شبكه اطلاعرساني روابطعمومي ايران (شارا) || روابطعمومي كاري چند وجهي با مسئوليت هاي فراوان در مقابل سازمان و مخاطبان است، يعني هم بايد مدافع سازمان باشد و هم مدافع مخاطب. در كارش بايد اصول و ضوابط برقراري ارتباط موثر و چند سويه با مخاطبان و ذي نفعان سازمان را رعايت كند.
به همين خاطر است كه روابطعمومي را به عنوان يكي از مشاغل پر استرس، سخت و زيان آور در سطح جهان مي شناسند. مهم ترين محور كار روابطعمومي اقناع مخاطبان است كه بايد در هر شرايطي خود را پاسخگوي آنها بداند تا آنها را براي همكاري و همراهي با طرح ها و برنامه هاي سازمان متقاعد نمايد.
بنابراين روابطعمومي شالوده و استوانه اصلي و اساسي ايجاد ارتباط موثر و تاثيرگذار بين سازمان و مخاطبان است كه هيچ وقت نبايد اجازه داده شود اين موقعيت حساس و خطير دچار تزلزل و فروپاشي شود چون صدمه ديدن روابطعمومي باعث صدمه ديدن و سلب اعتماد افكار عمومي از سازمان مي شود كه برگرداندن اين اعتماد و... خيلي سخت و دشوار مي شود.
روابطعمومي جمع بين بودن و نبودن
روابطعمومي جمع بين بودن و نبودن است؛ حضور به موقع و موثر در صحنه ها و پاسخگويي به مخاطبان خود با استفاده از دلايل منطقي و روشن؛ اين نقش و تاثيرگذار بودن روابطعموميها در صحنه هاست. نبودن يعني زماني كه جاي تقدير و تشكر از زحمات دستگاه ها مي شود اصلا روابطعموميها ديده نمي شوند، البته وقتي مشكلي براي سازمان پيش مي آيد روابطعموميها خوب ديده مي شوند، اولين جايي هم كه مورد مواخذه قرار مي گيرد، روابطعمومي است، روابطعمومي مدعي العموم مردم در سازمان است كه هيچ سنگري براي پناه بردن به آن ندارد و هميشه مورد آماج تيرها و تركش هاي مديريت سازمان و مخاطبان قرار مي گيرد.
يك تسهيل گر قوي براي ايجاد ارتباط بين مجريان و مخاطبان با دستگاههاست، آسان ترين و بي دردسرترين راه رسيدن به مديريت دستگاهها گذشتن از مسيري است كه روابطعمومي آن را ساخته است تا مديران ببينند و بشنوند حرف دل مخاطبان را و چاره اي براي آنها بينديشند، هم راه شكست و هم راه ترقي سازمانها از طريق روابطعموميها ايجاد مي شود. وقتي كه آنها نسبت به نظرات، ديدگاهها و پيشنهادهاي مخاطبان بي اعتنا باشند و به آنها اهميت ندهند از اين طريق راه انحطاط و نابودي سازمان را هموار مي كنند و اما راه ترقي سازمان، برقراري ارتباط موثر با مخاطبان، دوستي، همراهي و همكاري روابطعمومي با آنهاست، روابطعمومي وقتي در كنار مخاطبان قرار مي گيرد و خود را از آنها مي داند در اصل راه كامروايي سازمان را هموار كرده تا سازمان با آرامش بيشتري به دنبال دستيابي اهداف خود باشد.
قانوني در چين وجود دارد به نام قانون پل طلايي، كه ميگويد:« اگر دشمن به شما حمله كرد و از پلي بر روي رودخانهاي گذشت، پل پشت سرش را خراب نكنيد؛ چون وقتي دشمن بداند ديگر راه برگشتي ندارد، انرژي و تلاشش براي شكست دادن شما مضاعف خواهد شد. در عوض برويد و پل پشت سرش را از طلا بسازيد تا اگر خواست عقبنشيني كند، احساس كند كه روي اين پل طلايي، حتي عقبنشيني هم افتخار است».
