شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از بهترین راه ها برای نگارش، نوشته های مطلوب برای متن های شنیداری یا سخنرانی، این است که همانطور که می گوییم، بنویسیم در این گونه متن ها باید از ساده نویسی، جملات کوتاه، فعل های مؤثر، علایم اختصاری و واژه های یک و دو هجایی استفاده کرد.

متن های شنیداری انواعی دارد که از آن جمله می توان به متن های سخنرانی، معرفی نامه ها، بیانیه های خبری ویدیویی، اعلامیه های خدمات عمومی و فیلمنامه ها اشاره کرد. از آنجا که مردم کمتر می خوانند و بیشتر می شنوند و می بینند، نوشتن متن های شنیداری برای کارشناس روابط عمومی از اهمیت خاصی برخوردار است.

سخنرانی
کارشناسان روابط عمومی تمایل زیادی به نوشتن متن ها و سخنرانی و متن های شنیداری دارند، چرا که این کار آنها را به مدیریت سازمان نزدیک می کند. برخورداری آنها از این امتیاز آنها را در نزد مدیران اجرایی بخش های بالایی سازمان نیز در انجام سخنرانی ها به طور شایسته ای دارای اعتبار سازد.

مدیران اجرایی امروزی، برای دفاع از سیاست هایشان، توجیه کردن قیمت هایشان و توضیح برای اعمالشان به طور معمول از شخصیتهای دولتی و گروههای ذی نفوذی دعوت می کنند تا به سازمان آنها بیایند تا بدین وسیله بتوانند موافقت بیشتر آنها را نسبت به گذشته جلب کنند. در یک چنین شرایطی، داشتن یک نویسنده خوب متن های شنیداری یک امتیاز با ارزش است.

امروزه بسیاری از سخنرانان عمومی، از مدیران اجرایی گرفته تا کاندیداهای ریاست جمهوری، برای آماده کردن سخنرانی هایشان به کارشناسان روابط عمومی تکیه و در بیساری از موارد برای تهیه متن سخنرانی نیز از آنها استفاده می کنند. با وجود اینکه این کار وظیفه آنهاست، اما پاداش معنوی و مادی هم برای آنها دارد.

نویسندگان متن سخنرانی باید توانایی لازم برای ترکیب واژه ها و عقاید را با یک روش سریع و بدون عیب، کار کردن زیر فشار شدید کمبود وقت و به کار بردن همزمان طرفداری و انتقاد از آنها را داشته باشند. با این همه، نویسنده متن سخنرانی، سخنران نیست، او باید بپذیرد که پشت صحنه باشد.

به طور کلی یک متن شنیداری یا سخنرانی خوب باید پنج مشخصه زیر را داشته باشد:

1. سخنرانی باید برای شنیدن طراحی شده باشد نه خواندن. اشتباه نوشتن برای خواندن به جای نوشتن برای شنیدن مشترک ترین مشکل سخنرانی های بد است. باید به خاطر داشت که سخنرانی ها نیازی به ویراستاری ادیبانه ندارند، بلکه آنها به بیانروان نیاز دارند.

2. در سخنرانی باید از زبان ساده استفاده شود.  گوش انسان از شنیدن مفاهیم کلی متنفر است و به تصورات روشن و واضح واکنش نشان می دهد. عقاید باید به طور آشکار برای مخاطب فرستاده شود تا مخاطب نکات اصلی را درک کند.

3. سخنرانی باید جوابگوی نیازهای مخاطب باشد. هر واژه، متن و هر عبارت در یک سخنرانی باید جوابگوی یک نیاز مخاطب باشد.

4. سخنرانی باید اهداف مشخص و واضح داشته باشد. سخنران و سخنرانی باید به بیان یک دیدگاه یا فرضیه بپردازند. اگر نقطه نظری وجود نداشته باشد، سخنران و مخاطبان وقت شان را بیهوده تلف کرده اند.

