شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| شايد شما هم جزو آن دسته از نومديراني هستيد كه از گوشه و كنار شنيده‌‌‌ايد، يكي از كاركردها و وظايف اصلي مديران، بازخورد نشان‌دادن به ديگران است كه البته اين كاملا درست و منطقي است و هيچ‌‌‌كس به شما نمي‌‌‌گويد، نبايد به زيردستان، همكاران يا مافوق‌‌‌هاي خود بازخورد نشان ندهيد؛ اما مشكل هنگامي آغاز مي‌شود كه بازخورد نشان‌دادن از حالت تعادل و كفايت خارج مي‌شود و شكلي افراطي و بي‌‌‌جهت به خود مي‌گيرد. در اين حالت، بازخورد نشان دادن به ديگران نه‌‌‌تنها فايده‌‌‌اي ندارد و نتايج موردنظر را به بار نمي‌‌‌آورد، بلكه معمولا اثري مخرب خواهد داشت و شرايط را بدتر مي‌كند.

واقعيت اين است كه نمي‌‌‌توان و نبايد انتظار داشت بازخوردهايي كه به ديگران نشان مي‌‌‌دهيم، به‌‌‌سرعت و به‌‌‌طور كامل به تغيير رفتار و كردار آنها منجر شود و معمولا مدتي طول مي‌‌‌كشد تا بازخوردهاي ما به ثمر بنشيند و شرايط مطلوب‌‌‌تري را رقم بزند.

درواقع، بازخوردها با هدف ايجاد تغيير ارائه مي‌‌‌شوند و انسان‌‌‌ها هم ميانه چندان خوبي با تغيير و تحول ندارند و در برابر بسياري از تغييرات مقاومت مي‌كنند. حتي كساني كه بازخوردها را با آغوشي باز مي‌‌‌پذيرند و دوست دارند از ديگران بازخورد بگيرند هم در صورت زيادشدن بازخوردهايي كه از ديگران دريافت مي‌كنند، به‌‌‌تدريج دچار احساس منفي و ناخوشايندي مي‌‌‌شوند و هم از بازخورد گرفتن و هم فرد يا افرادي كه بيش‌‌‌ازحد به آنها بازخورد نشان مي‌دهند، بدشان مي‌‌‌آيد. بنابراين مديران سازمان‌ها و شركت‌ها، به‌‌‌ويژه آنهايي كه به‌‌‌تازگي به جرگه مديران پيوسته‌‌‌اند و دوست دارند از طريق بازخورد نشان دادن به كاركنانشان به بهتر شدن عملكرد آنها و سازمان‌هاي تحت امرشان كمك كنند، بايد به واقعيتي به نام «بسندگي بازخورد» و ميزان مطلوب بازخورد نشان‌دادن در سازمان توجه كنند. در ادامه به نكاتي پيرامون سطح مطلوب و كافي بازخورد اشاره خواهد شد.
 

آستانه تحمل افراد مختلف در برابر بازخوردهاي منفي متفاوت است

اگر شما در موقعيتي قرار داريد كه بايد نسبت به عملكرد ديگران بازخورد نشان دهيد، خيلي خوب است كه اين كار را به شكلي منطقي، هدفمند و با در نظر گرفتن ويژگي‌‌‌هاي شخصيتي و عاطفي افرادي كه مي‌‌‌خواهيد به آنها بازخورد نشان دهيد، به انجام برسانيد. بايد با دقت و وسواس زيادي بررسي كنيد آيا فردي كه مي‌‌‌خواهيد به او بازخورد نشان دهيد، كسي است كه دوست دارد به چالش كشيده شود و از موردانتقاد قرار گرفتن بدش نمي‌‌‌آيد يا فردي است كه بازخورد نشان دادن بيش‌‌‌ازحد باعث از بين رفتن اعتمادبه‌‌‌نفس او و كاهش كارآيي‌‌‌اش مي‌شود.

درواقع هر فردي در قبال بازخوردهايي كه به او نشان داده مي‌شود، داراي آستانه تحمل خاص خود است و شناخت دقيق اين آستانه تحمل و مديريت آن جزو ظرافت‌‌‌ها و مهارت‌‌‌هاي كليدي موردنياز مديران محسوب مي‌شود. معمولا اغلب افراد از دريافت بازخوردهاي مثبت خوشحال مي‌‌‌شوند و احساس غرور مي‌كنند و در برخورد با اغلب بازخوردهاي منفي و انتقاداتي كه نسبت به عملكردشان صورت مي‌گيرد، موضع دفاعي و خصمانه مي‌‌‌گيرند. بااين‌‌‌همه، افرادي هستند كه نه به خاطر دريافت بازخوردهاي مثبت بيش‌‌‌ازحد دچار غرور و خودبزرگ‌‌‌بيني مي‌‌‌شوند و نه به خاطر دريافت بازخوردهاي منفي دچار سرخوردگي و نااميدي؛ اين افراد از بازخوردهاي مثبت و منفي كه دريافت مي‌كنند براي اصلاح خود و بهتر شدن مستمرشان بهره مي‌‌‌برند.

