شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| در اینجا 8 نکته برای ارتباطات داخلی در طی بحران کرونا آورده شده است:

1. یک تیم بسازید و انتظارات را تعیین کنید.
تیم ارتباطی COVID-19 شما باید افراد متخصص در شرکت را شامل شود و آنها باید به طور مرتب برای بحث و تنظیم برنامه ها با توجه به تغییر اوضاع، جلسه داشته باشند.

به طور واضح کانال هایی را که برای برقراری ارتباط با کارمندان در هر سطح استفاده می شود، از جمله کارمندان از راه دور، افراد در مرخصی و حتی کسانی که پیشنهادات شغلی دریافت کرده اند، مشخص کنید.

یک ریتم ارتباطی روزانه برقرار کنید و به کارمندان بگویید چه انتظاری دارند.

2. بالاتر از همه، همدلی، شفقت و درک را نشان دهید.
بگذارید همدلی راهنمای شما باشد.به یاد داشته باشید که احتمالاً اولویت اول کارکنان، کسب و کار شما نیست، بلکه خود و خانواده آنها هستند.

3- شفاف، آرام و سازگار باشید.
ارتباط روزانه تنها چیزی است که باید برای آن وقت بگذارید. بدون ارتباطات منظم، مورد اعتماد، اطلاعات غلط و شایعه‌ها پخش می شوند. صادق و شفاف باشید، مرتباً ارتباط برقرار کنید و کارمندان را در اولویت قرار دهید.

4- به سیستم عامل های موجود اعتماد کنید، اما روش های خود را تغییر دهید.
اکنون زمان آن نیست که با یک رسانه جدید ارتباط برقرار کنیم. اگر ایمیل، خط ارتباطی اصلی شماست، می توانید از آن برای برقراری ارتباط به روش های مختلف، استفاده از متن، تصاویر، فیلم و موارد دیگر استفاده کنید.

در صورت امکان با استفاده از فیلم، چهره شخصی را در ارتباطات خود قرار دهید. یک پیام کوتاه از رهبران به طور مستقیم و با صدای خود و سخنان خود با لحنی اطمینان بخش می تواند تأثیر بسیار بیشتری نسبت به یک بیانیه کتبی به شدت ویرایش شده داشته باشد. علاوه بر فیلم ضبط شده، برگزاری جلسات مجازی ایده خوبی است تا کارمندان شما بتوانند از شما بشنوند و ببینند.

5. به یاد داشته باشید که ارتباطات از دو طریق پیش می رود.
مهم است که راهی برای پاسخگویی به سوالات کارمندان فراهم شود و این پاسخ ها به صورت گسترده به اشتراک گذاشته شود. سؤالات مربوط به کارمندان را بخوانید و در ارتباطات عادی خود به آنها پاسخ دهید و سپس یک مخزن پرسش و پاسخ را در جایی راه اندازی کنید تا همه بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند.

ایده عالی دیگر این است که رهبران هر روز یک قهوه آنلاین 20 یا 30 دقیقه ای قهوه با گروهی از کارمندان داشته باشند. این امر به شما این فرصت را می دهد تا کارمندان بتوانند نگرانی ها یا موفقیت های خود را به اشتراک بگذارند و این امکان را به شما می دهد که نبض سازمان را در دست بگیرید.

6- به افراد خود کمک کنید تا سالم باشند.
در سال‌های اخیر صحبت‌های زیادی در مورد سلامتی در محیط کار صورت گرفته است و بحران COVID-19 اهمیت این بحث ها را مجدداً نشان می دهد. در واقع، همه چیز را به یک سطح کاملاً جدید می برد.

به کارمندان خود کمک کنید در حین کار از خانه عادات سالم را در پیش بگیرند.

یک فرد معمولی احتمالاً از ویژگی های قدرتمند تقویت سیستم ایمنی از طریق برخی غذاها یا اهمیت ورزش و خواب در سیستم های دفاعی بدن ما آگاه نیست. به دنبال منابع معتبری باشید که بتوانید به آنها کمک کنید تا افراد خود را آموزش دهند.

نکات مربوط به آشپزی سالم و ورزش روزانه را که می توانید در خانه انجام دهید به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که کارکنان می دانند سلامتی آنها، اولویت شماست.

7. تشویق شوخ طبعی، سرگرمی و ارتباط شخصی.
این اوقات جدی است، اما اگر فقط به موارد منفی بپردازیم، از آنها عبور نخواهیم کرد. بله، شما باید اطلاعات ضروری را ارائه دهید، اما در نظر داشته باشید که پیام های خود را با دوز سرگرمی روزانه بسته بندی کنید. اینترنت مملو از شوخی ها و یادداشت‌هایی است که می توانید به اشتراک بگذارید و این به کارکنان شما القا می کند که شوخ طبعی را پیشه خود سازند.

برخی از شرکت ها حتی از این فرصت استفاده می کنند تا از کمپین ها یا مسابقات کارمندان حمایت مالی کنند. من درباره یکی از آنها شنیده ام که در حال برگزاری مسابقه خانه است. مردم را ترغیب کنید عکس هایی از دفاتر خانه خود و یا داستانهایی درباره چگونگی کنار آمدن با "همکاران" جدید خود - بویژه از آن نوع جوان و خزنده - تهیه کنند.

شرایط غیرمعمول همچنین می تواند فرصتی عالی برای آشنایی کارمندان باشد. تیم ها می توانند چت های ویدیویی آنلاین، تاریخ قهوه مجازی یا حتی ساعت‌های شاد داشته باشند. چه کسی می داند - با پایان این کار همه ما می توانیم به روابط عمیق تر و درک قوی تر از یکدیگر خاتمه دهیم.

8. خودتان را فراموش نکنید.
اگر چیزی مؤثر واقع نشد، خودتان را سرزنش نکنید. چیز دیگری را امتحان کنید و حتما پیام های خودتان را به قلب کارکنان خود ببرید. نکات مربوط به تغذیه و ورزش سالم خود را دنبال کنید و خود را با همدلی درمان کنید.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)