اين قانون بايد در روابطعموميها هم مد نظر قرار گيرد و همه پل هاي ارتباطي با مخاطبان را قطع نكنيم، وقتي كسي درباره سازمان نقد و يا مطلبي اظهار مي كند كاري نكنيم كه به يك دشمن تمام عيار (نه منتقد آگاه و سازنده) براي سازمان تبديل شود بلكه با استفاده از روش هاي متقاعد سازي او را نسبت به كاركردها و جايگاه سازمان آگاه كنيم، فردي كه از كاركردها و نقش هاي يك سازمان آگاه است معمولا انتقادهايش علمي، كار ساز و مشكل گشا براي سازمان است.
روابطعمومي هنر كار كردن با همه مردم از هر طيف و دسته اي است و مانند آب است كه وقتي جريان مي يابد براحتي راه خود را پيدا مي كند و موانع و محدوديت ها را برطرف كرده و به حيات خود ادامه مي دهد.
روابطعمومي كار هر كسي نيست
مديريت و كار در روابطعمومي، كار هر كسي نيست، روابط شغلي پر استرس، هنر مردم داري، ايجاد ارتباط موثر و تاثيرگذار با مردم و تسلط بر شيوه هاي گفت و گو و تعامل با ديگران است.
هر كسي نمي تواند بدون داشتن تخصص و تجربه كار در اين حوزه، مسئوليت آن را بر عهده بگيرد، براي كار در روابطعمومي بايد پله هاي نردبان آن را طي كرد (كارشناس، كارشناس مسئول، رئيس گروه و.. .) روابطعمومي دروازه ارتباط با مردم، مدعي العموم آنها و سخنگوي دستگاه است، آميختن اينها با همديگر هنر و كار هر كسي نيست.
در واقع روابطعمومي براي يك دستگاه به منزله مغز متفكري است كه تمام ايده ها، خلاقيت ها، هنر و دانشي كه دستگاه نياز دارد تا بتواند به درستي با مخاطب ارتباط موثر، تاثيرگذار و اثربخش برقرار كند، در خود دارد.
يك دستگاه براي اينكه بتواند رسالت خود را به طور جامع و كامل به انجام برساند نيازمند يك روابطعمومي آگاه در همه زمينه ها اعم از آموزشي، فرهنگي، اجتماعي و ... است.
بنابراين براي كار در روابطعمومي كسي بايد انتخاب شود كه دانش، تخصص، تجربه و در واقع يك هنرمند تمام عيار در همه زمينه ها باشد، نمي توان فقط به خاطر رفع تكليف هر كسي را در اين پست نشاند، آن هم روابطعمومي كه با گستره وسيعي از آدم هايي سروكار دارد كه هر كدام از آنها داراي ايده و ديدگاه مخصوص و ويژه خود در زمينههاي مختلف هستند، براي هدايت و راهبري افكار عمومي بايد با استراتژي و برنامه عملياتي مشخص و معين وارد عمل شد، روابطعمومي قاعده و قانون ويژه خود دارد، نمي توان ديمي و باري به هر جهت آن را مديريت كرد.
كار روابطعمومي، برداشتن موانع و هموار كردن راه هاي دسترسي به سازمان است
هر تصميمي كه بدون حضور روابطعموميها در سازماني گرفته شود حتما به شكست خواهد انجاميد؛ براي كسب شهرت، بايد مهارت هاي ارتباطي و اطلاعاتي بسيار قوي داشته باشيد تا بتوانيد استراتژيك فكر و درك و فهم كنيد كه چگونه روابط بزرگ و پيچيده بين مردم و يك سازمان را مديريت كنيد. اگر ارتباطي بر خلاف اين قاعده انجام شود نه تنها كار روابطعمومي به درستي انجام نمي شود، بلكه ممكن است بيشتر از اينكه كمك كند، ضرر داشته باشد.
كار روابطعمومي، برداشتن موانع و هموار كردن راه هاي دسترسي به سازمان است تا مخاطب احساس كند پيشنهادها و ديدگاهها و نظرات او در سازمان تاثيرگذار و بكار گرفته مي شود و در اصل ساختن جاده اي با استفاده از ديدگاهها و پيشنهادهاي مخاطبان است و بزرگترين مزيت اين راه شفافيت، برداشتن سرعت گيرها و موانع جريان سيال اطلاعات دو جانبه هم از طرف مخاطبان و هم از طرف سازمانهاست.
