شبكه اطلاع رساني روابطعمومي يران (شارا)-|| پس از حضور محمد شريعتمداري وزير تعاون، كار و رفاه اجتماعي در اين وزارتخانه دوران تازهاي از شفافيت با مدار رسانهاي ايجاد شد و شستا با مديريت محمد رضوانيفر تجربهاي توام با تحول را شاهد بوده است.
تغيير ساختارها و بازتعريف چهارچوب سازماني در جهت چابك سازي سيستم ها در شركت هاي تابعه يكي از اين مهمترين اقدامات تحول ساز طي اين دوران است.
حوزه روابط عمومي نيز از اين تحولات بي نصيب نمانده و با مديريت حسن محمدي از روزنامه نگاران باسابقه و شناخته شده در روابطعمومي شستا، شاهد اجراي تغييراتي مهم در روابط عموميهاي خانواده بزرگ شستا هستيم.
وي به همراه همكاران خود به تازگي از سندي رونمايي كرده كه به نظر مي رسد ميتواند نقطه آغازي بر پايان روابط عمومي غيرتخصصي در ايران باشد.
اين سند با عنوان "سند راهبردي اطلاع رساني و روابط عمومي شركت سرمايه گذاري تامين اجتماعي(شستا)" اقدامي است در جهت بازآفريني روابط عمومي در يكي از بزرگترين هلدينگهاي اقتصادي كشور.
در اينباره با حسن محمدي مدير روابط عمومي شستا گفتوگويي داشتيم كه ماحصل آن را در ذيل مي خوانيد:
• آقاي محمدي در آغاز بفرماييد كه ضرورت تدوين"سند راهبردي اطلاع رساني و روابط عمومي شستا" چه بود؟
در آغاز دوره جديد فعاليتها در روابط عمومي شستا كوشيديم تا ضمن شناسايي نقاط قوت و ضعف، مختصات روابط عمومي در اين شركت و شركتهاي تابعه را به دست آوريم و در سايه همفكري با اساتيد ارتباطات و روابط عمومي، همكاران قديمي و جديد، بزرگان رسانه و با توجه به خط مشيهاي ترسيم شده توسط مديرعامل محترم شستا و اعضاي محترم هيأت مديره به يك نقشه راه مشخص، با عنوان «سند راهبردي اطلا عرساني و روابط عمومي شستا» دست يابيم.
بر اين اساس و به منظور ترسيم شيوه عملكرد و حدود اختيارات و زمينه هاي اقدام مديريت روابط عمومي در شركت سرمايهگذاري تأمين اجتماعي و شركتهاي تابعه آن، تدوين يك سند راهبردي براي فعاليت در اين حوزه ضروري بود، چرا كه در عمل، روابط عمومي با در اختيار داشتن اين سند راهبردي، مسئوليت مديريت برند و ارتقاء جايگاه شستا در افكار عمومي را برعهده خواهد داشت و همكاري تمامي بخش هاي سازمان در مسير اجراي اين سند بسيار ضروري است.
• اين سند قرار است چه موضوعاتي را پوشش دهد يا به عبارتي بازتعريف كند؟
سند راهبردي روابط عمومي شستا در 3 فصل و 5 پيوست نگارش شده است. «تعاريف سند جامع در بخش روابط عمومي»، «اركان جهت ساز و راهبردهاي كلان شستا در افق1402» و «برنامه راهبردي و الزامات روابط عمومي در شستا و شركت هاي تابعه (نقش، جايگاه، چارت و...)» عناوين سه گانه اين سند به شمار ميآيند.
همچنين «احياي برند شستا»، «شرح وظايف و استانداردهاي نيروي انساني در روابط عمومي»، «شوراي هماهنگي روابط عمومي هاي شستا و شركت هاي تابعه»، «راهنماي روابط عموميها در پروژهها» و «استانداردهاي تصويري» نيز عناوين پيوستهاي سند جامع راهبردي اطلاع رساني و روابط عمومي شستا است.
