شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| معاون اداره كل روابط عمومي وزارت علوم، تحقيقات و فناوري، داشتن تخصص و تجربه در حوزۀ ارتباطات، سواد رسانه‌اي و استفاده از فناوري‌هاي ارتباطي را از ملزومات مديريت روابط عمومي بيان كرد.
به گزارش شارا، يكي از مهمترين سمت‌هاي شغلي در هر سازمان و مجموعه، روابط‌عمومي آن سازمان است كه بايد توجه خاصي به اين جايگاه شود و با حساسيت و دقت كافي كارشناسان روابط عمومي را انتخاب كرد، از اين رو مدير روابط عمومي بايد از برخي ويژگي‌ها و توانايي‌هايي برخوردار باشد.
خبرگزاري جمهوري اسلامي(ايرنا) با ندا شفيعي معاون اداره كل روابط عمومي وزارت علوم، تحقيقات و فناوري و دكتراي علوم ارتباطات در خصوص جايگاه روابط عمومي و ملزومات آن به گفت و گو پرداخته است:
مدير روابط‌عمومي از چه ويژگي‌هايي بايد برخوردار باشد؟
زمان و مكان براي مدير روابط‌عمومي تعريف نشده است و بايد در طول شبانه‌روز با عشق و علاقه در اختيار سازمان، مشتريان و مخاطبان باشد، مدير روابط‌عمومي بايد ارتباط‌گستر باشد و به روابط‌عمومي و تعاملات خود اهميت دهد و با توانمندي‌هاي خود به مدير سازمان و كل مجموعه اهميت و جايگاه روابط‌عمومي را يادآور شود.
هچنين مدير روابط‌عمومي بايد از دانش، تجربه و تخصص كافي برخوردار باشد و در جهت ارتقاي جايگاه سازمان استفاده كند، مدير روابط‌عمومي بايد از توانايي و قدرت كافي براي مواقع بحران برخوردار باشد و با به‌كارگيري تمام فكر، انگيزه، دانش و اطلاعات خود به دنبال پويايي سازمان باشد. لازم است احساس مسئوليت نسبت به مخاطبان درون سازماني و برون سازماني داشته باشد، به تمامي شخصيت‌ها و گروه‌هاي سياسي احترام بگذارد و بدون نگاه سياسي و سوگيري به مسائل نگاه كند.
همچنين صداقت، وفاداري، مسئوليت‌پذيري در تمامي امور، پرهيز از دروغ، ريا، تزوير و فريب از ديگر ويژگي‌هاي مورد نياز مدير روابط‌عمومي است.
برخي از روابط‌عمومي‌ها هنوز تصور تاثيرگذاري و رابطه يك طرفه و از بالا به پايين را در ذهن دارند، در صورتي كه مبحث شهروند خبرنگار وجود دارد، نظر شما در اين خصوص چيست؟
ارتباط در دنياي امروز، ارتباطي دو طرفه معنا مي‌شود و ارتباط يك طرفه وجود ندارد و نمي‌تواند موفق باشد، شمار زياد رسانه‌ها، شبكه‌هاي اجتماعي و فضاي مجازي، منجر به منسوخ شدن ارتباط يك‌سويه در رسانه‌ها شده است.
در عصر حاضر ارتباط يك‌سويه در ميان سازمان‌هايي كه ارتباط فقط ميان رييس و كارمند بود نيز پاسخگو نخواهد بود و سازمان‌هايي موفق خواهند بود كه مديران روابط‌عمومي آن‌ها به صورت آگاهانه و شفاف به تجزيه و تحليل مسائل مربوط به سازمان بپردازند و نقش مهمي در تعيين سمت و سوي سياست‌هاي سازماني آن سازمان ايفا كنند.
يكي از بهترين تعاريف روابط‌عمومي از ميان تعارف گوناگوني كه براي آن بيان شده است، اين است كه «روابط‌عمومي وكيل و مدافع مردم نزد سازمان و وكيل و مدافع سازمان نزد مردم است».
