بخشنامه به کلیه وزارتخانه‎ ها، مؤسسات دولتی، استانداریها، نهادهای انقلاب اسلامی و شهرداریها

در اجرای بندهای (3 و 5 و 8) مصوبه شماره 430/13.ط مورخ 15/12/1379 شورای عالی اداری، موضوع ”طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات” به پیوست دستورالعمل اجرای نظام مذکور و تشکیل شورای پیش‎بینی شده به همراه سازوکارهای مربوط به ضوابط اهدای جوائز و پرداخت پاداش های مناسب، جهت اجرا ابلاغ می‎ گردد.

مقتضی است بمنظور نهادینه کردن امر مشارکت در دستگاه های مشمول و با توجه به اهمیت موضوع، دستور فرمایند نسبت به تشکیل شورا و کمیته پذیرش و بررسی پیشنهادات اقدام و گزارش اهم نتایج فعالیت های انجام شده را به صورت سالیانه به مرکز توسعه فن‏آوری و نوسازی اداری این سازمان ارسال نمایند.

‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎ 430/13.ط
‎‎ 15/12/1379

عنوان مصوبه : طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاههای دولتی

وزارتخانه ‏ها، سازمانها، موسسات و شرکت های دولتی ‎‎ و ‎‎ دستگاه هایی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام است

