شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : هشت گام براي موفقيت در مديريت زمان
چهارشنبه، 3 مهر 1392 - 00:30 کد خبر:5404

شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- اگر عبارت «اصلا وقت ندارم» دليل شما براي عدم اصلاح و بهبود كسب‌وكارتان است، پس، از همين حالا از اين هشت توصيه براي آغاز يك مديريت زمان كارآمد استفاده كنيد. جان وودمن، مربي افسانه‌اي بسكتبال گفته است: «اگر الان وقت نداريد كارهاي مهم‌تان را به‌درستي انجام دهيد، پس كي فرصت انجام‌شان را خواهيد داشت؟» با شنيدن اين جمله برايم عجيب است كه نكند منظور او نه بازيكنان آن زمانش، بلكه كارآفرينان امروز باشد.
 

از صاحبان كسب‌وكار بپرسيد چرا از رسانه‌هاي گروهي در مقام ابزاري براي رشد شركت‌هايشان استفاده نمي‌كنند و اكثريت آنها پاسخ خواهند داد كه «اصلا وقتش را نداريم.» البته، وقتي درباره‌ گستره‌اي از موضوعات ديگر هم بپرسيد، اين دسته از افراد پاسخ مشابهي مي‌دهند. آيا آنها واقعا وقت ندارند يا اين حرفشان يك سفسطه است؟

اگر باور داريد زمان تنها چيز نقد و تنها وجه رايج است كه اهميت دارد، پس به چه نحوي خواهيد توانست روزانه وقت بيشتري براي نائل ‌شدن به اهدافتان و توسعه‌ كسب و كارتان پيدا كنيد؟ در اينجا هشت گامي را ذكر مي‌كنيم كه «امروز» مي‌توانيد اختيار كنيد تا «فردا» زمان بيشتري براي نيل به اهدافتان داشته باشيد.

۱) از شب قبل شروع كنيد. از سون‌تسي، نويسنده چيني كتاب «هنر رزم» نقل شده است كه «برنده‌ هر نبرد پيش از در گرفتن جنگ معلوم مي‌شود.» او قويا به داشتن يك نقشه‌ بجا و مناسب باور دارد. نقشه‌اي همراه با گزينه‌ها براي موفقيت، تعيين‌كننده و حياتي است. مي‌توانيم منطق او را براي كار روزانه اعمال كنيم. با داشتن برنامه‌ريزي‌هاي مناسبي كه امشب طراحي مي‌كنيد، موفقيت‌تان فردا شروع خواهد شد. نقشه‌اي را براي به‌پيش‌بردن روز بعد طراحي كنيد. عمده‌ترين اهدافي كه مي‌خواهيد محقق كنيد چه هستند؟ و چه زماني از روز را به آنها خواهيد پرداخت؟ نكته‌ كليدي اين است كه كنشگر باشيد، نه واكنشي‌گر.

۲) با هوشمندي حركت كنيد. ناگفته پيداست كه هر چه زودتر طرحتان را پيش ببريد، زمان بيشتري براي عملي‌كردن همه‌ اهدافتان در همان روز در اختيار داريد. يك صبحانه‌ كامل ميل كنيد و روز را با انرژي آغاز كنيد. وقتي به محل كار رسيديد، با بزرگ‌ترين اهداف، سخت‌ترين امضاها و مهم‌ترين اسناد شروع كنيد. اين موارد مستلزم بيشترين كوشش‌ها هستند، پس بهتر است با بيشترين انرژي سراغشان برويد. اگر لازم باشد، پروژه‌هايتان را به بخش‌هاي كوچك‌تر و به قطعات قابل مديريت‌تر تقسيم كنيد. قسمت‌هاي آسان‌تر و كارهايي كه استرس و تنش كمتري به شما وارد مي‌كنند براي ساعات آخر كار مناسب‌ترند. وقتي مضيقه‌ زمان را داريد، اموري كه از انجام‌شان متنفر هستيد اولين گزينه‌ها براي انجام كار هستند؛ كارهايي‌ مثل ارسال صورت‌حساب‌ها، پرداخت هزينه‌ها و سر و كار داشتن با مشتري‌هاي سرسخت. 

۳) براي امور غيرمنتظره برنامه داشته باشيد. در لحظات مشخصي در طول روز، تماسي از طرف يك فروشنده، مشتري ناراضي يا يكي از كارمندانتان داريد. اين تماس ممكن است خطر به هم ريختن برنامه كل روزتان را داشته باشد. بدون يك برنامه‌ از قبل طراحي ‌شده، اين اتفاق ممكن است پيش بيايد. موقعيت‌تان را ارزيابي و زمانتان را اولويت‌بندي كنيد. آيا مي‌توانيد براي بخشي از كارتان يك نماينده يا وكيل تعيين كنيد؟ آيا مي‌شود برخي موارد را به فردا موكول كرد؟ اين سوالات را وقتي موارد غيرمنتظره رخ مي‌دهند با خود تكرار كنيد. امور هرگز دقيقا مطابق با برنامه‌ طراحي‌شده پيش نمي‌روند. هميشه يك نقشه‌ «ب» داشته باشيد كه بتواند زمان تعليق موقت كسب‌وكار را كاهش دهد.