عمومي روابطعمومي براي مخاطب حكم يك بازار دارد، روابطعمومي بازار پيام است كه به مخاطب متناسب با سليقه خود حق انتخاب مي دهد كه وقتي وارد آن مي شود بتواند هر نوع كالايي كه دوست دارد انتخاب كند.
نوع نگاه به رويدادهاي مختلف در روابطعمومي با ديگران متفاوت است
نگاه به موضوعات در روابطعمومي با نگاه ديگران تفاوت اساسي دارد چون اين يك نگاه معمولي نيست، نگاه روابطعمومي به مسائل مانند نگاه عقابي است براي شكار در يك لحظه و موقعيت مناسب، بنابراين يكي ديگر از كاركردهاي روابطعمومي، روابطعمومي گفت و گو است كه بدنبال گفت و گو تعامل با مخاطبان است تا آنها با زواياي وجود سازمان آشنايي بيشتري پيدا كنند براي مشاركت در طرح هاي و برنامه هاي سازمان.
اغلب در كنار تغيير نقشها، كاركردها و پيشرفتهاي جهاني در زمينه اطلاعات و فناوري هاي ارتباطات، روابطعمومي تكامل مييابد و به سازمان و مردم كمك مي كند تا ارتباط موثر و سازگاري با يكديگر داشته باشند و بطوركلي روابطعمومي يك فرآيند ارتباطي استراتژيك است كه روابط سودمند متقابلي را بين سازمان ها و مردم ايجاد مي كند و در هسته خود، در مورد تأثيرگذاري، درگير كردن و ايجاد رابطه با مخاطبان كليدي در بسترهاي متعدد به منظور شكل دادن و چارچوب بندي درك عمومي از يك سازمان است.
روابطعمومي وجهه و شهرت عمومي يك سازمان را مديريت مي كند
روابطعمومي كاري طاقت فرسا و پراسترس در ارتباط با افكارعمومي و مخاطبان بوده و تجارت متقاعدسازي براي جلب توجه مخاطبان است. شما در حال تلاش براي متقاعد كردن مخاطبان در داخل سازمان يا بيرون از آن هستيد كه ايده شما را تبليغ كنند، محصول شما را خريداري كنند، از موقعيت شما حمايت كنند يا دستاوردهاي شما را تشخيص دهند.
افراد روابطعمومي روايت گر داستان ديگران هستند. آنها روايت هايي را براي پيشبرد برنامه خود مي سازند. روابطعمومي را مي توان براي محافظت، افزايش يا ايجاد شهرت از طريق رسانه ها، رسانه هاي اجتماعي يا ارتباطات خود توليدي استفاده كرد. يك كارشناس روابطعمومي، سازمان را خوب تجزيه و تحليل مي كند، پيام هاي مثبت را پيدا مي كند و آن پيام ها را به داستان هاي مثبت تبديل مي كند. وقتي خبر بد است، مي توانند بهترين واكنش را ارائه دهند و آسيب را كاهش دهند.
پرينستون ريويو خاطرنشان مي كند: «يك متخصص روابطعمومي يك شكل دهنده تصوير است. وظيفه آنها ايجاد تبليغات مثبت براي مخاطب و افزايش شهرت آنهاست... آنها عموم را در مورد فعاليت سازمان هاي دولتي مطلع مي كنند، سياست ها را توضيح مي دهند».
گر چه روابطعمومي را يك هنر يا علم و ... مي دانيم، ولي روابطعمومي حرفه اي است كه نيازمند مهارت، دانش و اراده غيرقابل انكار كساني است كه در اين وادي كار مي كنند. در اين حرفه براي موفقيت، احساسات و منطق را در هم مي آميزد و مي تواند خالق لحظه هاي شاد و يا غمگيني براي سازمان باشد.
