شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| تیم‌هایی که اکثر اعضای آن دورکار هستند و از راه دور با هم کار می‌کنند به شدت به ارتباطات الکترونیکی وابسته‌اند و همین موضوع باعث می‌شود تا در این نوع تیم‌ها به تعامل، اعتماد و شفافیت زیادی نیاز باشد. با این همه، تحقیقات نشان داده که این نوع تیم‌ها با چالش‌های ارتباطی بیشتری نسبت به تیم‌هایی که اعضای‌شان به صورت رو در رو با هم کار می‌کنند روبرو هستند. به این چالش‌ها باید مساله گذر زمان را نیز اضافه کرد به طوری که با گذر زمان و فاصله گرفتن اعضای تیم از هم احتمال انزوا و تکروی در آن‌ها افزایش پیدا خواهد کرد.

در این حالت اطلاعات کمتری بین اعضای تیم رد و بدل می‌شود و آن‌ها در تفسیر و فهم پیام‌های ارسالی از جانب سایر اعضا دچار مشکل می‌شوند. این چالش‌ها و مشکلات در مورد تعاملات بین مدیران و کارفرمایان و کارکنان‌شان ابعاد گسترده‌تر و جدی‌تری به خود می‌گیرد. به همین دلیل است که پس از همه‌گیری کرونا بسیاری از کارشناسان و صاحب‌نظران بر این مساله تاکید می‌کنند که تمام دست اندرکاران سازمان‌ها و شرکت‌ها اعم از مدیران، کارکنان و اعضای تیم‌های کاری بایستی حداکثر تلاش خود را برای حفظ رابطه و تعامل با همدیگر مبذول دارند و دامنه ارتباطات و تعاملات خود را حتی به روابط دوستانه و خانوادگی بین خود گسترش دهند تا بدین ترتیب از هر گونه ایزوله شدن و محدود شدن روابط بین کارکنان و مدیران و در میان اعضای تیم‌های کاری جلوگیری شود. برای حصول اطمینان از حفظ و ارتقای روابط و تعاملات موثر درون سازمانی پیاده‌سازی توصیه‌های زیر می‌تواند مفید به فایده باشد:

* تمام بخش‌های شرکت و تمام اعضای تیم‌های کاری فعال در آن را در جریان تمام تغییر و تحولات صورت گرفته در سازمان قرار دهید و هر گونه تغییری در سیاست‌ها و خط‌مشی‌های سازمان را در اسرع وقت به اطلاع افراد برسانید.

* هنجارهای ارتباطی ویژه دوران بحران را طراحی نمایید. یکی از مزایای طراحی و تدوین چنین هنجارهایی این است که سازمان در زمان مواجه شدن با بحران‌های غافلگیرکننده‌ای همچون همه‌گیری کووید-19 دچار سردرگمی ارتباطی نشده و می‌تواند روند عادی فعالیت‌ش را حفظ کند.

* ارتباطات درون سازمانی نباید فقط به داده‌ها و محتوای مربوط به فعالیت‌های روزمره سازمان محدود باشد بلکه علاوه بر آن بایستی شامل جنبه‌های اجتماعی کار و پیوندهای بین فردی و تعهدات اخلاقی همکاران نسبت به هم نیز باشد.

* از کانال‌های مختلفی برای برقراری و حفظ ارتباط بین کارکنان و همچنین بین آن‌ها و مدیریت سازمان استفاده کنید و این اختیار را به افراد بدهید تا با استفاده از ساده‌ترین و در دسترس‌ترین ابزاری که مطابق میل‌شان است با سازمان در ارتباط باشند.

* مطمئن شوید که همه کارکنان می‌دانند که چگونه و چه موقع می‌توانند از راه دور با مافوق مستقیم‌شان ارتباط بگیرند و بهترین و مناسب‌ترین زمان برای برقراری ارتباط و گزارش دادن به او چه زمانی است. در این میان بهتر است که اولویت‌هایی را برای برقراری ارتباط بر اساس میزان اهمیت موضوع مطروحه در نظر گرفت و به کارکنان راجع به آن اطلاع‌رسانی نمود.

* ارتباطات غیرمتعارف و زیاده از حد بین کارکنان و اعضای تیم‌های کاری را نیز رصد کنید و در صورت نیاز تذکرات لازم را به کسانی که در محیط کار اقدام به برقراری روابط غیرکاری خاص و غیرمتعارف می‌کنند گوشزد کنید.

* گوش فرا دادن به نگرانی‌ها و استرس‌های کارکنانی که دورکاری می‌کنند را از یاد نبرید و به یاد داشته باشید افرادی که دورکاری کارکنان به معنای عدم وجود دغدغه ها و نگرانی‌ها در ذهن آن‌ها نیست و آن‌ها از مدیران‌شان توقع دارند مثل گذشته به نگرانی‌های آن‌ها توجه داشته باشند و گاه‌گاهی سنگ صبورشان باشند.

مرجع انگلیسی: نشریه سازمان بین المللی کار

مرجع فارسی: شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)