شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| ایجاز، رمز دست‌ یافتن‌ به‌ یک‌ گزارش‌ مؤثر رادیو ـ تلویزیونی‌ است‌. از همان‌ منطق‌ و نظم‌ کلی‌ که‌ برای‌ گزارش‌ چاپی‌ خود استفاده‌ کرده‌اید پیروی‌ کنید، با این‌ تفاوت‌ که‌ حجم‌ نوشته‌ را به‌ یک‌ صفحه‌ و یا کمتر کاهش‌ دهید.

با وجود این‌، از آنجا که‌ این‌ گزارش‌ ممکن‌ است‌ به‌وسیله‌ دبیر رادیویی‌ یا تلویزیونی‌ بازنویسی‌ شود تا (با افزودن‌ مطلبی‌ یا ایجاد تغییراتی‌) آن‌ را با چارچوب‌ برنامه‌ خبری‌ سازگار سازند، بهتر آن‌ است‌ که‌ اطلاعاتی‌ نیز حاوی‌ سابقه‌ خبر (به‌ صورت‌ بروشور، اسناد حاوی‌ اطلاعاتی‌ که‌ در گزارش‌ از آن‌ استفاده‌ شده‌، و یا نسخه‌ای‌ از گزارش‌ مفصل‌تری‌ که‌ برای‌ چاپ‌ به‌ نشریات‌ ارسال‌ شده‌ است‌) به‌آن‌ ضمیمه‌ گردد.

ذکر اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ راه‌های‌ تماس‌ با شما در اطلاعیه‌هایی‌ که‌ برای‌بنگاه‌های‌ سخن‌پراکنی‌ ارسال‌ می‌شود بسیار اهمیت‌ دارد، زیرا در آستانه‌ پخش‌ گزارش‌ ممکن‌ است‌ سؤالی‌ برای‌ دبیر رادیویی‌ یا تلویزیونی‌ پیش‌ آید. همه‌ شماره‌ تلفن‌هایی‌ را که‌ از طریق‌ آن‌ در بیست‌ و چهار ساعت‌ شبانه‌روز می‌توان‌ با شما (یا رابط‌ دیگری‌ که‌ در دسترس‌ است‌) تماس‌ گرفت‌ همراه‌ گزارش‌ خود ارسال‌ کنید.

از آنجا که‌ بیشتر این‌ گزارش‌ها حاوی‌ اطلاعاتی‌ برای‌ گنجاندن‌ در اخبار رادیو و تلویزیون‌ است‌، مسئولان‌ رادیو و تلویزیون‌ را نیز از رویدادی‌ که‌ قرار است‌ اتفاق‌ افتد آگاه‌ می‌سازند تا شاید بخواهند گزارشی‌ درباره‌ آن‌ تهیه‌ کنند (در این‌ مورد، می‌توان‌ دعوتنامه‌ را هم‌ ضمیمه‌ گزارش‌ کرد).

رادیو در درجه‌ اول‌ باید به‌ مصاحبه‌های‌ پربار و پرمحتوی‌ علاقه‌ نشان‌ دهد. اما در صورتی‌که‌ قصد دارید یک‌ گزارش‌ تلویزیونی‌ تهیه‌ کنید از یاد نبرید آنچه‌ را که‌ فیلم‌برداری‌ می‌کنید یک‌ زاویه‌ تصویری‌ هم‌ داشته‌ باشد. اصولاً باید مطمئن‌ شوید چیزی‌ برای‌ فیلم‌برداری‌ وجود دارد که‌ نگاه‌ کردن‌ به‌ آن‌ جالب‌ است‌. به‌ ندرت‌ پیش‌ می‌آید که‌ یک‌ گروه‌ تلویزیونی‌ برای‌ فیلم‌برداری‌ از یک‌ گفت‌ و شنود یا سخنرانی‌ یکنواخت‌ و ساده‌ اعزام‌ شود.

اگر خواهان‌ این‌ هستید که‌گزارش تان‌ از تلویزیون‌ پخش‌ شود باید همراه‌ اطلاعیه‌ای‌ که‌ می‌فرستید یادداشتی‌ حاوی‌ اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ گزارش تان‌ (درباره‌ مسایل‌ مربوط‌ به‌ نور و صدا، یا مراسم‌ و سخنرانان‌ و از این‌ قبیل‌) نیز ضمیمه‌ کنید. شخص‌ رابطی‌ که‌ نامش‌ در اطلاعیه‌ آمده‌ است‌ باید در مراسم‌ حضور داشته‌ باشد و هر چه‌ سریع‌تر خود را به‌ گروه‌ فیلم‌بردار معرفی‌ کند. این‌ رابط‌ باید در تدارک‌ مقدمات‌ کار فیلم‌برداری‌ و فراهم‌ آوردن‌ هر نوع‌ اطلاعاتی‌ که‌ در زمینه‌ سوابق‌ گزارش‌ مورد نیاز است‌ آماده‌ همکاری‌ باشد.

اگر به‌ پخش‌ تلویزیونی‌ گزارشی‌ از مراسم‌ خود علاقه‌مندید، باید تلفن‌ کنید و گروه‌ گزارش‌های‌ تلویزیونی‌ (دبیر مسئول‌ تعیین‌ گروه‌ فیلم‌بردار و پیگیری‌ و نظارت‌ بر گزارش‌ مراسمی‌ که‌ قرار است‌ در روز یا شب‌ معینی‌ برگزار شود) را بیابید. اطلاعیه‌ رادیو تلویزیونی‌ خود و دیگر اطلاعات‌ تبلیغاتی‌ را به‌ نشانی‌ این‌ شخص‌ پست‌ کنید. روز برگزاری‌ مراسم‌، تلفنی‌ با دبیر گروه‌ تلویزیونی‌ تماس‌ بگیرید تا مطلع‌ شوید که‌ آیا پخش‌ گزارش‌ مراسم‌ در برنامه‌ خبری‌ تلویزیون‌ پیش‌بینی‌ شده‌ است‌ یا نه‌.