شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| هر كسي كه كارگاهي را طرح‌ريزي كرده باشد، خواهد گفت كه طرح‌ريزي كارگاهي ساده كاري بس دشوار است؛ چه برسد به طرح‌ريزي كارگاهي خوب! اين كار مستلزم سازمان‌دهي، تمركز و خلاقيت زياد است. پس چگونه بايد خودتان را براي برگزاري كارگاهي كه نه تنها مناسب و سازنده، بلكه به‌يادماندني نيز باشد آماده كنيد؟
برخي افراد از رفتن به كارگاه‌هاي آموزشي نفرت دارند. انجامِ اشتباهيِ اين كار باعث اتلاف وقت و پول زيادي مي‌شود، اما اگر كارگاه‌ها به‌خوبي طرح‌ريزي شوند، مي‌توانند براي همه‌ي شركت‌كنندگان، فوق‌العاده ارزشمند باشند. كارگاه‌ها براي طوفان فكري، يادگيري تعاملي، ايجاد روابط و حل مسئله بسيار خوب هستند. به همين دليل طرح‌ريزي آنها از قبل بسيار مهم است.
قبل از برگزاري كارگاه
براي اطمينان از اينكه كارگاه‌تان تجربه‌ي ارزشمندي براي همه به دنبال دارد، مراحل زير را دنبال كنيد:
مرحله‌ي اول: اهداف را تعريف كنيد
هر كارگاه بايد هدفي داشته باشد. آيا بايد رويكردهاي استخدامي شركت‌تان را بهبود ببخشيد؟ آيا مي‌خواهيد به مديران آموزش دهيد كه سازمان‌دهنده‌هاي بهتري باشند؟ آيا بايد با اعضاي جديد، گروهي تشكيل دهيد؟
بسياري از كارگاه‌ها در حقيقت اتلاف وقت هستند، زيرا هيچ هدف مشخصي مورد بحث قرار نمي‌گيرد. بدون هدف مشخص، جمع كردن افراد دور هم هيچ سودي ندارد.
مرحله‌ي ۲: تصميم بگيريد چه كساني در كارگاه شركت كنند
دانستن اينكه چه كساني در كارگاه شركت مي‌كنند، مستقيما به هدف شما مربوط مي‌شود. براي مثال اگر هدف كارگاه‌تان توسعه‌ي راه حل دقيقي براي مشكلي خاص است، احتمالا به ۱۰ شركت‌كننده‌ي كليدي يا حتي كمتر نياز داريد. اگر هدف‌تان روي آموزش متمركز است، شايد به گروه بسيار بزرگتري نياز داشته باشيد كه آن هم براي بحث به گروه‌هاي كوچكتر تقسيم شود.
فهرستي از افرادي كه بايد حاضر شوند تهيه كنيد. سعي كنيد فهرست‌تان تا حد ممكن دقيق باشد، اما چند جاي خالي براي افرادي كه ممكن است در لحظات آخر اضافه شوند هم در نظر بگيريد.
مرحله‌ي ۳: محل درست را انتخاب كنيد
اگر ۱۰ شركت‌كننده داريد، احتمالا اتاق كنفرانس انتخاب مناسبي است. اما اگر ۵۰ شركت‌كننده داريد، بايد محلي در خارج از شركت بيابيد كه به اندازه‌ي كافي بزرگ باشد.
هنگام انتخاب محل، در مورد امكانات و جزئيات عملي كارگاه هم فكر كنيد. آيا همه مي‌توانند مطالب و محتواي ديداري را به خوبي ببينند؟ اگر به فناوريِ خاصي مانند كنفرانس از راه دور نياز داريد، آيا اين محل مناسب است؟ آيا امكانات مناسبي براي زمان استراحت وجود دارد؟ آيا همه مي‌توانند به محل اجراي كارگاه برسند؟ آيا بايد ترتيب اقامت افرادي كه از راه دور مي‌آيند را هم بدهيد؟ اين محل چه امكاناتي براي تهيه‌ي غذا در اختيارتان مي‌گذارد؟
مرحله‌ي ۴: دستورجلسه آماده كنيد
اكنون كه مي‌دانيد هدف اوليه‌تان چيست و چه كساني حضور خواهند داشت، مي‌توانيد شروع به ايجاد طرحي كلي از چگونگي دستيابي به اهداف كارگاه كنيد.