شورای عالی اداری در هشتاد و هشتمین ‎‎جلسه مورخ 10/12/1379، با توجه به بند 4مصوبه شماره 8784/12/1 مورخ 7/6/1377 شورا و در نظر گرفتن نتایج حاصل از ارزشیابی اجرای آزمایشی « نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد‏ها» بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور تصویب نمود:
1ـ استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به عنوان اولین مرحله در استقرار مدیریت مشارکتی تلقی می‏ شود و کلیه دستگاههای اجرایی که شرایط لازم برای استقرار سایر نظام های مدیریت مشارکتی را داشته باشند می‏ توانند با توجه به اهمیت و ضرورت مشارکت کارکنان در بالا بردن کارآیی و اثر بخشی دستگاه های اجرایی و افزایش رضایت و توان کاری آنان، نسبت به شروع استقرار روش ها و سازوکارهای مربوطه اقدام نمایند. سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی ‎‎ کشور ‎‎ ‎‎موظف است زمینه آشنائی مدیران دستگاه های اجرایی را با نظام های مختلف مدیریت مشارکتی فراهم نموده و پشتیبانی کارشناسی لازم ‎‎ را ‎‎ از استقرار این نظام ها به عمل آورد.
2ـ سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور موظف است نسبت به استقرار تدریجی « نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها» در دستگاه های اجرایی تا پایان ‎‎ سال 1382 اقدام نماید.
3ـ سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور مکلف است ظرف شش‏ ماه، آئین نامه‏ ها و دستورالعمل ‏های مورد نیاز استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و سایر نظام های مدیریت مشارکتی را تدوین و ابلاغ نماید و سازوکارهای مناسب را برای نهادینه کردن  مدیریت مشارکتی در دستگاه های اجرایی پیش‏بینی کند.
4ـ دستگاه های اجرایی در سطوح مرکز، استان و شهرستان موظفند ‎‎مطابق برنامه ابلاغی از سوی سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور و آئین ‏نامه ‏ها و دستور العمل‏ های موضوع این مصوبه، نسبت به ایجاد ‎‎ شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها اقدام نمایند. اختیار تصمیم گیری شوراهای پذیرش و بررسی پیشنهادها در حدود وظایف واحدهای سازمانی مربوط می‏باشد و در صورتی که پیشنهادهایی خارج از وظایف سازمانی آنها مطرح شود جهت تصمیم ‏گیری به شورای سطح بالاتر ارجاع خواهند کرد.
5ـ اعضای شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها باید به صورت انتخابی از بین کارکنان و یا ترکیبی از نمایندگان مدیریت و کارکنان انتخابی باشند. دستور العمل نحوه تشکیل شورا توسط سازمان مدیریت و برنام ه‏ریزی کشور ابلاغ خواهد شد.
6ـ کلیه دستگاه های اجرایی موظفند در طراحی و استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و دیگر نظام های مدیریت مشارکتی از همکاری مشاوران تایید صلاحیت شده استفاده نمایند. ضوابط فعالیت این مشاوران و شرایط و نحوه تایید ‎‎ صلاحیت آنها توسط مرکز آموزش مدیریت دولتی تهیه و توسط رئیس سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور ابلاغ خواهد شد.
تبصره ـ مرکز آموزش مدیریت دولتی موظف است پیش‏بینی لازم برای آموزش مشاوران استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و سایر نظام های مدیریت مشارکتی را به عمل آورده و دروه ‏های آموزشی لازم را برای این مشاوران برگزار نماید.
7ـ شوراهای پذیرش و بررسی پیشنهادها نسبت به تهیه آئین نامه استقرار نظام پذیرش و بررسی ‎‎ پیشنهادها در دستگاه متبوع خود با توجه به موارد زیر اقدام خواهند کرد:
1ـ تبیین ضرورت و اهمیت مشارکت و نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
2ـ تبیین فلسفه مشارکت در سازگاری با ماهیت وظایف سازمانی
3ـ اهداف استقرار مدیریت مشارکتی
4ـ تاکید بر رعایت گام های اجرایی نظام پیشنهادها مبتنی بر حفظ سطح مناسبی از آموزش و ارتباط، ترغیب کارکنان به ایفای نقش موثر در تصمیم‏گیری، تخصیص منابع کافی برای اجرای موثر نظام، ارزیابی و بهبود مستمر نظام و استقرار نظام گردش اطلاعات متناسب با نیازهای نظام پیشنهادها
5ـ ساختار مشارکت بگونه‏ ای که دربرگیرنده وظایف اعضای شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها و ارتباط بین آنها باشد.
6ـ روش ارائه پیشنهادها به همراه فرم های لازم و چگونگی دسترسی افراد به اطلاعات 
7ـ روش ارزیابی پیشنهادها و ضوابط ارزیابی
8ـ روش اجرای‏ پیشنهادها‏با تاکید ‏بر پیش‏بینی‏ مراحل ‏اجرای ‏آزمایشی ‏و‏اجرای نهایی
9ـ روش ارزشیابی نظام پذیرش ‎‎ و پیشنهادها برای بهبود مستمر نظام
10ـ پیش بینی نحوه حمایت مدیران دستگاه ها از مدیریت مشارکتی
8ـ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است ظرف مدت سه ماه ضوابط پرداخت پاداش های نقدی و غیرنقدی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها را تهیه و به تصویب مراجع ذیربط برساند.
9ـ سازمان مدیریت و برنامه ‏ریزی کشور موظف است در اجرای تکالیف مندرج در قانون برنامه سوم توسعه و به منظور حمایت از فعالیت بخش غیردولتی در زمینه توسعه نظام های مدیریت مشارکتی، حمایت و پشتیبانی لازم را از انجمن توسعه مشارکت ایران که به موجب بند (5) مصوبه شماره 8784/12/1 مورخ 7/6/1377 ایجاد گردیده است در زمینه توسعه فرهنگ مدیریت مشارکتی، آموزش نظام های مدیریت مشارکتی و مشاوره به سازمان های دولتی به عمل آورده و کمک های لازم را برای انجام این فعالیتها در اختیار انجمن مزبور قرار دهد.
تبصره ـ در صورت ایجاد و فعالیت سایر انجمن‏ ها و تشکل های غیردولتی در این زمینه، حمایت ها ‏و مساعدت های‏ لازم برای‏ توسعه فعالیت ‏آنها نیز معمول خواهد گردید.
10ـ رئیس سازمان مدیریت وبرنامه ‏ریزی کشور مسئول اجرای این مصوبه است و گزارش ‏پیشرفت اجرای‏ آن را در پایان‏ هر سال به‏ شورای‏عالی اداری ارائه خواهد نمود.

‎‎محمدرضا عارف
معاون رئیس جمهور و دبیرشورای عالی اداری
‎‎ ‎‎ ‎‎ ‎‎
 

طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاههای دولتی ‎‎

دستورالعمل نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

 موضوع بند‎های 3 و 8 مصوبه شماره 430/13.ط مورخ
15/12/1379 شورای عالی اداری

1ـ نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاهها در قالب وظایف شورای تحول اداری وزارتخانه ‎ها و کمیسیون های تحول اداری دستگاههای وابسته یا واحدهای تابعه انجام می‎شود فعالیت می‎نماید و دارای ارکان زیر است:

تبصره: شوراها و کمیسیونهای تحول اداری جهت انجام نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها می ‎توانند کمیته تخصصی تشکیل دهند و اهدای جوایز و پرداخت پاداش با پیشنهاد کمیته و تصویب شورا یا کمیسیون مربوط مجاز می ‎باشد.

