شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا) || چه زماني مي‌توان پيام صوتي گذاشت، چند بار مي‌توان پشت سر هم به يك نفر زنگ زد و آيا مي‌توان در مكان‌هاي شلوغ و جلوي همه جواب تلفن را داد؟
برقراري تماس‌هاي تلفني به ۱۴۷ سال قبل باز مي‌گردد، ۱۶ سال از ورود گوشي آيفون به بازار مي‌گذرد و تنها حدود يك هفته است كه قابليت ارسال پيغام‌هاي صوتي-تصويري از طريق FaceTime ممكن شده است.
جاي تعجب ندارد كه توام با پيشرفت فناوري، نحوه و آداب برقراري تماس تلفني هم با چنان سرعتي تغيير كرده كه برخي از افراد جامعه احساس جاماندگي يا سردرگمي نسبت به اين موضوع دارند. قوانين نانوشته مكالمات تلفني بين نسل‌هاي مختلف خيلي متفاوت است و همين موضوع منجر به ايجاد سوء تفاهم در بين افراد مي‌شود.
اين آداب بسته به نوع رابطه بين‌فردي شما، سن شما و پيرامون شما متفاوت است. هر چه با كسي صميمي‌تر باشيد، اين هنجارها هم كمتر بروز پيدا مي‌كنند. يعني اينكه مي‌توانيد راحت باشيد، بدون هيچ نگراني و حتي در هنگام مسواك زدن مي‌توانيد با مادرتان مكالمه تصويري فيس‌تايم برقرار كنيد. هر چند با ساير افراد بهتر است نكات زير را رعايت كنيد.
پست صوتي نگذاريد مگر...
اگر با كسي كاري داريد كه بايد به‌موقع و دقيق آن را منتقل كنيد، بهتر است آن را به صورت پيامك يا ايميل مكتوب بفرستيد. امروزه اكثر گوشي‌هاي تلفن همراه قابليت رونويسي پيام‌هاي صوتي و تبديل آنها به متن را دارند، بنابراين احتمال آن زياد است كه فرد دريافت كننده پيام به آنچه شما گفته‌ايد حتي گوش هم ندهد و در عوض نسخه متني پيام شما (احتمالاً نادرست و پر اشتباه) را بخواند.
موارد استثنا در اين مورد براي افرادي است كه شما را دوست دارند و مشتاق شنيدن صداي گرم شما فارغ از محتواي پيام هستند. مورد استثناي ديگر در مواقعي است كه دوستان صميمي يا اعضاي خانواده شما مي‌خواهند يك تجربه صوتي را با شما به اشتراك بگذارند؛ به عنوان مثال، موقعي كه بهترين دوست‌هاي شما و اعضاي فاميل شما در حال آواز خواندن شعر «تولدت مبارك» براي شما هستند، يا وقتي كه در يك كنسرت هستيد و صداي خواننده را با يك جمله «دوستت دارم» براي عزيزتان ميخواهيد بفرستيد.
اگر هم ميخواهيد يك روايت يا جريان طولاني را براي كسي تعريف كنيد، خب چاره بهتري جز ارسال پيام صوتي نيست.
قبل از تماس اول پيامك دهيد
تماس بدون اطلاع قبلي ممكن است براي گيرنده سبب ايجاد استرس كند. درعوض، بهترين كار اين است كه قبل از تماس پيامك دهيد و از آنها بپرسيد كه آيا در لحظه امكان صحبت كردن دارند يا نه، يا اينكه بپرسيد كه «چه زماني مي‌توانم با شما تماس بگيرم؟»
اگر مخاطب شما شخصي است كه مرتب با او تماس مي‌گيريد، بهتر است از قبل بدانيد كه زمان ايده‌آل او براي صحبت كردن چه زماني است، مثلاً بعد از پايان كار يا فقط بعدازظهر روزهاي تعطيل.
