شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| دانشآموختگان روزنامهنگاري و روابط عمومي در حوزه كار حرفهاي، وارد رابطهاي پيوسته با يكديگر ميشوند كه سالهاست در ميانه شفافيت و تيرگي، تلخكامي و شادكامي و بدبيني و خوشبيني در نوسان است و هوشنگ عباسزاده سالهاست كه به اين دانشآموختگان كه بسياري از آنان در سطوح عالي مديريت سازمانها و وزارتخانهها و شركتهاي بزرگ دولتي و خصوصي فعال بوده و هستند ميگويد كه «هميشه حق با مشتري است و اين شما هستيد كه در قضاوت افكار عمومي از عملكرد سازمان موثريد.»
نكات و دروس زير توصيه هاي بسيار مهمي است كه از بخشي از مقالات، نوشته ها و سخنراني هاي استاد هوشنگ عباس زاده استخراج شده است. بنابراين به شما توصيه مي كنيم اين مطالب را با دقت بخوانيد:
روابط عمومي همان مردم ياري است
روابط عمومي عبارت است از مخاطب شناسي، مردم داري و مردم ياري در راستاي اثربخشي سازمان كه در درون سازمان كليه كاركنان مخاطب روابط عمومي هستند. همچنين روابط عمومي بازتاب شخصيت و آيينه تمام نماي يك سازمان است و بايد به عنوان يك مشاور امين، كارآمد و روزآمد نقش خود را براي مديران ايفا كند و مديران از طريق روابط عمومي، ارتباطات سازماني را در سازمان مورد توجه قرار دهند و در نتيجه سازمان از يك فضاي ارتباطي مناسب برخوردار باشد.
به حكم صادره از افكار عمومي نمي توان بي اعتنا بود
افكار عمومي حاصل تضارب افكار است و همچنين افكار عمومي برآيند گرايشات و قضاوتهاي ذهني افراد و واحد اجتماعي و گروه و جمعيت، اجتماع، جامعه نسبت به يك جريان، فرد، سازمان، رويداد، پديده، مسئله، موضوع و نظام يا حكومت مي باشد.
هرگاه شمار زيادي از مردم جامعه برداشت مشخصي از مسائل اجتماعي و عمومي داشته باشند افكار عمومي پديد مي ايد كه ناپئلون بناپارت در اين باره معتقد است: حكومت را مي شود به زور سرپا نگه داشت اما براي حفظ آن بايد به افكار عمومي تكيه كرد.
افكار عمومي حكم قاضي يا محكمه اي هست كه گرچه از قدرت قضايي محروم است اما نمي توان به حكم صادره از اين مرجع بي اعتنا بود زيرا كه افكار عمومي عميق ترين خواسته هاي ملت است.
روابط عمومي خوب به مهندسي انساني فكر ميكند يعني اينكه روابط مدير با افكار عمومي و با مردم رو به زور بايد انسانيتر و اخلاقيتر باشد و مدير هميشه مهياتر براي پاسخگويي باشد اين روابط عمومي است كه بايد پلي اثربخش بين مدير و مردم باشد و روابط عمومي نبايد فقط جريان يكجانبه اطلاعرساني باشد بلكه انتقال مشكلات به مدير در مقوله روابط عمومي بسيار داراي اهميت است.
روابط عمومي كاري تخصصي است
روابط عمومي تا حدودي ذاتي است و تا حدودي اكتسابي. حتي افرادي كه تحصيلات غير مرتبط دارند اگر تفكر ارتباطي داشته باشند و با استفاده از دستاوردهاي ارتباطي مثل كتاب ها و نشريات روابط عمومي، مي توانند از استعداد هاي ذاتي خود استفاده كنند، اما به طور كلي چون روابط عمومي كاري تخصصي است بهتر است به كسي سپرده شود كه تحصيلات آكادميك داشته باشد.
شايسته سالاري در روابط عمومي
تحركات و نگاه مثبت بيشتري نسبت به گذشته در حوزه روابط عمومي به وجود آمده است. استخدام افراد كارشناس در اولويت قرار گرفته است، زيرا سازمانها و مؤسسات با استخدام و جذب نيروهاي متخصص روابط عمومي ميتوانند هرچه سريعتر و بهتر نقش موثر خود را ايفا كنند.