5. سخنران باید برای یک مخاطب خاص آماده شود.  یک مخاطب نیاز دارد که احساس کند در سخنرانی مطالب خاصی را می شنود.

فرایند نوشتن متن سخنرانی
فرایند نوشتن متن سخنرانی چهار مرحله دارد:1) مقدمه سازی 2) مصاحبه کردن 3) تحقیق کردن 4) سازمان دادن و نوشتن.

مقدمه سازی
یکی از ساده ترین راه ها برای مقدمه سازی یک سخنرانی، پاسخ دادن به چهار سئوال چه کسی، چه، کجا و چه وقت می باشد.

چه کسی دو جزء مجزا را مطرح می کند. سخنران و مخاطب یک نویسنده باید همه چیز را درباره سخنران، روش سخنرانی، استفاده از شوخی، واکنش مخاطب، سابقه سخنرانی و چهره های سرشناس بداند، دانستن این موارد به طور معمول نوشتن یک متن سخنرانی را امکان پذیر می کند.

چه موضوع سخنرانی است، موضوع پیشنهادی باید قبل از اینکه به طور رسمی مورد تحقیق قرار بگیرد به وسیله نویسنده به طور واضح معرفی و خوب تعریف شود.

کجا محل سخنرانی است، برای سخنرانی به طور معول باید از یک سالن که بیشتر جنبه رسمی دارد، استفاده کرد. بیشتر اوقات محل سخنرانی بهنر است که در بردارنده اهمیت تاریخی یا نمادین باشد تا بتواند اثر یک پیام را افزایش دهد.

جه وقت زمان سخنرانی است، سخنرانی بهتر است بیشتر در اوقات تعطیلی یا برگزاری جشن های خاص برگزار شود.

مصاحبه کردن
مصاحبه کردن سخنرانان قبل از سخنرانی یک امر ضروری است، یک مصاحبه خوب، بیشتر اوقات یک سخنرانی قوی را از ضعیف متمایز می کند.

در مصاحبه، نویسنده متن سخنرانی فرصتی را بدست می آورد تا سخنران را از نزدیک و به صورت کنجکاوانه مورد مشاهده قرار دهد و اطلاعات لازم برای نوشتن متن سخنرانی را بدست آورد. مصاحبه باید حداقل سه هدف خاص را برای نویسنده متن سخنرانی داشته باشد.

1. مشخص کردن مقصود از سخنرانی
قصد سخنرانی از مفاد آن است. مفاد سخنرانی موضع آن است، اما مقصود، هدف آن می باشد و این هدف آن چیزی است که سخنران به طور عملی می خواهد مخاطب بعد از اتمام صحبت های او انجام دهد.

2. مشخص کردن نقطه نظر اصلی سخنران
یک مخاطب به طور معمول فقط تعدادی نقطه نظر را در طول یک سخنرانی درک می کند. این نقطه نظرها، در حالی که به طور مستقیم از هدف سخنرانی پیروی می کنند، باید دارای معیار نیز باشد. نتیجه ای که از سخنرانی بدست می آید. در اینجا، نویسنده باید سه یا چهار نظر اصلی را در طول مصاحبه مشخص کند.

3. درک خصوصیات سخنران

در طول مصاحبه، بیش از همه نویسنده باید خود سخنران را مورد مشاهده قرار دهد. واژه ها را بی قاعده به کار می برد یا حساب شده؟ تکیه کلامش چه عبارات و اصطلاحاتی است؟

نویسنده باید این مشاهدات را در گوشه ذهنش طبقه بندی کند و در طول فرایند نوشتن آنها را تداعی کند و از آنها داخل متن سخنرانی استفاده کند.

