شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : چگونه گزارش روابط عمومي موفقي طراحي كنيم؟
سه شنبه، 30 شهریور 1400 - 10:06 کد خبر:40653
برندهاي حرفه اي از حوزه روابط عمومي به منظور تعامل هرچه نزديك تر با مخاطب شان استفاده مي كنند. بسياري از برندها در اين راستا اقدام به انتشار گزارش هاي روابط عمومي به صورت منظم مي‎كنند. به اين ترتيب مخاطب در جريان آخرين تحولات و تغييرات برند قرار خواهد گرفت.



شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| روابط عمومي يكي از حوزه هاي مهم فعاليت هر برندي محسوب مي شود. اغلب نقش سازنده روابط عمومي به هنگام بروز بحران هاي سازماني برجسته مي شود. نكته مهم درخصوص اين حوزه عدم اختصاص آن به زمان هاي بحراني است. برندها به منظور تعامل سازنده با مشتريان، سهامداران و ساير برندها نيازمند برنامه اي دقيق در حوزه روابط عمومي هستند. بي‎توجهي اغلب برندها به اين حوزه موجب بروز بحران هاي متعدد، به ويژه براي برندهاي كوچك، شده است. يكي از تفاوت هاي آشكار ميان برندهاي موفق و شكست خورده نحوه رويكرد آنها به بخش روابط عمومي است.

 

امروزه هر كارآفرين و برندي امكان استفاده تاثيرگذار از روابط عمومي به عنوان كليد موفقيت برندش را دارد. نگاهي كوتاه به نحوه عملكرد برندهاي بزرگ در بازار كسب و كار به خوبي صحت اين ادعا را نمايان مي سازد. برندهاي حرفه اي از حوزه روابط عمومي به منظور تعامل هرچه نزديك تر با مخاطب شان استفاده مي كنند. بسياري از برندها در اين راستا اقدام به انتشار گزارش هاي روابط عمومي به صورت منظم مي‎كنند. به اين ترتيب مخاطب در جريان آخرين تحولات و تغييرات برند قرار خواهد گرفت.

مشكل اصلي بسياري از برندها در زمينه استفاده مطلوب از روابط عمومي براي توسعه برندشان ناآگاهي از نقطه شروع است. گام نخست در حوزه بازاريابي يا تبليغات با نگارش برنامه اصلي شروع مي شود. در حوزه بازاريابي نيز نقطه شروع نگارش اعلاميه رسمي خواهد بود. اين امر به شيوه هاي مختلفي صورت مي گيرد، با اين حال در نهايت هدف اساسي همه آنها يكسان است. اين هدف شامل معرفي اهداف برند خواهد بود. در ادامه به بررسي سه تكنيك تاثيرگذار در زمينه استفاده از حوزه روابط عمومي به شيوه اي تاثيرگذار خواهيم پرداخت. اين امر به طور مشخص معطوف به نحوه نگارش اعلاميه روابط عمومي خواهد بود.

1. ضرورت معرفي خود و برندمان
اعلاميه ها و گزارش هاي روابط عمومي با هدف نمايش رويكرد تخصصي برندها به حوزه كسب و كار طراحي مي شود. در اين راستا استفاده از اطلاعات دقيق و تحليل درست رويدادها اهميت دارد. منظور من از تحليل درست رويدادها انطباق صحبت هاي ما با واقعيت است. بسياري از كارشناس ها و برندها در عمل اقدام به تفسير رويدادها به نفع خود مي كنند. امروزه دسترسي مخاطب به اطلاعات بسيار بيشتر از دهه هاي قبل است. بنابراين تحليل هاي نادرست ما به سرعت آشكار مي شود.

يك گزارش روابط عمومي استاندارد با معرفي خودمان به عنوان فرد نگارنده و برندمان شروع مي شود. اين امر با هدف ايجاد نمايي انساني در رابطه ميان ما و مخاطب انجام خواهد شد. ايراد اصلي گزارش هاي بي نام و نشان عدم اعتماد مخاطب به آنهاست. به اين ترتيب مخاطب در عمل اعتماد كافي به محتواي موردنظر نخواهد داشت. نكته بعدي پيرامون استفاده از داستاني جذاب در متن اعلاميه است. بي‎ترديد همه ما از داستان هاي جذاب لذت مي بريم، بنابراين هيچ مانعي براي استفاده از تاثيرگذاري داستان ها در گزارش هاي روابط عمومي نيست. من در ابتداي دوران فعاليت حرفه اي به عنوان مشاور روابط عمومي در يك شركت محلي فعاليت داشتم. رئيس آن شركت هميشه در گزارش هاي روابط عمومي به بيان داستان هاي جذاب مي پرداخت. نكته مهم درخصوص داستان هاي حوزه روابط عمومي ضرورت رعايت اختصار است. به هر حال در گزارش ما بايد به نكات فراواني اشاره شود، با اين حساب جاي اندكي براي داستان هاي تاثيرگذار باقي خواهد ماند.

