شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| در اينجا 8 نكته براي ارتباطات داخلي در طي بحران كرونا آورده شده است:

1. يك تيم بسازيد و انتظارات را تعيين كنيد.
تيم ارتباطي COVID-19 شما بايد افراد متخصص در شركت را شامل شود و آنها بايد به طور مرتب براي بحث و تنظيم برنامه ها با توجه به تغيير اوضاع، جلسه داشته باشند.

به طور واضح كانال هايي را كه براي برقراري ارتباط با كارمندان در هر سطح استفاده مي شود، از جمله كارمندان از راه دور، افراد در مرخصي و حتي كساني كه پيشنهادات شغلي دريافت كرده اند، مشخص كنيد.

يك ريتم ارتباطي روزانه برقرار كنيد و به كارمندان بگوييد چه انتظاري دارند.

2. بالاتر از همه، همدلي، شفقت و درك را نشان دهيد.
بگذاريد همدلي راهنماي شما باشد.به ياد داشته باشيد كه احتمالاً اولويت اول كاركنان، كسب و كار شما نيست، بلكه خود و خانواده آنها هستند.

3- شفاف، آرام و سازگار باشيد.
ارتباط روزانه تنها چيزي است كه بايد براي آن وقت بگذاريد. بدون ارتباطات منظم، مورد اعتماد، اطلاعات غلط و شايعه‌ها پخش مي شوند. صادق و شفاف باشيد، مرتباً ارتباط برقرار كنيد و كارمندان را در اولويت قرار دهيد.

4- به سيستم عامل هاي موجود اعتماد كنيد، اما روش هاي خود را تغيير دهيد.
اكنون زمان آن نيست كه با يك رسانه جديد ارتباط برقرار كنيم. اگر ايميل، خط ارتباطي اصلي شماست، مي توانيد از آن براي برقراري ارتباط به روش هاي مختلف، استفاده از متن، تصاوير، فيلم و موارد ديگر استفاده كنيد.

در صورت امكان با استفاده از فيلم، چهره شخصي را در ارتباطات خود قرار دهيد. يك پيام كوتاه از رهبران به طور مستقيم و با صداي خود و سخنان خود با لحني اطمينان بخش مي تواند تأثير بسيار بيشتري نسبت به يك بيانيه كتبي به شدت ويرايش شده داشته باشد. علاوه بر فيلم ضبط شده، برگزاري جلسات مجازي ايده خوبي است تا كارمندان شما بتوانند از شما بشنوند و ببينند.

5. به ياد داشته باشيد كه ارتباطات از دو طريق پيش مي رود.
مهم است كه راهي براي پاسخگويي به سوالات كارمندان فراهم شود و اين پاسخ ها به صورت گسترده به اشتراك گذاشته شود. سؤالات مربوط به كارمندان را بخوانيد و در ارتباطات عادي خود به آنها پاسخ دهيد و سپس يك مخزن پرسش و پاسخ را در جايي راه اندازي كنيد تا همه بتوانند به آن دسترسي پيدا كنند.

ايده عالي ديگر اين است كه رهبران هر روز يك قهوه آنلاين 20 يا 30 دقيقه اي قهوه با گروهي از كارمندان داشته باشند. اين امر به شما اين فرصت را مي دهد تا كارمندان بتوانند نگراني ها يا موفقيت هاي خود را به اشتراك بگذارند و اين امكان را به شما مي دهد كه نبض سازمان را در دست بگيريد.

6- به افراد خود كمك كنيد تا سالم باشند.
در سال‌هاي اخير صحبت‌هاي زيادي در مورد سلامتي در محيط كار صورت گرفته است و بحران COVID-19 اهميت اين بحث ها را مجدداً نشان مي دهد. در واقع، همه چيز را به يك سطح كاملاً جديد مي برد.

به كارمندان خود كمك كنيد در حين كار از خانه عادات سالم را در پيش بگيرند.

يك فرد معمولي احتمالاً از ويژگي هاي قدرتمند تقويت سيستم ايمني از طريق برخي غذاها يا اهميت ورزش و خواب در سيستم هاي دفاعي بدن ما آگاه نيست. به دنبال منابع معتبري باشيد كه بتوانيد به آنها كمك كنيد تا افراد خود را آموزش دهند.

نكات مربوط به آشپزي سالم و ورزش روزانه را كه مي توانيد در خانه انجام دهيد به اشتراك بگذاريد و مطمئن شويد كه كاركنان مي دانند سلامتي آنها، اولويت شماست.

7. تشويق شوخ طبعي، سرگرمي و ارتباط شخصي.
اين اوقات جدي است، اما اگر فقط به موارد منفي بپردازيم، از آنها عبور نخواهيم كرد. بله، شما بايد اطلاعات ضروري را ارائه دهيد، اما در نظر داشته باشيد كه پيام هاي خود را با دوز سرگرمي روزانه بسته بندي كنيد. اينترنت مملو از شوخي ها و يادداشت‌هايي است كه مي توانيد به اشتراك بگذاريد و اين به كاركنان شما القا مي كند كه شوخ طبعي را پيشه خود سازند.

برخي از شركت ها حتي از اين فرصت استفاده مي كنند تا از كمپين ها يا مسابقات كارمندان حمايت مالي كنند. من درباره يكي از آنها شنيده ام كه در حال برگزاري مسابقه خانه است. مردم را ترغيب كنيد عكس هايي از دفاتر خانه خود و يا داستانهايي درباره چگونگي كنار آمدن با "همكاران" جديد خود - بويژه از آن نوع جوان و خزنده - تهيه كنند.

شرايط غيرمعمول همچنين مي تواند فرصتي عالي براي آشنايي كارمندان باشد. تيم ها مي توانند چت هاي ويديويي آنلاين، تاريخ قهوه مجازي يا حتي ساعت‌هاي شاد داشته باشند. چه كسي مي داند - با پايان اين كار همه ما مي توانيم به روابط عميق تر و درك قوي تر از يكديگر خاتمه دهيم.

8. خودتان را فراموش نكنيد.
اگر چيزي مؤثر واقع نشد، خودتان را سرزنش نكنيد. چيز ديگري را امتحان كنيد و حتما پيام هاي خودتان را به قلب كاركنان خود ببريد. نكات مربوط به تغذيه و ورزش سالم خود را دنبال كنيد و خود را با همدلي درمان كنيد.
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)