مقدمه

روابط عمومی یکی از ارکان اساسی سازمان است که وظیفه آن برقراری ارتباط موثر و هدفمند میان سازمان و مخاطبان است و این اقدام را از طریق پرداختن به موضوعات، مطالب و اخباری انجام می‌دهد که در راستای اهداف سازمان قرار دارد.

در این میان، عملکرد شایسته روابط عمومی، منوط به ایجاد ساختار درونی مناسب و عملکرد بر اساس برنامه و نقشه راه مشخص است. روابط عمومی موفق، روابط عمومی است که بتواند مسیر راه را با توجه به اهداف کلان سازمان متبوع خود، برای سال و سالیان بعد طرح ریزی کند و در قالب برنامه ریزی منسجم و هماهنگ، اقدامات روشن و هدفمندی را اجرایی نماید.

این در حالی است که بسیاری از روابط عمومی ها، لزوم برنامه ریزی را با توجه به پیش بینی ناپذیر بودن فعالیت های خود نادیده می‌گیرند. روابط عمومی یکی از حوزه های شغلی است که همواره می بایست متناسب با شرایط، خلاقیت های متفاوتی را مورد استفاده قرار دهد و متناسب با آن برنامه های خاصی را در اولویت قرار دهد. اما این مسئله به معنای عدم ضرورت وجود نقشه راه نیست، نقشه راه، مسیر کلی را مشخص می کند و می تواند متناسب با نوع فعالیت، از انعطاف پذیری کمتر و بیشتری برخوردار باشد. در این مقاله، تقویم اجرایی به عنوان یکی از راه های مناسب برنامه ریزی و تدوین نقشه راه، مورد توجه قرار دارد.

تقویم اجرایی چیست؟

تقویم اجرایی، نقشه راه و برنامه عملیاتی یک ساله روابط عمومی است که کلیه برنامه‌ها و اقدامات گروه‌های مختلف از ابتدا تا انتهای سال در آن مشخص شده و اجرای آن از سوی تمامی همکاران روابط عمومی الزامی است.

تقویم اجرایی که به خوبی تدوین شده باشد قادر است جایگاه روابط عمومی را درون سازمان شفاف نموده و اقدامات روابط عمومی را در راستای اهداف سازمان به خوبی تنظیم نماید. همچنین، باعث می شود که کلیه اقدامات و فعالیت های روابط عمومی در راستای چشم اندازها و اهداف استراتژیک مشخصی هدفمند شوند و بنابراین از بروز و اجرای برنامه های غیرهدفمند که صرفا منابع سازمان را هدر می دهد، اجتناب شود. این اقدام خود می تواند باعث تسهیل در اجرایی شدن امور باشد زیرا برنامه مندی امکان مشارکت و همکاری بهتر و همچنین برنامه ریزی و انجام اقدامات در زمان مناسب را فراهم می آورد. در نهایت، از هر گونه موازی کاری، اقدامات بی برنامه و اقداماتی که در راستای اهداف قرار ندارند اجتناب می شود.

با توجه به این که بازه زمانی اجرایی تقویم اجرایی از ابتدای فروردین تا پایان اسفند هر سال است، بنابراین ضروری است تدوین و تصویب آن در پایان سال صورت پذیرد. بر این اساس زمان تدوین و تصویب تقویم اجرایی می بایست در بهمن و اسفندماه سال جاری صورت پذیرد.

تدوین تقویم اجرایی

به منظور تدوین تقویم اجرایی دو نکته را باید مورد توجه قرار داد. نخست آن که تقویم اجرایی چه عناصری را در بر دارد و دوم آن که فرایند تدوین تقویم اجرایی چگونه باید باشد. در پاسخ به سوال اول، باید بیان کرد که یک تقویم اجرایی اگر به خوبی تدوین شود، دربرگیرنده موارد زیر خواهد بود:

مشخص شدن کلیه اقدامات و فعالیت های تمامی گروه ها
زمان بندی دقیق و متناسب فعالیت ها و جلوگیری از تداخل برنامه ها
مشخص شدن کلیه ملزومات اجرایی طرح جهت برنامه ریزی بهتر همکاران
مشخص بودن شیوه ارزیابی کیفیت انجام اقدامات
امکان ارزیابی گروه ها و واحدهای روابط عمومی بر اساس میزان پایبندی به برنامه مصوب