حتي ارسال پيامك پيش از برقراري تماس هم اصول خود را دارد. نحوه انتخاب واژگان و نوع نوشتن شما هم مهم است. اگر فقط خيلي ساده بنويسيد كه «با من تماس بگيريد» مي‌تواند به طرف مقابل احساس فوريت را القا كند و باعث شود فكر كند كه يك وضعيت اضطراري بوجود آمده است. پس بهتر است در پيامتان قيد كنيد كه آيا تماس شما فوريت دارد يا صرفا جهت احوالپرسي ساده بوده است.
اگر هم كه در مورد موضوع خاصي با طرف مقابل ميخواهيد صحبت كنيد چه بهتر كه آن را در متن پيام ذكر كنيد تا طرف مقابل هم از قبل ذهنيتي در مورد آن موضوع داشته باشد و خود را براي مكالمه با شما آماده كند.
اين مراحل به طور خاص پيش از هر تماس ويديويي ضروري است. برقراري تماس تصويري شخصي در زمان‌هاي غيرمنتظره مي‌تواند فرد مخاطب را خجالت زده كند. بهتر است هرگز بدون اطلاع قبلي با كسي تماس تصويري نگيريد.
نيازي نيست هميشه به تلفن پاسخ دهيد
اين اصول صرفا براي فرد تماس گيرنده نيست. اگر كسي بطور غيرمنتظره و بي‌اطلاع با شما تماس مي‌گيرد به اين معني نيست كه شما بايد در همان لحظه به آن پاسخ دهيد. اگر در رستوران هستيد، در حمام هستيد يا در يك جلسه شركت كرديد، تماس را بي‌صدا كنيد و در يك زمان مناسب با آنها تماس بگيريد.
اگر ميخواهيد خيلي مودب باشيد، مي‌توانيد برايشان پيامك بفرستيد. همه تلفن‌هاي هوشمند به شما اين امكان را مي‌دهند كه زماني كه نمي‌توانيد پاسخ دهيد، يك پيام متني خودكار براي تماس گيرنده ارسال كنيد كه فعلا «امكان پاسخ براي من مقدور نيست» و يا اينكه «به زودي با شما تماس مي‌گيرم».
از آنجا كه برخي از متون پيش‌فرض در گوشي‌هاي هوشمند ممكن است قدري تند و خشن بنظر برسند، شما اين امكان را داريد كه يك پاسخ پيش فرض به دلخواه خودتان در گوشي داشته باشيد و هر دفعه همان را براي فرد تماس گيرنده بفرستيد؛ وگرنه مي‌توانيد هر بار پيام تازه‌اي در پاسخ به رد تماس آنها تايپ كنيد.
احساسات را از طريق صدا انتقال دهيد، حقايق را از طريق متن
خيلي وقت‌ها اصلاً نيازي به تماس تلفني نيست. وقتي ميخواهيد ببينيد كدام شيوه براي انتقال پيامتان به عنوان بهترين روش ارتباطي است، اول از همه ببينيد كه هدف شما از اين تماس يا ارسال پيام چيست.
مسلم است كه اگر ميخواهيد به نكات ظريف يا بحث در مورد مسائل عاطفي اشاره كنيد يا با كسي مشاجره كنيد احتمالا بهتر است از طريق تماس تلفني انجام شود.
اما اگر ميخواهيد هر لحظه از خودتان يا موقعيتي كه در آن قرار داريد به ديگران خبر دهيد، خب نوشتن و ارسال پيامك بهترين روش خواهد بود. ولي اگر موضوع بحث شما پيچيده است و آنقدر طولاني است كه بايد به صورت پيام‌ها و پاسخ‌هاي مسلسلي دوطرفه باشد، بهتر است از طرف مقابل بخواهيد كه تلفني حرف بزنيد.
به اعتقاد برخي از افراد، هيچكس نمي‌تواند از طريق پيامك مشاجره و استدلال خود را به خوبي به طرف مقابل برساند. البته هميشه هم ممكن است اينگونه نباشد و برخي ترجيح دهند دعوا و گلايه خود را از طريق پيامك ارسال كنند تا با طرف مقابل روبرو نشوند.
پشت سر هم تماس نگيريد مگر ..
