شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| ارتباطات، سنگ بناي موفقيت هر سازمان است. تجارت شامل تعاملات مداوم مديران، كارمندان و مشتريان است. ارتباطات سازماني موثر، جريان اطلاعات بين همه طرف‌هاي مربوطه را تضمين مي‌كند و احتمال سوتفاهم، نارضايتي و عدم اعتماد را كاهش مي‌دهد.

ارتباطات در داخل يك سازمان به اشكال مختلفي انجام مي‌شود، از ارتباط شفاهي و ارتباطات كتبي گرفته تا برقراري ارتباط از طريق ايميل، اينترانت، پيام كوتاه، شبكه‌هاي تجاري و حتي زبان بدن، كه مي‌تواند در محيط كار فرهنگي امروزي بسيار مهم باشد. بنابراين، نحوه برقراري ارتباط سازماني بايد از طريق چندين كانال ثابت و روشن باشد.

در اين مقاله از تيم كارليب، ما به بررسي تعريف ارتباطات سازماني، اهميت و انواع آن، ابزار ارتباطات سازماني و موانع ارتباطات در يك سازمان مي‌پردازيم؟ اما اينكه ارتباطات سازماني چيست؟ و چه اهميتي در يك سازمان دارد؟ در ادامه به آن خواهيم پرداخت.

ارتباطات سازماني چيست؟

به بيان ساده، ارتباطات سازماني تبادل اطلاعات، ايده‌ها و ديدگاه‌ها در داخل و خارج از سازمان است. ارتباطات سازماني، ارتباطات را نه تنها در تجارت، بلكه در بيمارستان‌ها، كليساها، سازمان‌هاي دولتي، سازمان‌هاي نظامي و موسسات دانشگاهي نشان مي‌دهد.

هر سازماني اعم از تجاري يا غير تجاري، برخي از اهداف و ذينفعان خاص خود را دارد. دستيابي به اين اهداف به ارتباط موفقيت‌آميز با گروه‌هاي ذينفع مربوطه بستگي دارد. اهميت ارتباطات سازماني در يك سازمان را مي توان به شرح زير خلاصه كرد:

اهميت ارتباط سازماني

ارتباطات، با آگاهي و شفاف‌سازي درباره وظيفه انجام شده، نحوه انجام وظيفه و چگونگي بهبود عملكرد كاركنان در صورت بالا نبودن انگيزه، باعث ايجاد انگيزه مي‌شوند.

ارتباطات، منبع اطلاعاتي براي اعضاي سازمان در فرآيند تصميم‌گيري هستند؛ زيرا به شناسايي و ارزيابي اقدامات جايگزين كمك مي‌كنند.

ارتباطات نقشي اساسي در تغيير نگرش‌هاي فرد دارند. به عنوان مثال، يك فرد آگاه از نگرش بهتري نسبت به يك فرد كم اطلاع برخوردار خواهد بود.

مجلات، ژورنال‌ها، جلسات و انواع ديگر ارتباطات شفاهي و كتبي سازماني به شكل‌گيري نگرش كارمندان كمك مي‌كنند.

ارتباطات به معاشرت افراد با يكديگر و اجتماعي شدن آن‌ها نيز كمك مي‌كنند. در زندگي امروز، تنها حضور يك فرد ديگر باعث تقويت ارتباطات مي‌شود و هيچ فردي بدون داشتن ارتباط با ديگران نمي‌تواند ادامه دهد.

ارتباط، در كنترل روند مسائل سازماني تاثير دارد. به عنوان نمونه، از طرق مختلف مي‌تواند به كنترل رفتار اعضاي سازمان كمك ‌كند. سطوح مختلفي از سلسله مراتب و اصول و دستورالعمل‌هاي خاصي در يك سازمان وجود دارد كه كاركنان بايد از آن‌ها پيروي كنند.

كاركنان بايد از سياست‌هاي سازماني پيروي كنند، نقش و وظيفه شغلي خود را به طور كارآمد انجام دهند و هر گونه مشكل كاري و گله‌مندي را به مافوق خود اعلام كنند. بنابراين، ارتباطات سازماني به كنترل عملكرد مديريت نيز كمك مي‌كنند.

يك ارتباط سازماني موثر و كارآمد نياز به تبحر مديريتي در تحويل و دريافت پيام دارد. يك مدير بايد موانع مختلف برقراري ارتباطات را كشف كند، دلايل وقوع آن‌ها را تجزيه و تحليل كند و اقدامات پيشگيرانه را براي جلوگيري از اين موانع انجام دهد.

از اين رو، مسئوليت اصلي يك مدير توسعه و حفظ ارتباطات سازماني بين افراد سازمان است، اما همانقدر كه يك ارتباط سازماني مفيد و موثر در موفقيت يك سازمان تاثيرگذار است، ارتباطات سازماني ناكارآمد مي‌توانند مخرب باشند. در ادامه به تأثير ارتباطات سازماني ناكارآمد در يك سازمان مي‌پردازيم.

