شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| البته نمي‌خواهيم چنين مطالب مهمي را كه بايد فراگرفته شوند كم ارزش قلمداد كنيم، بلكه نكات ظريف در ارتباطات، همچون تمركز بر ديگران كه مديران شديدا به يادگيري آن نياز دارند نيز بايد در نظر گرفته شود. در واقع اين توانايي، تاثير مستقيم بر برنامه‌ريزي‌ها دارد؛ به طوري كه افراد با توانايي ارتباط قوي از ديگر اشخاص تفكيك مي‌شوند. در اين مقاله به بررسي خصوصياتي مي‌پردازيم كه در صورت استفاده مداوم به ايجاد ارتباطات بهتر كمك خواهد كرد.
با وجود اينكه اكثر مديران بيشتر زمان خود را به نوعي در موقعيت‌هاي اجتماعي و ارتباط با ديگران مي‌گذرانند اما تعداد زيادي از مشكلات سازمان‌ها در نتيجه ارتباطات ضعيف به وجود مي‌آيد كه همين تضاد، نشان دهنده نياز به داشتن رهبراني با قابليت‌هاي برقراري ارتباط موثر مي‌باشد. عوامل مهم و اساسي در موفقيت‌هاي حرفه‌اي عبارت است از ايجاد روابط موثر بين افراد در درون يا خارج گروه دركل سازمان و كليه سطوح. برقراري و توسعه ارتباط مناسب به خصوص در شرايط سخت هميشه به آن آساني كه تصور مي‌شود، نيست.
مهارت‌ها يا دانش‌هاي اكتسابي تنها زماني ارزشمند هستند كه در صورت نياز بتوان از آنها عملا استفاده كرد. در واقع، اولين وجه اشتراك ميان ارتباط برقرار كنندگان بزرگ، درك و حس بالايي است كه نسبت به محيط و شرايط دارند؛ در ضمن آنها شنوندگان دانا و دقيقي هستند و به خوبي متوجه حالات، پويايي، نگرش‌ها، ارزش‌ها و نگراني‌هاي ديگران مي‌شوند. آنها نه تنها درك خوبي از محيط پيرامون دارند، بلكه شيوه بيان خود را بدون كمترين اشتباهي با محيط مذكور تطبيق مي‌دهند. گفته‌هاي اين افراد هيچ ارتباطي با راوي ندارد، بلكه صد درصد درباره برآورده كردن نيازها و انتظارات افرادي است كه با آنها در ارتباط هستند.
چگونه مهارت‌هاي خود را به عنوان يك ارتباط‌گر عالي تكامل دهيد؟ در صورت رعايت موارد زير به چنين مرحله‌اي خواهيد رسيد:
1. از دروغ و فريب دوري كنيد:
در اكثر موارد، مردم براي افرادي كه به آنها اعتماد ندارند به راحتي درد و دل نمي‌كنند؛ اما در صورت قابل اعتماد بودن رهبر، وقت گذاشته و حاضر به انجام خطر هستند. البته اگر مدير شخصيت ضعيف و نادرستي داشته باشد هرگز چنين ارتباطي برقرار نمي‌شود. مردم به ندرت به كسي كه صرفا به دنبال اعتماد آنان باشد، اطمينان مي‌كنند. بهترين راه ايجاد اعتماد از طريق عملكرد صحيح، تفكر و تصميم گيري ممكن مي‌شود. به خاطر داشته باشيد مردم در صورت وجود اعتماد، بسياري از مشكلات را مي‌بخشند؛ اما در غير اين صورت حاضر به بخشش نيستند.
2. خودماني باشيد:
ميزان اطلاعات شما براي مردم اهميت ندارد؛ مگر اينكه متوجه شوند شخصا به موضوع اهميت مي‌دهيد. بر اساس تئوري كسب و كار قديمي، مديران بايد فاصله را با ديگران حفظ كرده و ارتباط نزديك برقرار نكنند كه در اين صورت در تاريكي و جهالت خواهند ماند و تنها بخش خاصي از حقايق نصيبشان مي‌شود. اگر روابط عميق و معناداري را با افراد برقرار نكنيد هرگز متوجه تفكرات و نظراتشان نخواهيد شد و احتمالا زماني متوجه مي‌شويد كه ديگر خيلي دير شده است.
