شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| با توجه به اینکه کروناویروس باعث ترس و اضطراب شده است، شرکت های بزرگی مانند گوگل، اپل و مایکروسافت به دلیل نگرانی در مورد شیوع ویروس، سیاست هایی را برای ترغیب کارمندان به کار از خانه وضع کردند. با افزایش تعداد موارد کروناویروس، عاقلانه است که مشاغل در همه ابعاد، ایجاد یک سیاست اضطراری کار از خانه را در نظر بگیرند تا اطمینان حاصل کنند که کارمندان هنوز هم می توانند کار خود را انجام دهند. برقراری ارتباط تلفنی، امن ترین گزینه است.

اخیراً در مورد چگونگی ایجاد یک سیاست ارتباط از راه دور برای بحران های غیر منتظره مانند شیوع فعلی کرونا با تعدادی از کارشناسان منابع انسانی صحبت کرده است. این همان چیزی است که آنها برای گفتن داشتند:

با مدیران و کارمندان مشورت کنید
هنگام تهیه خط مشی اضطراری از خانه، با بحث در مورد جزئیات با مدیران خود شروع کنید. آدام کالی، بنیانگذار و مشاور اصلی شرکت LLC گفت: این ایده خوبی است که از مدیران در همه بخشهای مختلف مشاغل خود استفاده کنید، زیرا آنها این شغل را بهتر می شناسند. هرگز ارزش همکاری را دست کم نگیرید.

هنگامی که با مدیران خود صحبت کردید، می توانید پیشنهادات سایر کارمندان خود را در نظر بگیرید. پتی دانام، مدیر راه حل های HR برای منابع انسانی استراتژیک گفت: ممکن است کاری باشد که یک کارمند خاص در کار خود انجام دهد که شما به آن فکر نمی کنید، یا فکر نکرده اید که آنها به یک ابزار خاص نیاز دارند.

تجهیزات را بررسی کنید
برای اینکه عملیات تجاری به راحتی در خارج از شرکت انجام شود باید مطمئن شوید که کارمندانتان تجهیزات مناسبی دارند، مانند لپ تاپ، شارژر، هدست، مانیتور، تلفن و احتمالاً حتی دستگاه های فکس و چاپگر.

Dunham گفت: اگر آنها آنچه را که لازم دارند ندارند، از خود بپرسید آیا حاضر هستید آن را خریداری کنید و چقدر می خواهید هزینه کنید. یا اگر در اداره یا انبار خود تجهیزات اضافی دارید، ممکن است بخواهید آنها را در اختیارشان قرار دهید.

ابزار کار از راه دور ارائه دهید
آیا کارمندان شما قادر به دسترسی به درایوها و پرونده های مشترک از خانه خواهند بود؟ اگر اینطور نیست وقت آن است که با بخش آی تی خود گپ بزنید تا اطمینان حاصل کنید که همه افراد با آن توانایی تنظیم شده اند. همچنین هوشمندانه است که به کارمندان امکان دسترسی به ابزارهای ارتباطی گروهی با قابلیت کنفرانس ویدیویی، مانند Google Hangouts ،GoToMeeting ،Slack، زوم و تیمهای Microsoft را بدهید. آموزش هایی را در نظر بگیرید تا همه با استفاده از ابزاری که انتخاب می کنید راحت باشند.
 

انتظارات را تعریف کنید
اگرچه کار کردن از خانه ممکن است یک آزادی هیجان انگیز برای کارمندان شما ایجاد کند، اما نباید بی برنامه باشید. اگر ساعات کاری اصلی را ندارید، حتماً مواردی را در خط مشی ارتباط تلفنی خود قرار دهید. اگر سیستم زمانبندی رسمی ندارید، ممکن است در نظر بگیرید که از کارمندان بخواهید وقت خود را در یک صفحه گسترده ثبت کنند، یا می توانید از مدیران بخواهید که تماس های خود را با کارمندان برنامه ریزی کنند تا از ماندگاری آنها اطمینان حاصل کنند.

اولویت امنیت
حتماً به کارمندان اطلاع دهید که چگونه از آنها انتظار دارید تا هنگام کار خارج از شرکت، اطلاعات را ایمن نگه دارند. تعیین انتظارات واضح از اتصالات اینترنت خصوصی و عمومی، ذخیره سازی فایل های کپی و دیجیتالی، حفظ حریم خصوصی هنگام صحبت در مورد موارد محرمانه از طریق تلفن و هر مسئله ای که می تواند شرکت را در معرض ریسک غیر ضروری قرار دهد بسیار مهم است.

همچنین ایده خوبی است که مطمئن شوید که کارمندان دارای نرم افزار به روز شده ضد ویروس هستند. همچنین ممکن است تأیید هویت چند عاملی (MFA) را در نظر بگیرید، که دسترسی هکرها را به کامپیوترهای کارمندان با نیاز به تأیید اضافی برای ورود به سیستم، دشوارتر می کند.

یک کار آزمایشی انجام دهید
به جای اینکه منتظر بمانید تا ارتباط از راه دور برای کشف مشکلات احتمالی ضروری شود، سعی کنید از کارمندان خود بخواهید که یک یا دو روز از خانه کار کنند تا امور را آزمایش کنند. کلاین گفت: از کارمندان خود بخاطر مشکلات در شبکه یا امنیت، اختلال در اینترنت و چالش های ارتباطی، مشکلات مربوط به دسترسی به اسناد را پرچم گذاری کنید. بلافاصله با این مسائل مقابله کنید تا در صورت بروز بحران آماده باشید.

"غیر کارمندان" را فراموش نکنید
وقتی پیام خود را ارسال می کنید، از طریق ایمیل شرکت یا سایت شرکت، فراموش نکنید که راهی برای دستیابی به افرادی که ممکن است به طور خودکار از طریق شما ارتباطات رسمی دریافت نکنند؛ مانند داوطلبان، پیمانکاران مستقل، فروشندگان، مشتریان، کارورزان و استخدام کنندگان.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)