سازمان‌هاي ما چه كرده اند؟

شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| هنگامي كه بحراني پديد مي آيد سازمانها فعال تر مي شوند؛ رسانه ها فعال تر مي شوند؛رهبران فكري فعال تر مي شوند، آحاد جامعه به تكاپو مي افتد. اما بر اثر بحران كرونا چه شده است:آيا سازمانهاي عمومي تغيير كرده اند؟

چقدر بروكراسي كم شده است؟
چقدر خدمات آنلاين افزايش يافته است؟
چقدر فرايندها اصلاح شده است؟
چقدر اطلاع رساني شفاف تر شده است؟
چقدر پاسخگويي كامل تر شده است؟
چقدر كاركنان ورزيده شده اند؟
و...

يك نگاه ساده نشان مي دهد كه سازمانهاي عمومي كشور و بطور خاص تغييري در روش كاري خود نداده اند و البته شايد نمي توانند تغيير كنند زيرا ورزيده تر نشده اند و بر دانايي آن افزوده نشده است كه تغييري را شاهد باشيم.

مسئوليت اجتماعي روابط عمومي چيست؟

در مقابل بحران همه مسئول هستند؛ يك شهروند؛ يك رهبر فكري؛ يك نهاد اجتماعي؛ يك سازمان عمومي و همچنين شركتها و سازمانهاي خصوصي. و در اين ميان بايستي ذكر كرد كه هر فرد يا نهادي كه اختيارات و امكانات بيشتري دارد مسئول تر است.

روابط عمومي نيز مسئول است. زيرا اختيارات و امكانات اطلاع رساني در درون سازمان و بيرون سازمان را دارد و در اين زمينه از بقيه بخشهاي سازماني مسئول تر است. مسئوليت آگاه كردن و ترويج فرهنگ بحران زدايي را دارد.

روابط عمومي در درون سازمان مسئوليت اطلاع رساني و پاسخگويي در زمينه بحران را براي كاركنان و خانواده آنان دارد و در بيرون از سازمان مسئوليت روشنگري و آگاهي بخشي مشتريان و مردم پيرامون را دارد.

چه بايد كرد؟

اولين گام براي روبرو شدن با بحرانها داشتن و يا طراحي راهبردهاي علمي است تا بتوانيم در مسيري درست به هدايت گري و روشنگري بپردازيم. هم سازمان را راهنمايي كنيم و هم مخاطبان سازمان را.

در برابر بحران كرونا روابط عمومي ها بايستي در چهار حوزه راهبردهاي سازماني خود را تعريف و اجرايي كنند: حوزه كاركنان سازمان، حوزه خانواده كاركنان، حوزه مشتريان سازمان و عرصه عمومي يعني مردم و بطور خاص جامعه پيراموني سازمان.

راهبردهاي ارتباطي مديريت بحران كرونا (حوزه كاركنان)

براي مديريت بحران در حوزه كاركنان سه راهبرد ارتباطي زير پيشنهاد مي شود:
1. كمپين سازمان سالم: روابط عمومي با ارسال پيامهاي واحد و يكپارچه و همسو بايستي سازمان را در مقابله با بحران كرونا يكپارچه كند تا آسيبهاي سازماني از بحران كرونا به حداقل برسد.

2. انتشار پيامهاي اميدآفرين: نشر اطلاعات و اخبار اميد آفرين مي تواند سازمان را براي ادامه راه رشد سازماني تشويق و ترغيب كند. روابط عمومي ها هميشه و البته در بحران بايستي مواظبت كنند كه نشر اطلاعات و اخبار جعلي و شايعات عامل گسيختكي سازماني نشود. اخبار و اطلاعات اميدآفرين وتوسعه سازماني و اقدامات مثبت بايستي بيشتر و بهتر از گذشته نشر و بازنشر شود.

3. قدرداني از الگوهاي رفتاري: روابط عمومي بايستي تلاش كند تا از مديران و كاركناني كه در درون سازمان و يا بيرون از سازمان بر عليه بحران مبارزه مي كنند و الگوهاي رفتاري مطلوبي هستند به شيوه هاي علمي و ارتباطي قدرداني كند و آنان را به ساير همكاران معرفي كند تا بحران زدايي ترويج شود.

راهبردهاي ارتباطي مديريت بحران كرونا (حوزه خانواده كاركنان)

براي مديريت بحران در حوزه خانواده كاركنان سه راهبرد ارتباطي زير پيشنهاد مي شود:

1. كمپين خانواده سالم: يكي از بهترين اقدامات براي سالم سازي و مقاومت در برابر بحران كرونا يكپارچگي نگرش و تفكر در اولين لايه بيروني سازمان يعني خانواده كاركنان است. كه لازم است روابط عمومي نقش آنان را به عنوان حمايت كننده كاركنان سازمان جدي بگيرد.

روابط عمومي ها در اين زمينه مي توانند با راه اندازي كمپين خانواده سالم در زمينه سلامت رواني، اخلاقي، ارتباطي و فيزيكي، خانواده ها را ياري كنند.

