شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-||نويسنده| اما حداد |||مترجم|مريم ميرعبدالحق|| متخصصان صنعت روابط عمومي مي گويند اثبات بازگشت سرمايه براي مديران ارشد يك نگراني اساسي است. در اينجا به شما خواهيم گفت چگونه مي توانيد ارزش روابط عمومي را در ذهن تصميم گيرندگان سازمان خود برجسته و حفظ كنيد.

بر اساس گزارش هاي ۲۰۱۹، ۶۸ درصد از متخصصان روابط عمومي احساس مي كنند با ارايه نتايج قابل اندازه گيري بيشتري به تيم اجرايي خود مي توانند ارزش روابط عمومي را نشان دهند.

با اين حال تحقيقات انجام شده توسط North American Communication Monitor، نشان مي دهد كمتر از نيمي از متخصصان روابط عمومي، ارايه اطلاعات به مديريت عالي را وظيفه اصلي شغل خود مي دانند.

گرچه بيشتر افراد در اين زمينه موافق هستند كه ارايه اطلاعات بيشتر به مديران كليدي و ذينفعان به اين حوزه كمك مي كند تا به رسميت شناخته شوند، اما تعداد بسيار كمي از افراد به طور مرتب اين كار را انجام مي دهند.

ما با كايل ميلر، مدير پروژه كه پيشتاز استراتژي روابط عمومي ديجيتال در كلينيك كليولند است، اين موضوع را بررسي كرديم. تمركز تيمش بر روي تقويت داستان ها و فيلم هاي مستحكم، اينفوگرافيك هاي تحقيقي و موارد ديگر در بسترهاي رسانه هاي اجتماعي است.

اندازه گيري و ارايه گزارش نتايج به رهبران يكي از كارهاي مهم براي ميلر و تيم وي است.

وي مي گويد: "من عاشق اعداد هستم."

وي توضيح داد: "شماره ها قدرتمند هستند. اعداد در واقع داستاني را روايت مي كنند كه شما نمي توانيد آن را بگوييد، مگر اينكه در شماره ها تفحص كنيد."

سوال تكراري
روابط عمومي در زمان واقعي اتفاق مي افتد. اخبار منتظر نمي مانند و بارها گزارش مي شوند بنابراين نبايد صبر كنيد.

با توجه به گزارش هاي ۲۰۱۹، يك سوم تيم هاي اجرايي انتظار دارند حداقل به صورت هفتگي در مورد اقدامات روابط عمومي اطلاع رساني شود. فراتر از آن، تقريباً يك چهارم از افراد متخصص روابط عمومي در نظرسنجي گفته اند كه تيم هاي اجرايي آنها مي خواهند روزانه به آنها اطلاع رساني كنند.

ميلر مي گويد: "گروه ما گزارش ماهانه اي را ارايه مي كند كه نمايش سطح بالايي از تعداد بيشماري از آن ماه در مناطق مختلف را نشان مي دهد كه به مدير اجرايي، مدير ارشد بازاريابي و ديگر رهبران كليدي انتقال داده مي شود." "به صورت ديجيتالي نيز من يك گزارش جداگانه و عميق تر براي تيم مان تهيه مي كنم."

تهيه گزارشهاي اجرايي
روابط عمومي استراتژيك نياز به ارزيابي مداوم عملكرد دارد.

علاوه بر ارايه بينش ارزشمند در مورد تأثير تلاش هاي روابط عمومي، به اشتراك گذاري گزارش هاي خوب با مديران كليدي در سازمان شما (و انجام اين كار غالباً) مي تواند به شما در نشان دادن ارزش روابط عمومي و لابي براي بودجه بيشتر كمك كند.

مشكل؟ تقريباً سه چهارم (۷۲ درصد) متخصصان روابط عمومي اعتراف كردند كه در سنجش تأثير كسب و كار مشكل دارند. اگر در حال تهيه گزارشي براي تيم اجرايي خود هستيد، مهم است بدانيد كه آنها به دنبال چه چيزي هستند.

اندازه گيري ها
اگر قبلاً اين كار را نكرده ايد، اهداف يك كمپين روابط عمومي مشخص را تعيين كنيد تا زمينه بيشتري را فراهم آوريد، به خصوص اگر اين يك تلاش جديد باشد كه ممكن است در آينده به منابع اضافي نياز داشته باشد.

به عنوان مثال، بعد از شروع يك برنامه آزمايشي براي اطلاع رساني، كلينيك ميلر در كليولند مي دانست كه چگونه گزارش گيري دقيق و مداوم مي تواند براي رشد پروژه مهم باشد. تيم وي با نشان دادن موفقيت برنامه به طور مرتب از طريق گزارشهاي پيشرفت توانست كارمندان تمام وقت ديگري را براي توليد داستان هاي بيشتر استخدام كند.

برآورده كردن انتظارات از گزارش
بسياري از گزارش ها از طريق روش هاي غير رسمي مانند ايميل يا برنامه هاي پيام رساني با تيم به اشتراك گذاشته مي شوند. با يك تيم اجرايي كار كنيد تا تعيين كنيد كه چه زماني و هر چندوقت يكبار ارايه گزارش رسمي تر ضروري است.
اين ممكن است شما را مجبور كند چندين گزارش مختلف را در هر ماه جمع كنيد و هر يك حاوي اطلاعات مختلفي است كه براي ذينفعان مختلف در نظر گرفته شده است.

منبع: https://www.publicrelationstoday.com
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)