تحقیق کردن
یک شیوه درست در تحقیق کردن، پذیرفتن یک روش تحقیق فرمول بندی شده است. این فرمول می تواند به طریق زیر باشد:
1. کاوش کردن داخل تمام نوشته های تخصصی، کتابها، مقاله ها، رسانه ها، سخنرانی ها و دیگر نوشته ها در مورد سخنرانی. سخنرانی های گذشته سخنران نیز می تواند مدارک مهمی برای تحقیق باشد. بیشتر اوقات یک کشوی پرونده های بایگانی شده (آفلاین یا آنلاین) بهترین دوست یک نویسنده متن سخنرانی است.

2. فکر کردن درباره موضوع باید افکار قابل درک سخنران را با موضوع سخنرانی نسبت داد. احتمالا، سخنران بندرت درباره موضوع با نویسنده صحبت می کند، بنابراین نویسنده می تواند افکار سخنران را با درک خود وسعت دهد.

3. طلب کردن افکار دیگران درباره موضع سخنرانی باید در نظر داشت که ممکن است سخنران با اطلاع ترین منبع درباره موضوع سخنرانی در داخل سازمان نباشد، می توان از مطالبی که اقتصادانها، حقوقدانها، مدیران مالی ودیگر صاحب نظران در مورد موضوع منتشر کرده اند و همچنین می توان از منابع بیرونی نظیر رهبران سیاسی و تجاری که مایل به بیان نظر خود درباره موضوع هستند، استفاده کرد.

سازمان دادن و نوشتن
وقتی مقدمه سازی، مصاحبه و تحقیق کامل شده باشد، قسمت آخر شروع می شود. نوشتن متن یک سخنرانی وقتی آسان تر می شود که سخنرانی داخل چهار بخش مقدمه، فرضیه، متن و نتیجه سازمان داده شود.

مقدمه
اولین چیزی که در یک مقدمه باید به آن توجه شود، کنترل کردن است. یک مقدمه باید مخاطب را تسخیر کند و علایق آن را در دست بگیرد. مخاطبان به طور معمول در شروع صحبت و نسبت به سخنران هوشیار هستند. کار نویسنده این است که مخاطب را متقاعد کند، همانجا که نشسته است، بماند.

فرضیه
فرضیه هدف سخنرانی است. بیان یک فرضیه خوب به مخاطب اجازه می دهد با یک جمله ساده بداند که یک سخنرانی از کجا شرع می شود و چگونه ادامه خواهد یافت. بیان فرضیه به مخاطب اجازه می دهد که آنچه نقطه نظر اصلی سخنرانی است را دریابند و شنوندگان را به این که منتظر سخنرانی بشوند، سوق می دهد.

متن
متن سخنرانی همان نوشته کلی است که از مدارک گفته شده است و سه یا چهار نظر اصلی را مطرح می کند. اگرچه واقعیت ها، آمارها و جداول عناصر مهمی هستند، نویسندگان باید تلاش کنند تا با استفاده از تشبیه و مقایسه، مخاطب را قادر بسازند که آسان تر مطلب را درک کند.

نتیجه گیری
بهترین توصیه برای خاتمه دادن به یک سخنرانی این است که این کار سریع انجام شود. نتیجه گیری باید پر حاصل، کوتاه و همراه با نقطه نظر باشد. نتیجه گیری باید نقطه نظرهای اصلی و فرضیه را در یک زمان کوتاه مرور کرده و سپس سخنرانی را تمام کند.

واژه های گفتاری
از آنجایی که سخنرانی ها و متن های شنیداری برای گوش دادن، نوشته می شوند، نویسنده باید از ابزاری که به کیفیت خاص واژه های گفتاری اهمیت می دهند، استفاده کند. چنین شیوه ای می تواند به یک سخنرانی قدرت حیاتی بدهد و به محتوای خود واژه ها، تعالی بخشد. تعدادی از شیوه هایی که می توانند یک سخنرانی متوسط را تبدیل به یک سخنرانی قوی کند، عبارتند از؛

1. آوردن کلمات با صدای مترادف. در واقع تکرار صوت های مشابه در واژه ها.
2. استفاده از عقاید موافق و مخالف در یک متن
3. استفاده از کنایه و مجاز . درواقع بکار بردن کلمه ای در غیر از معنی اصلی اش.
4. استفاده از استعاره و تشبیه
5. شخصیت دادن . یعنی زندگی و روح دادن به موضوعات یا عقاید.
6. تکرار . یعنی یک واژه یا یک عبارت را به دفعات تکرار کردن.