2ـ ترکیب کمیته ‎های تخصصی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

1ـ اعضاء کمیته ‎های تخصصی نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها براساس پیشنهاد شورای تحول اداری و تصویب رئیس شورای مربوطه تعیین می ‎گردد.

3ـ وظایف نظام پذیرش و پیشنهادها

2ـ1ـ اجرای برنامه‎ های تشویقی و زمینه ‎سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن کارکنان به ارائه پیشنهاد

2ـ2ـ ساماندهی چگونگی دریافت، ثبت ، رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان و نظارت بر انجام امور

2ـ3ـ بررسی پیشنهادهای دریافت شده بمنظور ارجاع آنها به کارشناسان و متخصصان در صورت لزوم

2ـ4ـ تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای هر یک از واحدها حسب مورد جهت بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و جهت اجراء از مقامات ذیصلاح و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه

2ـ5ـ پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده و نیز پیش‎بینی سازوکار مناسب برای اهداء پاداش و جایزه به پیشنهادهای پذیرفته شده و نظارت برآن

4ـ بودجه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها

بودجه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها از محل اعتبارات بودجه جاری، مازاد درآمد موضوع تبصره ذیل ماده 76 قانون برنامه سوم، اعتبارات خارج از شمول، محل صرفه‏ جویی ‎های ناشی از اجرای نظام پذیرش و سایر منابع با استفاده از اختیارات مربوط دستگاه در چارچوب مقررات تآمین خواهد شد.

5ـ روش ارائه پیشنهادها

کارکنان می ‎توانند در چارچوب دستورالعمل، پیشنهادهای خود را به صورت فردی یا گروهی از طریق صندوق پیشنهادها یا بطور حضوری یا ثبت در دبیرخانه شورا ارسال دارند.

تذکر: کلیه پیشنهادها به غیر از موارد زیرقابل قبول می ‎باشد:

1. پیشنهاد‎های تکراری که همانند آنها قبلاً‌ ارائه شده باشد.

2. پیشنهادهایی که تنها به ذکر و توضیح مشکل پرداخته و راه‎کاری همراه ندارد.

3. پیشنهادهایی که در زمان دریافت در دستور کار دستگاه قرار داشته باشد.

6ـ زمینه‎ های پیشنهاد

ارائه پیشنهاد توسط کارکنان می‎تواند در تمامی زمینه ‎های، تخصصی، اختصاصی و عمومی دستگاه و در جهت بهسازی و اصلاح نظامها و فعالیت های دستگاه باشد و در چارچوب نظام اداری نیز پیشنهادها می‎بایست مرتبط با «برنامه تحول در نظام اداری» مطرح و ارائه گردد.

7ـ دامنه امتیازها

کارکنان دستگاه می ‎توانند در زمینه ‎های مذکور و زیرمجموعه‎ های مباحث آن که با وظایف و هدف های نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها سازگار باشند پیشنهادهای خود را طرح و ارائه نمایند. در صورتی که به تشخیص مراجع ذیربط نتایج در حد مورد انتظار از آنها منتج شود طبق جدول زیر به پیشنهاد آنان حداقل و حداکثر امتیاز تعلق می‎گیرد تعیین حداقل و حداکثر امتیاز این نتایج برعهده شورای تحول اداری و کمیسیون های تحول اداری در مرکز و کمیسیون های تحول اداری در استان ذیربط خواهد بود.

8ـ تعیین امتیاز و پرداخت پاداش و جایزه پیشنهادها

امتیاز هر پیشنهاد پذیرفته شده از سوی کمیته تخصصی براساس دامنه امتیازها و میزان پاداش تعیین و پس از تأیید شورای تحول اداری یا کمیسیون های تحول اداری در مرکز و کمیسیون تحول اداری در استان با توجه به اعتبارات موجود مشخص می‎ گردد:

9ـ مراحل اجرایی پیشنهاد:

9ـ1ـ پیشنهادها پس از وصول و بررسی اولیه توسط دبیرخانه در صورت واجد شرایط عمومی بودن برای بررسی به کمیته تخصصی ارائه می‎گردد.

