شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- احتمالاً این مسائل برای تان آشناست؛ گروهی که آنها را برای شرکت در جلسه به اتاق فرا خوانده اید تمرکز حواس ندارند و به یکجا خیره شده اند و یا به تلفن همراه خود نگاه می کنند. هنگامی که سوالی می پرسید، جز یک یا دو نفر که کاملاً بحث را در دست خود گرفته اند، کسی پاسخ نمی دهد.

لزومی ندارد جلسات اداری اینگونه باشند، گرچه که معمولاً به همین صورت هستند. یک پژوهش انجام شده توسط Comparably (وب سایت کسب و کار) نشان می دهد که تقریباً 40درصد افراد معتقدند کیفیت جلسات شرکت شان «متوسط» است. در حالی که 24درصد معتقد بودند این جلسات «بی کیفیت» یا «بسیار ناخوشایند» هستند.

در اینجا به اقداماتی که می توانید برای بهبود کیفیت جلسات خود انجام دهید اشاره شده است.
1- هدف را به وضوح بیان کنید
اگر می خواهید گروه تان را در یک جا گرد هم آورید، دلیل آن را به وضوح بیان کنید. جلسات شما یکی از این سه هدف را دارند: حل مشکل؛ انتقال اطلاعات؛ ایده پردازی. حتی اگر به نظرتان هدف برگزاری جلسه بدیهی باشد آن را روی تخته بنویسید تا همه از آن آگاه شوند. هیچ زمانی را صرف برنامه هایی نکنید که می دانید برای انجام شان کاری نخواهید کرد؛ در عوض زمان تان را صرف بحث راجع به برنامه های عملی و ایده های تازه کنید.

حتما بخوانید: هفت راه‌حل برای جذاب‌تر شدن جلسات کاری

2- با کنار گذاشتن تلفن همراه خود، الگوی دیگران شوید
جز در شرایطی که برای نشان دادن موردی خاص در جلسه به تلفن همراه تان نیاز داشته باشید، آن را کنار بگذارید و دیگران را نیز به انجام این کار تشویق کنید. معمولاً با بی توجهی افراد، جلسات از مسیر خود خارج می شوند. هرگونه عامل حواسپرتی را حذف کنید.

3- انرژی بخش باشید
جلسه را با یک کار گروهی مختصر و جالب شروع کنید و یا جلسه ای سریع داشته باشید که شرکت کنندگان طی آن بایستند. شما می خواهید تمام افراد حاضر در اتاق، مشارکت داشته باشند. تهیه تنقلات نیز می تواند حرکت خوبی باشد.

4- خلاصه صحبت کنید
بسیاری افراد به گونه ای برای جلسات برنامه ریزی می کنند که 30 دقیقه الی یک ساعت به طول می انجامند. شما زمان جلسات خود را تا حد ممکن کوتاه سازید. جلساتی که به ساعت می کشند را به جلسات نیم ساعته و جلسات نیم ساعته را به جلسات 15 دقیقه ای کاهش دهید. می توانید بعداً زمان بیشتری را به آنها اضافه کنید، اما احتمالاً نیازی به این کار نخواهد بود. هدف جلسه معیار مهمی است؛ یعنی اگر هدف تان ایده پردازی باشد، حتماً زمان بیشتری نسبت به مواقعی که هدف تان انتقال اطلاعات است، به جلسات اختصاص دهید.

5- افراد مناسب را دعوت کنید
یکی از عمده ترین شکایات افراد حاضر در جلسات این است که معمولاً احساس می کنند نیازی به حضورشان نیست. زمانی که یک جلسه ترتیب می دهید، از خودتان بپرسید، آیا واقعاً لازم است تمام گروه در این جلسه حاضر باشند؟ مهمترین افراد چه کسانی هستند؟ زمانی که تنها افراد مناسب حضور داشته باشند، احتمال دستیابی به اهداف تان بیشتر خواهد بود.

حتما بخوانید: چگونه جلسات را در زمان کمتر مدیریت کنیم / مدیریت زمان جلسات کاری

6- به خاطر بسپارید که جلسات مانند ذره بین هستند
هر تحسین یا انتقادی که بکنید، اثرش چند برابر می شود. به طور کلی شما در جلسات گروهی تشویق و انتقاد می کنید. بهتر است خرده گیری ها را برای جلسات خصوصی نگه دارید و تعریف و تمجید را در جلسات گروهی انجام دهید.

7- نظر کارکنان را در رابطه با کارایی جلسه جویا شوید
با انجام ارزیابی پس از اتمام جلسه، می توانید مطمئن شوید شرکت کنندگان نهایت بهره را از این جلسات می برند. از آنها بپرسید چه مواردی کارآمد هستند؟ آیا مراحل بعدی واضح هستند؟ چه پیشنهادی برای بهبود جلسات دارید؟
 

مترجم: مهسا زمانی
منبع: comparably- forsatnet