تدوين:
سيد محمدرضا بهشتي پور
مدير روابط عمومي اداره كل حفاظت محيط زيست استان قم
عضو هيأت رئيسه شوراي هماهنگي روابط عمومي هاي دستگاههاي اجرايي استان قم


بيان مسأله
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| اطلاعات و ارتباطات در دوران معاصر از مهمترين معيارهاي توسعه و پيشرفت جوامع بشمار آمده و نفوذ و تأثيرگذاري ارتباطات و رسانه ها تا جايي است كه به باور بسياري از صاحبنظران، اولويت ذهني و رفتاري انسانها را تعيين كرده و در اغناي افكار عمومي جامعه و جهت دهي به ديدگاهها و نگرش هاي مردم و ارتقاء سرمايه اجتماعي بسيار مؤثر است.

از سوي ديگر اطلاع رساني درست، شفاف و بهنگام از خدمات دولت، نقش بي بديل و انكارناپذيري در جلب اعتماد عمومي و همراه و همدل كردن مردم با اهداف و سياستگزاري هاي كلان كشور دارد.

احساس مثبت و مطلوب مردم نسبت به خدمات رساني دولت، قضاوت ها و برداشت ها نسبت به عملكرد دستگاههاي اجرايي را نيز به سمت مثبت و منصفانه پيش مي برد و با پركردن خلاء هاي ارتباطي، فضاي تخريب، سياه نمايي و شايعه پراكني عليه نظام و دولت را نيز تنگ تر مي كند.

يكي از ايرادات و اشكالات مهمي كه همواره در دولت هاي پس از انقلاب اسلامي به نوعي مطرح بوده و متأسفانه در سالهاي گذشته نيز بروز و ظهور جدي داشته است، ضعف در آگاهي بخشي و اطلاع رساني از خدمات گسترده اي است كه در حوزه هاي گوناگون ارائه شده است.

عدم اطلاع رساني مناسب از ابعاد و زواياي مختلف طرح ها و پروژه هاي مختلف عمراني، توليدي، زيربنايي و خدماتي، امكان جلب مشاركت، همراهي و حمايت از آنها را سلب نموده و اگر يك پروژه با هر سطحي از موفقيت و تاثيرگذاري به مرحله اجرا و بهره برداري برسد، ولي از آن اطلاع رساني مناسب صورت نپذيرد، در واقع بخش مهمي از طرح مذكور اجرا نشده است.

از سوي ديگر روابط عموميهاي دستگاههاي اجرايي، سال هاي متمادي است كه از دو ضعف عمده در بدنه و ساختار خود رنج مي برند؛ اول اينكه برخي سازمان ها و دستگاههاي اجرايي از وجود نيروهاي متخصص، آموزش ديده و باانگيزه در حوزه روابط عمومي بي بهره اند؛ دوم اينكه منابع مالي و اعتبارات اختصاص يافته به روابط عمومي هاي دستگاههاي اجرايي اعم از اعتبارات ملي و استاني بسيار اندك و حداقلي است.

اين دو معضل جدي سبب شده است تا فرهنگسازي و آگاهي بخشي در جامعه از سوي روابط عمومي ها ـ از محل اعتبارات متفرقه و يا اعتبارات هزينه اي سازمان ها ـ به تبيين شماي كلي از تكاليف و رسالت هاي سازماني خلاصه شود. بدون ترديد بسياري از اين هزينه‌كردها نيز در راستاي يك برنامه جامع و تاثيرگذار نبوده و كمتر توجهي به بيان ويژگي ها و مزاياي طرح ها و پروژه هاي عمراني و خدماتي دستگاهها مي شود.

روابط عمومي هاي دستگاههاي اجرايي به لحاظ تنوع و گستردگي در وظايف و مخاطبان و نيازمندي هاي علمي، آموزشي و تجهيزاتي و سروكار داشتن با افكار عمومي، قطعا براي تأثيرگذاري در فضاي فكري و فرهنگي جامعه در راستاي اهداف و رسالت هاي سازمان و جلب مشاركت و اعتماد مردم، بايد از حمايت حداكثري مديران ارشد برخوردار بوده و به لحاظ منابع مالي و نيروي انساني كاملا تأمين شده باشند.

هدف از اجراي طرح
يك طرح و پروژه در دستگاههاي اجرايي اعم از عمراني و خدماتي، براي اثرگذاري هرچه بهتر و فراهم آوردن مشروعيت و مقبوليت سازماني در عرصه افكار عمومي و همچنين اطلاع و آگاهي هرچه بهتر مردم از خدمات دستگاههاي اجرايي، با هر ابعادي كه باشد نيازمند يك فرآيند اطلاع رساني براي مخاطبان خود است.