• پيش از پرداختن به جزئيات سند، بفرماييد اصولا چه كساني در تهيه و تدوين آن نقش داشتند؟
اعضاي شوراي ارتباطات شستا، متشكل از مديران روابط عمومي منتخب در هلدينگ ها و شركت هاي تابعه، كار اصلي نگارش مستند را بر عهده داشتند. در حقيقت اين سند نتيجه همكاري بدنه اصلي روابط عمومي شستا در هلدينگ ها و شركت هاي تابعه كه جملگي از اهالي مجرب رسانه و چهرههاي شناخته شده در حوزه ارتباطات و اطلاع رساني هستند به حساب مي آيد. اما اين كار ميسر نبود مگر با حمايت هاي بي دريغ مديرعامل محترم شستا جناب آقاي دكتر رضواني فر. البته بي ترديد بخش اصلي شكل گيري اين نهال در شركت سرمايه گذاري تأمين اجتماعي نتيجه حمايت ها و نگاه روشن جناب آقاي دكتر شريعتمداري، وزير محترم تعاون، كار و رفاه اجتماعي به مقوله شفافيت، ارتباطات و اطلاع رساني است.
• پيش از اين درباره ضرورت نگارش سند راهبردي روابط عمومي شستا پاسخ داديد. اگر بخواهيد اهداف غايي اين سند را براي مخاطبان تشريح كنيد به چه مواردي اشاره خواهيد كرد؟ اين را از اين جهت مي پرسم كه اصولا روابط عمومي در ايران موضوعي قدر ناديده است، ولي به نظر مي رسد در دوسال اخير در شستا چنين نبوده است.
قطعا چنين خواهد بود. بايد اذعان كرد كه تا پيش از اين در سازمانها توجه چنداني به نقش و جايگاه روابط عمومي نميشد اين در حالي است كه روابط عمومي را حلقه وصل ميان سازمان و گروههاي اجتماعي (داخلي و بيروني) ميدانند. بنابراين ما در روابط عمومي شستا هدف از تهيه اين سند را تدوين برنامه راهبردي روابطعمومي شركت سرمايه گذاري تأمين اجتماعي و شركت هاي تابعه تعريف كرديم كه طي آن بتوانيم تفاهم و درك مشترك ذي نفعان در زمينه اين برنامه و چگونگي اجراي سياستها و برنامهها را فراهم كنيم. همچنين تلاش كردهايم اين تفاهم و درك مشترك در ترسيم شيوه عملكرد و حدود اختيارات و زمينه هاي اقدام مديريت روابط عمومي در شركت سرمايهگذاري تأمين اجتماعي و شركت هاي تابعه آن را نيز بدست بياوريم.
محدوده اين سند، فعاليت هايي است كه در زمينه برنامه ريزي راهبردي روابط عمومي شستا و شركتهاي تابعه انجام ميشود. يادآور ميشوم كه در تدوين اين سند راهبردي از اسناد بالادستي، مانند: برنامه راهبردي وزارت تعاون، كار و رفاه اجتماعي/ برنامه راهبردي سازمان تأمين اجتماعي/ اركان جهت ساز و راهبرد هاي كلان شستا در افق 1402 بهره بردهايم.
• پيش از اين برخي از راهبردهاي كلان شستا در افق 1402 اجرا شده اند. اما اگر بخواهيم جزئيتر به"سند راهبردي اطلاع رساني و روابط عمومي شركت سرمايه گذاري تامين اجتماعي(شستا)" در قالب آن راهبرد كلان نگاهي بيندازيم مهمترين اهداف آن را چه ميدانيد؟
قبل از اين گفته شد كه روابط عمومي دو سويه داخلي و بيروني دارد. در هر دو بخش تلاش ما اين است كه ضمن ايجاد تعامل سازنده با ذينفعان اين روابط را تسهيل كنيم. اين مهم زماني رخ مي دهد كه بتوانيم در راستاي ارائه تصوير مطلوب از شستا دست به افكارسنجي بزنيم.
در همين زمينه روابط عموميهاي شستا بايد تنها مرجع مورد اطمينان اطلاعرساني شستا براي ذينفعان در سطح ملي و بينالمللي باشند كه همزمان تصويري مثبت و شفاف از شستا ارائه ميدهند. پيشگام بودن در اطلاع رساني با بهرهمندي از ابزارهاي نوين ارتباطي و اطلاع رساني دركنار اطلاع رساني سريع، دقيق و صحيح به ذينفعان از ديگر اهداف تدوين و اجراي سند راهبردي روابط عمومي شستا است.