ارتباطات سازماني ناكارآمد و تاثيرات آن

ارتباطات سازماني ناكارآمد ممكن است احتمال سوتفاهم را افزايش دهند، به روابط ميان افراد سازمان آسيب برسانند، اعتماد را خدشه‌دار كرده و خشم و خصومت را گسترش دهند.
همچنين ارتباطات ناكارآمد ممكن است از يك استراتژي ضعيف، عدم اجراي استراتژي، استفاده از وسيله ارتباطي اشتباه، زمان‌بندي نامناسب و حتي تفاوت‌هاي ظريف مانند انتخاب كلمه يا تن صدا ناشي شوند.

چهار نوع ارتباط سازماني وجود دارد كه درك آن‌ها براي شما مهم است تا بتوانيد از آن‌ها براي بيان ايده‌هاي خود و اطمينان از درك پيام توسط گيرنده استفاده كنيد. در حالي كه عملكردهاي ارتباطات سازماني متفاوت است، هدف هميشه اطمينان از انتقال دقيق پيام به مخاطب شما مي‌باشد.

انواع ارتباط سازماني

اهميت ارتباطات سازماني را در يك محيط كاري نمي‌توان دست كم گرفت. نحوه ارتباط كارمندان با يكديگر، با مديران يا با ذي‌نفعان خارجي، مانند مشتريان و شركا در خود تجارت تأثيرگذار است.

در نتيجه، آگاهي از نوع ارتباطي كه در آن شركت مي‌كنيد، امري حياتي است. چهار نوع ارتباط سازماني وجود دارد:

ارتباطات رسمي و غيررسمي
ارتباطات جهت‌دار
ارتباطات داخلي و خارجي
ارتباط شفاهي و كتبي

بيشتر ارتباطات تجاري را مي‌توان در اين چهار دسته اصلي سازمان‌دهي كرد. هر يك از انواع ارتباطات سازماني، در سناريوهاي خاص تجاري و با انواع مختلف مخاطبان استفاده مي‌شود.
ميان انواع مختلف ارتباطات همپوشاني زيادي وجود دارد. به عنوان مثال، يك ارتباط مي‌تواند همزمان از دو يا چند دسته مختلف باشد، مانند ارزيابي عملكرد رسمي، رو به پايين، داخلي و كتبي. در واقع اين ارتباط، همه چهار نوع ارتباطات سازماني را در بر مي‌گيرد.

1. ارتباطات رسمي

ارتباطات تجاري را مي‌توان با توجه به ميزان رسمي بودن آن‌ها طبقه‌بندي كرد. ارتباطات رسمي به طور كلي داراي يك ساختار سازماني خاص و يك پيام استاندارد و به طور دقيق طراحي شده هستند. شركت اطمينان مي‌دهد كه جريان ارتباطات از طريق كانالي است كه مخاطب را جلب مي‌كند. براي مثال، اخبار رسمي شركت كه براي مشتريان است ممكن است از طريق يك بيانيه مطبوعاتي رسمي ارسال شود. با اين حال، اخبار رسمي شركت كه براي كارمندان است ممكن است از طريق يادداشت ارسال شود يا از طريق جلسه شوراي شهر منتقل شود.

2. ارتباطات غير رسمي

ارتباطات غيررسمي كه به آن درخت انگور نيز گفته مي‌شود، جريان آزاد و خود جوش دارد. اين نوع ارتباط بين كارمندان يك به يك يا در گروه‌هاي كوچك برقرار مي‌شود. همچنين مي‌تواند شامل تعاملات سريع بين كارمندان و مشتريان يا شركا باشد. برخلاف ارتباطات رسمي كه با سرعت كمتري پيش مي‌روند، ارتباطات غيررسمي بيشتر تكانشي هستند. اين مي‌تواند منجر به اطلاعات نادرست يا سو‌ تفسير شود. با اين وجود، بسياري از سازمان‌ها ارتباط غير رسمي را بر ارتباط رسمي مقدم مي‌شمارند؛ زيرا اين نوع ارتباط كاركنان را قادر مي‌سازد تا خلاق‌تر و خودجوش باشند.

3. ارتباط جهت‌دار: رو به پايين

اشكال اساسي ارتباطات سازماني جهت‌دار نيز هستند. اين بدان معناست كه اطلاعات مي‌توانند به سمت پايين، رو به بالا يا به صورت افقي جريان پيدا كنند. ارتباطات رو به پايين از مديران و سرپرستان به سمت كارمندان خط مقدم جريان مي‌يابند. اين نوع ارتباطات غالباً شامل دستورالعمل‌ها يا وظايفي هستند كه كاركنان بايد آ‌ن‌ها را انجام دهند. همچنين مي‌توانند شامل سياست‌هاي سازماني يا ارزيابي عملكرد باشند. با وجود اين كه بيشتر ارتباطات رو به پايين، به صورت مكتوب، مانند ايميل‌ها، يادداشت‌ها و دستورالعمل‌هاي خط مشي ارائه مي‌شوند، اما از طريق جلسات و تماس‌هاي تلفني، كلامي نيز هستند.