روابطعمومي اساساً وجهه و شهرت عمومي يك سازمان را مديريت مي كنند. آنها به آن سازمان كمك مي كنند تا با مردم خود ارتباط برقرار كند و روي ايجاد رابطه مثبت بين آن دو كار مي كنند و يك رشته و حرفه متمايز از ساير مشاغل است، اما ويژگي هاي مشتركي با چندين تخصص مختلف مانند بازاريابي، ارتباطات و تبليغات دارد. اگرچه مسئوليت در اين زمينه ها ممكن است مشابه باشند، جنبه هاي خاصي از روابطعمومي وجود دارد كه آن را متمايز و به يك صنعت منحصر به فرد تبديل مي كند.
روابطعموميها سعي مي كنند بر درك عمومي از برند، شهرت يا تصوير مشتري خود تأثير بگذارند و برخلاف تبليغكنندگان، روابطعمومي براي ترويج گفتگوي مثبت و متقاعد كردن مخاطبان در مورد سازمان خود پولي نميپردازند. روابطعموميها براي رسيدن به اين اهداف، خود از ابزارهايي استفاده مي كنند از جمله: ارسال پيام و مشاركت در رسانه هاي اجتماعي، گفت و گو با مخاطبان، مديريت بحران، برگزاري همايش ها، وبينارها و...، شبكه سازي، نوشتن و انتشار بيانيه هاي مطبوعاتي.
تاكتيكها و روشهاي دقيقي كه يك روابطعمومي استفاده ميكند بسته به سازمان و مخاطب، اهداف و نيازهاي او متفاوت است. با اين حال، تقريباً در همه موارد، متخصصان روابطعمومي تلاش ميكنند تا جذابيت سازمان خود را به حداكثر برسانند و در عين حال تأثيرات مطبوعات منفي يا مضر را به حداقل برسانند.
بحران براي روابطعموميها يك فرصت استثنايي است
مديريت بحران سازمان كاري سخت، تخصصي و از عهده هر كسي بر نمي آيد، البته بحران هميشه هم بد نيست گاهي اوقات بحران براي روابطعمومي يك فرصت استثنايي است براي آشنايي و معرفي بيشتر مخاطب با كاركردهاي و دستاوردهاي سازمان ها، بحران گاهي اوقات تبديل مي شود به كليدي براي باز كردن درب جديدي بر روي سازمانها و مخاطبان آن.
وقتي اتفاقي براي سازمان مي افتد، هويت سازمان را تهديد مي كند، زمان مديريت بحران فرا رسيده است. اين اتفاق مي تواند به دليل فراخوان محصول، اتهامات بدرفتاري با كارمند يا مشتري، اشتباه مدير يا كارمند، يا هر نوع كار ديگري باشد. علت هر چه باشد، كنترل آسيب مي تواند براي موفقيت آينده سازمان ضروري باشد.
با توجه به شناختي كه روابطعموميها از ديدگاه ها، نظرات و ايده هاي مخاطبان دارند بهترين جا براي مديريت بحران ها در سازمان ها، روابطعموميها هستند چون مهارت اقناع سازي، تجزيه و تحليل رويدادها، مهارت گفت و گو، بازانديشي، ايجاد اعتماد و نقش موثر نكات كليدي براي اطلاع رساني در شرايط بحران را بخوبي مي دانند.
روابطعمومي مي تواند به چرخش موضوع و تغيير روايت تهديد و به كاهش بحران كمك كند. تأخير يا اشتباه مي تواند به سازمان آسيب بيشتري وارد كند، بنابراين واكنش سريع و صحيح كليد مديريت بحران است.
محيط كار روابطعمومي، بايد محيطي صميمانه و آرامش بخش باشد
محيط كار روابطعمومي، بايد محيطي عاري از هرگونه استرس و اضطراب، عاشقانه و صميمانه، آرامش بخش، داراي شور و نشاط و برانگيزانند فرد براي انجام كارهاي شغلي اش باشد. در اين محيط بايد افرادي كار كنند كه عاشق كار بوده و با شور و نشاط و ذهني آماده براي كار در روابطعمومي باشند، متاسفانه در برخي از سازمانها محيط كاري آنچنان طاقت فرسا، پر از دسيسه، افراد زيرآب زن، سمي، دو رو و منافق صفت هستند كه كار كردن در اين محيط ها واقعا سخت، نگران كننده و استرس زا است.
