شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| مديران منابع انساني در سازمان‌ها بايد طوري مديريت كنند كه كاركنان به بودن خود در مجموعه افتخار كنند نه اينكه آماده فرار به جاي ديگر باشند. افراد كاربلد در مديريت منابع انساني «تاثير محيط كار خوب بر بهره‌وري» را درك و مدام عملكرد خود را با چك‌ليست پنج‌مرحله‌اي پايش مي‌كنند. كاركنان در اين سازمان‌ها مي‌توانند درباره كاستي‌ها به راحتي نظر بدهند.

مميزي بخش مهمي از كارهاي همه سازمان‌ها است، اما شنيدن اين واژه بيشتر ما را به ياد مميزي مالي مي‌اندازد. در همه وظايف سازماني، از ‌اندازه‌گيري معيارهاي عملكرد گرفته تا ارزيابي صحت داده‌ها، تهيه اسناد انطباق تا رديابي موجودي، مميزي به شكلي انجام مي‌شود. متخصصان منابع انساني هم با مميزي بيگانه نيستند. اگر از آنها سوال شود كه بيشتر وقت خود را چگونه مي‌گذرانند، همان پاسخ را مي‌دهند: مميزي.

مميزي منابع انساني بخش مهمي از تضمين بهره‌‌وري، رضايت و بهبود مستمر كاركنان سازمان است. مميزي ابزاري همانند چك ليست براي مديران منابع انساني است. به گفته انجمن مديريت منابع انساني آمريكا، از مميزي عموما براي بررسي سياست‌هاي منابع انساني جاري سيستم‌ها، مستندسازي و ديگر جنبه‌هاي مختلف دروني سازمان استفاده مي‌شود.براين اساس و براي تسهيل گردش كار سازمان، در اينجا نكاتي درباره مميزي براي متخصصان منابع انساني ارائه شده است.

۱ -تمركز بر تجربه كاركنان

هنگام مميزي گردش كار سازمان، بهترين نقطه شروع، تمركز بر تجربيات كاركنان است. با در نظر گرفتن مراحل جذب، جامعه‌پذيري، ارزيابي عملكرد و فرآيندهاي اداري كه به‌عنوان وظايف منابع انساني به‌شمار مي‌‌روند، بايد شهودي بودن، سادگي و موثر بودن آنها بررسي شود. و براي آنكه كاركنان به سازمان افتخار كنند، بايد حوزه‌هاي قابل بهبود در سازمان شناسايي شود.اگر كاركنان تجربيات مثبتي داشته باشند، به احتمال زياد بهره‌‌وري بيشتري نيز خواهند داشت.

عواملي كه ممكن است به تجربه مثبت كاركنان كمك كند عبارتند از: كار معنادار، فرصت‌هاي رشد و ارتقا، محيط كار سالم يا مثبت، اعتماد رهبران و سرپرستان و مديريت حمايتي.علاوه بر اين، بهبود تجربه كاركنان، احتمال افزايش ماندگاري، رضايت مشتري، سودآوري و عملكرد را در پي دارد.

۲- دقت در تعيين منابع تامين نيروي انساني

ثمربخشي فرآيند تعيين منابع تامين نيروي انساني مي‌تواند بر كميت جذب نيروي انساني و همچنين نوع استخدام در سازمان تاثير فراواني داشته باشد. تناوب مميزي روش‌هاي تامين نيروي انساني هر شركت با ديگر شركت‌ها متفاوت است. قانون ساده‌اي كه بايد به خاطر سپرد اين است كه موفقيت‌ اندك در جذب و استخدام، نشانه‌اي از مدتي طولاني است كه سازمان مميزي نشده است.

كار را با تعيين نحوه ورود متقاضيان همكاري به مسير جذب و استخدام، منابع شناسايي و تامين آنها، و نتايج به‌دست آمده در يافتن استعدادهاي درست آغاز كنيد. آيا از كميته‌هاي استخدام يا رسانه‌هاي اجتماعي استفاده مي‌شود؟ آيا براي استفاده از اين منابع، الگويي به كار گرفته شده است؟

۳-انجام تحليل ROI

«بازگشت سرمايه» اصطلاحي است كه هنگام‌ اندازه‌گيري بازده مالي سرمايه‌‌‌گذاري انجام مي‌شود. در ادبيات منابع انساني، اين مفهوم را به هنگام مميزي مي‌توان براي تجزيه و تحليل بهره‌‌وري كاركنان، بودجه، اقدامات آتي و البته نظام مديريت استعدادها به كار برد.

هنگام مميزي سازمان، پيش‌‌بيني بودجه نيز تحليل شده و هزينه‌ها به دقت بررسي مي‌شوند. اين مميزي را مي‌توان بر اساس منطق تعيين اموري كه سرمايه‌‌‌گذاري بر آنها بايد ادامه يابد و حوزه‌‌هايي كه نياز به سرمايه‌‌‌گذاري بيشتر ندارند به انجام رساند.

