یک کنفرانس از راه دور
گزینه‌ها در اینجا متعدد و متنوع هستند
ارزیابی کنفرانس
پیگیری
نتیجه‌گیری
کرونا: از لغو رویدادها تا برگزاری آنلاین
جایگزین‌های دیجیتال
رویدادهای ترکیبی
1. تعیین انتظارات
2. ضرورت تفکر دیجیتال
3. برگزاری دوره‌های آموزشی
4. سهولت ثبت‌نام در رویدادها
5. دسترسی به تمام گزینه‌ها
6. هماهنگی میان کارمندان در وضعیت دورکاری و مخاطب هدف
7. همکاری با برندهای حرفه‌ای
8. ادامه رویداد برند

فصل ششم: کارگاه‌های آموزشی
مقدمه
رایج‌ترین روش‌های آموزش منابع انسانی
الف- آموزش از طریق ارایه سخنرانی
ب- کارگاه‌های آموزشی
اهداف ویژه
اهداف آموزشی
اهداف سازمانی
1. سازماندهی
2. هدف‌گذاری
3. نیازسنجی
4. هماهنگی
5. فرصت‌های برابر
6. آموزش مشارکتی و گروهی
7. فضای مناسب
8. ارزیابی
چه زمانی می‌خواهید یک کارگاه آموزشی برگزار کنید؟
چگونه کارگاه خود را برگزار می‌کنید؟
1. برنامه‌ریزی
2. آماده‌سازی
3. پیاده‌سازی
4. معارفه
جوهره کارگاه
5. اختتامیه
6. مستندسازی و ثبت وقایع
7. پیگیری
8. نتیجه‌گیری
توصیه‌های کاربردی
انتظارات مدیریت دوره از شرکت‌کنندگان
ج- آموزش‌های کارگاهی

فصل هفتم: مدیریت نمایشگاه
تعریف نمایشگاه
اهداف
انواع نمایشگاه
برنامه‌ها
برنامه‌ریزی
راهنمای مرحله به مرحله‌ برنامه‌ریزی حضور نمایشگاهی
شمارش معکوس تا زمان برگزاری نمایشگاه
فهرست کنترل برگزاری نمایشگاه

فصل هشتم: حمایت مالی/ اسپانسر شدن
مقدمه
چه عواملی باعث موفقیت اسپانسر می‌گردد؟
بایدها و نبایدهای حمایت مالی
بایدها
نبایدها
بسته‌ حمایت مالی
فهرست کنترل بسته حمایت مالی
طرح حمایت از گردهمایی

فصل نهم: نظرسنجی
مقدمه
تعریف
کابردهای نظرسنجی
1. تعیین هدف و محتوای نظرسنجی و یا تعریف دقیق مساله مورد نظر
2. طراحی پرسشنامه
2-1 تقسیم ‏بندی پرسش‌ها
2-1-1 پرسش‌های بسته (چند گزینه ‏ای)
2-1-2 پرسش‌های باز
2-2 اصول تهیه پرسشنامه مناسب
3. تعیین مخاطبین نظرسنجی و نمونه‌گیری
3-1 اندازه نمونه
3-2 روش‌های نمونه‌گیری
3-2-1 نمونه‌گیری تصادفی (احتمالی)
3-2-2 نمونه‌گیری غیر تصادفی
4. روش‌های اجرای نظرسنجی
4-1 کاغذی
4-1-1 توزیع میدانی
4-1-2 پستی
4-1-3 نمابر
4-1-4 مصاحبه (پرسشگری)
4-1-5 روزنامه
4-2 تلفنی
4-3 الکترونیکی
4-3-1 اینترنتی (سایت)
4-3-2 پست الکترونیک (ایمیل- رایانامه)
4-3-3 شبکه داخلی
4-3-4 پیام کوتاه
4-3-5 کیوسک‌ها و دستگاه‌های الکترونیکی
4-3-6 دیسکت
5. آماده‌سازی زمینه اجرای نظرسنجی
5-1 کسب مجوزهای لازم
5-2 پیش آزمون
5-3 حداکثرسازی پاسخگویی مخاطبان
5-3-1 معرفی اجمالی نظرسنجی
5-3-2 روش برخورد و شکل ظاهری
5-3-3 دقت در طراحی سوالات
6. ورود داده‌ها به رایانه
6-1 روش‌های ورود داده‌ها به رایانه
6-1-1 روش دستی
6-1-2 روش مکانیزه (رایانه‌ای)
7. تجزیه و تحلیل داده‌ها
7-1 مقایسه نتایج با دیگر نتایج همان نظرسنجی
7-2 مقایسه نتایج با دیگر استانداردها (استفاده از هنجارها)
8. گزارش
9. نتیجه ‎گیری

