10. تنها اطلاع رسانی کافی نیست، باید عمل هم به افراد القا شود

قبل از هر چیز لازم است که به تیم خود اطلاع رسانی کنید، اما در نهایت اقدامات ارتباطی داخلی شما باید منجر به عمل شود. همانطور که ویکتوریا تگارد از ویرجین آتلانتیک در نقل قول بالا بیان کرد، ارتباطات داخلی باید به تیم شما حس انگیزه و مشارکت دهد تا فراتر از آن پیش روند.

بدین منظور، می توانید این کارها را انجام دهید:

• به اشتراک گذاشتن نقل قول های انگیزشی، ماموریت و اهداف شرکت شما و غیره
• پیشنهاد پاداش دادن به افراد یا تیم ها برای موفقیت های خاص

11. ایجاد خطوط ارتباطی

"سیاست درهای باز" خود را به فضای فیزیکی دفتر خود محدود نکنید. سیستم ارتباطات داخلی شما باید به گونه ای باشد که ارتباط کارکنان با یکدیگر و با مقام ارشد به شهولت انجام شود. با برقراری ارتباط به این روش، کارکنان نه تنها از گفتگو نمی ترسند، بلکه از آن استقبال هم می کنند.

فرقی نمی کند شرکت شما بزرگ است یا تازه تاسیس، این روش ارتباطات داخلی خلاءها را برطرف می کند و به ایجاد روابط پذیرنده و صادقانه بین کارکنان کمک می کند.

12. شفاف باشید

همانطور که کوان لی می گوید، شفافیت چیزی فراتر از یک سیاست نیست، یک طرز تفکر است. شفافیت برای ارتباطات داخلی  شما بسیار مهم است زیرا باعث اعتماد، پاسخگویی و گفتگوی آزاد می شود. اگر تیم شما احساس کنند برخی مسائل به آنها گفته نمی شود، ممکن است از پرسیدن سوال و بیان نظرات خود در مورد این مسائل ترس داشته باشند. البته نمی توان همه اطلاعات را در دسترس همه قرار داد، اما حفظ شفافیت می تواند تأثیرات چشمگیری در هماهنگی و روابط درون شرکت شما داشته باشد.

13. با استفاده از رسانه های اجتماعی، در کارکنان ایجاد انگیزه کنید

ما می دانیم که شما به چه فکر کنید: "رسانه های اجتماعی جایی در محل کار ندارند." با این حال، باید بگوییم استفاده از رسانه های اجتماعی در محل کار به کارکنان انگیزه می دهد. از اعضای تیم بخواهید عکس هایی از کار و تفریح خود در دفتر را در فیس بوک، توییتر، اینستاگرام و ... به اشتراک بگذارند و صفحه رسمی شرکت را تگ کنند. نه تنها برای تعامل و روحیه کارکنان، بلکه به شما کمک می کند تا بهتر و بیشتر دیده شوید.

14. اخبار، رویداهای صنعت و دیدگاه های مختلف را به اشتراک بگذارید

تیم شما فقط بخشی از یک شرکت نیست، آنها بخشی از یک صنعت هستند. تمام اعضای تیم باید از مدیر عامل شرکت گرفته تا طراح وب به روز باشند. آنها را تشویق کنید تا اخبار، روند بازار، نظرات و سایر تارهای مربوط به صنعت را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. همانند شماره 6، شما به اعضای تیم القا می کنید که در کاری بزرگ مشارکت می کنند و آنها عامل تغییر و محرک های قدرتمندی هستند.