در نتيجه اين اقدام، منابع مالي براي بهبود گردش كار منابع انساني آزاد مي‌شود و سازمان مي‌تواند نياز به سرمايه‌‌گذاري مجدد در حوزه كاركنان يا صرفه جويي براي طرح‌هاي آتي را تخمين بزند. تحليل بازگشت سرمايه به متخصصان منابع انساني كمك مي‌كند كه به جاي ادامه هزينه كردن منابع شركت براي مواردي كه بازگشت سرمايه پايين دارند، آن را براي آنچه ارزش سرمايه‌‌‌گذاري دارد صرف كنند.

۴ - برنامه‌‌ريزي براي مميزي پيوسته

بيشتر فرآيندهاي منابع انساني خيلي به داده‌هاي مربوط به كاركنان بستگي دارند. براي ايجاد داشبوردهاي تجزيه و تحليل كه به تصميم‌گيري افراد مهم و تصميم‌هاي مرتبط با كسب‌وكار كمك مي‌كنند، تميز و به روز نگاه داشتن داده‌ها ضروري است. مميزي، بازتاب داده‌ها در سازمان است. اگر مميزي‌‌ها سازگار و دقيق باشند، در داده‌هاي گرد آوري شده بازتاب خواهند داشت.

مميزي‌‌هاي منظم فرآيندها، داده‌ها را تميز نگه مي‌‌دارد و پيش از آنكه وقفه‌‌هايي كه در فرآيند پديد مي‌آيند به مشكلي بزرگ تبديل شوند، رسيدگي به آنها را براي سازمان ممكن مي‌كند. بيشتر متخصصان منابع انساني مميزي فرآيند خود را به صورت سالانه ماهانه يا سه ماهه برنامه‌ريزي مي‌كنند و هر سازمان بر اساس عوامل مختلفي مانند تعداد نيروي كار،‌اندازه شركت، و اهداف كلي شركت، نيازهاي مميزي ويژه خود را دارد.

همچنين مميزي فرآيند مي‌تواند در تعيين بهتر نقش‌ها و مسووليت‌هاي درون تيم و مشخص ساختن مسائل اداري و راهكارهاي آنها به ارزيابي ادامه روند مربوط به تيم‌هاي منابع انساني كمك كند. مميزي فرآيند به نوبه خود بهره‌وري كلي سازمان را افزايش مي‌دهد.

۵ - نظرسنجي از كاركنان

نظرسنجي‌ها ابزار مهمي هستند كه اغلب توسط بسياري از سازمان‌ها و متخصصان منابع انساني براي مميزي ناديده گرفته مي‌شوند. بهترين و موثرترين راه براي اينكه بدانيم تيم منابع انساني بايد بر چه چيزي تمركز كند اين است كه به سادگي نظر كاركنان را بخواهيم. طرح ريزي نظرسنجي با تصميم‌گيري در مورد نوع نظرسنجي مربوط به پرسشي كه بايد پاسخ داده شود آغاز مي‌شود. انواع مختلف نظرسنجي نتايج متفاوتي را به همراه دارد. آيا نظرسنجي كيفي با تمركز بر بازخورد كتبي مورد نظر است يا به جاي آن گردآوري كمي داده‌ها با استفاده از نظرسنجي؟

برنامه‌ريزي نظرسنجي‌ها، بسته به محتوا و طول هر سوال مي‌تواند آسان و سريع باشد. اگرچه نظرسنجي‌‌ها برخي اوقات دشوارند، ولي بينش مورد نظر و ديدگاه‌هاي مورد نياز براي بازنگري فرآيندها و تدوين استراتژي معنادار افراد را ارائه مي‌دهند. آنها آنچه كه بايد مورد توجه قرار گيرد و همچنين احساس كاركنان نسبت به عناصر خاصي از سازمان را آشكارا به ما نشان مي‌دهند.

كاركنان تمايل دارند درباره كاستي‌ها صحبت كنند و بگويند كه چه چيز‌هايي را در شركت دوست دارند و چه چيز‌هايي نياز به توجه بيشتري دارد.

درخواست بازخورد كاركنان نيز سطحي از اعتماد را بين آنها و سرپرستان ايجاد مي‌كند. اگر كاركنان احساس امنيت كافي براي ارائه بازخورد عميق و با كيفيت را داشته باشند، بيشتر متخصصان منابع انساني هم مي‌توانند فضاي اعتماد را احساس كنند.

مميزي ارزش صرف وقت را دارد

اگرچه ممكن است مميزي براي بسياري از افراد به‌عنوان فرآيندي غيرضروري يا وقت‌گير به‌نظر برسد، ولي متخصصان منابع انساني اهميت مميزي را مي‌‌دانند. فرآيندهاي سازمان، كاركنان، بازده سرمايه‌‌گذاري و شيوه‌هاي استخدام در نهايت به متخصصان منابع انساني تصويري روشن از آنچه كه نتيجه بخش است و آنچه نيست را ارائه مي‌دهد.

متخصصان منابع انساني در حالي كه پيوسته براي بهبود و بهينه‌سازي گردش كار مي‌كوشند، در وقت و منابع سازمان‌ها صرفه جويي مي‌كنند. دقيقا به همين دليل است كه مميزي‌‌ها بايد در مجموعه ابزار منابع انساني همه سازمان‌هاي در حال رشد جاي گيرند.

مترجم: علي پورقاسمي

منبع: workable.com
donya-e-eqtesad