4. ارتباط جهت دار: رو به بالا

نقطه مقابل ارتباط رو به پايين، ارتباط رو به بالا است كه در آن پيام‌ها از كارمندان در سطح پايين‌تر به سمت بالادستي مي‌روند. اين نوع ارتباط مي‌تواند شامل پروژه‌ها يا مواردي باشد كه كاركنان براي نشان دادن به مديران خود نياز دارند. علاوه بر اين، كارمندان مي‌توانند در مورد شغل خود، عملكرد يا تجارت شركت، به مافوق خود بازخورد و پيشنهاد دهند. اين نوع ارتباطات معمولاً بينش و داده‌هايي را براي مديريت فراهم مي‌كنند كه براي تصميم‌گيري‌هاي مهم شركت مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

5. ارتباط جهت دار: افقي

ارتباطات همچنين در يك تجارت به صورت افقي جريان مي‌يابند. اين نوع ارتباط بين كارمنداني انجام مي‌شود كه در يك سطح قرار دارند. آن‌ها مي‌توانند در همان بخش يا در مناطق ديگر شركت باشند. دقيقاً مانند ارتباطات غيررسمي، اين نوع ارتباطات سريع و اغلب خود به خود انجام مي‌شوند. بيشتر ارتباطات افقي برخلاف نوشتاري، كلامي هستند.

6. ارتباطات داخلي

مثال‌هاي ديگر ارتباطات سازماني، ارتباطات داخلي و خارجي است. ارتباط داخلي بين اعضاي سازمان برقرار مي‌شود كه مي‌تواند در ميان كل افراد شركت يا در گروه‌هاي كوچك از افراد، مانند بخش‌ها يا تيم‌هاي پروژه باشد. ارتباطات رسمي غالباً به صورت كتبي هستند و شامل ارزيابي عملكرد، به روزرساني‌هاي شركت و عملكرد فروش هستند. اين نوع اطلاعات معمولاً فقط براي كارمندان مناسب است، نه ذي‌نفعان خارجي مانند مشتريان و شركا.

7. ارتباطات خارجي

ارتباطات خارجي حاوي پيام‌هايي مخصوص افراد خارج از سازمان است، مانند مشتريان، شركا، رسانه‌ها، چشم‌اندازهاي رقبا يا نهادهاي نظارتي مانند دولت. مشاغل براي ساخت دقيق پيام‌رسان مخصوص مخاطبان خارجي وقت مي‌گذارند تا ديد آن‌ها به تجارت مثبت شود. بيشتر ارتباطات خارجي به صورت رسمي و ساختاري است و از طريق كانال‌هاي خاصي ارسال مي‌شوند تا مخاطب پيام را دريافت كند. براي نمونه، تبليغات فروش ممكن است از طريق يك كمپين ايميل هدفمند ارسال شود، در حالي كه اخبار مربوط به انتصاب مدير عامل جديد ممكن است از طريق يك بيانيه مطبوعاتي به رسانه‌ها و دولت ارسال شود.

ارتباطات خارجي غالباً براي ترغيب مخاطب مورد استفاده قرار مي‌گيرند، در صورتي كه كه منظور از ارتباطات داخلي معمولاً اطلاع‌ رساني است. مشاغل اغلب از روش‌هاي تبليغاتي به عنوان بخشي از ارتباطات خارجي استفاده مي‌كنند. اين كار سازمان را قادر مي‌سازد تا اطمينان حاصل كند كه پيام به مخاطب رسيده است.

8. روش‌هاي ارتباطي و تبليغاتي

براي انتخاب وسيله تبليغاتي مناسب، مشاغل بايد تحقيقاتي انجام دهند تا مخاطبان را بهتر درك كنند. نمونه‌هايي از رسانه‌هاي تبليغاتي عبارتند از:

تبليغات آنلاين، در تلويزيون و راديو و روزنامه‌ها و مجلات
فعاليت‌هاي روابط عمومي، مانند كنفرانس‌هاي خبري و بيانيه‌هاي مطبوعاتي
كانال‌هاي رسانه‌هاي اجتماعي از جمله توييتر، فيس‌بوك، لينكدين، ​​يوتيوب و اينستاگرام
بازاريابي از طريق ايميل با كمپين‌هاي پرورش و رشد
بازاريابي موتور جستجو با استفاده از كلمات كليدي

9. ارتباط شفاهي

اشكال اساسي ارتباطات سازماني مي‌توانند شفاهي يا كتبي باشند. ارتباط شفاهي مي‌تواند بين دو نفر، در گروه‌هاي كوچك افراد يا حتي در كل شركت، مانند جلسه سالانه انجام شود. گرچه ارتباط شفاهي غيررسمي به نظر مي‌رسد، اما اغلب مي‌تواند سازماندهي و آماده شود. به عنوان نمونه، ممكن است يك كارآفرين كه در يك شام خيريه در حال صحبت با سرمايه‌گذاران بالقوه است، از قبل در مورد اين سرمايه‌گذاران تحقيق دقيق كرده باشد تا بتواند گفت و گو را با منافع آن‌ها هدايت كند.