علاوه بر اين، تعدادي از افراد در هر سازماني كه هستند به‌‌‌طوركلي با بازخورد گرفتن مشكل ‌‌‌دارند؛ در واقع بازخوردهاي مثبت براي آنها بي‌‌‌اهميت و كم‌اثر است و باعث افزايش اعتمادبه‌‌‌نفس و علاقه آنها به كار بيشتر نمي‌شود و دريافت بازخوردهاي منفي هم برايشان خيلي گران تمام مي‌شود و آنها را به‌‌‌شدت و براي مدت‌‌‌هاي طولاني به هم مي‌‌‌ريزد. بنابراين، مديران بايد ضمن شناسايي دقيق آستانه تحمل هركدام از كاركنانشان در برابر بازخوردهاي مثبت و منفي، براي اين كار برنامه‌‌‌ريزي و چاره‌‌‌انديشي كنند و در اين زمينه نبايد فقط از يك‌روش و رويكرد واحد و يكسان استفاده كنند و اگر چنين نكنند به‌‌‌طور حتم با چالش‌‌‌هاي بسياري در زمينه بازخورد نشان‌دادن به كاركنانشان مواجه خواهند شد.
علامت‌‌‌هاي كافي بودن بازخوردها

بازخورد نشان دادن به ديگران هنگامي موثر و مفيد خواهد بود كه به‌‌‌اندازه باشد و اينكه يك مدير بفهمد چه زماني و در چه مرحله‌‌‌اي بايد دست از بازخورد نشان دادن بردارد، جزو مهارت‌‌‌هايي است كه هر مديري بايد به‌‌‌خوبي از آن برخوردار باشد. در اينجا به چهار مورد از علامت‌‌‌هايي اشاره خواهد شد كه با مشاهده آنها بايد بفهميد بازخورد نشان دادن به فرد موردنظر كافي است و نبايد ادامه پيدا كند:

۱. بي‌‌‌حسي و رخوت: بسياري از افراد در صورت دريافت بازخوردهاي بيش‌‌‌ازحد و تكراري دچار نوعي احساس رخوت و سستي مي‌‌‌شوند و قدرت فكر كردن و واكنش درست نشان‌دادن را از دست مي‌دهند. بنابراين اگر حس كرديد افرادي كه در حال بازخورد نشان دادن به آنها هستيد با بي‌‌‌توجهي و بي‌‌‌حالي به صحبت‌‌‌هاي شما گوش مي‌كنند، بدانيد كه زمان آن فرارسيده تا بازخورد نشان‌دادن را متوقف كنيد.
يه دنيا ميم كوين ، هديه فعاليت شما در سرمايكس!

۲. تهي شدن از نظر عاطفي: گاهي اوقات افرادي كه در حال گوش كردن به بازخوردهاي منفي از طرف ما هستند، از نظر عاطفي و احساسي دچار مشكل مي‌‌‌شوند و احساسات منفي بروز مي‌دهند. بروز اين احساسات بايد زنگ خطر را براي شما به صدا درآورد و در اينجاست كه بايد روند بازخورد نشان دادن به آنها را متوقف كرد.

۳. واكنش نشان ندادن به بازخوردهاي مثبت: در بسياري موارد، افرادي كه بازخوردهاي مثبت بيش‌‌‌ازاندازه‌اي از ما دريافت مي‌كنند، به نوعي مصونيت و بي‌‌‌تفاوتي در برابر بازخوردهاي مثبت دچار مي‌‌‌شوند و دريافت بازخوردهاي مثبت بيشتر براي آنها بي‌‌‌فايده و بي‌‌‌اثر خواهد بود. در اين مرحله حتما بايد از ادامه دادن چنين بازخوردهايي خودداري كرد.

۴. عدم‌مشاركت: گاهي اوقات در اغلب بخش‌‌‌هاي يك سازمان نوعي احساس عدم‌مشاركت و بي‌‌‌ميلي نسبت به شركت كردن در كارهاي تيمي مشاهده مي‌شود؛ آن‌‌‌هم به اين دليل كه بازخوردهاي مثبت يا منفي نشان داده‌‌‌شده درگذشته تا به آن حد زياد و بيش‌‌‌ازاندازه بوده كه افراد و اعضاي تيم‌‌‌هاي كاري از ترس موردانتقاد قرار گرفتن و دريافت بازخوردهاي بيشتر از طرف مافوق‌‌‌هاي خود ترجيح مي‌دهند عطاي مشاركت را به لقايش ببخشند، درنتيجه تمايلي به مشاركت بيشتر در كارها و كار تيمي از خود نشان نمي‌‌‌دهند و به جاي آن ترجيح مي‌دهند به‌‌‌تنهايي و طبق چارچوب وظايفي كه به آنها محول شده است، حركت كنند و از انجام فعاليت‌‌‌هاي داوطلبانه خودداري مي‌‌‌كنند.

مترجم: سيدحسين علوي لنگرودي

منبع: MIT Sloan Management Review
donya-e-eqtesad