شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| نگاهي دقيق به مديريت اسناد و مستند سازي نشان مي دهد كه تحقق چنين امري نياز به مقدماتي اساسي دارد، چهار اقدام اساسي در اين زمينه عبارتند از:

الف) برنامه ريزي براي ثبت و مستندسازي رويدادها و دستاوردها كه حاصل نهايي آن، آماده شدن اسناد و مدارك است.

ب) طرح ريزي يك سامانۀ قوي و كارآمد براي نگهداري اسناد و مدارك؛

ج) طراحي يك فرايند يا سامانۀ مفيد و اثربخش براي بازيابي و دسترسي سريع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارك به منظور بهره گيري از اين اطلاعات در حوزه هاي مختلف تصميم گيري، اطلاع رساني و مسئله گشايي؛

د) تكميل، پردازش و روزآمدكردن مستمر اسناد و مدارك و محتواي آنها؛

"مستند سازي در روابط عمومي دو بخش عمده دارد:
1- توليد مستندات با بهره گيري از ابزارهاي نوشتاري، سمعي و بصري؛

2- تهيه اطلاعات دقيق از اثر توليد شده.

در مرحله اول روابط عمومي، بر مبناي سياستهاي سازمان، اقدام به گردآوري مستندات در مورد فعاليتهاي سازمان مي كند. اما جمع آوري اين اطلاعات به تنهايي براي روابط عمومي بي فايده است، چراكه با افزايش حجم داده ها و اطلاعات، يافتن اين اطلاعات به سختي امكان پذير است، لذا روابط عمومي بايد علاوه بر توليد مستندات، اطلاعات كافي در مورد آن گردآوري كرده و به مستند توليدي ضميمه كند. در مرحله دوم مستند توليد شده، بايد بر مبناي سياستهاي روابط عمومي با بهره گيري از يك سيستم طبقه بندي، نظم داده شود. با اين كار، روابط عمومي در شرايط بحران، يا برخي مناسبتها كه نيازمند اين نوع اطلاعات باشد مي تواند به راحتي، اطلاعات مورد نياز خود را به دست آورد." (تنگ شير،1394)

يكي از مهمترين جنبه‌هاي مديريت پروژه، مستندسازي است. گاه به دليل ضعف مستندسازي، مجريان يك پروژه، از هدف نهايي و حتي مسئوليتشان درك دقيقي ندارند و اين موضوع زمينه‌ساز دوباره ‌كاري خواهد شد.

براي مستندسازي موثر، لازم است:
1- همه جنبه‌هاي پروژه را بررسي كرده و اطلاعاتي براي پرسشهاي مختلف (چرا، چه‌كسي، چه‌چيزي) داشته باشيم؛

2- روش پياده‌سازي مناسبي داشته باشيم كه هم اطلاعات مستند شده به سادگي قابل دسترسي باشد و هم مطمئن باشيم همه اعضا در انجام مستندسازي مشاركت مي‌كنند.

استفاده از تجارب مستند شده مديران به عنوان يكي از ارزشمندترين سرمايه هاي بشري است. به عبارت ديگر، مستندسازي و مجموع تمام تجربياتي كه در موقعيتها و شرايط متفاوت حاصل شده اند، مي تواند مديران و سازمانها را در جهت نيل به اهداف كلان و استراتژيك خودياري رساند.

"مراحل اصلي يك طرح مستندسازي مراحل اصلي چنين طرحي را به شرح زير اعلام كرد:

1. پيش بيني اطلاع رساني و مستندسازي در طرح يا برنامۀ اصلي؛

2 . طرح ريزي كامل برنامۀ اطلاع رساني و مستندسازي؛

3 . شناسايي انواع فعاليتهاي مربوط به مستندسازي (مكتوب، عكس، خبر، اسلايد، مصاحبه، فيلم و...)؛

4 . پيش بيني نيروي انساني لازم براي مستندسازي؛

5 . تنظيم جدول زمان بندي برنامۀ مستندسازي و تعيين مراحل و زمانهاي ثبت رويداد يا گردآوري اطلاعات؛

6 . برآورد هزينه ها و گنجاندن بودجۀ مستندسازي در بخش اطلاع رساني طرح؛

7 . توليد و گردآوري اطلاعات و تبديل آن به اسناد و مدارك؛

8 . پالايش، ويرايش، گزينش و آماده سازي اسناد و مدارك مورد نياز در قالب آلبوم عكس، فايل صوتي، گزارش مكتوب، گزارش صوتي و تصويري، اسلايد، پاورپوينت، پوستر، كاتالوگ، بروشور...؛

9. برنامه ريزي و پيش بيني فضا و امكانات لازم براي طبقه بندي، كدبندي، بايگاني، نگهداري، بازيابي، روزآمدسازي، و در صورت لزوم، امحاي اسناد و مدارك". (فروز فر،1394)
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)