9ـ2ـ کمیته تخصصی پیشنهادها  را بررسی کرده و نظر خود را درباره درستی و سودمندی پیشنهاد روی برگه‎ هایی که به این منظور تهیه شده است منعکس نموده و بر این اساس، پاداش پیشنهاد دهنده را با توجه به جدول امتیازها تعیین می‎ نمایند و برای تأیید نهایی به شورا یا کمیسیون تحول اداری ذیربط ارسال می ‎نمایند.

9ـ3ـ گزارش کمیته تخصصی در شورا یا کمیسیون تحول اداری جهت تأیید و نیز تعیین میزان امتیازات مقدماتی به بحث گذاشته می‎ شود.

9ـ4ـ پیشنهادهایی که بعد از اظهار‎نظر کمیته تخصصی مورد تأیید شورا با کمیسیون قرار می‎ گیرد بمنظور اظهارنظر کاربردی و قابلیت اجرایی به واحد یا واحدهای ذیربط ارسال می‎ گردد.

تذکر: آن دسته از پیشنهادهایی که مورد تأیید قرار نمی ‎گیرند به طرق مقتضی و صرفاً به دلیل توسعه امر مشارکت تقدیر و مراتب به اطلاع پیشنهاد دهنده رسانده می‎ شود.

9ـ5ـ واحد یا واحدهای ذیربط موظفند در ظرف زمانی تعیین شده اظهارنظر مشورتی نمایند و نتیجه را بطور مستدل به شورا یا کمیسیون ارسال دارند.

9ـ7ـ به پیشنهادهایی که پس از اظهارنظر واحد تخصصی مربوطه و تأیید در کمیته تخصصی به تصویب شورا یا کمیسیون می‎رسد متناسب با اهمیت آنها طبق جدول یا جداولی که به تصویب شورا یا کمیسیون رسیده است جایزه یا پاداش تعلق می‎ گیرد، که در مراسم عمومی و در حضور کارکنان اهداء می‎ شود.

9ـ8ـ پیشنهادهای پذیرفته شده برای اجرا به واحد ذیربط ارسال می ‎گردد و شورا یا کمیسیون بطور مستقیم و یا از طریق کمیته تخصصی نظام پذیرش به منظور اطلاع از چگونگی اجراء، و اخذ نتایج، موضوع را پیگیری می‎ نماید.

9ـ9ـ پیشنهادات ارائه شده به شورا یاکمیسیون، در صورتی که منجر به تغییرات کمی و کیفی تعیین کننده‎ای در خدمات و فعالیت های دستگاه گردد از لحاظ امتیازات استخدامی و ارتقاء شغلی ( به ویژه مسیر ارتقاء شغلی) و آئین‎نامه مربوط به کارکنان خلاق و نوآور ملاک عمل قرار خواهد گرفت.

مصوبات هیئت دولت در رابطه با لزوم اجرای نظام پیشنهادها
1-هیأت وزیران برابر مصوبه 37701/ت16360 مورخ 1374/12/28 سازمان امور اداری و استخدامی کشور را مکلف به اجرای دقیق و صحیح آئین نامه نظام پیشنهادها نمود.
2-شورای عالی اداری برابر مصوبه 8774/12/1 مورخه 1377/06/07 در جهت بالا بردن کارائی و اثر بخشی دستگاه های دولتی، استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها را لازم الاجرا کرد.
3-وزیران عضو کمیسیون امور اجتماعی و دولت الکترونیک بنا به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و به استناد ماده (20) قانون مدیریت خدمات کشوری- مصوب 1386- و با رعایت جزء(ط) بند(1) تصویب نامه شماره 158795/ت 38856 ه مورخ 1386/10/01، با آئین نامه اجرایی ماده 20 قانون مدیریت خدمات کشوری موافقت کردند.
4-معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور، طی ابلاغیه ای مورخ 23/07/1390 به تمامی دستگاههای اجرایی، دستورالعمل ماده 2 آئین نامه اجرایی موضوع ماده 20 قانون مدیریت خدمات کشوری (نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در دستگاههای اجرایی) را تشریح کرد.