• چه اقدامات عملياتي را براي دستيابي به اين اهداف صورت خواهيد داد؟
با استفاده از توانمندي شركتهاي زيرمجموعه و نيروي انساني متخصص، متعهد و توانا، در جهت كسب اطلاعات از طريق پژوهش و نظرسنجي و تحليل محتوا اقدام خواهيم كرد. همچنين معرفي مناسب سازمان و ايجاد تعلق سازماني و كرامت انساني، رشد و توسعه كاركنان را نيز در برنامه داريم. تلاش به منظور اطلاع رساني و ارتباطات منصفانه در جهت حفظ منافع ذينفعان و ارزيابي و انتقال بازخوردها و ثبت و ضبط رويدادها از جمله اقداماتي است كه در قالب سند راهبردي روابط عمومي شستا عملياتي خواهند شد.
• در اين گفتوگو چند بار به عنوان "ذينفعان" اشاره كرديد. در نظر روابط عمومي شستا جامعه مخاطبان اين بنگاه اقتصادي و شركت هاي تابعه آن چه اشخاص حقيقي يا حقوقي هستند؟
پيش از پاسخ به اين سوال مي خواهم تاكيد كنم كه سند راهبردي كه درباره آن گفتوگو ميكنيم پيوستي اخلاقي دارد كه مبتني بر ارزش هاي بنيادي روابط عمومي است. از جمله: پايبندي به اصول اخلاقي، صداقت در ارتباطات و اطلاع رساني، رازداري و امانت داري در ارتباطات و اطلاع رساني، بيان شفاف واقعيت ها در ارتباطات و اطلاع رساني، مديريت تعامل و عقلاني كردن خواستهاي ذينفعان و توجه ويژه به مسئوليت اجتماعي و پاسخگويي مسئولانه و ايجاد محيطي شفاف و قابل اعتماد و افزايش اعتماد ذينفعان.
اما در پاسخ به سوال شما، مخاطبان مورد نظر شستا طيفهاي مرتبط با فعاليت وزارت تعاون، كار و رفاه اجتماعي و خاصه تأمين اجتماعي و شركت سرمايهگذاري تأمين اجتماعي هستند كه آنها را مطابق دسته بندي مشخص قرار دادهايم تا مفهوم افكارعمومي در زير بخشهاي داراي دستهبندي دقيق باشد كه بتوان براي آن ها برنامه ريزي دقيق داشت. دو نوع مخاطب درون و برون سازمان در اين تعريف مدنظر است و در مفهوم عام طيفهاي گستردهاي را در بر ميگيرد از جمله: اقشار مختلف جامعه (كارگري، مديران و...)، بدنه سياسي مديران كشور (سياست گذاران، مجريان و قانون گذاران كشور)، رسانهها (مكتوب، اينترنتي و شبكه هاي اجتماعي)، فعالان اجتماعي و نهادها، مديران درون وزارتخانه و سازمان هاي زيرمجموعه و شركت هاي اقتصادي و زيرمجموعههاي مرتبط با هلدينگها.
• تعريف روابط عمومي در كشور ما سيال است يا به عبارتي بعضا غير علمي و محدود به همان بنر مناسبت ها و يا نهايتا برگزاري مراسم هاي آييني در سازمان است. البته افتادن از آن سوي بام را هم داريم، برخيها آنقدر دايره روابطعمومي را وسيع تعريف ميكنند كه عملا شاهد تداخل وظايف هستيم. در روابط عمومي شستا و زيرمجموعههاي آن چه حوزه هايي براي روابط عمومي مشخص كردهايد؟
بايد اطمينان بدهم كه سند راهبردي روابط عمومي شستا با مشاوره اساتيد امر و با آسيب شناسي جدي حوزه روابط عمومي در ايران تدوين شده است و حتي مشورتهايي از آقايان عباس عبدي و امير محبيان و بسياري ديگر از اساتيد گرفته شده است. بنابراين شش حوزه اصلي و تخصصي در روابط عمومي شستا و شركتهاي تابعه تعريف شده، از جمله: ارتباطات و اطلاع رساني (رسانه)، روابط عمومي الكترونيك، تبليغات، انتشارات، تشريفات و مراسم ها، پژوهش و افكارسنجي و امور بين الملل كه هر كدام به زيربخش هاي متنوعي كه دايره وسيعي را از وظايف يك روابط عمومي پيشرو شامل مي شود تقسيم شدهاند.