10. ارتباط كتبي

ارتباطات كتبي يك قسمت اساسي در اداره يك تجارت است. حتي قبل از شروع كار، بسياري از صاحبان مشاغل مجبورند برنامه‌هاي تجاري طولاني و پيچيده‌اي را تهيه كنند. آن‌ها همچنين ممكن است در ايجاد قراردادها و اسناد مالي شركت كنند. اين نوع ارتباطات تجاري رسمي است و اغلب به متخصصاني مانند وكلا و حسابداران نياز دارد.

همه ارتباطات كتبي در تجارت رسمي نيستند. ارتباطات روزمره بين كارمندان، مانند ارتباطات افقي، مي‌توانند غيررسمي باشند. همكاران ممكن است براي پرسيدن سوال، ايميل‌هاي سريعي را براي يكديگر بنويسند.

استفاده از برنامه‌هاي پيام‌رساني فوري مانند Skype يا ابزارهاي همكاري مانند Trello، براي تسريع در برقراري ارتباط نوشتاري براي مشاغل معمول است. اين كار باعث مي‌شود همكاران بتوانند بلافاصله پيام‌ها را دريافت و به آن‌ها پاسخ دهند و اطمينان حاصل شود كه فعاليت‌هاي تجاري حساس به زمان مي‌توانند طبق برنامه پيش بروند.

نمونه‌هايي از ارتباطات نوشتاري

ايميل‌ها
پيام‌هاي فوري
فاكتورها
يادداشت كوتاه
فرم‌ها
نامه‌ها

اين نوع ارتباطات تجاري براي استفاده روزمره است و به طور كلي كوتاه و مستقيم مي‌باشد و نياز به اقدام از طرف خواننده دارد.

برقراري ارتباط موثر در كسب و كارها

صرف نظر از اينكه از چه نوع ارتباطي استفاده مي‌كنيد، استفاده از ساختار جمله، دستور زبان و علائم نگارشي مناسب در ارتباطات تجاري مهم است.

اين حرفه‌اي بودن و اعتبار شما را نشان مي‌دهد و همچنين اطمينان مي‌دهد كه گيرنده پيام مي‌تواند آن را به درستي درك كند.

به منظور برقراري ارتباط موثر در تجارت، حتماً از نوع مناسب ارتباط سازماني براي سناريوي ارائه شده استفاده كنيد.

به عنوان مثال، بهتر است هنگام صحبت با مشتري از زبان رسمي استفاده شود تا غيررسمي.

يا وقتي از همكار خود يك سوال سريع تجاري مي‌پرسيد، ممكن است يك پيام فوري يا ايميل بهترين شكل ارتباط از ميان ساير انواع ارتباطات سازماني باشد.

حال اين سوال ايجاد مي‌شود كه آيا شما به دنبال بهبود ارتباطات داخلي سازمان خود هستيد؟

اگر ابزارهاي ارتباطات داخلي سازماني را در Google جستجو كنيد، حدود 136 ميليون نتيجه خواهيد گرفت!!! راه حل مورد نياز شما مطمئناً در يكي از اين نتايج مخفي شده است؛ اما يافتن آن مانند پيدا كردن سوزن در انبار كاه است!
بسته به اهداف شما، صدها ابزار براي ايجاد، توزيع، ترويج يا برنامه ‌ريزي ارتباطات كارمندان خود طراحي شده‌اند. بنابراين ما خوشحاليم كه 13 نمونه از بهترين ابزارهاي ارتباطي داخلي موجود در سازمان را با شما به اشتراك مي‌گذاريم.

ابزارهاي ارتباطات داخلي در سازمان

ببينيد كدام يك از اين 13 ابزار براي تجارت شما مناسب است:

ويدئو
اينترانت
برنامه‌هاي تلفن همراه
اسكرين سيور‌ها
مديريت ارتباطات
نظرسنجي‌ها
انجمن‌ها
وبلاگ‌ها
پادكست‌ها
علامت‌هاي ديجيتال
ابزارهاي همكاري
خبرنامه‌ها
كانال‌هاي اجتماعي (شبكه‌هاي اجتماعي)

1. ويدئو

در ميان ابزارهاي خلاق و پويا با يك ميليون استفاده، نمي‌توان از ويديو و نقش آن چشم‌پوشي كرد. ويديو احساسات را در پيام‌ها وارد كرده و هياهوي زيادي را به فعاليت‌هاي تبليغاتي اضافه مي‌كند.

توليد و ميزباني فيلم بيش از هر زمان ديگري مقرون به صرفه است. ضبط جلسات كاري يا سخنراني‌ها و ويدئو كنفرانس، راه‌هاي بسيار خوبي براي برقراري ارتباط و تعامل كاركنان از راه دور يا پراكنده است.