در استفاده از واژه های گفتاری، بیش از همه یک نویسنده باید واژه های گفتاری را که برای یک سخنرانی انتخاب می کند، درک کرده و سخنران نیز باید معنی و مفهوم واژه هایی را که مورد استفاده قرار می دهد، بفهمد.

استفاده از شوخی
استفاده از شوخی در سخنرانی هم می تواند، موجب خشنودی و هم موجب لعن و نفرین شود. در کل برای استفاده از گفتار شوخی آمیز در سخنرانی و متن های شنیداری باید سه قاعده زیر رعایت شود.:

1. شوخی باید مناسب و مربوط با موضوع باشد.
2. شوخی باید به شکلی ارایه شود که مخاطبان از آن لذت ببرند.
3. شوخی باید جدید و روشن باشد.

فشرده و موجز بودن کلام
تهیه و تنظیم متن، آخرین وظیفه نویسنده متن های شنیداری است. مثل بسیاری دیگر از اشکال نوشتن، متن شنیداری نیز باید فشرده و موجز باشد.

بعد از کامل شدن پیش نویس یک متن، نویسنده باید به دقت متن را جمله به جمله مرور کند. یکی از شیوه های ارایه یک گفتار روان، این است که آن را با صدای بلند برای فردی بخوانیم. نویسنده با این کار واکنش یا بازخورد یک مخاطب را از پیش بدست می آورد و در نتیجه متن نهایی خود را با اطمینان بیشتری تنظیم می کند.

در مورد اینکه نوشتن یک متن شنیداری چه مقدار طول می کشد، باید گفت این مساله به پیچیدگی موضوعات بستگی دارد، اما در مورد اینکه خواندن آن باید چه مقدار طول بکشد، باید به عنوان یک قاعده گفت که هیچ سخنرانی یا نطقی نباید بیشتر از 20 دقیقه طول بکشد، چرا که بیشتر مردم این روزها، وقت نشستن و گوش داشت که مشهورترین سخنرانی ها و نطق ها در طول تاریخ، کوتاهترین آنها بوده اند.

ویرایش گفتار
بعد از اینکه یک متن نوشته شد، کارگزاران ماهر روابط عمومی، آنها را برای اینکه برانگیزنده باشد، ویرایش می کنند. یکی از چیز های که یک متن را بر انگیزنده می کند، عنوان آن است. عنوان اولین چیزی است که یک ویراستار به آن توجه می کند، گاهی اوقات، یک عنوان خوب باعث چاپ شدن یک متن می شود.
آنچه که باید بیش از همه بخاطر داشت این است که بهترین راهنما برای نوشتن متن های شنیداری، درست مثل انواع دیگر نوشتن، تجربه است.

ارایه موثر متن های شنیداری
برای اینکه یک متن شنیداری به طور موثر ارایه شود، باید موارد زیر ار در مورد آن در نظر داشته باشید:

1. سازمان داشته باشد.
برای اینکه یک متن شنیداری به طور مؤثر ارایه شود، باید آن را مورد بررسی قرار دهید و به چهار سوال در مورد آن جواب دهید. مخاطب شما کیست؟ سعی دارید چه چیزی را بیان کند؟ کجا و چه وقت مطالب آن بیان کنید؟

2. باید یک نقطه نظر داشته باشد.
سعی فرضیه شما چیست؟ سعی دارید چه چیزی را اثبات کنید؟ و هدف اصلی شما از ارایه آن چیست؟

3. باید به طور منطقی بیان شود
شما باید ارایه یک متن را در ذهنتان به طور منطقی سازمان دهید. به طور بی هدف و اتفاقی به بیان فکر برای دیگران نپردازید. مطلب تان را به ترتیب با بیان اهداف، استراتژی ها و تاکتیک های تان برای رسیدن به هدف اصلی بیان کنید.