اگر كسي به تماس شما پاسخ نداد، زود تلفن را قطع نكنيد و بلافاصله دوباره با او تماس بگيريد. اگر كار شما ضروري و اورژانسي است، بلافاصله آن را در يك پيام متني به وضوح بيان كنيد.
از پيغامگير‌هاي صوتي تصويري خردمندانه استفاده كنيد
دوره پيغامگير‌هاي صوتي ديگر به سر آمده و جاي آن را پيغامگير‌هاي صوتي-ويديويي گرفته است. شركت اپل در تازه‌ترين به‌روز رساني iOS 17 ويژگي جديدي را معرفي كرده است كه به شما امكان مي‌دهد وقتي كسي به تماس FaceTime شما پاسخ نمي‌دهد، يك پيغام ويديويي براي او بگذاريد.
جالب و در عين حال سرگرم كننده است و بلاخره بايد از آن استفاده كرد، اما به خاطر داشته باشيد كه همه كس اين شيوه را لذت بخش نمي‌داند.
خيلي تكان نخوريد
در هنگام برقراري تماس‌هاي تصويري در FaceTime، Google Meet، Zoom يا Skype بايد توجه كامل شما به تماس باشد. گوشي خود را در جايي قرار دهيد تا تمام صورت شما، نه فقط پيشاني يا بيني شما، در كادر صحيح قرار گيرد و صفحه گوشي را پر كند، و تا پايان تماس سر جاي خود بمانيد و خيلي تكان نخوريد.
هنگامي كه افراد، به خصوص بچه‌ها، در حين يك تماس تصويري در اطراف شما به اين طرف و آن طرف حركت مي‌كنند، مي‌تواند براي طرف مقابل باعث حواس‌پرتي شود.
پس اگر ميخواهيد در حين صحبت كردن راه برويد و كارهاي خانه را انجام دهيد، همان بهتر كه به تماس صوتي برويد.
در مكان هاي عمومي از بلندگو استفاده نكنيد
در حالي كه بسياري از مردم دوست دارند حرف‌ها و غيبت‌كردن‌هاي غريبه‌ها را فال گوش بايستند، معمولاً استفاده از حالت بلندگو (اسپيكر) در مكان‌هاي عمومي ناشايست تلقي مي‌شود. خواه تماس شما يك تماس معمولي صوتي باشد يا تماس ويديويي يا تماس از طريق ساعت هوشمند، بهترين كار اين است كه از هدفون استفاده كنيد.
البته هدفون فقط نيمي از مشكل را حل مي‌كند، چرا كه مردم هنوز مجبور هستند صداي شما را تحمل كنند. اگر در يك منطقه شلوغ، مانند يك دفتر يا فروشگاه، يا مترو هستيد، حريم شخصي ديگران را رعايت كنيد.
در خيابان دوربين را بر روي رهگذران نگيريد
تماس هاي تصويري در ملاء عام از يك لحاظ ديگر هم يك موضوع حساس است. خيلي از افراد غريبه‌اي كه در اطراف شما هستند به حضور در جلوي دوربين شما رضايت ندارند. از طرف ديگر ممكن است افراد غريبه چيزي را كه قرار نيست روي صفحه نمايش شما ببينند را مشاهده كنند.
در نتيجه كاري كه شما بايد در اين مواقع بكنيد اين است كه زاويه دوربين و صفحه گوشي خودتان را به درستي تنظيم كنيد كه نه كسي را معذب كنيد و نه خودتان حس بدي داشته باشيد.
با وجود تمامي اين تفاسير، هر چند برقراري تماس‌هاي تلفني نسبت به گذشته كمتر رايج است و الان بايد قبل از هر تماس ملاحظات بيشتري را در نظر گرفت، اما همچنان يك راه فوق العاده براي برقراري ارتباط بين فردي است. صحبت كردن با يك نفر در زمان مناسب مي‌تواند سبب تقويت روابط بين انسان‌ها شود، سلامت روان را بهبود بخشد و تنهايي را كاهش دهد.
منبع: euronews
انتهاي پيام/