نكات اصلي: فهرستي از نكات اصلي بحث تهيه كنيد و سپس نكات بزرگتر را به جزئياتي تقسيم كنيد كه مي‌خواهيد به اطلاع مخاطبان برسانيد.
تجهيزات ديداري: اگر به اينگونه تجهيزات نياز داريد؛ فهرستي از آنهايي كه براي هر نكته استفاده خواهيد كرد، تهيه كنيد. اگر نياز به پشتيباني فني داريد، اين كار به افرادي كه آن را فراهم مي‌كنند، كمك مي‌كند تا دريابند كه تلاش‌هاي خود را كجا بايد متمركز كنند.
بحث و فعاليت‌ها: فهرستي از بحث‌هاي گروهي و فعاليت‌هايي كه بايد در هر مرحله انجام دهيد، تهيه كنيد. مشخص كنيد كه بايد براي هر تمرين چه زماني اختصاص دهيد. مطمئن شويد كه فعاليت‌هايتان براي گروهي با اين اندازه مناسب هستند و مكان‌تان هم داراي منابع لازم (مثل اتاق‌هاي سمينار) براي اجراي جلسات است.
به خاطر داشته باشيد كه هر چقدر برنامه‌ي شما دقيق‌تر باشد، بيشتر از اجراي آن بر طبق زمان‌بندي و موفقيتش مطمئن مي‌شويد.
مرحله‌ي ۵: براي ادامه هم طرحي آماده كنيد
تنها راه براي اينكه بفهميد كارگاه‌تان موفقيت‌آميز بوده يا نه، اين است كه براي ادامه هم طرح مؤثري داشته باشيد. پرسشنامه‌اي آماده كنيد و در پايان رويداد آن را به تمام شركت‌كنندگان بدهيد. به آنها فرصت كافي بدهيد تا عقايد خود را در مورد برگزاري درست كارگاه به اشتراك بگذارند. اگر چه اين كار كمي دلهره‌آور است، اما تنها راهِ يادگيري و پيشرفت در دفعات بعدي، همين است.
داشتن طرحي براي آگاه‌سازي افراد از تصميمات اخذ شده در زمان برگزاري كارگاه نيز مهم است. آيا ايميلي گروهي با كليه‌ي جزئيات براي همه ارسال خواهيد كرد؟ آيا آن را در اينترانت شركت‌تان مي‌گذاريد؟ افراد بايد بدانند كه تلاش‌هايشان منجر به اخذ تصميم يا فعاليتي شده است، بنابراين پس از اتمام كارگاه آنها را در جريان اتفاقات بگذاريد.
در زمان برگزاري كارگاه، مشاركت افراد را جلب كنيد
به محض اينكه طرح پيشرفتِ قابل اتكايي به دست آورديد، بررسي كنيد كه چگونه مي‌توانيد كمي هيجان در كارگاه ايجاد كنيد. شما مطمئنا از موضوعاتي كه مي‌خواهيد پوشش دهيد اطلاع داريد، اما چگونه آنها را براي گروه‌تان جالب و خاطره‌انگيز مي‌كنيد؟
جلب مشاركت همه‌ي حاضرين، كليد برگزاري كارگاهي موفق است. اگر بايستيد و سه ساعت مدام صحبت كنيد، فقط داريد سخنراني مي‌كنيد و كمكي به برگزاري كارگاه نمي‌كنيد، پس همه‌ي افراد بايد مشاركت داشته باشند.
ابجاد تمرينات گروهي براي هر كارگاه متفاوت است. اين نكات مفيد را به خاطر بسپاريد:
خيلي‌ها هنگام صحبت در گروهي ناآشنا عصبي مي‌شوند. اگر تمرين‌هاي گروهي در نظر گرفته‌ايد، اندازه‌ي گروه‌ها را كوچك نگه داريد تا افراد هنگام صحبت و تعامل احساس راحتي بيشتري بكنند.