اين تعريف، ارتباط دوسويه را نشان مي‌دهد، همان‌طور كه رسانه‌ها ديگر محدود به فضا و چارچوب تعيين شدۀ خود نيستند و به مسائل مهم جهان نيز اهميت مي‌دهند، روابط‌عمومي نيز نمي‌تواند نقش يك طرفه و يك سويه داشته باشد و فقط بيان كنندۀ مسائل و سخنان رييس سازمان باشد.
يكي از مهمترين اصول روابط‌عمومي‌ها پاسخگو بودن است، در صورتي كه شاهد هستيم برخي از روابط‌عمومي‌ها پاسخگو نيستند يا نمي‌خواهند باشند، با اين اصول روابط‌عمومي‌ها و سازمان‌هاي مربوطه آسيب مي‌بينند؟
بله؛ هرچند ممكن است در كوتاه مدت احساس موفقيت به دست آيد، اما نخستين آسيب در بلند مدت به سازمان وارد خواهد شد، ارتباط درون سازماني و برون سازماني با تناسب با يكديگر بايد شكل بگيرد، موفقيت روابط‌عمومي در گرو روابط درون سازماني، برون سازماني و انعكاس تمام مطالب به سازمان از بيرون از مجموعه و برعكس آن است.
برخي از روابط‌عمومي‌ها پيشرفت خود را فقط در استفاده از فناوري‌هاي نوين مي‌دانند، علاوه بر داشتن اين فناوري‌ها، چه ملزومات ديگري وجود دارد كه روابط‌عمومي‌ها بايد برخوردار باشند؟
نمي‌توان تاثير استفاده از فناوري(تكنولوژي)هاي نوين ارتباطي را در پيشرفت روابط‌عمومي انكار كرد يا ناديده گرفت. در دنياي امروز و ارتباطات ملي و بين‌المللي نمي‌توان به شكل سنتي كار كرد و از فناوري‌ها بهره نبرد.
براي مثال امروزه با توجه به فناوري‌هاي نوين، روابط‌عمومي نمي‌تواند فقط از سايت استفاده كند، با توجه به گسترده شدن ارتباطات و پيشرفته شدن تكنولوژي‌ها، افراد اخبار و اطلاعات مجموعه سازماني را از سايت دنبال نمي‌كنند، از اين‌رو لازم است روابط‌عمومي از فناوري‌ها و به ويژه فناوري‌هاي موبايلي استفاده كنند و كانال و فضاهاي مختلف براي اطلاع‌رساني ايجاد كنند.
قدرت كافي، نشاط، تسلط به كار، برخورداري از ارتباطات درون سازماني و برون سازماني، قدرت نوشتاري و گفتاري، توجه به ارتباطات انساني و وجود ذوق و شوق جهت كار در مجموعه از ديگر ملزوماتي است كه روابط‌عمومي بايد برخوردار باشد. به طور كلي مي‌توان گفت:فناوري‌هاي ارتباطي در كنار ارتباطات انساني، سوادرسانه‌اي و تخصص در حوزه، كارآيي لازم را دارد.
برخي از روابط‌عمومي‌ها وب‌سايت و ايميل دارند و مطالب زيادي در سايت بارگزاري مي‌كنند؛ آيا داشتن سايت و بارگزاري مطالب، معيار مناسبي براي ارزيابي روابط‌عمومي‌ها خواهد بود؟
داشتن سايت و بارگزاري مطالب به تنهايي كافي نيست، داشتن تخصص در رشته‌هاي روابط‌عمومي و ارتباطات و برخورداري از ارتباطات ميان‌فردي و انساني قوي از عوامل مؤثر بر موفقيت روابط‌عمومي‌ها است و بايد در جهت ارتقاي آن كوشيد.
يك روابط‌عمومي موفق تنها به فضاي مجازي و اينترنت اكتفا نمي‌كند و با برخورداري از دانش كافي در حوزۀ روابط‌عمومي و تعاملات قوي به ويژه با زيرمجموعه‌هاي خود، آشنايي با تمام مشكلات درون و بيرون از سازمان و تسلط كافي به تكنيك‌هاي روابط‌عمومي در عصر ديجيتال به ارتقا و موفقيت سازمان كمك مي‌كند.