پيوست اطلاع رساني مجموعه اي از اقدامات رسانه‌اي، تبليغي، انتشاراتي و پژوهشي است كه بايد با برنامه¬ريزي آگاهانه و سنجيده و تدوين شرح عمليات مناسب، براي تمامي طرح ها و پروژه ها تعريف شده و براي معرفي ابعاد و زواياي گوناگون همان طرح و پروژه، با استفاده از همه امكانات و ظرفيت هاي ارتباطي، رسانه اي و هنري به مرحله اجرا برسد.

پيوست اطلاع رساني طرح ها و پروژه هاي عمراني و خدماتي، با توجه به شرايط كنوني اقتصادي در كشورمان مي تواند كمبود شديد اعتبارات روابط عمومي ها كه عمدتا به عنوان سربار هزينه هاي جاري سازمان بشمار آمده و مورد بي مهري قرار مي گيرد را به خوبي پوشش دهد.

همچنين اجراي اين طرح مي تواند واگذاري بخشي از وظايف و رسالت هاي روابط عمومي هاي دستگاههاي اجرايي به بخش خصوصي را تسهيل نموده و از اين طريق علاوه بر ارتقاء كمي و كيفي محصولات رسانه اي و توليد محتواي حرفه¬اي و اثرگذار براي مخاطبان، ضعف روابط عمومي ها در كمبود نيروي متخصص را نيز جبران نمايد.

از سوي ديگر پيوست اطلاع رساني مي¬تواند مشكل كم تحركي برخي روابط عمومي¬هاي دستگاههاي اجرايي را نيز به خوبي مرتفع نمايد، زيرا با تخصيص اعتبارات و تدوين شرح عمليات مربوطه در موافقتنامه هاي تملك دارايي سرمايه اي، روابط عمومي ها ملزم به انجام فعاليت هاي مرتبط و تحرك و پويايي هرچه بيشتر خواهند بود.

اجراي اين طرح دركوتاه مدت مي¬تواند موج عظيمي از اطلاع رساني، فرهنگسازي و آگاهي بخشي از خدمات دستگاههاي اجرايي را ايجاد نموده و در بلندمدت نيز مي¬تواند به فعال¬تر شدن هرچه بيشتر روابط عمومي هاي دستگاههاي اجرايي و تربيت نيروي انساني متخصص در روابط عمومي ها منجر شود كه اتفاق بسيار ارزشمندي خواهد بود.

نحوه اجراي طرح
پيوست اطلاع رساني بر اساس همگرايي افكار عمومي با اهداف سازماني شكل گرفته و سه وظيفه اصلي اطلاع رساني، آموزش و اقناع را برعهده دارد و مي تواند شامل فعاليت هاي پژوهشي و فرهنگي و اقدامات رسانه اي باشد.

پيوست اطلاع رساني ضمن تبيين اهداف و ضرورت طرح ها و پروژه ها، ميزان رضايت از انجام فعاليت هاي مرتبط با آنها را نيز بررسي كرده و با استفاده از روشهاي نوين و تأثيرگذار، از طريق رسانه هاي گوناگون ديداري و شنيداري، مكتوب و فضاي مجازي در جهت كسب مقبوليت، جلب اعتماد عمومي و مشاركت مردمي به كار گرفته مي شود.

بدين منظور مي توان در شرح عمليات موافقتنامه هاي تملك دارايي سرمايه اي، يك بند با مضمون:

«انجام فعاليت هاي پژوهشي، فرهنگي و رسانه اي جهت اطلاع رساني و آگاهي بخشي پيرامون طرح شامل تهيه و توليد اخبار و گزارش ها، برگزاري نشست هاي خبري، ساخت كليپ و مستند، طراحي اينفوگرافي، موشن گرافي و ...، تهيه مولتي مديا، تهيه و چاپ بروشور و كاتالوگ و ...»

را اضافه نموده و درصدي از اعتبار اختصاص يافته به طرح ها و پروژه ها (پيشنهاد: حداكثر 5 درصد) را در فصل هفتم موافقتنامه به عنوان پيوست اطلاع رساني به اين امر اختصاص داد تا بتوان از طريق عقد قرارداد با مراجع ذيصلاح از جمله كانون هاي فرهنگي و تبليغاتي، اطلاع رساني و آگاهي بخشي مناسبي را پيرامون خدمات ارائه شده در دولت به مردم و شهروندان ارائه دهيم.

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)