شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، شاید در ابتدای امر نگاه تجاری به آموزش و در نظر گرفتن آن به عنوان یک صنعت در تضاد با ارزش های معنوی و انسانی مقوله آموزش باشد، اما به هر حال در تعاریف جدیدتر از کسب و کار عرضه یا فروش خدمات طیف بسیار گسترده تری را شامل می شود.

با احتساب این موضوع که موسسات آموزشی نیز آموزش را به عنوان یک محصول به مشتریان خود (دانش آموزان، زبان آموزان، هنرجویان و غیره) ارائه می کنند، می توان به بنگاه های آموزشی نیز نگاه تجاری داشت. بنابراین الگوها و معیارهای مدیریت کسب و کارهای موفق و پیشرو را می توان برای بهبود و بالا بردن بازدهی این دست از موسسات نیز اجرایی کرد.

مدیریت و رهبری

تعاریف متعددی برای «مدیر» ارائه شده است. در این میان این تعریف بسیار جامع و در عین حال مختصر است: «مدیرشخصی است که وظایفش را با مهارت هایش نقش بازی می کند.» سه مفهوم اصلی مدیریت، یعنی وظایف، مهارت ها و نقش ها به خوبی در این تعریف قرار گرفته اند. به واقع مدیریت را می توان مجموعه وظایفی دانست که رفتارها و فعالیت های یک سازمان را در مسیر اهداف سازمان تنظیم، تقویت و هدایت می کند. البته برای داشتن سازمانی موفق، باید به هر دو مقوله «مدیریت» و  «رهبری» در کنار هم و به یک اندازه توجه داشت.

 «رهبری» را می توان به عنوان استفاده مؤثر از فرآیند ارتباطات براى نفوذ در میان افراد و هدایت ایشان به سوى مقاصدى از پیش تعیین شده تعریف کرد. در واقع رهبرى فرآیند تأثیرگذاری بر دیگران است، به طورى که آنها با اشتیاق بیشتری برای حصول اهداف سازمان تلاش کنند. در رهبری نوعی پذیرش از سوی کارمندان مطرح است که در مدیریت الزاما چنین پذیرشی وجود ندارد. این بدان معناست که پرسنل مجموعه به دلخواه، نه از روی اجبار از رهبر اطاعت می کنند. بدین ترتیب از ویژگی های بارز یک رهبر ایده آل می توان به قابلیت هدایت و بالا بردن انگیزه در گروه، نظرسنجی و مشورت خواهی از اعضای تیم، توانمندی در ایجاد ارتباط قوی و بهره مندی از ثبات شخصیتی بالا نام برد.

به عقیده بنیس  (1989)، یک رهبر نه تنها اداره، بلکه با خلاقیت خود ابداع نیزمی کند. یک مدیر بیشتر بر سیستم و قواعد تمرکز می کند، در صورتی که برای یک رهبر نیروی انسانی از اهمیت بیشتری برخوردار است. یک مدیر شرایط فعلی را می پذیرد، اما یک رهبر مسائل را با ریزبینی به چالش می کشد. یک مدیر فقط سعی بر کنترل مسائل دارد، ولی یک رهبر محیطی آکنده از اعتماد را به وجود می آورد که در سایه آن افراد احساس امینت و تعلق خاطر بیشتری به مجموعه خواهند داشت. شاید یکی از مهم ترین این تفاوت ها این است که به اعتقاد بنیس یک مدیر کارها را درست انجام می دهد، کمااینکه یک رهبر کارهای درست را انجام می دهد.

هرچند یک مدیر موفق مى تواند با توجه به مهارت ها و وظایفش سازمان را به سوى اهداف مشخص شده پیش ببرد، اما این مهارت هاى مدیریتى براى موفقیت کافی نیستند. در واقع به نظر می رسد که مدیران موفق با داشتن درک درستی از تفاوت میان «مدیریت» و «رهبرى» می توانند با ترکیب این دو براى تحقق موفقیت در یک سازمان گام بردارند.

وظایف مدیر

1-  برنامه ریزی

یکی از اصلی ترین وظایف مدیران عملیاتی تبیین و اجرای یک نقشه راه و به واقع همان برنامه ریزی است. در سازمان های آموزشی نیز بدون شک داشتن یک برنامه مدون که بر پایه نتایج نیازسنجی های دقیق آموزشی طرح ریزی شده است، دستیابی به اهداف را آسان تر می سازد. برای داشتن یک برنامه مؤثر ابتدا اهدافی که مدنظر هستند باید به صورت دقیق و شفاف بیان شوند تا قدم های لازم برای عملیاتی کردن این اهداف و ایده ها منظم و تأثیرگذار یکی پس از دیگری برداشته شوند. مشخصا یکی از مواردی که به مدیران آموزش در مقوله برنامه ریزی کمک شایانی می کند نوشتن یک طرح تجاری  (Business Plan) سالانه است.

در واقع تدوین طرح تجاری سالانه کاملا در راستای برنامه ریزی بلند مدت برای ارتقای کیفیت ارائه خدمات و وسعت بخشیدن به دید مدیران آموزش است. اساسا ایده ها و طرح هایی که یادداشت نمی شوند به آسانی فراموش خواهند شد و به سرانجامی نخواهند رسید.