2. اينترنت

امروزه اطلاعات بسيار زيادي در سازمان‌ها وجود دارد كه مديريت، به روزرساني و دسترسي به آن‌ها دشوار است. اين وضعيتي پيچيده است كه به خاطر انفجار اطلاعات ايجاد شده است. گرچه شايد جذاب‌ترين ابزار ارتباطات سازماني كارمندان نباشد، اما يك اينترانت مناسب براي شركت ارزش زيادي دارد. آن‌ها با محتواي طبقه‌بندي شده و جست و جوي آسان، مخازن ارزشمندي از اطلاعات ضروري به حساب مي‌آيند.

نكته:
با تيم IT خود، براي ايجاد بخش‌هاي اختصاصي در اينترانت خود براي زمينه‌هاي خاص مورد توجه يا تمركز، مانند امنيت سايبري يا سلامتي و رفاه همكاري كنيد.

3. برنامه‌هاي تلفن همراه

جذب كارمندان از طريق برنامه‌هاي تلفن همراه يك فرصت بزرگ است. اگر به درستي استفاده شوند، تجربه كل كارمندان را تغيير مي‌دهند. برنامه‌هاي تلفن همراه كارمندان مي‌توانند يك درگاه واحد براي همه افراد سازمان براي انجام وظايف و برقراري ارتباط باشند. اين برنامه‌ها به ويژه هنگامي مفيد هستند كه قسمت عمده‌اي از محل كار شما را كاركنان از راه دور تشكيل مي‌دهند، جايي كه ديگر كانال‌هاي ارتباطي سنتي موثر نيستند.

نكته:
هر شركت توسعه وب، مي‌تواند يك برنامه موبايل جديد و جذاب براي شما بسازد؛ اما حتماً در نظر داشته باشيد كه علاوه بر ظاهر خوب، سودمند نيز باشد. اگر برنامه شما خوب به نظر برسد اما هيچ هدف مفيدي را برآورده نكند، به زودي به يكي از 21٪ برنامه‌هايي تبديل مي‌شود كه فقط يك بار استفاده مي‌شوند!

4. اسكرين سيورها

همه متوجه اسكرين سيورها مي‌شوند. آن‌ها بسيار چشم نواز و بسيار ديداري هستند. اسكرين سيورهاي شركت‌ها يك كانال استفاده نشده بزرگ براي جلب توجه كارمندان هستند. انعطاف‌پذيري آن‌ها در طراحي به اين معني است كه مي‌توان تصاوير، ويدئوها و ساير قالب‌ها را با هم تركيب كرد و يك بيلبورد ديجيتالي قدرتمند ايجاد كرد. به علاوه، آن‌ها اغلب در طول روز ديده مي‌شوند به طوري كه مكالمات داخلي شما بسيار كوتاه‌تر مي‌شوند و يادآوري پيام را خيلي سريع‌تر افزايش مي‌دهند.

5. مديريت ارتباطات

حتي وقتي همه وسايل و لوازم خود را مرتب كرده‌ايد، براي راهنمايي راه خود به نقشه و قطب‌نما احتياج داريد. داشتن يك برنامه و پايبند بودن به آن نيز براي ارتباطات داخلي يك شركت ضروري است. آنجاست كه يك ابزار مديريتي خوب مي‌تواند كارهاي سنگين را براي شما انجام دهد.

برنامه ارتباطات داخلي شركت شما احتمالاً شامل بسياري از قسمت‌هاي متحرك، از جمله ابزارهايي براي ايجاد و پخش پيام‌هاي شما، جذب ذينفعان به مشاركت، چارچوب زماني مشخص شده براي كار كردن و اهداف مورد نظر است.

يك ابزار مديريت ارتباطات، وضعيت هر وظيفه و تمام وابستگي‌هاي آن‌ها را مشخص مي‌كند، اطمينان حاصل مي‌كند كه هيچ چيز ناديده گرفته نمي‌شود و شما كنترل همه چيز را در دست خواهيد داشت.

نكته ابزار: چندين ابزار عالي مديريت ارتباطات داخلي، از جمله گزينه‌هاي محبوب Basecamp و Trello در دسترس است.

6. نظرسنجي‌ها

ارزيابي رضايت و درك كاركنان غالباً به صورت حضوري غير عملي است‌‌‌‌‌‌، خصوصاً اگر كارمندان براي روراست بودن و بيان صادقانه نظر خود، نياز دارند كه شناخته نشوند. نظرسنجي‌هاي آنلاين، ارزيابي دقيقي از وضعيت عمومي افراد در محيط كار را در اختيار مديران قرار مي‌دهند و مي‌توانند تأثير برنامه‌هاي آموزشي بر كاركنان را نيز آزمايش كنند.

تمركز نظرسنجي‌ها بر روي موضوعات محرمانه و استفاده مناسب از قالب‌هاي سوال، در جمع‌آوري داده‌هاي معني‌دار، موثر است. تجزيه و تحليل داخلي و انتقال داده‌ها از طريق نظر‌سنجي‌ها، استخراج بينش افراد را ساده مي‌كند، سپس مي‌تواند براي اطلاع‌رساني تصميمات تجاري مورد استفاده قرار گيرد.