اگر محيط كار عاشقانه و صميمانه باشد در چنين محيطي فرهنگ كار عاشقانه و دل انگيز خواهد بود و از لحاظ كاري به انسان آرامش و آسايش فكري و رواني را منتقل مي كند.
برخي اوقات متاسفانه بدون توجه به شرايط روحي و رواني و محيط كاري به كارمندان كارهايي مي سپاريم كه آمادگي لازم براي انجام آنها ندارند. به نظر مي رسد قبل از اينكه بخواهيم كاري را به كارمندي بسپاريم بايد اول به اين سئوالات پاسخ دهيم: آيا تخصص و تجربه لازم براي اين كار را دارد؟ آيا محيط كاري اين فرد با نيازهاي روحي، ذهني و رواني او سازگاري دارد؟ آيا توانايي انجام كار را دارد؟ و آيا هاي ديگر...
نمي توان از انساني كه دچار تنش روحي و رواني است كار خوب و موثر انتظار داشت. چون اين فرد در كشمكش دروني با خود بوده و هنوز نتوانسته است مشكلات خود را حل كند، چطور مي تواند به بهبود روند كاري روابطعمومي كمك كند.
اينجاست كه بحث اخلاق كاري و حرفه اي به ميان مي آيد؛ بايد از هر كسي متناسب با توانمندي و كارآييش از او كار خواست نه بيشتر چون دچار اختلات فكري، روحي و رواني خواهد شد.
وقتي كاركنان و مديران در يك محيط امن رواني كار ميكنند و ارزشها، اخلاقيات، اعتقادات و هنجارهاي مشترك دارند، تك تك افراد به شكلي منحصر به فرد، در جايگاهي قرار گرفتهاند كه بدون ترس و استرس كار خود را انجام دهند اين طوري كار كردن باعث بهبود كار و افزايش عملكرد كلي سازمان ميشود.
روابطعمومي دغدغه اصلي مديريت سازمان
روابطعمومي و ارتباط بايد دغدغه كليدي مديريت سازمان باشد. به رسميت شناختن نقش روابطعمومي به عنوان يك شكلدهنده و برقرار كننده ارتباطات موثر و كليدي مي تواند باعث حفظ و گسترش روابط با مخاطبان و مجريان در سطوح و بسترهاي مختلف باشد. حساس بودن به اهميت روابطعمومي در اين سازمان ها به مديريت آنها اجازه مي دهد تا بر موقعيت جديدي كه در آن فعاليت مي كنند، تسلط بيشتر و بهتري پيدا كنند.
پيشنهادها
- تغيير نگاه مديران به روابطعموميها و كار آنها مهم ترين موضوعي است كه بايد مورد توجه مسئولان دستگاه ها قرار گيرد. مديران سازمانها نبايد توقع داشته باشند روابطعمومي فقط ثناگوي سازمان و كارهايش باشد بلكه گاهي اوقات هم لازم است ضعف هاي سازمان را عيان كند تا بتواند با استفاده از راهنمايي ها، پيشنهادها، ديگاه ها و راهكارهايي ارزشمندي كه صاحب نظران و مخاطبان ارائه مي كنند راه هاي برون رفت از آنها را پيدا كنند.
- گاهي خود را در معرض نقد منصفانه ديگران قرار دادن بد نيست بايد مخاطب بتواند نظرات و ديدگاه ها و پيشنهادهاي خود را درباره سازمان ها اظهار نمايند. توسعه و پيشرفت در تضارب آراء و احترام گذاشتن به ديگاه ها و نظرات و پيشنهادهاي مخاطبان است.
- تعريف رديف بودجه مشخص و معين براي فعاليت روابطعموميها؛ يكي از بزرگترين مشكلات و معضلات روابطعموميها، نداشتن رديف بودجه مشخص و معين براي انجام فعاليت خود است تا جايي كه متاسفانه در برخي از دستگاه ها، روابطعموميها را تا حد يك واحد كارپردازي تقليل داده است.
