شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| شركت ها مي توانند با اتخاذ مديريت پروژه نمونه كارها، مزاياي بسياري كسب كنند. به طور كلي، PPM به شركتها كمك مي كند تا با تمركز بر مهمترين و استراتژيك ترين پروژهها و برنامه ها، به شكوفايي برسند.

PPM چگونه مي تواند به شركتها كمك كند؟
PPM قادر به ارائه مزاياي زيادي به سازمان ها مي باشد:

- افزايش سود
- تخصيص بهينه منابع
- سرمايه گذاري در مناطق تجاري مناسب
- تراز سطح محصولات/ پروژه ها با استراتژي تجاري
- شناسايي فناوري مناسب براي همسويي با پويايي بازار
- شناسايي و مديريت شكاف در سبد محصولات
- حذف پروژه هاي بي فايده و ...

علاوه بر اين، شركت ها از PPM براي بهبود عملكرد مالي ضعيف استفاده مي كنند. مطالعات نشان مي دهد كه PPM به شركتها كمك مي كند تا نسبت به رقباي خود، موقعيتهاي بازار خود را به طور قابل توجهي بهبود بخشند. در حقيقت، مزاياي ديگري نيز وجود دارد كه هنگام اتخاذ روشهاي PPM مي توان انتظار داشت:

- به حداكثر رساندن ارزش سرمايه گذاري ضمن كاهش خطرات
- تقويت ارتباطات
- بهبود توزيع منابع و خاتمه برخي از پروژه ها

مضرات عدم استفاده از PPM
تاكنون، ما تمام مزايايي را كه يك شركت مي تواند از مديريت پروژه نمونه كارها بدست آورد، تحليل كرده ايم. در عين حال، جالب است بدانيد كه عدم استفاده از PPM چه مضراتي دارد. به طور كلي، سازمانها با عدم وجود اقدامات PPM با مشكلات زير روبرو مي شوند (كندال و رولينز ، 2003):

- نمونه كارهاي نامتعادل
- پروژه هايي كه با اهداف استراتژيك مرتبط نيستند
- پروژه هايي كه ارزش افزوده اي ندارند

علاوه بر اين، شركت هايي كه از روش هاي PPM استفاده نمي كنند مي توانند با مشكلات ديگري روبرو شوند (پين، 1995):

- عدم هماهنگي بين پروژه ها
- تحويل ديرهنگام پروژه ها
- تنگناهاي منابع غير منتظره
- تضاد اهداف پروژه
- نااميدي از مزاياي پروژه نهايي
- مقاومت در برابر تغييرات سازماني

عواملي كه بر پيچيدگي تأثير مي گذارد
پيچيدگي، معاني مختلفي دارد و بستگي به بستر آن دارد. تعريف فرايندهاي نمونه كارها بستگي به اندازه شركت و نمونه كارها دارد. به طور كلي هرچه نمونه كارها بزرگتر باشد، مديريت روند كار سخت تر مي شود.

مطالعات نشان مي دهد كه بيشتر سازمانها براي تخصيص منابع براي چندين پروژه تلاش مي كنند. منابع هميشه محدود هستند. براي استفاده مؤثر و مديريت اين منابع كمياب، داشتن ابزارهاي مناسب براي پيش بيني و برنامه ريزي منابع بسيار مهم است.

استفاده از PPM براي مديريت پيچيدگي
مديريت پروژه نمونه كارها به يك شركت كمك مي كند تا با پيچيدگي ها مقابله كند:

- طرح هاي برنامه ريزي استراتژيك
- مديريت ايده هاي جديد
- به ثمر رساندن و متعادل كردن ايده هاي جديد
- برنامه ريزي با توجه به در دسترس بودن منابع
- مديريت منابع

با اين كار، PPM كليه بخش هاي سازمان را تراز مي كند، بويژه هنگامي كه تغيير اتفاق مي افتد و پيچيدگي افزايش مي يابد. PPM به عنوان ابزاري قدرتمند اين اطمينان را در اختيار شركت ها قرار مي دهد كه منابع به طور مؤثر از تجارت حمايت مي كنند.

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)