3. صريح باشيد:
صراحت به مراتب بهتر از ابهام است سعي كنيد بر روي ارتباط صريح با ديگران تمركز كنيد. گفتار ساده و مختصر هميشه بهتر از پيچيدگي و اغتشاش است. اينكه مي‌دانيد چگونه سر اصل مطلب برويد و روي مسائل اصلي و با ارزش تمركز كنيد خيلي مهم است اين دقيقا همان كاري است كه از ديگران انتظار داريد نسبت به شما انجام دهند. بدون درك اهميت گفته‌هاي مختصر و صريح، بعيد به نظر مي‌رسد از عهده ارتباط با اشخاص مختلف برآييد. هدف، رهايي از دست انجام كارهاي غيرضروري و رسيدن به يك ارتباط بهينه است.
4. تمركز بر داشته‌ها و نه بر نداشته‌ها:
بهترين ارتباط برقرار كنندگان نه تنها در يادگيري و جمع‌آوري اطلاعات به هنگام ارتباط، مهارت دارند بلكه در ارائه نظرات، هماهنگي انتظارات، اقدام الهام بخش و وسعت ديد نيز تبحر دارند. يكي از راه‌حل‌هاي مناسب جهت رسيدن به اهداف، برقراري تعاملات از طريق اولويت‌دهي به ترجيحات طرف مقابل وكمك صادقانه به افراد بدون هيچ چشمداشت و توقعي است. احتمالا چنين حقيقتي منطقي به نظر نمي‌رسد اما با تمركز شديد بر خواسته‌ها، اميال، احتياجات و آرزوهاي ديگران به جاي تمركز بر برنامه‌هاي خود، مطالب زيادتري ياد خواهيد گرفت.
5. تعصب را كنار بگذاريد:
تنها عامل مهم و محدود كننده در زمينه قبول فرصت‌هاي جديد، عدم انعطاف و سخت‌گيري فرد متعصب است. مديران، درست زماني كه به دنبال افرادي با نظرات و مواضع مخالف هستند روش كاري خود را تغيير مي‌دهند، نه با اين هدف كه ديگران را متقاعد كنند، بلكه براي درك آنچه در ذهن آنان مي‌گذرد. جاي تعجب است كه بسياري از افراد واقعا از نظرات متضاد ديگران واهمه دارند. با افرادي كه شما را به چالش مي‌كشند، مقابله و برخورد مي‌كنند و در عين حال موجب پيشرفت شما مي‌شوند، گفت‌وگو كنيد. به ياد داشته باشيد يك بحث بدون تعصب و همراه با يادگيري حائز اهميت بيشتري است.
6. سكوت كنيد و گوش دهيد:
رهبران مقتدر مي‌دانند چه زماني بايد صحبت و سكوت كنند. تنها رساندن منظور، نتيجه‌اي همچون يك مكالمه معنادار نخواهد داشت. البته مي‌دانيد، بهترين حالت تعامل از طريق گفت‌وگو صورت مي‌گيرد و نه سخنراني يا خودبيانگري. وقتي در زندگي به اين درك و باور برسيد كه تنها راه كسب‌علم و دانش از طريق گوش دادن و نه سخنوري است، آنگاه اولين گام را در جهت برقراري ارتباط ماهرانه برداشته ايد.
7. يكدلي را جايگزين غرور كنيد:
هرگز حرفي نزنيد كه نتوانيد به آن عمل كنيد. زماني كه ارتباط همراه با خلوص، همدلي، دلسوزي و نه تكبر و غرور برقرار شود اتفاق‌هاي خوبي پيش مي‌آيد. كساني كه با همدلي ارتباط برقرار مي‌كنند داراي درستي و خلوصي هستند كه در افراد ديگر چنين خصايلي وجود ندارد. درك اصل ارتباطات به نوبه خود خشم را به احترام و شك را به اعتماد تبديل مي‌كند.
