۱. درك مخاطب
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| يكي از اصول سخنراني عالي، درك مخاطب است. براي اين كار بايد ويژگي‌هاي زير را در مخاطب خود در نظر بگيريد:
مشخصات: مخاطبان چه كساني هستند؟ چه عامل مشتركي آنها را دور هم جمع كرده است؟
نيازها: چرا در اين ارائه شركت كرده‌اند؟ پس از ارائه‌ي شما، آنها بايد چه چيزي بدانند؟
خواسته‌ها: از ارائه چه مي‌خواهند؟ آيا هدف‌شان افزايش دانش، يادگيري موضوعي خاص يا سرگرمي است؟ چطور مي‌توانيد پيام خود را با علايق آنها مرتبط سازيد؟
انتظارات: در مورد محتوا و مدت ارائه چه انتظاري دارند؟
دانش كنوني: تا چه حد توضيحات بايد فراهم كنيد؟ چه پيش‌فرض‌هايي مي‌توانيد داشته باشيد؟
تنها زماني مي‌توانيد محتواي مطلوبي آماده كنيد كه مخاطب‌تان را به‌خوبي بشناسيد. اگر از اين مرحله سرسري بگذريد، ممكن است ارائه‌اي با محتواي غني اما بي‌ارتباط داشته باشيد.
۲. آماده‌سازي محتوا
حالا كه مي‌دانيد براي چه كسي ارائه مي‌دهيد و مخاطبان به چه علت به برنامهي شما مي‌آيند، بايد تعيين كنيد كه چه چيزي ارائه دهيد. چند توصيه براي آماده‌سازي محتوا:
سعي نكنيد تا همه چيز را پوشش دهيد
همانطور كه ولتر (Voltaire) مي‌گويد: «راز خسته‌كننده بودن اين است كه همه چيز را بگوييد». سخنراني عالي بايد برانگيزاننده‌ي افكار، سؤالات و بحث‌ها باشد. محتوايي آماده كنيد كه نكات مهم را پوشش دهد و در عين حال فضايي براي مخاطبان بگذاريد كه بتوانند اطلاعات را در شرايط خودشان به كار ببرند.
با يك ضربه‌ي عالي شروع كنيد
شما در ابتداي ارائه فقط چند دقيقه فرصت داريد تا مخاطب را به طور كامل درگير كنيد. بنابراين اين زمان مختصر را صرف ارائه‌ي پيشينه‌ي موضوع نكنيد. مخاطب را شارژ و مشتاق به شنيدن كنيد. ارتباط را سريع برقرار كنيد.
هدف‌تان را براي مخاطب روشن كنيد
بهتر است با توضيح در مورد اينكه قرار است چه مطالبي بگوييد، كارتان را آعاز كنيد. نگذاريد مخاطبان تا زمان نتيجه‌گيري منتظر بمانند، بلكه از ابتدا به آنها بگوييد كه فرضيه يا هدف‌تان چيست. اين كار به مخاطب‌تان كمك مي‌كند تا متمركز باقي بماند. شايد موضع‌گيري فكري مخاطبان در ابتدا مشخص نباشد، اما با اين‌كار قادر خواهند بود تا سريع تمام بحث‌هاي اثباتي‌تان را بشنوند.
ساير نكاتي كه بهتر است رعايت كنيد:
ارائه‌ي شما بايد ۵ تا ۷ نكته‌ي كليدي داشته باشد. اين كار با اصل دسته بندي عملي مي‌شود.
داستان سرايي كنيد، مقايسه كنيد و مثال‌هاي فراوان به كار ببريد. بايد تركيبي از انواع محتوا داشته باشيد تا علاقه‌ي مخاطب را جذب كنيد.
در صورت نياز، ايده‌هايتان را با شواهد اثباتي به طور منطقي بيان كنيد.
اطلاعات پيش‌‌زمينه را فقط در حد نياز فراهم كنيد.
نماي كلي از مباحث يا گام‌هاي بعدي و ضروري تهيه كنيد.
يك نتيجه‌گيري قوي كه شامل خلاصه باشد آماده كنيد. نتيجه‌گيري را براساس نياز مخاطب و مقدمه‌اي كه گفته بوديد، تنظيم كنيد. در نظر داشته باشيد كه كارتان را با سوالي به پايان برسانيد كه باعث ايجاد بحث‌هاي بيشتري شود.
حتما بخوانيد: نوشتن نطق يا سخنراني
۳. ارائه با اعتماد به نفس
دو جنبه‌ي اصلي ارائه‌ي شما عبارتند از: ابزارهاي بصري كمكي و سبك ارائه كه به هر كدام از آنها به‌طور جداگانه خواهيم پرداخت.
اسلايدها
اگر ارائه‌ي شما كوتاه نباشد، به لوازم كمكي بصري مثل پاورپوينت براي جلب توجه مخاطبان نياز داريد. مرز ظريفي بين جلب توجه مخاطب به سمت نكته‌ها و پرت كردن حواس آنها از آنچه مي‌گوييد وجود دارد. چند عامل كليدي كه بايد در زمان طراحي اسلايدها به آنها توجه كنيد به شرح زير مي‌باشد:
اسلايدها را ساده و قابل فهم طراحي كنيد.
در زمان توضيح، ابتدا با مفهوم كلي كار را شروع كنيد، سپس به جزئيات بپردازيد.
اطلاعات هر اسلايد بايد به ارائه‌ي شما ارزش دهد يا آن را خلاصه كند – قرار نيست اسلايدها برابر با ارائه باشند.