2. درج اخبار در متن گزارش
موفقيت در حوزه روابط عمومي به ارائه اطلاعات جامع بستگي دارد. امروزه دنياي كسب و كار به سرعت در حال تغيير و تحول است، بنابراين اخبار بسيار زيادي نيز پرامون برندها ايجاد مي شود. نقش اساسي حوزه روابط عمومي پرداختن به اين اخبار در قالب گزارش هاي كاربردي است. بسياري از برندها اعلام اخبار تازه را وظيفه بخش بازاريابي يا تبليغات مي دانند. نقطه نظر من اما به طور كامل متفاوت است. به اين ترتيب ما بايد اخبار تازه مربوط به برندمان را در قالب گزارشي جذاب و كوتاه به مخاطب اعلام كنيم. همه ما از اهميت اقدام سريع در راستاي اعلام اخبار برندمان آگاهي داريم. امروزه خبرگزاري ها توسعه زيادي يافته اند، بنابراين در صورت تاخير برند ما در اعلام اخبار تازه اش اين امر به سرعت از سوي خبرگزاري ها صورت مي گيرد.

 

 توصيه من در اين بخش همكاري با خبرگزاري ها براي اطلاع‎رساني هرچه وسيع تر است. به اين ترتيب محتواي گزارش ما به سرعت در اختيار تمام مشتريان قرار خواهد گرفت. به عنوان مثال، اگر در زمينه رستوران‎داري فعاليت داريد، بهترين راهكار براي اعلام اخبار تازه پيرامون برندتان استفاده از كانال هاي ارتباطي ديجيتال خواهد بود. بسياري از رستوران هاي مشهور در سطح جهان اپ اختصاصي خود را دارند. در اين اپ علاوه بر مقالات و محتواي جذاب در مورد غذاهاي مختلف، امكان نمايش گزارش روابط عمومي در قالب پيامي كوتاه وجود خواهد داشت. به اين ترتيب مخاطب هدف ما در جريان آخرين تحولات برندمان قرار مي گيرد.

3. تامل درباره زمان مناسب انتشار گزارش
آگاهي از زمان مناسب براي انتشار گزارش روابط عممي به اندازه ايده اي اصلي و خلاقانه آن اهميت دارد. اگر گزارش ما در زمان نامناسبي منتشر شود، احتمال جلب نظر مخاطب هدف بسيار كم خواهد بود. خوشبختانه زمان هاي مناسب براي انتشار گزارش روابط عمومي به سادگي قابل تشخيص است. مناسبت ها، رويدادها و مناسبت هاي مهم مانند كريسمس يا جمعه سياه بهترين فرصت براي انتشار چنين گزارش هايي خواهد بود. اگر شما در حوزه كسب و كارتان داراي مهارت و اطلاعات وسيعي هستيد، به عنوان كارشناس اقدام به تحليل وضعيت موجود در بازار كنيد. اين امر اعتبار و جايگاه برندمان را به شيوه اي تاثيرگذار افزايش خواهد داد. تحليل دقيق و خلاقانه وضعيت بازار هميشه توجه مخاطب را به خود جلب مي كند. به علاوه، اين امر تاثير انكارناپذيري بر جلب اعتماد مخاطب خواهد داشت. امروزه بزرگترين دارايي هر برندي اعتماد مشتريان است.

انتشار گزارش روابط عمومي علاوه بر زمان‎بندي مناسب نيازمند انتخاب كانال ارتباطي تاثيرگذار نيز هست. خوشبختانه در اين زمينه دست ما بسيار باز خواهد بود. استفاده از شبكه هاي اجتماعي، ايميل، پيام كوتاه يا حتي تماس تلفني از جمله گزينه هاي ما محسوب مي شود. نكته مهم در اينجا انتخاب كانال ارتباطي براساس وضعيت برندمان و سليقه مخاطب است.

امروزه بدون استفاده از تكنيك هاي كاربردي امكان موفقيت در حوزه روابط عمومي وجود ندارد. همه ما برندهاي شكست خورده در زمينه روابط عمومي را مشاهده كرده ايم. به منظور پرهيز از سرنوشتي مشابه براي برندمان بايد اصول درست فعاليت در حوزه روابط عمومي را ياد بگيريم. تكنيك هاي مورد بحث در اين مقاله شروع مناسبي براي يادگيري تكنيك هاي مورد بحث خواهد بود.
 

نويسنده: دبورا اي_ گيگر
مترجم:  علي آل‌علي
منبع: entrepreneur -  forsatnet.ir