نكته:
سيستم‌هاي منظم نظرسنجي را براي گرفتن بازخورد كاركنان در زمان‌هاي كليدي و مهم، مانند پيگيري استخدام‌هاي جديد را بعد از آموزش سازماني و در پايان هر سه ماه تنظيم كنيد.

7. انجمن‌ها

هر سازمان موفق، چيزي فراتر از مجموع بخش‌هاي تشكيل‌دهنده آن است. هر كارمند داراي نظرات و پيشنهادهايي است كه توانايي بهبود تجارت را دارد، ولي چگونگي استفاده از اين پتانسيل است كه اهميت دارد. باز بودن و در دسترس بودن انجمن‌هاي گفت و گوي آنلاين، آن‌ها را براي جلب نظر افراد در مورد طيف گسترده‌اي از موضوعات، ايده‌آل مي‌كند.

اين انجمن‌ها به ويژه در بخش‌هايي مانند خدمات مشتري و فروش، ديدگاه‌هايي را به مديران و كارشناس فروش ارائه مي‌دهند كه بسيار ارزشمند هستند. تشكيل يك انجمن در اينترانت شركت يا برنامه تلفن همراه، منجر به ايجاد گفت و گويي ميان كاركنان و جلب ايده‌ها و نظرات آن‌ها مي‌شود كه اين خود تفكر تازه‌اي را به وجود مي‌آورد.

نكته:
براي اين كه انجمن‌ها در مفيدترين و كارامدترين حالت خود باشند، به برخي ساختارها احتياج دارند تا مبادا گفتگوها به شدت از موضوع اصلي خارج شوند.

8. وبلاگ‌ها

وبلاگ‌ها ابزاري فوق‌العاده موثر براي معرفي مدير عامل يا ساير مديران ارشد شما هستند. وبلاگ‌ها بينشي از آنچه كه مديران انجام مي‌دهند، ديدگاهشان در مورد مسائل فعلي و برنامه‌هايشان براي آينده، ارائه مي‌دهند.

نكته:
اگر خودتان وبلاگ مي‌نويسيد، يك تقويم محتوا به شما كمك مي‌كند تا برنامه‌ريزي كنيد. اگر وبلاگ توسط همكاران نوشته شده باشد، اين امر به شما امكان مي‌دهد تا از مدت زماني كه آن‌ها به تهيه مطالب نياز داشتند، مطلع شويد.

9. پادكست‌ها

دنياي مصرف‌كنندگان در سال‌هاي اخير از پادكست استقبال كرده است (بارگيري يا پخش محتواي همزمان از طيف گسترده‌اي از موضوعات). اين چيزي است كه مي‌تواند به همان اندازه براي شركت‌هاي خريد و فروش داخلي موثر باشد.

اطلاعات سازماني غني رسانه‌اي را مي‌توان به روشي تأثيرگذار تحويل داده و كارمندان به راحتي به آن‌ها دسترسي پيدا كنند. اين قالب به قدري انعطاف‌پذير است كه باعث بهبود ارتباط و ارزش اطلاعات منتقل شده به كاركنان مي‌شود.

استفاده خوب از پادكست مي‌تواند بحث ماهانه عملكردهاي كسب و كار و ديدگاه‌هاي كليدي بازار باشد. مورد ديگر اين است كه با هم‌افزايي اين فرصت را هر ماه به دپارتمان ديگري بدهيد تا در مورد دستاوردهايشان، آنچه در دست تهيه است و به طور كلي آنچه در ذهن آن‌هاست، صحبت كنند.

10. علامت‌هاي ديجيتال

وقتي برخي از نيروهاي كار شما در نقش‌هايي كار مي‌كنند كه پشت ميز نمي‌نشينند، اين باعث سخت‌تر شدن روابط داخلي شركت مي‌شود. براي جلب توجه كاركنان بيمارستان، كارگران كارخانه در كف انبار، فروشندگان جاده‌اي و... بايد تابلوهاي ديجيتال را در نظر بگيريد.

صفحه‌هاي الكترونيكي كه به صورت برجسته در فضاهاي باز نمايش داده مي‌شوند، كانال‌هاي قدرتمندي براي انتقال پيام در تركيبي از قالب‌هاي ويديويي، تصويري و صوتي هستند.

به عنوان مثال، مي‌توان به پخش آخرين عناوين خبري، ارائه يك ويديوي شركتي يا تبليغ تلويزيوني جديد و خلاصه پيشرفت در شاخص‌هاي اصلي عملكرد، از طريق داشبورد تصويري اشاره كرد.

نكته: با هدف قرار دادن محتوا به مكان‌هاي خاص در زمان‌هاي خاص، با استفاده از تنظيمات داخلي در علامت‌هاي ديجيتالي، قرائت و يادآوري پيام‌ها را بهبود ببخشيد.

11. ابزارهاي همكاري

با درك اينكه ارتباطات داخلي مانند يك خيابان دو طرفه است، ابزارهاي همكاري آنلاين به يك بخش با رشد سريع تبديل شده‌اند. ابزارهاي همكاري بحث‌هاي فعال را در جايي كه نظر همه شنيده مي‌شود، تشويق مي‌كنند.

