شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| متداول‌ترين نوع ارزيابي كه يك كارگزار روابط عمومي بايد انجام دهد تدوين گزارش غير رسمي درباره پيشرفت كار است كه معمولاً به صورت ماهانه، دو ماه يك بار يا فصلي، و به شكل جامع تري در پايان هر سال فراهم مي‌آيد.
چنين گزارشي يكي از استانداردهاي ضروري در هر بنگاه روابط عمومي است، هر چند كه برخي اوقات، ادارات داخلي يك سازمان هم براي اينكه ناظر خارجي را در جريان آخرين كارهايي كه در حوزه روابط‌عمومي انجام گرفته قرار دهند، گزارش‌هايي از اين قبيل تهيه مي‌كنند.
گزارش‌هاي ارزيابي اغلب از چارچوب يادداشت‌هاي اداري پيروي مي‌كنند. اين گزارش‌ها با توضيح كوتاهي درباره هدف‌هايي كه براي يك دوره به خصوص تعيين شده بود آغاز مي‌شود و سپس به شرح خلاصه‌اي از نحوه دستيابي به اين هدف‌ها مي‌پردازد. آن‌گاه، يكايك كارهاي خاصي كه انجام گرفته است، معمولاً به صورت فهرستي از فعاليت‌ها يا گزارش‌هاي تبليغي مطبوعاتي، برشمرده مي‌شود.
در گزارش‌هايي كه پس از پايان سال يا انجام يك پروژه مهم تهيه مي‌شود، معمولاً يك بخش نتيجه‌گيري هم وجود دارد كه تأثيرات اجراي اين پروژه را تشريح مي‌كند و اثر آن را بر روند پروژه‌هاي آتي نشان مي‌دهد. اين نتيجه‌گيري، گزارش را به پيش درآمد طبيعي‌عرضه يك پيشنهاد تازه يا اصلاحي تبديل مي‌كند.
براي اينكه بتوانيد مقدمات گزارشي جامع و متقاعدكننده را تدارك ببينيد، بايد پرونده كارهايي را كه انجام داده‌ايد و تاريخ آن‌را به دقت بايگاني كنيد. مثلاً در صورت امكان بايد قادر باشيد هر يك از اطلاعيه‌هاي خبري را كه سبب انتشار گزارشي به مطبوعات شده است رديابي كنيد و در صورتي‌كه در يك مدت كوتاه اطلاعيه‌هاي زيادي منتشر شده باشد، انجام اين وظيفه مستلزم بايگاني دقيق تمامي آنها است.
بريده جرايد بايد حفظ و به دقت علامت‌گذاري شود (بيشتر بنگاه‌هاي روابط عمومي نسخه‌هايي از بريده جرايد را همراه با گزارش ارسال مي‌دارند). به‌خاطر داشته باشيد كه گزارش ارزيابي در صورت امكان پيش از تقاضاي مشتري ارسال شود، به نحوي كه هرگز ناگزير نشويد در برابر شكوه مشتري كه مي‌پرسد «اين اواخر براي من چه كرده‌ايد؟» پاسخي انفعالي بدهيد.