شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| با توجه به اينكه كروناويروس باعث ترس و اضطراب شده است، شركت هاي بزرگي مانند گوگل، اپل و مايكروسافت به دليل نگراني در مورد شيوع ويروس، سياست هايي را براي ترغيب كارمندان به كار از خانه وضع كردند. با افزايش تعداد موارد كروناويروس، عاقلانه است كه مشاغل در همه ابعاد، ايجاد يك سياست اضطراري كار از خانه را در نظر بگيرند تا اطمينان حاصل كنند كه كارمندان هنوز هم مي توانند كار خود را انجام دهند. برقراري ارتباط تلفني، امن ترين گزينه است.

اخيراً در مورد چگونگي ايجاد يك سياست ارتباط از راه دور براي بحران هاي غير منتظره مانند شيوع فعلي كرونا با تعدادي از كارشناسان منابع انساني صحبت كرده است. اين همان چيزي است كه آنها براي گفتن داشتند:

با مديران و كارمندان مشورت كنيد
هنگام تهيه خط مشي اضطراري از خانه، با بحث در مورد جزئيات با مديران خود شروع كنيد. آدام كالي، بنيانگذار و مشاور اصلي شركت LLC گفت: اين ايده خوبي است كه از مديران در همه بخشهاي مختلف مشاغل خود استفاده كنيد، زيرا آنها اين شغل را بهتر مي شناسند. هرگز ارزش همكاري را دست كم نگيريد.

هنگامي كه با مديران خود صحبت كرديد، مي توانيد پيشنهادات ساير كارمندان خود را در نظر بگيريد. پتي دانام، مدير راه حل هاي HR براي منابع انساني استراتژيك گفت: ممكن است كاري باشد كه يك كارمند خاص در كار خود انجام دهد كه شما به آن فكر نمي كنيد، يا فكر نكرده ايد كه آنها به يك ابزار خاص نياز دارند.

تجهيزات را بررسي كنيد
براي اينكه عمليات تجاري به راحتي در خارج از شركت انجام شود بايد مطمئن شويد كه كارمندانتان تجهيزات مناسبي دارند، مانند لپ تاپ، شارژر، هدست، مانيتور، تلفن و احتمالاً حتي دستگاه هاي فكس و چاپگر.

Dunham گفت: اگر آنها آنچه را كه لازم دارند ندارند، از خود بپرسيد آيا حاضر هستيد آن را خريداري كنيد و چقدر مي خواهيد هزينه كنيد. يا اگر در اداره يا انبار خود تجهيزات اضافي داريد، ممكن است بخواهيد آنها را در اختيارشان قرار دهيد.

ابزار كار از راه دور ارائه دهيد
آيا كارمندان شما قادر به دسترسي به درايوها و پرونده هاي مشترك از خانه خواهند بود؟ اگر اينطور نيست وقت آن است كه با بخش آي تي خود گپ بزنيد تا اطمينان حاصل كنيد كه همه افراد با آن توانايي تنظيم شده اند. همچنين هوشمندانه است كه به كارمندان امكان دسترسي به ابزارهاي ارتباطي گروهي با قابليت كنفرانس ويديويي، مانند Google Hangouts ،GoToMeeting ،Slack، زوم و تيمهاي Microsoft را بدهيد. آموزش هايي را در نظر بگيريد تا همه با استفاده از ابزاري كه انتخاب مي كنيد راحت باشند.
 

انتظارات را تعريف كنيد
اگرچه كار كردن از خانه ممكن است يك آزادي هيجان انگيز براي كارمندان شما ايجاد كند، اما نبايد بي برنامه باشيد. اگر ساعات كاري اصلي را نداريد، حتماً مواردي را در خط مشي ارتباط تلفني خود قرار دهيد. اگر سيستم زمانبندي رسمي نداريد، ممكن است در نظر بگيريد كه از كارمندان بخواهيد وقت خود را در يك صفحه گسترده ثبت كنند، يا مي توانيد از مديران بخواهيد كه تماس هاي خود را با كارمندان برنامه ريزي كنند تا از ماندگاري آنها اطمينان حاصل كنند.

اولويت امنيت
حتماً به كارمندان اطلاع دهيد كه چگونه از آنها انتظار داريد تا هنگام كار خارج از شركت، اطلاعات را ايمن نگه دارند. تعيين انتظارات واضح از اتصالات اينترنت خصوصي و عمومي، ذخيره سازي فايل هاي كپي و ديجيتالي، حفظ حريم خصوصي هنگام صحبت در مورد موارد محرمانه از طريق تلفن و هر مسئله اي كه مي تواند شركت را در معرض ريسك غير ضروري قرار دهد بسيار مهم است.

همچنين ايده خوبي است كه مطمئن شويد كه كارمندان داراي نرم افزار به روز شده ضد ويروس هستند. همچنين ممكن است تأييد هويت چند عاملي (MFA) را در نظر بگيريد، كه دسترسي هكرها را به كامپيوترهاي كارمندان با نياز به تأييد اضافي براي ورود به سيستم، دشوارتر مي كند.

يك كار آزمايشي انجام دهيد
به جاي اينكه منتظر بمانيد تا ارتباط از راه دور براي كشف مشكلات احتمالي ضروري شود، سعي كنيد از كارمندان خود بخواهيد كه يك يا دو روز از خانه كار كنند تا امور را آزمايش كنند. كلاين گفت: از كارمندان خود بخاطر مشكلات در شبكه يا امنيت، اختلال در اينترنت و چالش هاي ارتباطي، مشكلات مربوط به دسترسي به اسناد را پرچم گذاري كنيد. بلافاصله با اين مسائل مقابله كنيد تا در صورت بروز بحران آماده باشيد.

"غير كارمندان" را فراموش نكنيد
وقتي پيام خود را ارسال مي كنيد، از طريق ايميل شركت يا سايت شركت، فراموش نكنيد كه راهي براي دستيابي به افرادي كه ممكن است به طور خودكار از طريق شما ارتباطات رسمي دريافت نكنند؛ مانند داوطلبان، پيمانكاران مستقل، فروشندگان، مشتريان، كارورزان و استخدام كنندگان.
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)