ضرورت توجه به بازخوردها
روابط عموميها فقط نبايد اطلاعرساني كنند بلكه بايد اطلاعيابي هم داشته باشند يعني مشكلات و نيازهاي مردم را به مدير منعكس كنند و تلاش كنند بين مدير و افكار عمومي، همدلي ايجاد نمايند.
رسالت يك روابط عمومي خوب اين است كه بازتاب يا فيدبك اخبار را هم درون سازمان خود و هم بيرون از سازمان خود بررسي كند و به مدير انعكاس بدهد.
خودباوري مديران و كارشناسان روابط عمومي
افرادي كه به عنوان كارشناس يا مدير روابط عمومي در اين حرفه مشغول كارميشوند، خود را باور كنند و بدانند روابط عمومي يك رسالت است نه يك شغل و ماموريت و وظيفه معمولي. از طريق روابط عمومي ميتوان پلي مطمئن بين يك سازمان و موسسه و مخاطبان عام و خاص ايجاد كرد.
روابط عمومي سياسي است يا اقتصادي؟
هيچكدام؛ در حقيقت روابط عمومي يك پل ارتباطي است كه بايد در حيطه كاري خود كاملاَ بي طرف و رعايت انصاف و احترام به افكار درون سازماني و برون سازماني با عنوان مغز متفكر يك سازمان مورد توجه قرار دهد و به همين دليل است كه از روابط عمومي به عنوان مهندسي انساني يا مهندسي توافق نام ميبرند.
نقش روابط عموميها در ارتباطات درون سازماني
ارتباط درون سازماني شكلي از ارتباط ميان فردي است كه در آن ارتباط، ناظر بر روابط كاري كاركنان درون يك سازمان است. همچنين با توجه به اين كه وجود ارتباطات موثر و صحيح، همواره يكي از عوامل مهم توفيق در سازمان به شمار مي رود و اگر ارتباطات صحيح در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل ميشود؛ بنابراين روابط عموميها نقش بسزايي در ارتباطات صحيح درون سازماني و همچنين تصميمگيريهاي مديريتي و استراتژيك يك سازمان دارند.
روابط عموميها ميتوانند نقش مهمي را در ارتباطات درون سازماني ايفا كنند. روابط عمومي هر سازمان يا موسسه فعاليت هاي ارتباطي خود را كه به نوعي ارتباطات انساني است، بايد در فضاي سازمان مورد توجه قرار دهد و سعي كند فضاي سازمان به طور كلي ارتباطي باشد. شفافيت و آگاهي بايد نسبت به تمام مسايل در حال اجرا در سازمان براي تمام كاركنان از پايين ترين تا بالاترين رده وجود داشته باشد كه اين كاركنان نيروي انساني و پايه اصلي سازمان محسوب ميشوند. در نتيجه روابط عمومي در درجه اول بايد سعي كند «بهداشت رواني» را در ميان كاركنان سازمان مورد توجه قرار دهد، به طوري كه هيچ يك از كاركنان نگراني نداشته باشند و در محيط سازمان ميان كاركنان شادابي و نشاط وجود داشته باشد و روان هر يك از كاركنان، سالم، منطقي و اصولي باشد تا آرامش خاطر در ميان آنها به وجود آيد و هر يك از كاركنان در محيط سازمان خود را فردي آشنا به مسايل سازمان و روند فعاليتها بداند. پس كاركنان نبايد خود را در محيط سازمان فردي غريبه بدانند. در درجه دوم روابط عمومي بايد سعي كند از دايره فعاليتهاي سازمان خود را بيرون رانده شده نداند و مطمئن باشد كه در دايرهي فعاليتها و روند امور سازمان سهيم و شريك است تا بتواند نقش خود را به نحو احسن انجام بدهد.
بعلاوه ارتباط بين مديران ارشد و ساير كاركنان اهميت بسزايي دارد. روابط عمومي براي آگاهي از نظر و ايدههاي كاركنان با جلسات ماهانه و به صورت چهره به چهره ميان مديران ارشد سازمان و كاركنان ميتواند بازخوردهاي لازم را براي برنامهريزي بهتر به دست آورد. اين كار باعث ميشود كاركنان به راحتي بتوانند آنچه در درونشان ميگذرد اعم از پيشنهاد، انتقاد و نظرهاي مختلف خود را ارايه كنند؛ بويژه كاركنان پيشكسوت ميتوانند تجربيات ارزنده خود را به مديران ارشد منتقل كنند تا در نتيجه آن فعاليتها و امور سازمان به نحو احسن انجام پذيرد. مديران نيز بايد سعي كنند از طريق روابط عمومي بازخورد يا پس فرست نوع برخورد و رفتار خودشان را و درد دلهاي كاركنان را دريافت و بر اساس آنها براي فعاليتهاي خود برنامهريزي كنند.