15. از ارتباطات داخلی برای معرفی و تحسین موفقیت کارکنان استفاده کنید

کمترین تحسین می تواند بسیار کمک کند، خصوصاً در عصری که کارکنان می خواهند احساس ارزشمند بودن کنند. یک نظرسنجی در سال 2012 توسط انجمن روانشناسی آمریکا نشان داد کارکنانی که احساس ارزشمند بودن می کنند "سطح بالاتری از تعامل، رضایت و انگیزه را گزارش می کنند"، بنابراین قطعاً چیزی است که ارزش سرمایه گذاری را دارد. این کار می تواند به سادگی اعلام موفقیت های فردی در داخل شرکت از طریق نرم افزار چت، خبرنامه داخلی یا کانالهای دیگر باشد. این بهترین روش نه تنها برای روحیه کارکنان بلکه برای بهره وری و رشد شرکت شما نیز مفید است.

16. یک تیم مشتری مدار با درنظر گرفتن علایق‌شان تشکیل دهید

آلیسون پیشنهاد می کند از بهترین شیوه های ارتباطات داخلی برای همسو سازی کارکنان با مشتریان استفاده کنید. "در صفحه خود تصاویر مربوط به مشتریان معمولی، چیزهایی که مورد پسند واقع شده و چیزهایی که مورد استقبال قرار نگرفته - از جمله برنامه های تلویزیونی که تماشا می کنند (Walking Dead یا Downton Abbey؟) و تنقلاتی را که دوست دارند، بارگذاری کنید. به این ترتیب، مشتریان سر ذوق می آیند و احساس می کنند به آنها توجه شده است. " این موضوعات را مرتباً با تیم خود به اشتراک بگذارید - در مکالمات، خبرنامه ها، یا حتی تصاویر دیجیتال در دفاتر خود.

17. کارکنان را با ارائه منابع و آموزش های لازم ارتقا دهید

ارتباطات داخلی باید به گونه ای باشد که تمام منابع در دسترس کارکنان باشند که می تواند شامل مواردی از بیمه درمانی پایه و برنامه های 401K گرفته تا سمینارهای تحت حمایت شرکت، فرصت های آموزشی خارج از سایت و کارگاه های مهارت آموزی باشد. برای انتقال خبر، از ترکیبی از ایمیل، چت، وبلاگ های داخلی یا جلسات تیمی حضوری استفاده کنید. با تشویق کارکنان برای سرمایه گذاری در رشد و پیشرفت شخصی و شغلی خود از طریق شرکت، همه اعضا در دراز مدت سود می برند.

18. مثل یک بازاریاب فکر کنید

گاهی اوقات ارتباطات کارکنان فکری است که دیر به ذهن انسان می زسد – بودجه ای باید صرف این کار کرد صرف هزینه های تبلیغات، بازاریابی و روابط عمومی. یکی از بارزترین نمونه ها، فقدان ابزار پیشرفته برای کالاهای داخلی است. همکاران ما در بازاریابی قادرند پیام ها و اطلاعات را بر اساس معیارهای مختلف در اختیار افراد دهند، اما اغلب همه یکسان هستند.

ما با استفاده از اطلاعات باید بدانیم که کارکنان به چه چیزهایی نیاز دارند و چه زمانی به آنها احتیاج دارند. حداقل یک دهه پیش، صفحه اصلی اینترانت IBM حاوی اطلاعاتی درباره کارهایی بود که در آن روز کارکنان انجام می دادند و منابعی را در اختیار کارکنان قرار می داد که در انجام کارهای‌شان به آنها کمک می کرد. امروزه، این نوع ارتباطات باید از طریق کانال ها تسهیل شود- با داده هایی که به ما امکان می دهد محتوای مربوطه را در اختیار کارکنانی قرار دهیم که به آنها نیاز دارند.

اگر بخواهیم بودجه لازم را برای ارائه این نوع تجربه به کارکنان تأمین کنیم، باید این مفهوم را به رهبری واگذار کنیم تا بدین ترتیب اینترانت قدیمی مجدد راه اندازی شود. ما باید متعهد شویم که همان ارتباطی که بازاریابان با مشتری دارند، با کارکنان داشته باشیم.
 

نویسنده:  Jessica Ellspermann

مرجع انگلیسی: www.publicrelationstoday.com

مرجع فارسی: شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)