قدرت آن‌ها در تشويق گفت‌وگو ميان تيم‌هاي بين دپارتمان‌ها و گروه‌هاي كوچك‌تر است كه با هم براي رسيدن به يك هدف مشترك كار مي‌كنند. مي‌توان سوالاتي را پرسيد، پاسخ‌ها را ارسال كرد و توافق كرد، همه اين‌ها در زمان واقعي و بدون نياز به برداشتن تلفن يا ملاقات حضوري است.

ابزارهاي همكاري به ويژه در محل‌هاي كار مدرن كه كارمندان ممكن است در مكان هاي مختلف و يا حتي با اختلاف زماني فعاليت كنند، بسيار مفيد هستند و براي پروژه‌هاي خاص به ارتباط با پيمانكاران نياز دارند.

نكته:
تعداد زيادي گزينه براي ابزارهاي همكاري در دسترس است، كه برخي از محبوب‌ترين‌ها Slack ، Yammer و Chanty هستند.

12. خبرنامه‌ها

خبرنامه‌هاي شركتي، به سختي به عنوان ابزاري جديد در جعبه ابزار ارتباطات سازماني داخلي به حساب مي‌آيند؛ اما از نسخه چاپي كاغذي كه به تابلوهاي اعلانات پيوند داده مي‌شد، فاصله زيادي داشته‌اند.
خبرنامه‌هاي ديجيتالي امروز در قالب‌هاي زيبايي ارائه مي‌شوند كه تجربه سودمندتر و غني‌تري از مطالعه را براي كارمندان فراهم مي‌كنند. خبرنامه‌هاي ديجيتالي مي‌توانند انواع مختلفي از رسانه را شامل شوند، از جمله ويدئو، نمايش اسلايدها و صفحات وب به صورت زنده.

رابط‌هاي كاربري ساده و توزيع آسان در هر دستگاه دسكتاپ يا موبايل، خبرنامه‌ها را به گزينه‌اي مناسب براي ايجاد آگاهي و تعامل با آخرين اخبار شركت تبديل كرده است.

13. شبكه اجتماعي

استفاده از شبكه‌هاي اجتماعي براي ارتباطات سازماني داخلي، اغلب نظرات را دو قطبي مي‌كند. از يك طرف ارتباطات پر جنب و جوش و شخصي را تسهيل مي‌كند. از طرف ديگر، سهولت در اظهار نظر توسط هر فردي نياز به نظارت دقيق دارد.
از آنجا كه ترجيحات رسانه‌اي و سبك‌هاي ارتباطي در دنياي مصرف كننده به طور فزاينده‌اي بر جهان شركتي تأثير مي‌گذارد، مي‌تواند به سازمان‌ها كمك كند تا براي بهبود اثربخشي كانال‌هاي ارتباطي ديگر خود، از حوزه اجتماعي (شبكه‌هاي اجتماعي) استفاده كنند.

نكته:
هيچ كمبودي براي استفاده از گزينه‌هاي شبكه‌هاي اجتماعي وجود ندارد. در حال حاضر، يامر (Yammer) و فيس‌بوك (Facebook) براي تجارت چند مورد از محبوب‌ترين شبكه‌هاي اجتماعي هستند.

ابزارهاي ارتباطي داخلي كارامد، عناصر اساسي براي ايجاد تعامل با كارمندان و جلب رضايت همه افراد سازمان شما هستند. چه اهداف شما بلند پروازانه باشد و چه متواضعانه‌تر، تركيب هر يك از اين پيشنهادات بايد پايه محكم ارتباطات سازماني داخلي را براي شما فراهم كند.

مهارت‌هاي ارتباطي براي هر كارمند در هر سازماني ضروري است. در حالي كه كارمندان يك روش دقيق و مشخص را براي انجام كار انتخاب مي‌كنند، ولي هماهنگي كامل با يكديگر براي آن‌ها مشكل ساز مي‌شود.

اين مشكل معمولاً به دليل موانع ارتباطي موجود در محل كار به وجود مي‌آيد. اگر اين موانع ارتباطي به موقع مرتفع نشوند، همكاري بين كارمندان شما را تضعيف مي‌كنند. اگر به آن‌ها توجه نكنيد موانع ارتباطي در سازمان افزايش مي‌يابند. در نتيجه براي افزايش بهره‌وري و كارايي كاركنان، بايد از اين موانع ارتباطي عبور كنيد. بيشتر موانع ارتباطي به دليل سوتفسيرها و سوتفاهم‌هاي كوچك رخ مي‌دهند.

برخي از آن‌ها نيز به دليل عدم برخورداري از بهداشت رواني در محيط كار و استرس كاركنان اتفاق مي‌افتند. از طرفي كارمندان شخصيت‌هاي مختلفي دارند و گاهي درك يكديگر برايشان سخت مي‌شود.