در حال حاضر ارتباطات درون سازماني در سازمانهاي ما حالت بينابيني دارد و ايدهآل نيست؛ تعداد انگشت شماري در روابط عموميهاي غيردولتي يا به عبارتي خصوصي، ارتباطات درون سازماني را به نحو احسن برقرار ميكنند. بعد از شصت و يك سال از پيدايش روابط عمومي در ايران متاسفانه هنوز روابط عموميها در نوباوه گي به سر ميبرند. در نتيجه روابط عموميها در بخش برون سازماني همچون بخش درون سازماني وظيفه و رسالت اصلي خود را به خوبي و كامل اجرا نميكنند و در زمينه برون سازماني هم كمتر موفق هستند.
تفكر مثبتانديشي در روابط عمومي و تعميق آن به جامعه
به نظر من مديريتهاي ستادي و سازمانها تا زماني كه به كاركرد روابط عموميها اعتقاد كامل نداشته باشند و حس مثبتانديشي در مورد اينكه بخش روابط عمومي ميتواند در كنار ساير بخشها به رشد و ارتقاء جايگاه سازمان كمك كند، وجود نداشته باشد پيوسته شاهد مشكلات زيادي خواهيم بود كه در حال حاضر نيز بسياري از موسسات و سازمانها با آن مواجه هستند.
در واقع ابتدا بايد اين نگاه مثبت در حوزه فعاليتهاي يك سازمان وجود داشته باشد كه روابط عمومي به عنوان عنصر كليدي سازمان و در كنار مديران ارشد مورد توجه قرار گيرد و در درجه بعد در خود روابط عمومي نيز اين ديدگاه مثبت و باور نسبت به جايگاه واقعي و حوزه فعاليتهايي كه اين بخش ميتواند بر اساس اعتبار و ارتباطات خود پوشش دهند، بايستي وجود داشته و محسوس باشد.
موضوع مهمي كه اينجا مطرح ميشود ايجاد و ارتباط مثبت و پويا ميان بخشهاي مختلف مديريتي با روابط عموميها و روابط عموميها با رسانهها است كه اين زنجيره جز در شرايط داشتن نگاه مثبت و پويا به فرايند فعاليتهاي تحت نظر واحد روابط عمومي، به همديگر حاصل نميشود.
ازطرفي ديگرمتاسفانه بايد بگوييم در ارتباطاتي كه با كاركنان در كلاسهاي آموزشي دارم به اين نتيجه رسيدم كه متاسفانه نوعي بيتفاوتي نسبت به روابط عمومي وجود دارد و مديران بدون توجه به كاركرد روابط عمومي در عرصه ارتباطات با مخاطبان و رسانهها كه نوعي همكاري نزديك به خصوص ميان اين دو بخش وجود دارد، لذا هنوز شاهد هستيم مديران روابط عمومي به خاطر بيتوجهيهايي كه ميشود نميتوانند مديران ارشد را مجاب كنند تا به نقش اطلاعرساني خود در حوزههاي مختلف عمل نمايند.
همچنين ما شاهد هستيم در كشورهاي پيشرفته روابط عمومي به عنوان يك وزنه نقش مهمي در تصميم سازيها و هدف گذاريها و دريافت بازخوردها و اينكه اهميت افكار عمومي و سرمايههاي اجتماعي از اين طريق براي مديران سازمانها مشخص ميشود. اينكه تا چه حد توانستند از اين سرمايهها و مزيتها در توسعه وپيشرفت سازماني استفاده نمايند.
در كل بايد گفت اگر مديران به اهميت و نقش تاثيرگذار روابط عمومي باور داشته باشند، بايد اين واحد بعد از بالاترين مقام هر سازمان در بخش ستادي و در كنار مديريت عامل فعاليت كند،درحالي كه ميبينيم كه در عمل اين طور نيست و به همين دليل روابط عمومي ها محجور مانده اند.