سواد رسانه‌اي چقدر براي روابط‌عمومي‌ها اهميت دارد؟
سواد رسانه‌اي مبحث بسيار مهمي براي روابط‌عمومي‌ها است، تشخيص، تجزيه و تحليل رسانه‌ها، آشنايي با برد رسانه‌ها، شناخت اطلاعات درست و معتبر از غيرمعتبر و نحوۀ بازرسي و جلوگيري از چاپ و انتشار شايعات و اخبار دروغ در حوزۀ سواد رسانه‌اي است كه روابط‌عمومي بايد از آن برخوردار باشد، سواد رسانه‌اي در كنار ارتباطات و تعاملات گستردۀ روابط‌عمومي مفيد واقع مي‌شود.
روابط‌عمومي‌ها چگونه مي‌توانند جذب مخاطبان هميشگي و وفادار داشته باشند؟
با تعاملات و ارتباط هميشگي با مخاطبان، انتقادپذيري، انتقال مسائل و مشكلات به مديرمجموعه و پيگيري آن‌ها تا زمان برطرف شدن و جايگزين كردن روابط بلندمدت به جاي روابط كوتاه‌مدت، گذرا و برحسب منافع سازماني، مي‌توان جذب مخاطب وفادار داشت.
همچون خبرنگاران بحران كه ملزم هستند مسائل و مشكلات را قبل از بحران، حين بحران و بعد از بحران پيگيري كنند، روابط‌عمومي نيز وظيفۀ اطلاع رساني را برعهده دارد و بعد از انتقال مشكلات به سازمان، تا زمان نتيجه‌گيري و انتقال آن به مخاطبان، بايد پيگيري لازم را به عمل آورند.
گاهي ادعا مي‌شود برخي از افراد در روابط‌عمومي بيش از اينكه تسهيل‌گر ارتباطات با جامعه و رسانه باشد، مانعي براي پاسخگويي و به تعبيري توجيه‌گر ضعف‌هاي مديريتي است. نظرشما چيست؟
اين ضعف در برخي از سازمان‌ها وجود دارد و به غيرحرفه‌اي بودن مدير روابط‌عمومي مربوط است. يكي از اتفاقات ناشايستي كه امروزه در حال وقوع است، انتخاب افرادي به عنوان مدير روابط‌عمومي و كارشناسان روابط‌عمومي است كه دانشي از الفباي ارتباطات و روابط‌عمومي ندارند و در نهايت منجر به آسيب رساندن به روابط‌عمومي و جايگاه آن مي‌شوند.
انتخاب نكردن افراد متخصص و متعهد در جايگاه روابط‌عمومي آسيب‌زا است و به تجربه، تخصص و ارتباطات قوي در كنار هم نياز است تا مانعي براي تسهيل‌گري و موفقيت حوزۀ روابط‌عمومي سازمان‌ها نباشد.
مهمترين مشكلات روابط‌عمومي‌ها راچه مي‌دانيد؟
يكي از مشكلات سازمان‌ها، اطلاع ناكافي و نادرست مديران ارشد از جايگاه و اهميت روابط‌عمومي است، مشكل ديگر انتخاب افرادي كه از نظر پست سازماني جايگاهي ندارند به سمت روابط‌عمومي است كه در نهايت آسيب جدي به كل مجموعه و سازمان وارد خواهد كرد.
در صورتي كه مدير سازمان، پس از انتخاب معاونان خود، بايد باحساسيت و اطلاع كامل، مدير و كارشناسان روابط‌عمومي خود را از ميان افرادي كه از سواد ارتباطي لازم برخوردارند، انتخاب كند.
يكي ديگر از مشكلات، برگزاري آموزش‌هاي كوتاه‌مدت تنها براي روابط‌عمومي‌هاست. در صورتي كه لازم است دوره‌هاي آموزشي كوتاه‌مدت براي مديران سازمان نيز جهت درك جايگاه و اهميت روابط‌عمومي برگزار شود.