شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي يران (شارا)-|| امروزه با توجه به شرايط كرونا، ديگر شاهد برگزاري جلسات حضوري نيستيم. با اين حال اين مسئله را ابدا نبايد يك نكته منفي به حساب آورد. براساس آمارها اين دسته از جلسات داراي تاثيرات به مراتب بهتري هستند. نخستين دليل آن هم به اين خاطر است كه افراد در خانه خود، احساس راحتي بيشتري دارند. درواقع جهان به سمتي در حال حركت است كه اگر از تكنولوژي بيشترين استفاده را نداشته باشيم، بدون شك در بازار به شدت رقابتي حال حاضر، چيزهاي زيادي را از دست خواهيم داد.

با اين حال آيا تاكنون به اين موضوع فكر كرده ايد كه در هنگام اقداماتي نظير سخنراني، به چه مواردي بايد توجه داشت؟ درواقع تصور اين امر كه چنين امري با شرايط گذشته و سخنراني ها در دفتر جلسات يكسان است، كاملا اشتباه خواهد بود. در اين زمينه اگرچه برخي از نكات مشترك و از اصول ارائه محسوب مي شود، با اين حال لازم است تا حداقل از ضروري ترين ها به صورت كامل اطلاع داشته باشيم. درواقع اكنون بهترين زمان براي صحبت درباره اين موضوع است.

1-از مجريان تلويزيوني ياد بگيريد

مجريان بسيار موفقي نظير جيمي فالن، به راحتي مي توانند مخاطبان را از سراسر جهان با برنامه خود درگير نمايند. درواقع براي آنها تفاوتي ندارد كه مخاطب با چه سن و از چه فرهنگي است. يكي از مهمترين دلايل اين موضوع، راحت بودن آنها است. درواقع اين دسته از مجريان ابدا تلاش نمي كنند كه خود را با كلماتي سخت و حالت هاي خشك محدود نمايند. در اين زمينه حتي استفاده از طنز نيز باعث مي شود تا مخاطبان به دنبال كردن آنها تمايل پيدا كنند. در اين زمينه توصيه مي شود كه حداقل 10 مجري مطرح جهان را انتخاب و رفتارهاي آنها را در برنامه هاي شان مورد بررسي قرار دهيد. براي مثال يكي از ويژگي هاي جيمي فالن اين است كه حتي به شوخي هاي خود به سادگي مي خندد. اين موضوع باعث مي شود تا افراد احساس راحتي بيشتري داشته باشند. اين نكته را فراموش نكنيد كه هدف شما از سخنراني در يك جلسه، تاثير گذاشتن است و نه نمايش قدرت خودتان و لازم است تا به مراتب راحت‎تر باشيد. لبخند زدن مدير شركت، بدون شك در روحيه كارمندان تاثير بسزايي دارد.

2-به محتواي خود اطمينان داشته باشيد

بسياري از مديران براي خود متن هايي را آماده مي كنند و خصوصا در جلسات غيرحضوري، روخواني انجام مي دهند. اين امر در حالي است كه چنين اقدامي، ابدا جذاب و تاثيرگذار نخواهد بود. در اين رابطه توصيه مي شود كه از قبل به جدي تمرين داشته باشيد كه به سادگي بتوانيد بدون نياز به هيچ متني، سخنراني خود را انجام دهيد. اين امر كه دست و نگاه شما آزاد باشد، باعث خواهد شد تا بتوانيد با مخاطب خود ارتباط برقرار نماييد. در اين زمينه نكته ديگري كه لازم است تا به آن توجه داشته باشيد، مسئله اعتماد به خودتان و سخنراني ‎اي كه آماده كرده ايد است. در اين زمينه حتي اگر مشكلي هم رخ دهد، هيچ چيز را از دست نداده ايد. همچنين لازم است تا توقعات خود را منطقي نماييد. درواقع هيچ دليلي وجود ندارد كه شما در يك سخنراني، انقلابي را ايجاد نماييد. با اين حال تلاش براي بهترشدن، اقدامي كاملا هوشمندانه خواهد بود. همچنين در سخنراني هاي آنلاين خود حتما بخواهيد كه افراد وب كم هاي خود را روشن نمايند تا ارتباط چشمي لازم شكل گيرد و بتوانيد عملكرد افراد را بررسي نماييد. اين مسئله به ظاهر ساده باعث خواهد شد تا توجه افراد به شما تا 50 درصد افزايش پيدا كند.