نکته دیگر در خصوص اهمیت نوشتن طرح تجاری سالانه امکان ارزیابی میزان پیشرفت پروژه ها و طرح های تدوین شده در یک واحد آموزشی است. برگزاری کارگاه های آموزشی، جلسات هدفمند آموزشی و اداری، تدوین برنامه مشاهدات منظم کلاسی با هدف ارتقای سطح اساتید و تفویض اختیارات به کارشناسان آموزش از جمله مواردی است که نقشه راه را در برنامه ریزی سالانه به خوبی مشخص می کند. یک برنامه ریزی موفق و کارآمد مستلزم همسو بودن آن با اهداف سازمان است. یکی از وظایف مدیران تعیین راهبرد برای تحقق این اهداف و ایجاد مجموعه ای از برنامه ها برای یکپارچه و هماهنگ کردن فعالیت ها مخصوصا تقسیم وظایف است.

2- سازماندهی

وظیفه دیگر یک مدیر موفق، خصوصا در حوزه آموزش، تعیین کردن وظایفی است که پرسنل اعم از آموزشی و اداری باید انجام دهند. سازماندهی به زبان ساده تر سپردن کارها و تدوین شرح وظایف افراد سازمان به صورت دقیق و شفاف است. درواقع اگر برنامه ریزی را این گونه در نظر بگیریم که «چه کارهایی باید انجام شود؟»، در سازماندهی اینکه «چه کسی چه کاری را انجام دهد؟» اهمیت دارد.

یکی از مواردی که در جلسات با پرسنل بایستی همواره به آن توجه شود مرور این مسئولیت ها و گفت وگو در خصوص حسن انجام آنهاست. در واقع در این جلسات وظایف تعیین شده افراد مجددا و به طور ضمنی یادآوری می شود و اگر ایده جدیدی مطرح شده و نیاز به اجرایی شدن دارد به اشخاص اطلاع رسانی می  شود. اینکه کدام شخص عهده دار کدام مسئولیت است امور واحدهای آموزشی را منظم تر کرده و ارزیابی عملکرد افراد را عینی تر می کند.

3- هدایت:

یکی از وظایف اصلی مدیران آموزش هدایت فعالیت های افراد در سازمان است. یک مدیر موفق با ایجاد هماهنگی در انجام امور مختلف در پرسنل ایجاد انگیزه می کند و از تعارضات احتمالی در میان اعضای مجموعه با انتخاب کارآمدترین مجاری ارتباطی، جلوگیری می  کند.

وظیفه هدایت اعضای گروه رابطه نزدیکی با رهبری دارد. در واقع این هدایت نباید به شکلی افراطی و با تحکم صورت پذیرد، چرا که روحیه کار گروهی از بین رفته و تعلق خاطر به سازمان کمرنگ خواهد شد. یک رهبر موفق خود را به عنوان عضوی از گروه می داند که می تواند با گرفتن ارتباطی مؤثر دیگر افراد گروه را راهنمایی کند و ایشان را در انجام امور تشویق و در عین حال در مسیر درست هدایت کند.

برای هدایت دقیق افراد یک گروه، مدیر باید وظیفه  نظارتی خود را به خوبی اجرا کند. در واقع با بودن در بطن کارها و رصد مداوم امور است که یک مدیر می تواند افراد تیم را هدایت کند. داشتن یک دفتر هماهنگی کامل که هم مختص به مسائل آموزشی و هم مربوط به اتفاقات بخش اداری است می تواند بسیار مفید واقع شود. به عنوان مدیر از پرسنل و کارشناسان خود بخواهید گزارشی کوتاه از کارهای انجام شده توسط ایشان در این دفتر هماهنگی یادداشت کنند. این امر به نظارت و هدایت هرچه مؤثر تر امور کمک شایانی می کند.

4- نظارت:

شخصا اعتقاد دارم نظارت مستمر بر حسن انجام امور تکمیل کننده  وظایف دیگر مدیر است که قبلا به تفصیل در این مقاله ذکر شدند. ارزیابی عملکرد پرسنل و نظارت بر انجام کارهای محوله و اطمینان از اجرای درست و به موقع آنها یکی از اصلی ترین وظایف مدیران است. اگر انحرافی بین عملکرد واقعی و اهداف تعیین شده وجود داشته باشد، مدیر باید سعی در اصلاح آنها کند. این فرآیند ارزیابی، مقایسه و اصلاح نظارت نامیده می شود.

نظارت در حوزه آموزش و خصوصا بر عملکرد معلمان امری بسیار حساس است. باید توجه داشت که اساتید نباید دچار این حس منفی شوند که هر لحظه عملکرد ایشان تحت کنترل و بررسی است. ایجاد تعادل در ارائه بازخورد به اساتید بعد از مشاهدات حضوری در کلاس می تواند به به وجود نیامدن این حس کمک قابل توجهی کند.

5- خلاقیت:

یکی دیگر از وظایف پراهمیت یک مدیر که خصوصا در سال های اخیر بسیار مورد بحث قرار گرفته است داشتن خلاقیت فردی و همچنین توانایی ایجاد فضایی پر از خلاقیت در محیط کار است. خلاقیت در آموزش همواره رابطه مستقیم و مثبتی با بالا رفتن کیفیت و به دنبال آن بهبود رضایتمندی مشتریان داشته است.

به واقع مدیران موفق برای سازگاری با تغییرات سریع محیط پیرامون سازمان های آموزشی، باید راه هایی نو و به روز برای ارائه خدمات آموزشی خود بیابند تا بتوانند به پیشرفت سازمان خود کمک کنند. لذا امروزه ایجاد شرایط لازم برای بروز خلاقیت یعنی پیدایش اندیشه های نو یکی از وظایف مدیر در نظر گرفته شده است. در واقع طلب کردن ایده های جدید از اعضای گروه و تشویق ایشان به ایده پردازی معمولا جرقه های اتفاق های بسیار بزرگ در سازمان ها هستند.

منبع: فرصت امروز