۴) مراقب غارتگران زمان باشيد.  يك تلفن 45 دقيقه‌اي از طرف دوستي قديمي در وسط روز يا مشغول شدن به بازي‌ها يا گفت‌وگو در فضاهاي مجازي  براي اجتناب از روبه‌رو شدن با ازدحام ناگهاني مسائل كاري، نمونه‌هاي اين غارتگران هستند. الزامي است كه مساله‌ محدوديت زمانتان را به سارقان زمان اعلام كنيد. اگر وقت طلاست، پس زمان‌هاي تلف ‌شده به شيوه‌اي جبران‌ناپذير به كسب‌و‌كارتان خسارت وارد مي‌كنند. 

۵) استراحتي به خود بدهيد. هر 45 دقيقه تا يك ساعت، از كار دست بكشيد تا باتري‌هايتان را شارژ و ذهن‌تان را آماده كنيد. كمي قدم بزنيد، نرمش‌هاي كششي انجام دهيد يا هر چه كه شما را اندكي از كار دور كند و به بدن انرژي دهد. همچنين تلفن را هم از خود دور كنيد. هيچ الگوي كاري وجود ندارد كه 12 ساعت در روز بدون استراحت به پيش برود. حتما چيزي بنوشيد و بخوريد. هر توصيه‌اي از اين دست، فقط براي كمك به بدن و ذهن شما است تا دوباره در سطح عالي به كار بپردازد. اگر به طور طبيعي غرق در كار هستيد و حواستان به اين نيست كه بايد استراحت كنيد، زمان مشخصي را روي گوشي تلفن‌تان ذخيره كنيد كه به‌وقتش هشدار بدهد و زمان استراحت را يادآوري كند.

۶) بدانيد كه چه وقت، روز كاري‌تان را تمام كنيد. از يكي از مالكان بزرگ‌ترين كسب‌و‌كارها نقل شده: «آنچه براي يك روز كافي است، اگر از آن بيشتر شود فاجعه است.» هميشه يك تماس تلفني بيشتر، يك ايميل ديگر براي ارسال و يك پيش‌نويس ديگر براي نوشتن وجود خواهد داشت. وقتتان را طوري تنظيم كنيد كه روز كاري را به نحو مطلوبي به انتها برسانيد. سي دقيقه براي نظافت ميز كار و اتاقتان، يا ايجاد فهرست براي فردا وقت بگذاريد. هر چه بهتر برنامه‌ريزي كنيد، شانس بيشتري براي موفقيت در دراز‌مدت در كار خواهد بود.

۷) بر فراز ابرها عمل كنيد و نه در ميان علف‌هاي هرز. اكثر مالكان كسب و كارهاي كوچك، به جاي آنكه «بر فراز» كسب‌وكارشان عمل كنند، «در» كسب و كارشان كار مي‌كنند. توجه به نكات معمولي، مسائل خرد و پيش‌ پا افتاده روزمره، به شما كمك مي‌كنند مشكلاتي را ببينيد كه درون شركت در حال رشد هستند و فردا سبز خواهند شد. اگر از بالا به مسائل اشراف داشته باشيد، مي‌توانيد رشد تدريجي‌شان را ببينيد يا به عبارتي مي‌توانيد خاستگاه ريشه‌اي مشكلات‌تان را ببينيد. اما اين رويكرد نيازمند حفظ فاصله‌ و ديدن از فراز مسائل است: نشست‌ها و جلساتي متعارف را به صورت ماهانه با افراد كليدي كسب‌وكارتان (كارمندان، مشاوران، فروشندگان، شركا) ترتيب دهيد و اجازه دهيد چشم‌اندازتان بسط يابد. به مشكلات، فرصت‌ها و گرايش‌ها بپردازيد. اجازه دهيد همه‌ حاضران از قبل در جريان دستور جلسه باشند تا بتوانيد اطلاعات ضروري براي نشست را تشريح كنيد. اين نشست‌ها، از آنجا كه مي‌توانند از مشكلات اساسي و حاشيه‌اي خبر بدهند، اكيدا حياتي هستند.  

۸) سيستم كاري‌تان را ارزيابي كنيد. هر روز و هر هفته‌ كاري را به دقت مورد بازنگري و بررسي دوباره قرار دهيد. عملكردتان در خصوص مديريت زمان را چگونه ارزيابي مي‌كنيد و چه مسيرهاي تازه‌اي براي بهبود سيستم مديريتي و اصلاح عملكردتان مفيد خواهد بود؟ با تمركز و توجه به اين نكات به يك برنامه جامع و كارآمد دست خواهيد يافت.

منبع: روزنامه دنياي اقتصاد