3-تنها به خودتان محدود نشويد

اين موضوع را شايد بتوان رايج ترين اشتباه افراد در سخنراني دانست. درواقع نبايد اجازه دهيد كه شما فقط صحبت كننده باشيد. اين مسئله بدون شك حوصله سربر خواهد بود و تمركز افراد را كاهش مي دهد. درواقع اين امر كه افراد تصور كنند در هر لحظه ممكن است از آنها سوالي شود، خود باعث تمايل به توجه بيشتر خواهد بود. در اين زمينه حتي مي توانيد فرصتي را ايجاد نماييد تا افراد نظرات خود را به صورت آزادانه بيان نمايند. درواقع اين امر كه كارمندان مدير شركت را گوش دهنده به صحبت هاي خود بدانند، خود امري بسيار جذاب خواهد بود. نكته ديگري كه لازم است تا به آن توجه داشته باشيد اين است كه جلسات غيرحضوري افرد را به مراتب كمتر خسته مي كند و زمان آن كاملا در كنترل خودتان است. براي مثال مي توانيد آن را به بعد از ساعت شام، اختصاص دهيد تا افراد هيچ گونه درگيري اي نداشته باشند. به همين خاطر ابدا نبايد از طولاني شدن آن واهمه داشته باشيد، با اين حال اين امر به معناي ساعت ها جلسه هم نخواهد بود. توصيه مي شود كه در دوران كرونا، بيشتر از گذشته جلسات داشته باشيد تا ارتباط لازم حفظ شود.

4-اصل اختصار را رعايت نماييد

همه ما اين تجربه را داشته ايم كه در يوتيوب ويدئوهاي يك ساعته را مشاهده كنيم. در اكثر مواقع به سرعت از كنار آنها عبور مي كنيم. دليل اين امر به اين خاطر است كه چنين زماني از حوصله افراد خارج بوده و واقعيت اين است كه جلسات و صحبت هاي شما هم بايد تا حد امكان خلاصه باشد. در اين زمينه بهتر است كه ارجاعات لازم را داشته باشيد تا افراد در صورت تمايل بتوانند اطلاعات بيشتري را دريافت نمايند. به صورت يك استاندارد كلي، جلسه شما بايد كمتر از 45 دقيقه باشد. در صورتي كه نياز است كه زمان بيشتري را اختصاص دهيد، حتما استراحت هايي را در نظر بگيريد و يا جلسات را سريالي كنيد. در اين زمينه فراموش نكنيد كه هر سخنراني از سه بخش مقدمه، نقطه اوج و پايان بندي تشكيل مي شود كه لازم است تا اين اصل را به خوبي رعايت نماييد. در كنار اين مسئله همواره به دنبال زمان كمتر باشيد. براي مثال اگر سخنراني شما نيم ساعت زمان مي برد، به اين فكر كنيد كه چگونه مي توان آن را به 15 دقيقه مفيد كاهش داد.

5-يكجا نشستن را فراموش كنيد

تقريبا در تمامي جلسات آنلاين، افراد در يك نقطه ثابت نشسته اند. اين امر بدون شك آزاردهنده خواهد بود. در اين رابطه توصيه مي شود كه دوربين را در موقعيتي قرار دهيد كه حداقل فضا براي نمايش نقشه، جدول و آمارها داشته باشيد. همچنين با جا به جايي موقعيت مكاني خود مي توانيد تحرك بهتري را وارد جلسه نماييد. در اين زمينه توصيه مي شود كه حتما از يك ميكروفن يقه اي استفاده كنيد تا كيفيت صدا مناسب باشد. درواقع هيچ چيز در جلسات غيرحضوري، به اندازه صداي رسا، حياتي نيست.

6-جوايزي را تعيين نماييد

يكي از سوالات هميشگي مديران اين است كه چه دليلي وجود دارد كه جلسه اي را به شيوه اي متفاوت اداره نمايند. درواقع اين مسئله براي آنها زمانبر و حتي خسته كننده خواهد بود. اين امر مي تواند انگيزه را بيش از حد كاهش دهد. تحت اين شرايط توصيه مي شود كه براي خودتان جوايزي را تعيين كنيد. اين امر باعث خواهد شد كه پس از جلسه، ابدا احساس بدي را نداشته باشيد و تمايل شما جهت بررسي هاي مجدد و بهترشدن، حفظ شود. در اين رابطه شما حتي مي توانيد براي حاضران در جلسه هم اين سياست را تكرار نماييد. براي مثال حضور فعال در اضافه حقوق كارمندان تاثيرگذار باشد. با اين حال اگر در پايان هر جلسه از بين افراد حاضر قرعه كشي داشته باشيد، بدون شك جذابيت بالاتري را دارد.

در آخر توصيه مي شود كه پنج دقيقه ابتدايي جلسه را به احوالپرسي اختصاص دهيد تا از حالت خشك رايج در جلسات خارج شويد. اين نكته را فراموش نكنيد كه براي اعمال شيوه متفاوت مديريتي هيچ گاه دير نيست.
 

منبع : entrepreneur - forsatnet
نويسنده : مايك پاچيون مترجم : امير آل علي