شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- «تشریفات»،یکی از پایه های اصلی درهر سازمانی است که ستاره آن بر دوش روابط عمومی ها میدرخشد، عملکرد هر دستگاه را می توان با روند اجرای تشریفات سازمانی مورد سنجش قرار داد و این مهم بنحو مطلوبی اجرا نمی شود مگر با ترکیب مجموعه ای از کارشناسان مختصص در حوزه علوم ارتباطات و روابط عمومی.

اصول تشریفات و آداب میهمانداری پاشنه آشیل عملکرد مدیران روابط عمومی ها در دستگاه های اجرایی است و باید آن را در نخستین بخش از سرفصل کاری روابط عمومی ها جای داد؛ اصلی مهم در ارتباطات سازمانی که شاید کمتر به آن پرداخته شده است و ارتباط مستقیمی نیز با دیپلماسی ارتباطات برون سازمانی دارد. می گویند امروزه روابط عمومی ها ویترین و تریبون عملکرد مجموعه ای از یک سازمان هستند، بنابراین عدم رعایت هر یک از اصول تشریفات می تواند مجموعه ای از عملکرد یک سازمان را تحت شعاع قرار دهد. شاید در نگاه نخست "تشریفات" تنها یک واژه تشریفاتی باشد؛ اما واکاوی و واژه شناسی آن خود ماهیت اصلی اصول حاکم بر دیپلماسی ارتباطات را در این حوزه تبیین می سازد. تشریفات در فرهنگ لغت پروتکل protocol به معنای مراسم باشکوه نامگذاری شده است و در کنار کلمه مشابه VIP مخف واژه Very important person به معنای جایگاهی برای اشخاص مهم قرار گرفته است.

واژه«تشریفات» هرچند در بیان کوتاه اما مجموعه ای از اصول برگزاری مراسم با در نظر گرفتن آداب میهمانداری را در برمی گیرد. تشریفات در دستگاه های اداری را باید به دو بخش برگزاری مراسم، سمینارها، تدوین برنامه بازدیدها، برگزاری نمایشگاه ها و... در کنار برقراری ارتباطات موثر با میهمانان تقسیم کرد. تهیه و تنظیم برنامه های سفر مقامات ارشد، مدیریت هماهنگی با دفاتر سازمانی، دعوت از میهمانان، هماهنگی با خبرنگاران و رسانه ها تا استقبال و بدرقه میهمانان و انعکاس رهاوردهای برنامه تدوینی، مهمترین اصل در تشریفات سازمانی بشمار می رود.

شاید بسیار اتفاق افتاده باشد که به برنامه ای دعوت شده اید، اما میزبانی آنگونه که شایسته میهمانان بوده صورت نگرفته است. میهمانان مکان مناسبی برای استقرار نمی یابند،صوت برنامه دچار مشکل می شود، مجری برنامه از فن بیان مناسبی برخوردار نیست، برای خبرنگاران جایگاه مناسبی دیده نشده و.... اتفاقات مشابه فراوان دیگری که بارها و بارها در برنامه های مختلف شاهد آن بوده ایم. یکایک این عناصر تنها بخشی از اصول تشریفات را در بر دارد. از انتخاب مکان استقرار مدیران، چیدمان میز پذیرایی تا ریز ترین قواعد برقراری ارتباط مناسب با میهمانان در اصول تشریفات دیده شده است که باید توسط کارشناسان روابط عمومی ها اجرا شود. سوالی که اینجا مطرح می شود آن است که جایگاه تشریفات در استان تازه تأسیس البرز کجا قرار دارد؟

 آیا دستگاه های اجرایی فرایند تشریفات را بنحو موثری اجرا می کنند؟ نمره دستگاه ها به این عملکرد چند است؟ پاسخ به این سوالات خود جایگاه دستگاه ها را در این حوزه مشخص می سازد. مبرهن است که استانی تازه تأسیس هنوز در پله های نخست قرار دارد و برای رسیدن به جایگاه مطلوبی در این حوزه نیازمند آموزش های راهبردی است.استانی مستعد جذب سرمایه گذاران و گردشگران با سالانه،میزبانی میلیون ها مسافر آموختن تشریفات را نیازمند است. اگر تشریفات را یکی از اصول توسعه بنامیم، باوری گزافه است، تشریفات،توسعه ارتباطات را در بردارد؛مجرایی برای برقرای ارتباطات موثر است و عملکرد دستگاه ها را ارتقاء جایگاه می بخشد و رسالت این مهم نیز خود بر دوش روابط عمومی ها نهاده شده است.

راه اندازی واحد تشریفات در روابط عمومی ها
بنظرمی رسد راه اندازی واحد تشریفات در روابط عمومی دستگاه های اجرایی بتواند نقطه آغازی برای برداشتن گام هایی بلند در این حوزه باشد.از سوی دیگرروابط عمومی ها مادامی میتوانند اصول تشریفات را بنحو مطلوبی اجرایی سازند که مجموعه ای از کارشناسان متخصص و آموزش دیده در حوزه علوم ارتباطات و روابط عمومی را در خود جای داده باشند.

ترکیب تیم کارشناسان زبده حوزه روابط عمومی و آموزش های مستمر و مداوم آنان خود موفقیت ساختار و شاکله مجموعه سازمانی را در بر دارد. اکنون که استان تازه تأسیس البرز در کانون توجه مقامات ارشد کشوری و مقصد سفر بسیاری از وزاری دولت می باشد و از سوی دیگر قطعاً نام آن در لیست سفرهای رئیس جمهوری دولت تدبیر و امید نیز قرار دارد، ضرورت راه اندازی واحد تشریفات را در دستگاه ها امری ضروری می سازد؛ تا البرز نیز همانند سایر استانها به بهترین نحو ممکن،میزبان مسئولان کشوری باشد.

منبع: سپیدار