8. به معناي پنهان در سخنان ديگران دقت كنيد:
لحظه‌اي درنگ كنيد و با يادآوري مديران بزرگ، متوجه خواهيد شد كه مهارت خاصي در دريافت معني سخنان پوشيده، همچنين توانايي خارق‌العاده‌اي در درك مطالبي كه هنوز گفته، مشاهده يا شنيده نشده، دارند. رهبران دانا مي‌دانند كه هنوز بايد مطالب بيشتري ياد بگيرند. در چنين عصر ارتباطاتي، همه در برقراري ارتباط و نظرات خود عجله دارند اما متوجه نيستند كه ارتباط بايد با ديگران برقرار شود. با چشم و گوشي باز و سكوت، متعجب خواهيد شد كه چگونه سطح يا آگاهي سازماني شما بالا رفته است.
9. هنگام صحبت بدانيد درباره چه مطلبي حرف مي‌زنيد:
اگر در مطرح كردن موضوعات مهم تخصصي نداريد آنگاه تعداد كمي به شما توجه خواهند كرد. اكثر افراد موفق، علاقه چنداني به صحبت‌هاي بي‌ارزش عده‌اي كه فقط به دليل خودنمايي، وارد هر گفت‌وگويي مي‌شوند، نشان نمي‌دهند. نحوه بيان منظور بيش از گفته‌ها داراي اهميت است. ارتباط برقراركننده‌هاي موفق به محتوا و همچنين نحوه بيان گفته‌ها توجه داشته بنابراين، موقعيت خود را به خطر نمي‌اندازند و مردم را تحت تاثير مفاهيم قرار مي‌دهند.
10. با گروه طوري صحبت كنيد كه انگار با تك تك افراد صحبت مي‌كنيد:
مديران هميشه فرصت صحبت كردن با تك تك افراد را به طور خصوصي ندارند. ارتباط برقراركنندگان موفق، به نحوي با ده نفر در اتاق كنفرانس يا ده هزار نفر در تالار كنفرانس صحبت مي‌كنند كه انگار با تك تك آنها به طور مستقيم در حال گفت‌وگو هستند. براي داشتن روابطي موفق ايجاد اعتبار، اعتماد و تفاهم الزامي‌است.
11. در صورت نياز، گفته‌هايتان را تغييردهيد:
يكي ديگر از استراتژي‌هاي ارتباطات كه به ندرت مورد بحث قرار گرفته چگونگي جلوگيري از «به بيراهه رفتن يك گفتگو» است و در صورت اتفاق چه كار بايد انجام داد كه به آن «برنامه آمادگي و توسعه طرح احتمالي» مي‌گويند. بار ديگر، بايد به ياد داشته باشيد كه به منظور ايجاد تعاملات موفق، اهداف شما بايد با افرادي كه با آنها ارتباط برقرار مي‌كنيد
هم جهت باشد. اگر مهارت، همدلي، نظم و ترتيب تاثير بسزايي نداشته باشد كه در هر حال احتمال آن بسيارضعيف است، بايد توانايي تاثيرگذاري را از طريق تغييرات ايجاد كنيد. به منظور كمك به برقراري ارتباط و ايجاد اعتماد به نفس، از سوالات عالي، طنز، داستان، تمثيل و در صورت لزوم اظهارات جسورانه استفاده كنيد. در حالي كه گاهي اوقات استفاده از تاكتيك «شوك‌و ترس» به عنوان آخرين راه‌حل، ضروري به نظر مي‌رسد.
تصور نكنيد فقط به اين دليل كه آمادگي گفت‌وگو داريد، ديگران حاضرند با شما صحبت كنند. بايد خود را براي هر گفت‌وگوي سازنده آماده كنيد. اگر در توجيه گفته خود با دانش، منطق كسب‌وكار، دليل و همدلي موفق نشديد و متوجه بي‌اعتنايي ديگران به خود شديد، به تقويت يا وضوح گفته‌ها بيشتر احتياج داريد.
و اما به هنگام برقراري ارتباط، مطمئن شويد كه مطلب گفته شده، درست، صحيح، منطقي است و با دليل و مدرك توسط منطق كسب‌وكار اثبات مي‌شود. مهم‌تر از همه، ارتباط تنها درباره نظرات، مواضع يا شرايط شما نيست بلكه درباره كمك از طريق بر آورده كردن نيازها، درك نگراني‌ها و افزودن ارزش به زندگي ديگران است. مسلما رعايت اين موارد از تعداد مشكلات ارتباطي مي‌كاهد.
www.donya-e-eqtesad.com
منبع: Forbes