فصل دهم: راهبرد‏های گردهمایی موفق
1. بهترین برنامه ‏ریزی را داشته باشید
2. برنامه ‏ریزی را با پژوهش آغاز کنید
3. مکان برگزاری مناسب را انتخاب کنید
4. سخنرانان مناسب را انتخاب کنید
5. مشارکت ‏کنندگان را آماده‌سازید
6. شبکه ارتباطی ایجاد کنید
 
فصل یازدهم: ضمائم و پیوست ‏ها
(پیوست شماره 1): طرح نامه کامل رویداد
(پیوست شماره2): چطور یک طرح (پروپوزال) برگزاری همایش بنویسیم؟
(پیوست شماره 3): آیین ‏نامه برگزاری گردهمایی ‏های دانشگاهی
(پیوست شماره 4): آیین ‏نامه ‌ایجاد دفتر گردهمایی ‏های علمی بین ‏المللی برای پژوهش‌های بنیادی
(پیوست شماره 5): آیین نامه نظام جامع اهداء جوایز آموزشی
(پیوست شماره 6): نحوه تهیه یک مقاله علمی
(پیوست شماره7): نکاتی درباره ارایه یک سخنرانی علمی موفق
(پیوست شماره 8): بیانیه هیئت داوران ششمین دوره انتخاب برترین‌های روابط‌عمومی
(پیوست شماره 9): بیانیه پنجمین کنفرانس بین ‏المللی روابط‌عمومی ایران
(پیوست شماره 10): بیانیه‌ پایانی کنفرانس‌جهانی سازی برای صلاح‌عامه
(پیوست شماره 11): گزارش/ چهل و نهمین گردهمایی علمی بین‌المللی
(پیوست شماره 12): گزارش/ پانزدهمین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران
منابع و ماخذ

 
پیشگفتار

اصولاً در کشورهای پیشرفته شروع یا تحکیم روندهای جدید علمی در شاخه‏ های مختلف یا متقاعد کردن سیاستگذاران برای استفاده از یافته‏ های جدید علمی در حل مشکلات، با یک گردهمایی آ‎غاز می‎ شود. چنین نقشی موجب شده تا حضور در یک گردهمایی یا ارایه مقاله به آن، تابع معیارهای مشخص و دقیق علمی‌باشد که در نتیجه آن، دیگر افراد با هر درجه از تفاوت در تخصص، قادر به شرکت در آن نباشند.

در مورد فلسفه برگزاری گردهمایی‏ های علمی دو نظر متفاوت وجود دارد:
1. گروهی از صاحب‌نظران، برگزاری گردهمایی‏ های علمی و تخصصی را نشانه‏ ای بر دغدغه‏های توسعه می ‏دانند.

2. گروهی دیگر از صاحب‌نظران معتقدند با وجود پیدایش شبکه‏ های جدید و ظهور تکنولوژی اطلاعات و شبکه‌های اجتماعی و دسترسی آسان به نظرات کارشناسان و اندیشمندان در سرتاسر گیتی، عمر گردهمایی‏ ها و همایش‌ها پایان یافته تلقی می‏ شود. با این حال شواهد و یافته‌های موجود نشان می‌دهد حتی با وجود پیشرفت‌های حیرت‏انگیز شبکه‏ های جهانی ارتباطات و اطلاعات، نه تنها برگزاری گردهمایی ‏ها اهمیت و ضرورت خود را از دست نداده‌اند بلکه نمی ‏توان در اثرات مثبت و مفید چنین گفتگوها و مذاکراتی تردید کرد. به‌علاوه ظهور گونه‌های جدید کنفرانس‌ها و جلسات مجازی با توجه به پیدایش و گسترش بیماری همه‌گیر کرونا نشان داد که نیاز به برگزاری گردهمایی‏ ها هرگز از بین نخواهد رفت و انتقال یافته‌ها، تجارب و دستاوردهای بشری از طریق ابزارهای این‌چنینی بیش از پیش اهمیت یافته است.