علاوه بر این، در خصوص چگونگی فرایند تدوین تقویم اجرایی، باید تاکید کرد که این اقدام، اقدامی فردی و از بالا به پایین نیست که بتواند برنامه کاملی را به همکاران ابلاغ کرد و انتظار داشت به خوبی بدان پایبند باشند. برنامه ای که افراد بدان پایبند هستند، برنامه ای است که خود در فرایند تدوین آن نقش فعال داشته اند. بر این اساس، تدوین تقویم اجرایی، ضرورتا فرایندی جمعی و مشارکتی است که در آن تمامی همکاران در تمامی سطوح می بایست در این فرایند شرکت داده شوند. هر فرد، ایده، تجربه و نگرشی دارد و می تواند نکات ارزشمندی را بیان کند که تنها در قالب فرایندی گروهی میسر خواهد بود. در این میان، مشارکت تمامی همکاران روابط عمومی، تضمینی برای اجرایی شدن و پایبندی به تقویم اجرایی است.

تمام کسانی که در این پروسه فعالیت و مشارکت دارند، نسبت به چشم اندازها و اهداف کاملا اشراف پیدا می کنند، می توانند جایگاه خود را در مجموعه روابط عمومی و در رابطه با اهداف کلی و جزئی سازمان به خوبی درک کنند و با توجه به این که برنامه های عملیاتی خود را خود تعیین کرده اند، لذا با درک و بینش کامل تری نسبت به اجرای آن عمل می کنند.

چند گام اساسی به منظور تدوین تقویم اجرایی

 تدوین تقویم اجرایی  مستلزم تبیین چند گام اساسی است که مبتنی بر ارتباط میان «ماموریت و چشم انداز»، «اهداف»، «تاکتیک ها» و «برنامه عملیاتی» قرار دارد. این سلسله مراتب بر اساس «هرم استراتژی» مشخص می شود که بر اساس آن، باید از بینشی کلی در سازمان شروع کرد و با ریز شدن در جزئیات، قدم به قدم به سمت تعریف برنامه عملیاتی پیش رفت. بر این اساس هر برنامه ای در روابط عمومی باید به سمت یک بینش کلی تر هدف گیری شده باشد که این هدف گیری می بایست مسیر مشخص و قابل دفاعی داشته باشد. بر این اساس، گام هایی وجود دارد که باید برای دست یافتن به یک برنامه هدفمند از آنها عبور کرد. این گام ها شامل موارد زیر می باشد:

گام اول شامل بازبینی، اصلاح و تکمیل ماموریت ها و چشم اندازهای کلی روابط عمومی است. به طور کلی ماموریت و چشم انداز وضعیت مطلوب آینده روابط عمومی در مسیر تحقق اهداف سازمانی است.

در گام دوم، تعیین اهداف استراتژیک واحدها و گروه های مختلف در دستور کار قرار می گیرد. منظور از اهداف استراتژیک، اهداف واقع بینانه و در دسترسی که متناسب با چشم اندازها تعریف شده اند و برنامه های مشخصی برای دستیابی به آنها قابل طرح ریزی هستند.

در سومین قدم، تاکتیک ها و شیوه های دستیابی به اهداف استراتژیک مشخص شده تعیین می شود. منظور از تاکتیک، کلیه اقدامات عملیاتی که می توان برای دستیابی به اهداف استراتژیک به کار بست .

گام چهارم شامل تعیین کلیه برنامه های عملیاتی واحدها و گروه ها است. منظور از برنامه عملیاتی، کلیه برنامه های قابل اجرا برای یک سال کاری که به طور واقع بینانه تعیین شده است.

در نهایت در گام پنجم، تقویم اجرایی تدوین می شود که در آن برنامه های عملیاتی، اولویت بندی و زمان بندی شده و کلیه الزامات اجرایی و نظارتی آن مشخص می شود.

مراحل تدوین تقویم اجرایی

1. تدوین سند «چشم انداز، اهداف و برنامه های عملیاتی»: در این مرحله، از همه همکاران شامل کارشناسان، رئیس گروه ها، معاونین و مدیریت، خواسته می شود تا سه اقدام انجام دهند:

ابتدا همکاران می بایست چشم اندازهای کلی روابط عمومی را بر اساس تجربه خود و منابع در اختیارشان تعیین کنند.

