شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : 4 نكته براي شفاف‌سازي انتظارات روابط‌عمومي در ارتباط با مشتريان
یکشنبه، 12 تیر 1401 - 08:37 کد خبر:49913
يك متخصص روابط‌عمومي كه در حرفه خود عملكرد خوبي دارد با سازمان‌ها ارتباط خوبي برقرار مي‌كند و در كار خود به مديريت زمان، برنامه‌ريزي و شبكه‌سازي توجه دارد. مهمترين عامل موفقيت، برقراري ارتباط مبتني بر اعتماد است. انتشار خبر در سطح وسيع تنها راهكار نيست، اما برقراي ارتباط صادقانه و شناخت كافي از مشتريان و نيازهاي‌شان بسيار تاثيرگذار است.

شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| همه ما با كليشه ها و تصورات غلط در صنعت روابط‌عمومي آشنا هستيم. برخي ادعا مي كنند كه روابط‌عمومي مدور است. برخي ديگر معتقدند روابط‌عمومي يعني تعداد افرادي كه مي شناسيد و جلسات و رويدادهايي كه در آن شركت مي كنيد.


من به عنوان متخصص روابط‌عمومي و استراتژيست روابط‌عمومي به موفقيت‌هايي كه در حرفه خود كسب كرده ام، افتخار مي كنم و بيشتر افتخار خود را در روابط كاري ام مي دانم كه به من كمك كرده تا به اهداف كاري خود دست يابم. داشتن اهداف و انتظارات مشخص و شكل گيري روابط مبتني بر اعتماد براي متخصص روابط‌عمومي بسيار اهميت دارد.


در راستاي داشتن انتظارات شفاف از مشتريان، به چهار نكته مهم اشاره مي كنيم:


1. بازخورد شما بايد صادقانه باشد


تصور كنيد يكي از مشتريان شما در يك جلسه، برنامه يا ايده‌اي را مطرح مي كند كه از موفقيت آن مطمئن است، اما تيم روابط‌عمومي هنوز اطمينان چنداني ندارند. شايد ايده داستان به اندازه كافي قانع كننده نباشد و يا از نظر زماني در شرايط مناسب نباشد تا توجه رسانه ها را به خود جلب كند.

 

در اين مورد، اين وظيفه متخصصان روابط‌عمومي است كه بدانند چه كارهايي باعث مي شود يك داستان جالب به نظر برسد، همچنين آنها بايد وقت شناس باشند و بدانند آيا الان زمان مناسب براي بيان اين داستان است يا خير. يكي ديگر از وظايف تيم روابط‌عمومي اين است كه انتظارات را مديريت كنند و براي مشتريان فرآيند تامين انتظارات را توضيح دهند. در اين شرايط وظيفه من اين است كه قابل اعتماد باشم و نظرم را صادقانه بيان كنم.


اينكه مي گويند روابط‌عمومي مثل يك چرخه مدور است يك باور غلط است، اما در مورد مشترياني كه به شما مراجعه مي كنند و ايده غلطي را مطرح مي كنند بايد كاملا شفاف و قابل اعتماد باشيد. سريعا با آنها جلسه اي برگزار كنيد. براي حمايت از آنها اطلاعاتي را در اختيارشان قرار دهيد و يك داستان متفاوت براي آنها تعريف كنيد و يا اطلاعاتي را كه مي خواهند منتشر كنند محدود به شبكه هاي اجتماعي مثل بازاريابي ايميل كنيد. به آنها نشان دهيد به جاي اينكه ايده اوليه خود را مطرح كنند، تلاش كنند آن را جالب تر بيان كنند.


2. به مشتريان با دليل بگوييد چه اطلاعاتي را چه زماني بهتر است منتشر كنند و چه زماني نبايد اين كار را بكنند


به عنوان متخصص روابط‌عمومي وظيفه شما انتقال اطلاعات مطرح شده توسط اعضاي مشتريان به مخاطبان است. بايد آنها را راهنمايي كنيد كه چه اطلاعاتي را مي توانند منتشر كنند و محدوديت هاي كارشان را به آنها گوشزد كنيد.


من در پروژه‌اي با مشتري مشتركاً كار مي كردم. به دليل محدوديت هايي كه وجود داشت، آنها نمي توانستند رسانه ها را پوشش دهند و تنها در بعضي مباحث و موضوعات محدود اجازه داشتند فعاليت كنند. آنها در فعاليت هاي عمومي خود محدوديت‌هايي داشتند. اگر مي خواستند دربارۀ موضوعي اظهار نظر كنند من آن را در مصاحبه ها يا در قالب داستاني جديد مي گنجاندم.