روابط عمومي به عنوان معناي واقعي كلمه ميتواند با بهره گيري از رويكردهاي ارتباطي درست و حرفه اي با مخاطبان خود، حامل اثربخشيهاي زيادي در حوزههاي مختلف سازماني باشد و در اين صورت نگاه مثبت و تفكر مثبتانديشي كه روابط عمومي ميتواند در جامعه ايجاد كند انكار ناپذيراست به شرط آنكه از روابط عمومي حمايت لازم و بايسته در سازمان صورت گيرد.
اهميت تعامل و ارتباط رسانه و روابط عمومي
روابط عمومي ها مدافع سازمان و رسانه ها بعنوان مدافع مردمند و عدم ارائه خوراك فكري مناسب از سوي سازمان نقطه تقابل روابط عمومي ها و رسانه ها انست. روابط عمومي ها علاوه براينكه بايد وكيل مدافع سازمان باشند بنوعي بايد مدعي العموم و مدافع عموم نيز باشند
همانگونه كه روابط عمومي ها در جستجوي فضا، زمان و مكان رايگان هستند رسانه ها نيز در جستجوي افكار و اطلاعات سهل الوصول هستند و به نوعي بايد اذعان داشت كه رسانه ها و روابط عمومي بعنوان دوهمسايه ديوار به ديوار هستند كه بايد در كنار همديگر رفت آمد داشته و نبايد بگذاريم روابط عمومي و رسانه از همديگر دور شوند.
روابط عمومي بايد در سازمان سوژه يابي و نكته يابي كرده تا بتواند آن سازمان را با چهره واقعي مطرح كند ضمن اينكه وظيفه روابط عمومي ها چهره نمايي است نه چهره آرائي،بلكه به نوعي بايد نقاط ضعف و قوت سازمان را به مردم بشناساند.
شايعه در روابط عمومي و نحوه برخورد با آن
شايعه در صحت و عدم صحت آن تاكيدي نيست بلكه به كاربرد آن اهميت داده مي شود و از اين ديدگاه شايعه وسيله اي است كه مردم تحولات و جرياناتي كه براي آنان مبهم مانده است بهتر درك كنند و ديدگاهها و جهت گيري خود را تقويت مي كنند و مردم اكثر شايعاتي را تبليغ و قبول مي كنند كه باديدگاه و جهت گيري خودشان هماهنگ است.
شايعات در چه شرايطي رشد مي كند: اول تفاوت بين ميزان عرضه و تقاضا براي اطلاعات يعني هر چه تقاضا براي خبر و اطلاعات بيشتر باشد ولي ارائه اخبار در سطح پايين قرار گرفته باشد شايعه بوجود مي آيد و پخش مي شود. دوم وجود ابهامات و شك: يعني نسبت به مسائل مختلف يا افراد مشهور در سطح جامعه ابهام يا شك بوجود مي آيد شايعات بيشتر رشد مي كند.
افرادي به صورتهاي مختلف و متفاوت با شايعات برخورد مي كنند كه بر اساس اين تفاوتها مي توان مردم را به چهار قشر اصلي تقسيم كرد:
۱- افرادي كه شايع را قبول نمي كنند و در پخش آن هم بعنوان عامل موثر قرار نمي گيرند.
۲- افرادي كه شايعه را باور مي كنند اما با تحمل بيشتر، صبر و حوصله بخرج مي دند ولي بعنوان يك وسيله عمل نمي كنند.
۳– افرادي كه شايعه را باور مي كنند و در پخش آن موثر قرار مي گيرند.
۴- افرادي كه شايعه را باور مي كنند و در پخش آن كوشا مي شوند و شاخ و برگ به آن مي دهند مانند يك كلاغ و چهل كلاغ.
جايگاه روابط عمومي در ايران
نگاه مثبت و ژرف نگر مديران به روابط عمومي روز به روز افزايش مييابد و به عنوان يك كار تخصصي به آن نگاه ميكنند، در چارت سازماني بعد از بالاترين مقام قراردارد با عنوان سخنگوي سازمان ها و مؤسسات به همه مخاطبان خود اطلاع رساني ميكند...
مهم اينكه انتشار كتاب هاي روابط عمومي و نشريات تخصصي كه در گذشته بسيار اندك بود در حال حاضر در سطح بالايي رونق گرفته است بطوريكه در حال حاضر بيش از 100 عنوان كتاب بصورت تأليف و ترجمه در مورد روابط عمومي و پنج نشريه تخصصي در مورد روابط عمومي وجود دارد.