- جلوگيري از دخالت افراد بي تجربه و غير متخصص در كاري روابطعموميها؛ معضل جديدي كه اكنون بيشتر روابطعموميها با آن دست و پنجه نرم مي كنند، سپردن مديريت و كار روابطعمومي در برخي از سازمان ها به افراد بي تجربه، غيرمتخصص و ناآشنا با كار و حرفه روابطعمومي است كه اين كار هم براي سازمان و هم براي اين افراد باعث ايجاد مشكلات و هزينه هايي خواهد شد. نبايد اجازه بدهيم هر كسي وارد عرصه روابطعمومي شود. كار در روابطعمومي هم تجربه، تخصص، علم و دانش روز مي خواهد و هم توانايي و مهارت ايجاد ارتباط موثر با ديگران... دفاع از جايگاه روابطعمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد يكي از وظايف مديران ارشد هر دستگاهي است تا روابطعمومي با آرامش بيشتري به كار خود بپردازند.
- ظهور فناوري هاي نوين ارتباطات و اطلاعات و لزوم بروزساني امكانات و تجهيزات روابطعموميها؛ با ابزار سنتي و چند دهه قبل نمي توان به جنگ دنياي مدرن و پيشرفته رفت. حضور در اين عرصه نيازمند يك سري استلزامات، امكانات و تجهيزات ارتباطي و اطلاعاتي است كه سازمان ها بايد براي روابطعموميها مهيا كنند. بدون داشتن اين امكانات، تصور حضور در دنيايي كه با ظهور متاورس در حال تغيير و دگرگوني است، غيرممكن خواهد بود.
بنابراين فناوري و نوآوري فرصت، انتخاب و تحرك بيشتري را هم براي سازمان و هم براي مخاطبان ايجاد مي كند.
- مديران روابطعموميها به عنوان مطلع ترين و مورد اعتماد ترين افراد سازمان ها كه از مسائل، مشكلات و ديدگاه هاي كاركنان و مخاطبان سازمان آگاهي كاملي تري دارند بايد در جلسات راهبردي و مهم دستگاه ها حضور موثر و تاثيرگذار داشته باشند و همچنين به عنوان مشاوران عالي مسئولان سازمانها بايد در جريان رويدادهاي مديريتي دستگاه قرار بگيرند تا در تعامل و ارتباط با كاركنان و مخاطبان بتوانند موثر عمل كنند.
- و بسياري از موضوعات ديگر
نتيجه
روابطعمومي شالوده و استوانه اصلي و اساسي ايجاد ارتباط موثر و تاثيرگذار بين سازمان و مخاطبان است كه هيچ وقت نبايد اجازه داده شود اين موقعيت حساس و خطير دچار تزلزل و فروپاشي شود چون صدمه ديدن روابطعمومي باعث صدمه ديدن و سلب اعتماد افكار عمومي از سازمان مي شود كه برگرداندن اين اعتماد و... خيلي سخت و دشوار مي شود.
نبايد اجازه بدهيم روابطعمومي از جايگاه و كاركردهاي اصلي خود سقوط كند چون اين كار يعني سقوط اعتماد، اعتقاد و اطمينان مخاطبان كه بازسازي آن نيازمند صرف هزينه بسيار و زمان بر است. توسعه روابطعمومي و تهيه ساختار، زيرساخت و بودجه مناسب، نيروي انساني متخصص و باتجربه مي تواند در وهله اول باعث اعتلاي سازمان و در وهله دوم باعث افزايش انگيزه، كارآيي و اثربخشي دست اندركاران روابطعموميها شود.
روابطعمومي به عنوان دروازه ورود مخاطبان و مجريان به سازمانها بايد مورد توجه جدي مسئولان دستگاه ها قرار گرفته و نيروي انساني متخصص، باتجربه، كارآمد، اثربخش، بودجه مناسب و... در اختيار آنان قرار دهند چون تنها جايي كه براي سازمان اعتبار و وجه اجتماعي كسب مي كند، روابطعموميها هستند.
برند سازي سازمان ها و نقش آفريني آنان در رويدادهاي اجتماعي، فرهنگي و... از طريق روابطعمومي كه امكانات، تجهيزات و... مدرن و بروز در اختيار دارند امكان پذير است.
در يك كلام روابطعموميها ترازوي سنجش ارزش و اعتبار دستگاه ها هستند توجه به آنها به منزله توجه به كل مجموعه دستگاه است.
ادامه دارد....