شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- این بخشنامه براساس تأکید دولت تدبیر و امید مبنی بر رعایت صرفه جویی و کاهش هزینه ها در انجام امور اعم از مأموریت های داخلی و خارجی، برگزاری سمینارها، همایش ها، نمایشگاه ها، اهداء هدایا، پذیرایی ها و ... و به منظور رعایت نظم و انضباط مالی و همچنین صرفه و صلاح سازمان، کلیه معاونت ها، ادارات کل ستادی و استانی تهیه و ابلاغ شده است.

در این بخشنامه، تشکیل کلیه گردهمایی ها و نشست های تخصصی که منجر به ایجاد هزینه هایی چون بلیط سفر، اقامت و اهداء هدایا می شود، باید قبلاً در شورای معاونین سازمان طرح و با رعایت ماده ۳۲ قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت تصویب و سپس انجام شود.

همچنین به منظور جلوگیری از تداخل گردهمایی ها و بهره برداری مطلوب ازآنها ضروری است کلیه معاونت ها با رعایت بند ۱ نسبت به تهیه و تنظیم فهرست برنامه های خود با درج جزئیات مراسم شامل تعداد مدعوین، کیفیت پذیرایی، اقامت، ایاب و ذهاب و سایر موارد مرتبط اقدام و با رعایت مفاد بند ۵ بخشنامه فوق الذکر مراتب را به صورت مکتوب به معاونت توسعه مدیریت و همچنین مرکز روابط عمومی واطلاع¬رسانی سازمان به عنوان هماهنگ کننده ارسال کنند.

با توجه به نشست های مدیران کل استان ها که بصورت دوره ای برگزار میشود و این جلسات فرصت مغتنمی جهت ارائه مطالب توسط معاونین و مدیران کل ستادی خواهد بود، لذا ترتیبی اتخاذ شود از دعوت مدیران کل استان ها در سایر گردهمایی ها خودداری شود. در صورت ضرورت به برگزاری گردهمایی با حضور مدیران استانی، این امر با هماهنگی معاونت امور مجلس و استان ها و رعایت بند ۱ انجام شود.

در این بخشنامه تاکید شده است، با توجه به زمان بر بودن فرآیند برگزاری مناقصه و مزایده و به منظورانجام به موقع کلیه تعهدات در سطح معاملات بزرگ می¬بایست درخواست ها در مهلت زمانی قابل قبول که انجام آن مقدور باشد به معاونت توسعه مدیریت ارسال گردد؛ بدیهی است ضیق زمان دلیلی بر ضرورت انجام ترک تشریفات مناقصه یا مزایده نخواهد بود.

با توجه به دستورالعمل های صادره، کلیه کارکنان و مدیران موظفند خودروی دولتی در اختیار خود را در تعطیلات رسمی در واحد ترابری متوقف کنند.

همچنین براساس این بخشنامه هرگونه درخواست خرید تجهیزات رایانه ای و متعلقات آن می بایست قبلاً به مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری جهت تعیین ضرورت ارسال و پس از تأیید و تأمین اعتبار با رعایت مقررات اقدام به خرید شود.

طراحی و راه اندازی هرگونه سایت و پایگاه الکترونیکی براساس این بخشنامه، توسط معاونت ها جهت اطلاع رسانی مربوط به موارد تخصصی هر معاونت، می بایست با هماهنگی و نظر مشترک مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی سازمان و مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و تحول اداری صورت پذیرد و پرداخت هزینه های مربوطه منوط به تأیید مراتب توسط مدیران این مراکز خواهد بود.

کلیه معاونت ها، ادارات کل، مجموعه های فرهنگی- تاریخی و موزه ها، درخواست تهیه اقلام تبلیغاتی را باذکر مشخصات لازم به مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی منعکس کنند تا پس از تأیید آن مرکز از طریق اداره کل امور پشتیبانی نسبت به تهیه آن اقدام شود. ضمناً از هرگونه اقدام مستقیم دراین خصوص خودداری شود.

با عنایت به وجود سامانه خبری سازمان، چاپ و نشر هرگونه نشریه داخلی به صورت مکتوب یا الکترونیکی توسط واحدهای ستادی (به جز مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی) ممنوع می¬باشد و ذیحسابی و اداره کل امور مالی از پذیرش اسناد اینگونه هزینه ها خودداری می کنند.

یادآور می شود این بخشنامه در ۱۵ بند اصلی تهیه شده است و کلیه بخشنامه¬های مغایر با این دستورالعمل ملغی الاثر خواهد بود.