نكته ديگر اينكه، استقلال حرفهاي روابط عمومي بايد به وجود آيد تا در نتيجه آن روابط عموميها ارتقا و پيشرفت لازم را به دست آورند.
با اين كه بيش از 50 سال از تاسيس واحدهاي روابط عمومي ميگذرد؛ اما هنوز واحدهاي روابط عمومي، دوران ابتدايي خود را ميگذراند و به بلوغ كامل نرسيده و نهادينه نشده است. او همچنان گله دارد كه مسوولان وزارتخانهها و سازمانها از مديران روابط عمومي خود، حرفشنوي ندارند.
دكتر نطقي ميگويد هر مديريتي سزاوار آن روابط عمومي است كه دارد؛ بنابراين روابط عمومي يك شغل مديريتي است و بايد با ارايه پيشنهاد، نظر و برنامههاي مبتكرانه و بديع، مديران سازمان را تحت شعاع فعاليتهاي خود قرار دهد.
روابط عموميها بايد مديران را از مزاياي آگاهي درباره روابط عمومي برخوردار كند، كه ميتواند شامل ادبيات خاص خود، جامعه شناسي، مردم شناسي، روان شناسي و از همه مهمتر رسانهشناسي باشد و با اين كار مديران سازمان را مجاب كند تا از اين گونه مسايل باخبر شوند.
بزرگترين ظلم به حرفه روابط عمومي
استاد عباس زاده بزرگترين ظلم به حرفه روابط عمومي را دركي نادرست و متاسفانه فراگير ميداند كه معتقد است روابط عمومي بايد ضعفهاي سازمان را بپوشاند و نقاط قوت را برجسته كند.
با روابط عمومي آرماني فاصله داريم
روابط عمومي نسبت به سطح ابتدايي و معمولي كه طي چند سال اخير شاهد آن بوده ايم تغييراتي كرده است اما هنوز با مرحله آرماني و ايده آل فاصله زيادي دارد. در حال حاضر هم از بعد كاركردي و هم نظري در سطح متوسط هستيم. اما من به آن خوش بينم، چرا كه هر روزه فارغ التحصيلان زيادي وارد بازار كار مي شوند و علاقه زيادي نسبت به آن نشان مي دهند. اما مشكلي كه وجود دارد اين است كه مديران سازمان ها به روابط عمومي ها اهميت كافي نمي دهند و در نتيجه روابط عمومي ها نيز از آن خود باوري لازم فاصله مي گيرند و كارشان را جدي نمي گيرند. در حالي كه در چارت سازماني جايگاه روابط عمومي پس از بالاترين مقام سازمان است و اين نشان مي دهد كه روابط عمومي در ستاد است تا در صف و در نهايت همين امر باعث شده كه حالت صوري پيدا كند و حالت عملي خودش را نداشته باشد.
واپسين كلام
در چارت سازماني هر سازمان يا موسسه، پس از بالاترين مقام سازمان، جايگاه روابط عمومي قرار دارد و به اين مساله نبايد صوري و ساده نگريسته شود و سازمانها و دستگاههاي اداري بايد نقش مديريتي عالي در تقويت روابط عمومي داشته باشند.
هر چند امروزه مديران سازمانها به روابط عمومي اهميت زيادي نميدهند و و روابط عموميها هم كارشان را جدي نميگيرند بنابراين روابط عمومي بايد اختيارات، مسووليتها، تصميمگيريها و برنامه ريزيهاي خود را با ابتكار و خلاقيت به مديران ارشد ارايه كند، به طوري كه آنها در روند فعاليتهاي خود هميشه از روابط عمومي به صورت يك مشاور بهرهگيري و استفاده كنند.
مديران بايد جايگاه و اهميت كار روابط عموميها را درك كنند و به اين واحدها صرفا به ديده پوستر و پلاكارد نگاه نكنند. بنابراين من اميدوارم روابط عموميها بتوانند بتدريج جايگاه شايسته خود را در درون سازمانها و موسسات اعم از دولتي و غير دولتي به دست آورند.
منابع
- http://alborzegolestan.ir
- http://prsir.org
- http://homian.ir
- http://jamejamonline.ir
- http://www.shafaqna.com
- http://www.shara.ir
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)