شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي يران (شارا)-|| روابط‌عمومي در دسته‌ي آن عنوان‌هاي شغلي است كه به محض شنيدنش با دنيايي از حس‌هاي متفاوت روبه رو مي‌شويم. شغلي كه متنوع و هيجان انگيز است و به دليل مواجهه با چالش‌هاي هرروزه، كمتر متخصص اين حوزه را مي‌بينيد كه با وجود وظايف متعدد، از وظايفش به عنوان كارهاي روزمره و كسالت بار ياد كند. موفقيت در اين شغل دستاوردي است كه ممكن است پس از گذشت سال‌ها فعاليت در آن به دست آوريم.

براي رسيدن به اين هدف به فوت كوزه‌گري احتياج داريد. اين فوت كوزه‌گري، برنامه ريزي براي چگونگي صرف زمان يا مديريت زمان است. بدون مهارت‌هاي مديريت زمان ، روابط عمومي مي‌تواند به شغلي استرس‌زا تبديل شود. نمود بيروني اين استرس ايجاد بي‌نظمي در كار تيمي، از دست دادن فرصت‌ها و يا هر فرآيند ديگري است كه به گروه و هدف مورد نظر لطمه وارد مي‌كند.

اين شغل چند وظيفه‌اي!

مولتي تسك يا چند وظيفه‌اي عبارتي است كه با قطعيت مي‌توان آن را براي شغل روابط عمومي به كار برد. اين متخصصان اغلب در شروع هر روز كاري با چالش‌هاي متفاوت (و حتي غير مرتبط با يكديگر) روبه رو هستند و ناچارند كه آن‌ها را به بهترين شكل به ثمر برسانند. اما آيا مي‌توان همه‌ي چالش‌ها را در يك روز مديريت كرد؟ با وجود آنكه وقوع اتفاقات لحظه آخري و پيش بيني نشده در اين شغل اجتناب ناپذير است، اما براي آنكه نتيجه مطابق انتظار سازمان باشد، بايد راهبردهايي براي مديريت زمان براي هر پروژه داشته باشيد. راه‌هاي ساده‌اي براي نظم بخشيدن به ذهن و پايش كار شما وجود دارد كه با دنبال كردن آن‌ها اين وظيفه قدري برايتان ساده‌تر خواهد شد.

تدوين چك ليست يا فهرست كارها

ساده‌ترين و مهم‌ترين كاري كه لازم است در قدم اول انجام دهيد، ايجاد يك كانال براي مكتوب كردن تعهداتان است. اين چك ليست مي‌تواند در يكي از پوشه‌هاي ذخيره شده در سيستم، يك فايل اكسل، يك نوت ذخيره شده در تلفن همراه يا يك دفترچه كوچك روي ميزتان باشد. ليست خود را در دسترس و به روز نگه داريد، وظايف جديدي را اضافه كنيد و مواردي را كه انجام داده‌ايد مشخص كنيد. حتما مي‌دانيد كه وارد كردن همه‌ي وظايف و جزئيات امكان پذير نيست؛ بنابراين لازم است از هنر خلاصه نويسي براي مديريت زمان استفاده كنيد. براي جلوگيري از فراموشي مي‌توانيد جزئيات لازم را كد گذاري كنيد. يكي از راه‌هاي پيشنهادي اين است كه ستون‌هايي با عنوان وظايف، جزئيات و نتايج ايجاد كنيد.

هنر اولويت بندي در مديريت زمان !

ايجاد چك ليست براي مديريت زمان اگرچه به زحمت و دقت زيادي نياز دارد، اما يك مزيت بزرگ را به شما هديه مي‌دهد. اين مزيت مشخص شدن اولويت كارها است. اگر ليست اولويت‌ها را نوشته‌ايد بهتر است به ترتيب شروع به فعاليت كنيد. نتيجه‌ي اين فرآيند بسيار مطلوب است: انجام كارهايي با دغدغه‌ي فكري بيشتر و در نتيجه كم شدن استرس!

اگر با نوشتن ليست اولويت بندي براي مديريت زمان موافق نيستيد، راه حلي ساده و سريع برايتان سراغ داريم! شما مي‌توانيد يك نمودار بسيار ساده را در ليست كارهاي خود ايجاد كنيد. محور x، نشان‌دهنده‌ي ميزان ضرورت كارها و محور y نشان دهنده‌ي اهميت كار خواهد بود. نقطه‌هايي كه در گوشه بالا و در سمت راست ظاهر مي‌شوند، مواردي هستند كه بايد در اولين فرصت انجام شوند.