4. برای دیگران نوشته شده باشد
مطلب تان را از دیدگاه مخاطبان مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار دهید.
5. باید از بروز نظرات مخالف جلوگیری کند
شما باید از انتقادات خرده گیران جلوگیری کنید. از طریق اشاره به موارد قابل انتقاد در متن از مخالفت ها و ایرادگیری آنها جلوگیری کنید.

6. باید گفته شود نه اینکه خوانده شود
شما باید مثل اینکه از تمام طلاعات متن آگاهی دارید باید آنها را بگویید و برای این کار باید قبل از اجرا تمرین کنید، بگونه ای که تمام اطلاعات متن را از حفظ شوید.

7. باید قابل درک باشد
گفته های شما باید همانطور که وجود شما برای مخاطبان قابل درک است برای آنها قابل درک باشد. یعنی باید مطالب تان واضح و محسوس باشد.

8. باید از بیان گرافیکی استفاده کنید
یعنی باید از جداول و نمودارها برای تشریح بهتر مطالب استفاده کنید.

9. باید متقاعد کننده باشد
شما باید مطالب تان را با شور و شوق بیان کنید، آنها باید با روح، جذاب و با حرارت بیان شوند، شما باید مخاطبانتان را متقاعد کنید که آنچه شما ارایه می کنید، یک چیز ضروری برای آنهاست.

10. باید پایان کوتاه داشته باشد
شما باید در پایان، به طور مختصر به جمع بندی و نتیجه گیری معینی که مورد نظرتان است، بپردازید.

متن های شنیداری در رادیو و تلویزیون
امروزه، بسیاری از مردم اطلاعات مورد نیازشان را از طریق رادیو و تلویزیون کسب می کنند، ولی متاسفانه کارکنان روابط عمومی توجه کمی به رادیو و تلویزیون دارند و همانطور که مشخص است بیشتر کارشناسان روابط عمومی برای ارتباط با رسانه های چاپی تربیت شده اند و احساس می کنند ارتباط با آنها راحت تر است.

بیانیه ای خبری رادیو و تلویزیونی
اساس بیانیه های خبری برای پخش این است که مطالب مهم به موقع به دست مدیران پخش رادیو و تلویزیون برسد. بیشتر روابط عمومی ها مساله زمان را برای آماده کردن بیانیه های خاص برای استفاده پخش های رادیویی و تلویزیونی در نظر نمی گیرند.

در مورد سبک نوشتن بیانیه های خبری باید گفت که سبک نوشتن برای پخش های رادیویی و تلویزیونی به طور کامل با سبک نوشتن برای روزنامه ها و رسانه های چاپی متفاوت است.

به طور معمول، پخش یک مقوله خبری نباید بیشتر از 10، 2. یا حداکثر 30 ثانیه طول بکشد، بندرت ممکن است پخش یک مقوله خبری مهم چند دقیقه طول بکشد. به طور کل در نوشتن برای پخش های رادیویی و تلویزیونی نوشته هر چه کوتاهتر باشد بهتر است مطلب باید در طول دو یا سه جمله بیان شود.

به عبارت دیگر، در بیشتر نوشته های پخش های رادیویی و تلویزیونی به سبک هرم وارونه باید بیشتر تاکید بر جلب کردن توجه مخاطب باشد.