نویسنده کتاب که بنیانگذار اولین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران (ICPR)، نویسنده و بنیانگذار مؤسسۀ کارگزار روابط‌عمومی است، کوشیده با شاهدآوردن از مطالعات مستمر و پروتکل‌های حرفه‌ای، ارائه مثال‌های عینی و بهره‌گیری از تجارب برگزاری همایش‌ها و دوره‌های متعدد آموزشی در داخل و خارج کشور، توصیه‌های کاربردی و مشاوره‌های خلاقانه برای شاغلان روابط‌عمومی و دست‌اندرکاران سایر مشاغل بویژه "صنعت گردهمایی" فراهم آورد و در ضمن، نقشۀراهی برای موفقیت در برنامه‌ریزی و اجرای گردهمایی‌ها ترسیم کند.

نویسنده با تالیف این کتاب چند هدف عمده را دنبال می ‏کند:
اول اینکه می‏ خواهد کارگزاران روابط‌عمومی را با نحوه برگزاری گردهمایی ‏ها آشنا کرده و طرحی عملی ارایه دهد که برای برنامه ‏ریزی، اجرا و ارزیابی گردهمایی ‏ها کاملاً مفید افتد.

هدف دوم این است که کارگزاران روابط‌عمومی را با مفاهیم و تعاریف سمینارها، همایش‌ها، سمپوزیوم‏ ها، کنفرانس‌ها، جشنواره ‏ها، کنگره‏ ها، گردهمایی‏ ها، نشست‌ها، یادواره‏ ها و برخی مباحث دیگر و همچنین سازمان و ساختار تشکیلاتی و آیین ‏نامه ‏های مربوط به آن آشنا نموده و آنها را به وضع کار برنامه ‏ریزی، فنون و ابزارهای روابط‌عمومی پیوند دهد.

یکی از امتیازات اصلی کتاب "مدیریت گردهمایی" این است که نویسنده با استفاده از تجربیات، مثا‌ل‌ها و منابع بسیار متعدد، نحوه برگزاری یک گردهمایی را به‌طور کامل و جامع مورد بحث قرار می ‏دهد. از دیگر امتیازات این کتاب این است که مثا‌ل‌ها و شواهد مذکور در بخش‌های مختلف، به یک یا چند مورد خاص، تکیه ندارد بلکه در تدوین آن بیش از 550 منبع و ماخذ مختلف و متفاوت در فاصله زمانی 35 سال گذشته استفاده شده و همین امر به همراه بهره‌گیری از پروتکل‌ها و پیشرفت‌های جدید - در حوزه‌های مختلف و رنگارنگ برنامه‌ریزی، تکنیک‌ها، روابط‌عمومی، تبلیغات، بازاریابی، تکنولوژی، نظرسنجی و غیره - بر اهمیت کتاب افزوده است.

همچنین با توجه به شیوع بیماری همه‌گیر کرونا، تحولات صورت گرفته در گستره برگزاری گردهمایی‌ها بویژه جلسات مجازی و کنفرانس‌های اینترنتی (مبتنی بر وب)، تلکنفرانس‌ها، ویدیوکنفرانس‌ها، وب‌کنفرانس‌ها، شبه‌گردهمایی‌ها مانند جلسات مجازی صوت‌محور (شبیه کلاب‌هاوس)، همایش‌های زنده مانند لایو اینستاگرام، وبینار و غیره مورد توجه نویسنده قرار گرفته و در ویرایش جدید، فصلی بر کتاب افزوده است.

کتاب "مدیریت گردهمایی" یک کتاب فرارشته‌ای و فراشغلی است و یک "راهنمای کاربردی همراه" و می‌تواند مورد استفاده همه کسانی قرار گیرد که دست‌اندرکار برگزاری همایش‌ها و کنفرانس‌ها هستند.

توصیه‌های این کتاب را بکار گیرید؛ این توصیه‌ها و مشاوره‌ها کمک می‌کند نه فقط در عرصۀ برگزاری رویدادها موفقیت بیشتری کسب کنید، بلکه شما را به برنامه‌ریز، مجری و مدیر بهتری تبدیل خواهد کرد.

مرکز پخش:

09121938419 - 66570194(021) - 66943670 (021)

لینک خرید کتاب: http://kpri.ir/?p=5758