در هر گروه افراد مختلفي را جاي دهيد. براي مثال، اگر بخش‌ها و ادارات مختلفي در كارگاه شما حضور دارند، افراد را بر اساس بخشي كه در آن كار مي‌كنند گروه‌بندي نكنيد. با تشويق افراد به تعامل با ساير بخش‌ها، آنها مي‌توانند ياد بگيرند كه از ديدگاه‌هاي مختلفي به مسائل نگاه كنند.
تعيين كنيد كه چگونه ايده‌هاي هر گروه را ثبت مي‌كنيد. آيا شركت‌كنندگان بايد ايده‌هاي‌شان را فرياد بزنند و شما آنها را يادداشت كنيد؟ يا اينكه ايده‌هاي خود را مي‌نويسند و به شما مي‌دهند؟ اين يكي از جزئيات كوچك ولي مهمي است كه غالبا ناديده گرفته مي‌شود.
اگر پنج گروه يا كمتر داريد، زماني را به كل گروه اختصاص دهيد تا ايده‌هاي گروه‌هاي كوچكتر را ارزيابي كنند. اين راه فوق‌العاده‌اي براي محدود كردن فهرست ايده‌هايتان است؛ به اين شكل ايده‌هاي خوب واقعا خودشان را نشان خواهند داد.
تا جايي كه مي‌توانيد هيجان و تمرينات گروهي جالب ايجاد كنيد. اين امر باعث مي‌شود همه علاقه‌مند شده و مشاركت كنند.
توصيه‌هاي كلي براي كارگاه
در ادامه ايده‌هاي بيشتري براي برگزاري كارگاه موفق ارائه مي‌شود:
اگر جلسه‌اي را طرح‌ريزي مي‌كنيد، شايد بخواهيد قبل از شروع، آن را براي ديگران تسهيل هم بكنيد.
جلسه را با چند يخ‌شكن آغاز كنيد تا همه احساس آرامش و راحتي بكنند.
اگر هدف كارگاه‌تان مطرح كردن موضوع دشوار يا حساسي است، بايد قبل از شروع به افراد احساس راحتي بدهيد. يكي از راه‌هاي انجام اين كار اين است كه پيش از بحث در مورد موضوعي دشوار، داستاني بگوييد كه كمي هم با موضوع ارتباط داشته باشد.
گاهي اوقات لازم نيست همه‌ي افراد در تمام مدتِ كارگاه حضور داشته باشند. براي مثال، شايد مدير ارشد اجرايي مشغوليات زيادي داشته باشد و نتواند در كل جلسه حضور داشته باشد. جلساتي را كه شركت‌كنندگان پرمشغله بايد در آنها حضور داشته باشند، شناسايي كنيد. و از قبل پيشنهاد كنيد كه چه زماني بايد به كارگاه بيايند و چه زماني مي‌توانند آنجا را ترك كنند. آنها مطمئنا از توجه شما قدرداني خواهند كرد.
اگر امكان دارد، از برگزاري كارگاه پس از ناهار، بين ساعت ۲ و ۳ بعدازظهر اجتناب كنيد. براي بسياري از افراد اين زمان آهسته‌ترين و بي‌حاصل‌ترين زمان روز است. اگر كارگاه خود را براي صبح يا اواخر عصر برنامه‌ريزي كنيد، احتمالا افراد انرژي بيشتري خواهند داشت، (اگر مجبوريد كارگاه را در اوايل بعدازظهر برگزار كنيد، مقدار زيادي قهوه‌ي غليظ و چاي هم آماده كنيد!)
اگر هدف نهايي كارگاه‌تان تصميم‌گيري در مورد مطلبي است، هر چقدر كه تعداد افراد بيشتر باشد، احتمال دستيابي به تصميمي درست كمتر است. در اين موارد سعي كنيد تعداد افراد شركت‌كننده را به حداقل ممكن برسانيد آشنايي با راهكارهاي مختلف براي تصميم‌گيري گروهي هم مهم است.
منبع: www.chetor.com