2. انتشار اطلاعات اميدبخش: روابط عمومي ها وظيفه دارند كه از طريق ابزارهاي ارتباطي و كانالهاي اختصاصي و رسانه هاي درون سازماني اخبار و اطلاعات مفيد و مثبت سازمان را به خانواده ها نيز ارسال و اعلام كنند.

3. همدردي با دردمندان: در شرايط بحران كرونا متاسفانه تعدادي از اعضاي سازمان گرفتار چالش كرونا مي شوند و لازم است روابط عمومي به نمايندگي از سازمان همراه با ساير بخشهاي مسئول سازمان، در كنار كاركنان و خانواده آنان باشد تا احساس تنهايي نكنند و درد و رنج آنان كمتر شود.

راهبردهاي ارتباطي مديريت بحران كرونا (حوزه مشتريان)

براي مديريت بحران در حوزه مشتريان سه راهبرد ارتباطي زير پيشنهاد مي شود:
1. اطلاع رساني زودهنگام: قانون طلايي اطلاع رساني در بحران مي گويد: زود بگو به همه بگو. اين قانون درباره بحران كرونا نيز صدق مي كند .بر همه ما آشكار شده است كه اطلاع رساني ديرهنگام بحرانها آسيب و تلفات بحران را افزايش مي دهد. لذا روابط عمومي بايستي در هر مرحله اين بحران، اطلاع رساني زودهنگام را جايگزين اطلاع رساني ديرهنگام كند.

2. خدمات آنلاين: توسعه و تقويت خدمات آنلاين سازمانها مي تواند شدت و كثرت آسيبهاي بحران كرونا را به حداقل برساند. روابط عمومي بايستي اهميت اين كار را در سازمان ترويج و تشويق كنند و مديران و كارشناسان را براي توسعه خدمات آنلاين توجيه كند و افرادي را كه در اين زمينه اثرگذار هستند مورد تقدير قرار دهد.

3. پاسخگويي شفاف: سازمانها در شرايط فعلي بحران كرونا بايستي كامل تر از گذشته سئوالات و ابهامات مردم را پاسخ دهند.روابط عمومي ها بايستي مروج و مشوق پاسخگويي شفاف در مقابل پاسخگويي مبهم باشند.

راهبردهاي ارتباطي مديريت بحران كرونا (حوزه مردم)

براي مديريت بحران در حوزه مردم سه راهبرد ارتباطي زير پيشنهاد مي شود:

1. همراهي سازمانهاي بالادستي: هر كدام از سازمانها در شرايط بحران بايستي در راستاي سازمان بالادستي و مسئول مستقيم مديريت بحران قرار گيرند تا بتوانيم بحران را مديريت و آسيب را به حداقل برسانيم. بحران بايستي توسط سازمانها محاصره شود تا مردم نجات پيدا كنند. روابط عمومي ها مي توانند سازمان، مشتريان و مخاطبان خود را با سازمانهاي بالادستي براي مبارزه با بحران كرونا همراه كنند.

2. انتشار اخبار توسعه بخش: يكي از مهمترين و البته بهترين راهكارهاي مبارزه با بحرانها و اميدبخشي به جامعه انتشار و انعكاس اخبار و اطلاعات مثبت و توسعه بخش است. در چنين شرايطي بخصوص سازمانهاي دولتي و عمومي بايستي خدمات مثبت سازماني را در قالب اخبار سازنده از طريق رسانه هاي جمعي و بطور ويژه از طريق رسانه هاي اجتماعي منتشر كنند.

در اين زمينه لازم است يادآوري شود كه اخبار و اطلاعات جايي بايستي منتشر شود كه مخاطب حضور دارد. لذا حضور فعال و نقش آفريني در رسانه هاي اجتماعي كه امروزه مردم در آن حضور دارند در اولويت انتشار اخبار و اطلاعات توسعه كشور است.

3. مسئوليت اجتماعي كرونامحور: مسئوليت اجتماعي شركتي بايستي بر الزامات و اولويتهاي جامعه پيراموني تمركز كند نه بر مواردي كه بود و نبود آن و هزينه كرد در زمينه آن نه دردي از مردم حل مي كند و نه دردي از كشور.

روابط عمومي ها بايستي برنامه اي ويژه براي هزينه كردهاي مسئوليت اجتماعي در بخش بحران كرونا طراحي كنند و تا حل اين بحران مسئوليت اجتماعي كرونا محور را اجرايي كنند.

اميد است توجه به اين نكات كليدي و ساير ايده هاي مفيد مطرح شده از سوي انديشمندان، كمك كند تا روابط عمومي هاي كشور در مسير توسعه علمي و فعاليت حرفه اي قرار گيرند و در شرايط بحران كرونا در زمينه بحران زدايي فعال و موثر باشند و خوشنامي سازماني را ارتقا بخشند. انشاا...