انتشار اطلاعات غلط در زمان نامناسب منجر به نقض قرارداد مي شود كه پيامدهاي بدي را براي مشتري و تيم روابط‌عمومي همراه دارد. بسيار مهم است كه نمايندگان روابط‌عمومي محدوديت هاي اين حرفه را درك كنند. بازهم اين موضوع به روابط مطمئني برمي گردد كه با مشتريان خود برقرار كرده ايد و اينكه تا چه اندازه از منافع آنها حمايت كرده ايد.


3. چالش هايي كه مانع موفقيت شما بوده اند، به ياد داشته باشيد


به عنوان متخصص روابط‌عمومي در اين مورد كه چرا داستانتان موفقق نبود، صادق باشيد. شايد داستانتان براي خبرگذاري ها جذاب نبوده، يا شايد انتخاباتي پيش رو است كه اخبار مربوط به آن جذابتر از داستان شماست يا شايد داستان شما مرتبط با رسانه مورد نظر نيست. پديده پاندمي مثال جالبي از اين موضوع است چرا كه نگاه مردم را به رسانه و تعامل پيام ها و نرم خبرها تغيير مي دهد.


وظيفه متخصص روابط‌عمومي اين است كه با مشتريان خود رابطه اي مبتني بر اعتماد برقرار كند تا آنها باور كنند شما تمام تلاش خود را براي پيشبرد كار آنها انجام مي دهيد. من به اين جمله قديمي سخت معتقدم كه مي گويد "به جاي بيان مشكلات، راهكار پيشنهاد دهيد". به جاي اينكه اجازه ندهيد مشتري حرفش را تمام كند، به او راهكاري را پيشنهاد دهيد تا داستان خود را بهتر بيان كند.


به عنوان مثال يكي از جالب ترين راهكارهايي كه براي كسب و كارها مناسب است، اما براي رسانه ها چندان ضرورتي ندارد، وبسايتي است كه به‌روز باشد. پيشنهاد مي كنم داستان خود را بيان كنيد و در پايان مقاله يا مصاحبه، اسم وبسايتي هم كه داستان در آن منتشر شده بيان كنيد.


3. پوشش رسانه اي در سطح وسيع همه چيز نيست


ما هميشه براي موفقيت مشتريان خود تلاش مي كنيم، اما اين موفقيت در اشكال مختلفي نمايان مي شود. به عنوان مثال شايد كسب و كار بعضي افراد در حوزه تكنولوژي باشد كه مي خواهند محصولات جديد خود را تبليغ كنند. اين محصول در شبكه اي كه 2 ميليون مخاطب منفعل دارد منتشر مي شود. اما اگر اين محصول را در شبكه اي منتشر كنيد كه 300000 مخاطب فعال دارد و در عين حال مخاطبان هدف نيز در اين شبكه عضو هستند چه اتفاقي مي افتد؟


انتخاب بستري براي انتشار پيام با مخاطبان زياد باعث مي شود پيام شما به گوش افراد زيادي برسد، اما در بستري كه افراد زيادي در آن فعاليت دارند به شما كمك مي كند تا با افرادي كه همسو با هدف شما هستند، ارتباط برقرار كنيد.


شايد ايجاد برندي مشاركتي، ارسال محصولات به اينفلوئنسرها، برگزاري جلسات زنده اينستاگرام يا وبينار روش ديگري است كه مي توانيد از آن نهايت استفاده را بكنيد. كمك به مشتريان براي اينكه مخاطبان هدف آنها را ببينند بسيار ارزشمندتر از پوشش خبري است.


جمع بندي


يك متخصص روابط‌عمومي كه در حرفه خود عملكرد خوبي دارد با سازمان‌ها ارتباط خوبي برقرار مي‌كند و در كار خود به مديريت زمان، برنامه‌ريزي و شبكه‌سازي توجه دارد. مهمترين عامل موفقيت، برقراري ارتباط مبتني بر اعتماد است. انتشار خبر در سطح وسيع تنها راهكار نيست، اما برقراي ارتباط صادقانه و شناخت كافي از مشتريان و نيازهاي‌شان بسيار تاثيرگذار است.

 


 

منبع انگليسي:  www.publicrelationstoday.com
منبع فارسي: شارا - شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران
نويسنده: هالي بودرام | 27 ژوئن 2022 | روابط‌عمومي‌