موانع ارتباطات سازماني در يك سازمان
1. عدم اعتماد به نفس

عدم اعتماد به نفس يك مشكل اساسي است كه بسياري از افراد در محل كار با آن روبرو هستند. اين مشكل در بين همه كارمندان در همه سطوح شايع است.
فقدان اعتماد به نفس مانع بزرگ ارتباطي است و در اشكال مختلفي، مانند كمرويي، بي دست و پايي، ناراحتي و... وجود دارد.
اين نه تنها بر روي همكاري كلي شركت تأثير مي‌گذارد، بلكه مي‌تواند كارمندان را به هنگام درخواست افزايش حقوق خود و اظهارنظر نيز سركوب كند.

2. كليشه‌ها و تعميم‌ها

كليشه‌ها و تعميم‌ها اغلب مضر هستند؛ زيرا مي‌توانند درك و استنباط دقيق را تحت تأثير قرار دهند. وقتي افراد را با كليشه‌ها ارتباط مي‌دهيد، ممكن است نتوانيد ديدگاه واضح‌تر آن‌ها كه مي‌تواند براي سازمان بسيار حائز اهميت باشد را متوجه شويد. اطمينان حاصل كنيد كه پيش داوري نمي‌كنيد، زيرا آنچه تصور مي‌كنيد فقط مي‌تواند بخشي از شخصيت آن‌ها باشد يا ممكن است اصلا وجود نداشته باشد!!

3. عدم شفافيت در گفتار

شفاف و واضح سخن گفتن امري سخت است، زيرا درك هر فرد از يك چيز مشخص متفاوت مي‌باشد. با اين حال، گوينده بايد اطمينان حاصل كند كه با وضوح مطلق صحبت مي‌كند و هيچ ابهامي در گفتار وي وجود ندارد. عدم رعايت اين نكته به ارتباطات سازماني هم آسيب مي‌رساند. بنابراين تقويت و كار بر روي فن بيان بسيار ضروري است.

4. زبان بدن

گاهي اوقات زبان بدن شما با آنچه كه در واقع در مورد آن صحبت مي‌كنيد هماهنگ نيست و به نوعي سيگنال‌هاي مختلفي را به شنوندگان مي‌دهد. زبان يا حركات بدن مي‌تواند مانع بزرگي براي برقراري ارتباطات سازماني موثر باشد؛ زيرا در صورت عدم استفاده صحيح، از وضوح كافي برخوردار نيستند. ارتباط كلامي و غيركلامي شما بايد هماهنگ باشد در غير اين صورت، آن‌ها نوعي مانع ارتباطي هستند.

5. مكالمات نامنظم

شما بايد مرتباً ارتباط برقرار كنيد و سعي كنيد روزانه با مردم به راحتي صحبت كنيد. اگر مكالمه‌ها نامنظم باشند، در صورت نياز به كمك در مورد مسائل كاري، ممكن است شما اعتماد كافي به مخاطب خود نداشته باشيد. با ترتيب دادن جلسات روزانه و صرف ناهار با يكديگر، مي‌توان از اين سد عبور كرد.

6. درست گوش ندادن

گوش دادن در برقراري ارتباطات سازماني موثر بسيار مهم است و هيچ چيزي بدون گوش دادن صحيح نتيجه نمي‌دهد. مردم معمولاً بدون اين كه اجازه دهند ديگران حرفشان را تمام كنند، بدون داشتن درك دقيق از منظور آن‌ها، به ساخت پيش فرض‌ها مي‌پردازند. با تهيه مطالب و ارائه آموزش‌هاي مناسب يا تأكيد بر اهميت گوش دادن در جلسات، مي‌توان بر اين مانع غلبه كرد.

7. عدم صداقت

ثابت شده كه عدم صداقت يك مانع بزرگ ارتباطي است؛ زيرا به محض اين كه مردم متوجه شوند كسي در مورد گفته‌هاي خود صادق نيست، احتمالاً هيچ كس به او گوش نمي‌دهد، حتي اگر فرد در مواقعي بخواهد روراست باشد! اين مي‌تواند در همه موارد به يك مشكل تبديل شود؛ ولي با تأكيد بر اهميت صداقت و تبديل آن به يك ارزش اصلي در تجارت شما، اين سد مي‌تواند برطرف شود.
هنوز راهي براي كاهش كامل آن وجود ندارد؛ با اين حال، عدم صداقت در امور شركت بايد با برخورد انضباطي روبرو شود. موانع ارتباطي در هر سازماني وجود دارد و بايد روزانه برطرف شود تا كسب و كار تحت تأثير قرار نگيرد و همكاري كارمندان افزايش يابد.

سخن آخر اينكه…

ارتباطات سازماني يكي از پيش نيازهاي اساسي ايجاد و داشتن تجارت موفق است. تأثير آن بر تعامل، همكاري، ايجاد اعتماد در محل كار و تجربه كارمند، آن را به بخشي مهم براي هر استراتژي سازماني تبديل مي‌كند. همه مديران و كاركنان بايد از نحوه رفتار افراد در سازمان آگاه باشند تا بتوانند بهترين محيط كار را فراهم كنند.
 

منبع: https://karlib.com