حتما از نمودارها، جداول و اشكال بسيار ساده و قابل فهم استفاده كنيد.
از تصاوير (متحرك و ثابت) به‌ندرت و زماني كه داراي معني هستند استفاده كنيد، نه فقط براي اينكه فضاي اسلايدها را پر كنيد.
از رنگ‌هاي پس‌زمينه‌‌ي خوب با تضاد بالا، فونت‌هاي ساده، پررنگ و مورب براي مفهوم بخشيدن به كلمات استفاده كنيد.
از تصاوير متحرك تا زماني كه واقعا نياز به تأكيد بر روي نكته‌اي نيست، استفاده نكنيد. تا به حال چند بار با نگاه كردن به كلمات يا خطوطي كه در يك پاورپوينت در حال حركت هستند، به حالت خواب فرو رفته‌ايد؟
سبك ارائه
نحوه‌اي كه شما ارائه مي‌دهيد اغلب باعث شكل گرفتن يك ارائه‌ي خوب يا بد مي‌شود. چند نكته را همواره به ياد داشته باشيد:
از حركات دست براي رساندن معنا استفاده كنيد، نه براي راحتي خودتان. با دست‌هاي‌تان صحبت نكنيد يا بي‌هدف آنها را تكان ندهيد. هر كاري مي‌كنيد بايد هدفمند باشد. مثلا به پاورپوينت اشاره كنيد تا توجه مخاطبان به آن جلب شود.
پس از ذكر نكات كليدي يا پس از ارائه‌ي هر اسلايد، مكث كنيد.
از پشت تريبون بيرون بياييد و با مخاطب‌تان ارتباط برقرار كنيد – حتما از كنترل براي تغيير اسلايدها استفاده كنيد.
به اندازه‌ي كافي بلند صحبت كنيد تا همه‌ي افراد صدايتان را بشنوند يا از ميكروفون استفاده كنيد.
ارتباط چشمي برقرار كرده و آن را براي ۳ الي ۵ ثانيه حفظ كنيد. اگر زمان كمتري را به اين‌كار اختصاص دهيد ممكن است اينگونه به نظر برسد كه شما صرفا�' جمعيت را برانداز مي‌كنيد.
صبور باشيد – به مخاطب خود نشان دهيد كه آنچه مي‌گوييد براي‌تان مهم است.
گاهي در بين اسلايدها يك صفحه‌ي خالي يا كم محتوا قرار دهيد تا توجه مخاطبان به شما جلب شود.
گاهي سرعت و سبك صحبت‌تان را تغيير دهيد.
طبيعي باشيد – اگر حس شوخ طبعي نداريد، سعي نكنيد خود را شوخ جلوه دهيد.
زودتر به پايان رساندن ارائه، بهتر از دير تمام كردن آن است.
زماني كه با اعتماد به نفس و اقتدار ارائه دهيد، مخاطب‌تان به شما توجه مي‌كند و به عنوان كسي كه ارزش گوش دادن دارد، به شما واكنش نشان مي‌دهد. اگر نياز شد، با تبديل استرس به انرژي مثبت و خلاق و پراشتياق، وانمود كنيد كه اينگونه هستيد.
۴. كنترل محيط
هرگز نمي‌توانيد تمامي منابع مشكل‌زا را از بين ببريد اما مي‌توانيد با برنامه‌ريزي دقيق و آمادگي، مشكلات را به حداقل برسانيد.
تمرين، تمرين، تمرين: هدف نهايي اين است كه ارائه را بدون يادداشت‌هايتان انجام دهيد. اگر اينگونه نمي‌توانيد، بايد تا حدي با مطالب راحت باشيد كه هيچ چيز باعث شگفتي‌تان نشود. سعي كنيد در مقابل يك دوربين فيلم‌برداري تمرين كنيد و بعد كار خود را بازبيني كنيد. از راه‌هاي ميانبر استفاده نكنيد، چون مشخص مي‌شود! نكته اين است كه ارائه‌ي شما بايد بي‌تقلا و راحت به نظر برسد. وقتي درگير باشيد، مخاطب به جاي آنچه كه مي‌گوييد، بر خودتان تمركز مي‌كند.
چراغ‌ها را روشن كنيد. وقتي اتاق را تاريك مي‌كنيد، به جاي شما، صفحه‌ي نمايش در معرض ديد قرار مي‌گيرد. همچنين حس خوابيدن بيشتر مي‌شود كه قطعا شما آن را نمي‌خواهيد!
هميشه برنامهي جايگزين داشته باشيد. اگر مطالب‌تان را فراموش كنيد چه مي‌شود؟ اگر سي‌دي كار نكند چه مي‌كنيد؟ اگر تجهيزات به موقع راه‌اندازي نشود چه؟ براي هر اتفاقي كه ممكن است، برنامه‌ريزي كنيد.
لباس مناسبي براي اين موقعيت بپوشيد. سعي كنيد بفهميد چه نوع لباسي براي آن موقعيت مناسب است.
مقرراتي براي پاسخ دادن به سوالات داشته باشيد. بگذاريد مخاطب‌تان بداند كه چه زماني مي‌تواند سوال بپرسد كه ناگهان حرف شما را قطع نكند.
هر بار، كارتان را به موقع تمام كنيد. آخرين تأثيرگذاري‌ها نيز به اندازه‌ي اولين‌ها مهم هستند.
منبع: www.chetor.com