• ضمانت اجرايي "سند راهبردي اطلاع رساني و روابط عمومي شركت سرمايه گذاري تامين اجتماعي(شستا)" در اين بنگاه اقتصادي چيست؟
اين سند منطبق بر اسناد بالادستي نگارش شده و تحت نظارت مديرعامل محترم شستا اجرا خواهد شد. بنابراين مسئوليت اجراي تمام و كمال اين الزامات بر عهده مديريت عامل شركت ها خواهد بود. بر اين اساس، با توجه به اهميت ويژه روابط عمومي، ضروري است مديران عامل در چارت شستا و شركت هاي زيرمجموعه آن در هر سطحي، به صورت مستقيم زيرمجموعه مديرعامل لحاظ شود. در نگارش چارت جديد مديريت روابط عمومي نيز توجه به حوزه هاي شش گانه ضروري است. انتصاب مدير روابط عمومي در شركت هاي تابعه تنها پس از احراز صلاحيت حرفه اي بر اساس شاخص ها و استاندارد هاي ارائه شده از سوي شوراي ارتباطات شستا و اخذ تأييديه استعلام حراست امكان پذير است.
روابط عمومي بايد از تمام امور سازماني مطلع و صاحب اختيار اعطايي مديرعامل براي اطلاعرساني و وظايف محوله باشد؛ چرا كه وظيفه سخنگويي سازمان نيز بر عهده اين مديريت خواهد بود. حضور مديران روابط عمومي در جلسات شوراي مديران شركتها ضروري است. كليه فرايندهاي اطلاع رساني در شستا و شركتهاي تابعه آن صرفا بايد با هماهنگي و توسط مديريت روابطعمومي انجام شود. انجام گفتوگو با رسانهها و يا نگارش يادداشت و مقاله از سوي كليه پرسنل شركتها بدون هماهنگي با روابط عمومي ممنوع است و....
• اجراي اين تحولات نيازمند نيروي انساني خبره است. مجددا بايد يادآور شوم كه براي سالها، روابط عمومي ها در ايران محلي براي جذب كاركنان نه چندان متخصص بود. در راستاي جذب نيروهاي حرفهاي چه برنامه اي داريد؟
مديريت روابط عمومي شامل برنامهريزي، هدايت يا انجام فعاليتهايي است كه براي ساخت يا نگهداري يك تصوير عمومي مطلوب و يا افزايش آگاهي نسبت به مسائل سازمان يا مشتريان طراحي شده است. فرد يا افرادي كه عهدهدار مسئوليت مديريت روابط عمومي يا كارشناس اين حوزه مي شود بايد داراي ويژگي ها و مؤلفه هايي بر اساس شرح وظايف اين حوزه باشد. ما در روابط عمومي شستا وظايفي 16 گانه را براي روابط عمومي ها تعريف كرده ايم كه تحقق آنها نيازمند حضور اشخاص حرفه اي است.
اين افراد بايد داراي مهارت هاي كلان مانند دانش توليدات رسانه اي، ارتباطات و تكنيك ها و روشهاي انتشار اطلاعات، دانستن ساختارها و محتواي زبان انگليسي، مديريت و راهبري، آشنايي با امور اداري و... را داشته باشند در عين حال داشتن مهارت هاي شخصيتي از جمله تيزهوشي اجتماعي، داشتن گوش شنوا، سخنگويي و سخنوري، حل مشكلات پيچيده و ... در كنار تسلط بر ابزارها سخت افزاري و نرم افزاري براي آنها ضروري است.
• به عنوان سوال آخر؛ در جايي از گفتوگو به "شوراي ارتباطات شستا" اشاره كرديد. تشكيل اين شورا هم بخشي از سند راهبردي ياده شده است؟
بله! با توجه به ابعاد گسترده فعاليت شستا، ضروري است تا موضوع اطلاع رساني در شوراي ارتباطات شستا اجرايي و سياستگذاري شود. اين اتفاق به دليل پيچيدگي امور و چندبخشي بودن وظايف پيگيري مي شود تا بتوان اطلاع رساني در اين حوزه را جهتي درست و سازنده داد.
شوراي ارتباطات شستا با حضور مشاوران منتخب از حوزه رسانه، سياستگذاران يا مديران شستا، مديران روابط عمومي هلدينگ ها و شركت هاي تابعه (به انتخاب مدير روابط عمومي شستا) تشكيل مي شود. اين شورا به صورت ماهانه تشكيل جلسه ميدهد و نقش سياستگذاري كلان در جهت دهي كلان و تبيين اهداف رسانهاي و صدور دستورالعمل اجرايي را برعهده خواهند داشت. اين شورا به صورت كلان و تنها دربخش سياست گذاري فعاليت خواهد كرد. رياست آن بر عهده مديرعامل شستا نائب رئيس شورا نيز مدير روابط عمومي شستا است.