شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| تيم‌هايي كه اكثر اعضاي آن دوركار هستند و از راه دور با هم كار مي‌كنند به شدت به ارتباطات الكترونيكي وابسته‌اند و همين موضوع باعث مي‌شود تا در اين نوع تيم‌ها به تعامل، اعتماد و شفافيت زيادي نياز باشد. با اين همه، تحقيقات نشان داده كه اين نوع تيم‌ها با چالش‌هاي ارتباطي بيشتري نسبت به تيم‌هايي كه اعضاي‌شان به صورت رو در رو با هم كار مي‌كنند روبرو هستند. به اين چالش‌ها بايد مساله گذر زمان را نيز اضافه كرد به طوري كه با گذر زمان و فاصله گرفتن اعضاي تيم از هم احتمال انزوا و تكروي در آن‌ها افزايش پيدا خواهد كرد.
در اين حالت اطلاعات كمتري بين اعضاي تيم رد و بدل مي‌شود و آن‌ها در تفسير و فهم پيام‌هاي ارسالي از جانب ساير اعضا دچار مشكل مي‌شوند. اين چالش‌ها و مشكلات در مورد تعاملات بين مديران و كارفرمايان و كاركنان‌شان ابعاد گسترده‌تر و جدي‌تري به خود مي‌گيرد. به همين دليل است كه پس از همه‌گيري كرونا بسياري از كارشناسان و صاحب‌نظران بر اين مساله تاكيد مي‌كنند كه تمام دست اندركاران سازمان‌ها و شركت‌ها اعم از مديران، كاركنان و اعضاي تيم‌هاي كاري بايستي حداكثر تلاش خود را براي حفظ رابطه و تعامل با همديگر مبذول دارند و دامنه ارتباطات و تعاملات خود را حتي به روابط دوستانه و خانوادگي بين خود گسترش دهند تا بدين ترتيب از هر گونه ايزوله شدن و محدود شدن روابط بين كاركنان و مديران و در ميان اعضاي تيم‌هاي كاري جلوگيري شود. براي حصول اطمينان از حفظ و ارتقاي روابط و تعاملات موثر درون سازماني پياده‌سازي توصيه‌هاي زير مي‌تواند مفيد به فايده باشد:
* تمام بخش‌هاي شركت و تمام اعضاي تيم‌هاي كاري فعال در آن را در جريان تمام تغيير و تحولات صورت گرفته در سازمان قرار دهيد و هر گونه تغييري در سياست‌ها و خط‌مشي‌هاي سازمان را در اسرع وقت به اطلاع افراد برسانيد.
* هنجارهاي ارتباطي ويژه دوران بحران را طراحي نماييد. يكي از مزاياي طراحي و تدوين چنين هنجارهايي اين است كه سازمان در زمان مواجه شدن با بحران‌هاي غافلگيركننده‌اي همچون همه‌گيري كوويد-19 دچار سردرگمي ارتباطي نشده و مي‌تواند روند عادي فعاليت‌ش را حفظ كند.
* ارتباطات درون سازماني نبايد فقط به داده‌ها و محتواي مربوط به فعاليت‌هاي روزمره سازمان محدود باشد بلكه علاوه بر آن بايستي شامل جنبه‌هاي اجتماعي كار و پيوندهاي بين فردي و تعهدات اخلاقي همكاران نسبت به هم نيز باشد.
* از كانال‌هاي مختلفي براي برقراري و حفظ ارتباط بين كاركنان و همچنين بين آن‌ها و مديريت سازمان استفاده كنيد و اين اختيار را به افراد بدهيد تا با استفاده از ساده‌ترين و در دسترس‌ترين ابزاري كه مطابق ميل‌شان است با سازمان در ارتباط باشند.
* مطمئن شويد كه همه كاركنان مي‌دانند كه چگونه و چه موقع مي‌توانند از راه دور با مافوق مستقيم‌شان ارتباط بگيرند و بهترين و مناسب‌ترين زمان براي برقراري ارتباط و گزارش دادن به او چه زماني است. در اين ميان بهتر است كه اولويت‌هايي را براي برقراري ارتباط بر اساس ميزان اهميت موضوع مطروحه در نظر گرفت و به كاركنان راجع به آن اطلاع‌رساني نمود.
* ارتباطات غيرمتعارف و زياده از حد بين كاركنان و اعضاي تيم‌هاي كاري را نيز رصد كنيد و در صورت نياز تذكرات لازم را به كساني كه در محيط كار اقدام به برقراري روابط غيركاري خاص و غيرمتعارف مي‌كنند گوشزد كنيد.
* گوش فرا دادن به نگراني‌ها و استرس‌هاي كاركناني كه دوركاري مي‌كنند را از ياد نبريد و به ياد داشته باشيد افرادي كه دوركاري كاركنان به معناي عدم وجود دغدغه ها و نگراني‌ها در ذهن آن‌ها نيست و آن‌ها از مديران‌شان توقع دارند مثل گذشته به نگراني‌هاي آن‌ها توجه داشته باشند و گاه‌گاهي سنگ صبورشان باشند.
مرجع انگليسي: نشريه سازمان بين المللي كار
مرجع فارسي: شبكه اطلاع رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)