رعایت موارد زیر در نوشتن برای رادیو و تلویزیون می تواند کمک کننده باشد:
1. از جملات ساده و اخباری استفاده کنید.
2. آمار و ارقام باید زنده شده باشد.
3. شهرت شخصی که از آن نقل قول می شود باید قبل از جمله نقل قول بیاید.
4. سعی کنید از نقل قول مستقیم اجتناب کنید.
5. هر وقت که ممکن بود با اطلاعات و سوابقی که از خبر دارید به آن جنبه شخصی بدهید.
6. از توصیف های طولانی پرهیز کنید.
7. از بیان جملات مبتذل و کلیشه ای اجتناب کنید.

کارمندان روابط عمومی باید سعی کنند که در زمان نوشتن برای شبکه های رادیویی و تلویزیونی، بیانیه خبری خود را مطابق با نیاز این شبکه ها تدوین کنند.

اطلاعیه آگهی
اطلاعیه آگهی یکی از آگهی های تجاری است که در شبکه های رادیویی و تلویزیونی پخش می شود، و به طور معمول از 10 تا 60 ثانیه زمان می برد. پخش های رادیویی و تلویزیونی برای اینگونه اطلاعیه ها تخفیف ویژه ای قایل می شوند. سازمان های غیر انتفاعی از این نوع اطلاعیه به مقدار زیادی استفاده می کنند.

سازمان های تجاری نیز ممکن است از اطلاعیه آگهی برای فعالیت های غیر انتفاعی شان استفاده کنند. آنچه مسلم می باشد این است که اطلاعیه آگهی در رادیو به مراتب بیشتر از تلویزیون استفاده می شود. برخلاف بیانیه های خبری، اطلاعیه آگهی رادیویی به سبک آگهی تبلیغی نوشته می شود، یعنی کوتاه و واضح آنچه که در نوشتن اطلاعیه آگهی ضروری می باشد در نظر داشته باشید، عبارت است از:

1. مقداری از اطلاعات را برای آن انتخاب کنیم که مورد استفاده باشد.

 2. اطلاعات غیر ضروری را حذف کنید.

 3. باید شنونده را متقاعد کنید که با میل خود به آن عمل کند.
 

برطبق تحقیقات به عمل آمده، پخش های رادیویی و تلویزیونی سه معیار اولیه را برای تعیین این که چه اطلاعیه آگهی پخش شود، در نظر می گیرند:

 1. اعتبار آگهی دهنده

 2. ارتباط پیام با جامعه

 3. طرح پیام.

شهرت اگهی دهنده در درستکاری و صداقت و امانتداری برای پخش های رادیویی و تلویزیونی مهم است، همچنانکه در ارتباط پیام با جامعه، مشکلاتی اجتماعی ضروری مانند مقوله سلامتی و تندرستی و پخش آموزش های مرتبط با آن را در سطح بالا به وسیله پخش های رادیویی و تلویزیونی مهم است. در مورد طرح پیام باید گفت که پیام هایی که تخیلی تر، تازه تر و هیجانی تر باشد، شانس بیشتری برای پخش شدن دارد.

فیلمنامه
فیلم یکی از رسانه های مهم برای کارکنان روابط عمومی است، به خصوص آنهایی که برای اتحادیه های ملی و شرکت های تولیدی که مشتریان زادی دارند، کار می کنند.

نوشتن یک فیلمنامه به پیام های شنیداری و دیداری معینی احتیاج دارد، نویسنده نبای به تصویر بیش از حد بپردازد، بلکه باید به اندازه کافی دیالوگ را افزایش دهد تا پیام تصویر جلوه بیشتری کند.

شکل عمومی نوشتن متن یک فیلمنامه بدین شکل است که عنوان ها و دستورات تصویری در سمت چپ صفحه و عنوان های شنیداری و دیالوگ ها در سمت راست صفحه فهرست می شود.

با این حال، کارگزاران روابط عمومی بندرت خودشان را درگیر نوشتن فیلمنامه می کنند ولی بعضی از آنها به شرکت های سازنده فیلم های تجاری سفارش ساختن فیلم های آگهی می دهند.