برگ برنده: استفاده هوشمندانه از تكنولوژي

اگر در حوزه‌ي روابط عمومي متخصص و فعال باشيد، مي‌دانيد كه اين روزها حتي سنتي‌ترين سازمان‌ها هم با قالب سنتي روابط عمومي خداحافظي كرده‌اند. دنياي ديجيتال پا به حيطه‌ي روابط عمومي نيز گذاشته و نتيجه، ايجاد مفهومي جديد به نام روابط عمومي ديجيتال است.

امكانات ديجيتال در زمينه مديريت زمان نيز به كمك متخصصان اين حوزه آمده و بخشي از دغدغه‌هاي آنان (مانند دسترسي سريع به اطلاعات، رصد اخبار و رصد شبكه‌هاي اجتماعي) را به سادگي حل كرده است.

به علاوه در اين دنياي آپلودها ودانلودها ، ابزارهايي هستند كه به كمك آن‌ها مي‌توانيد برنامه ريزي كنيد. يكي از ساده‌ترين و در دسترس‌ترين آن‌ها، ابزار Microsoft OneNote است كه به كمك آن مي‌توانيد سندهاي مشتري را سازماندهي كنيد، زبانه هاي مختلفي را اضافه كنيد و يا در كنار هر يك از آيتم‌هاي موجود، يك يادآور اضافه كنيد.

از ابتدا كار را درست انجام دهيد

بسياري از متخصصان روابط عمومي بخش قابل توجهي از زمان روز را صرف تجديد نظر در كارهاي قبلي مي‌كنند. براي پيشگيري از اين فرآيند طولاني و كسالت‌بار، اولين بار اين وظيفه را به درستي و بدون نقص انجام دهيد. مي‌توانيد قبل از شروع هر وظيفه‌اي سوال‌هايي را براي روشن شدن مطلب بپرسيد. شناسايي راه‌هاي موثر كمك خواهد كرد تا در وقت خود صرفه جويي كنيد. علاوه بر آن مي‌توانيد از همكاران خود كمك بگيريد و از كساني كه آن كار را پيش از اين انجام داده‌اند، درس بگيريد. اطلاعات كامل و بي نقص در اين مرحله نشان راه شماست. پس بهتر است از فرآيند پايش اخبار و پايش شبكه‌هاي اجتماعي غافل نشويد.

از قانون يك دقيقه‌اي در مديريت زمان استفاده كنيد

اين يك قانون جهاني، ساده و البته موثر براي مديريت زمان است. قانون يك دقيقه‌اي مي‌گويد كارهايي كه تنها يك دقيقه از شما زمان مي‌گيرند را در نقطه‌ي شروع انجام دهيد. اين وظايف مي‌تواند پاسخ كوتاه به ايميل‌ها، تنظيم يك سند اداري ساده، تلفن‌هاي كوتاه و… باشد. با برداشتن اين بارهاي كوچك از برنامه‌هاي روزانه، مي‌توانيد بخش زيادي از وظايف را به سرعت انجام دهيد.

پيش از قرارهاي مهم دعوتنامه ارسال كنيد

بخش مهمي از زمان اداري صرف انتظار براي برگزاري جلسات مهم و ديدار با فردي خاص مي‌شود. بهترين راه حل اين است ك ظرف ۲۴ تا ۱۲ ساعت پيش از قرار، ايميل دعوتنامه ارسال كنيد. اين ايميل هم نماي رسمي براي روابط عمومي سازمان ايجاد مي‌كند و هم باعث يادآوري زمان ملاقات خواهد شد.

تمركز بر وظايف نفس‌گير

حتما تا به حال تجربه كرده‌ايد كه انجام يك كار سخت، زماني بسيار بيشتر از زمان مورد انتظار از شما گرفته است. علت اين اتفاق عوامل بيروني هستند كه به هنگام انجام كار به ما هجوم مي‌آورند. بهتر است بپذيريد كه انجام بعضي از وظايف نياز به زمان دارند. بهترين راه براي مقابله با اين گونه فعاليت‌ها و مديريت زمان ، اين است كه زماني را تنها براي انجام آن‌ها صرف كنيد. در اين مدت سعي كنيد ايميل‌ها را بازبيني نكنيد، اعلان‌هاي تلفن همراه خود را خاموش كنيد و در صورت لزوم براي تمركز بيشتر در محيط كار از هدفون استفاده كنيد.

انجام اين كارهاي ساده، رهاوردي ارزشمند براي متخصصان روابط عمومي دارد و اين رهاورد چيزي نيست جز نظم ذهني! مفهومي كه مي‌تواند نيروي محركه‌ي يك فرد براي پيشبرد اهداف سازمان باشد.
 

منبع: newsbx