سپس همکاران باید متناسب با چشم اندازها، اهداف گروه و واحد خود را مشخص نمایند.

در نهایت، هر فرد تاکتیک ها و روش های عمل واحد و گروه خود را برای دست یابی به هر کدام از اهداف مشخص می نماید.

در این مرحله، انتظار می رود که ارتباط میان چشم اندازها، اهداف و تاکتیک ها مشخص شده باشد.

سپس، با جمع آوری پاسخ کلیه همکاران و با استفاده از منابع موجود، چشم اندازها، اهداف و تاکتیک های روابط عمومی به صورت یکپارچه تنظیم می شود. سپس، متن یکپارچه شده به کلیه همکاران عودت داده می شود تا اصلاحات و نظرات خود را اعمال کنند. در این فرایند رفت و برگشتی، کلیه همکاران می توانند نسبت به اصلاح و بازبینی هر چه بیشتر نگرش های خود اقدام نمایند. در نهایت، سند «چشم انداز، اهداف و برنامه های عملیاتی» تدوین شده و از سوی مدیریت مجموعه به کلیه اعضا ابلاغ می شود.

2. تدوین برنامه های عملیاتی: در مرحله دوم، از کلیه گروه ها و واحدها درخواست می شود تا طی اقدامی مشارکتی درون گروهی، با توجه به سند مصوب «چشم انداز، اهداف و برنامه های عملیاتی» کلیه برنامه هایی که می توانند در طول یک سال عملیاتی نمایند، مشخص نمایند. بر این اساس، همکاران، کلیه برنامه های عملیاتی خود را برای یک سال تعیین کرده به طوری که برای هر هدف مشخص، دست کم یک برنامه در دستور کارشان قرار داشته باشد و هیچ برنامه ای بدون مشخص بودن جایگاه آن در سند در دستور کار قرار نگیرد. برای این منظور، با تدوین فرمی می توان تمامی ملزومات، جزئیات، بازه زمانی و شیوه ارزیابی هر برنامه عملیاتی را مشخص نمود.

برنامه عملیاتی کلیه گروه ها و واحدها جمع آوری شده و مورد بازبینی و نهایی سازی قرار می گیرد. ابتدا کلیه برنامه ها با توجه به سند «چشم انداز، اهداف و تاکتیک های روابط عمومی» مورد بررسی قرار می گیرد. سپس برنامه ها اولویت گذاری و یکپارچه می شود.

3. تدوین تقویم اجرایی: در این مرحله، کلیه برنامه های عملیاتی مشخص شده برای یک سال، در فرایندی مشارکتی میان گروهی، در چهارچوب تقویم زمان بندی و تنظیم می شوند. برنامه ها به گونه ای چیده می شوند که زمان کافی برای اجرای هر کدام از آنها لحاظ شده باشد، تداخل در برنامه ها صورت نگیرد و همچنین انعطاف عمل روابط عمومی با توجه به برنامه های پیش بینی نشده، حفظ شود. تقویم اجرایی تدوین شده، پس از تکمیل و نهایی سازی، به کلیه همکاران ابلاغ می شود.

منابع

راهبردها و برنامه های دفتر روابط عمومی، تهیه شده در دفتر روابط عمومی راه آهن جمهوری اسلامی ایران، 1397.
اهداف، راهبردها و برنامه های عملیاتی مرکز ارتباطات و اطلاع رسانی وزارت راه و شهرسازی، تهیه شده در مرکز ارتباطات و اطلاع رسانی وزارت راه و شهرسازی، 1397.
عناصر طرح‌ریزی و مدیریت استراتژیک، سچهل چراغی, [۱۰.۰۲.۱۹ ۱۳:۵۲]
ایت مدیرسان به آدرس اینترنتی https://modirsun.com
تفاوت بین مأموریت سازمان و چشم انداز سازمان، سایت مارکتینگ تلنت به آدرس اینترنتی https://www.marketingirantalent.com
تعریف ترین تعریف استراتژیک چیست؟ سایت متمم به آدرس اینترنتی https://motamem.org

تهیه و تدوین: علی قنبرزاده  معاون مدیر کل روابط عمومی راه آهن