تعريف گزارش:
شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| گزارش به معني به جا آوردن، انجام دادن، اظهار نظر كردن، در ميان نهادن و شرح و تفسير كردن است.
 

ساختار گزارش

ساختار گزارش بطور كلي بر سه اصل تقسيم مي شود:
1- مقدمه گزارش
2- متن يا بدنه اصلي
3- پايان گزارش

1) مقدمه گزارش
مقدمه گزارش بايد به گونه اي باشد كه خواننده در راستاي موضوع گزارش قرار گيرد، يعني در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چيست.

براي نيل به اين هدف مقدمه بايد با جمله اي آغاز شود كه بگويد گزارش درباره چيست و چرا تهيه گزارش لازم بوده است بطور كلي مقدمه سه اصل را دنبال مي كند:

الف- گزارش بايد به گونه اي مطرح شود كه براي خواننده قابل درك و فهم باشد.
ب- در خواننده نسبت به موضوع علاقه ايجاد كند.
ج- بايد به خواننده بگويد كه از گزارش چه انتظاري بايد داشته باشد.

2) متن يا بدنه اصلي گزارش
متن يا بدنه گزارش محل ارايه آمارها، داده ها و تحليل تفسير و اثبات مدعي است.

3) پايان گزارش
پايان گزارش شامل نتيجه گيري، ارايه پيشنهادات و راه حل است كه همراه با خلاصه نكات عمده گزارش مي باشد.

بطور كلي در مورد گزارش مي توان گفت:
در مقدمه آنچه را كه مي خواهيد بطور مختصر اعلام كنيد، در متن بگوييد و در پايان آنچه را گفته ايد بطور مختصر يادآوري نماييد.

اقسام گزارش عبارتند از:
الف- گزارش كتبي
ب- گزارش شفاهي
1- گزارش كتبي: ارايه اطلاعات، بررسي ها و پژوهش ها به صورت مكتوب را گزارش كتبي مي نامند.
2- گزارش شفاهي: هرگاه بررسي ها و پژوهش را به صورت سخنراني و بحث و گفتگو مطرح شود آن گزارش را شفاهي مي گويند.

مزاياي گزارش كتبي:
- امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي
- امكان ضبط و بايگاني براي سالها و بلكه قرن ها
- مستند ساختن آن با اسناد و مدارك
- امكان فصل بندي و طبقه بندي
- استفاده از آن براي تبليغ در موارد لازم

مشكلات گزارش هاي كتبي:
- احتياج به صرف هزينه زياد براي تهيه كاغذ، وقت و تامين نيروي انساني به عنوان ماشين نويس.
- دشواري استفاده از تمام اصول گزارش نويسي
- عدم امكان دريافت فوري نتايج گزارش هاي كتبي در بيشتر موارد.

مزاياي گزارش هاي شفاهي
- امكان طرح فوري گزارش و بيان آن از نظر صرفه جويي در وقت
- امكان استفاده از نظرات شنوندگان از راه نظر سنجي و پرسش و پاسخ
- آگاهي كامل و فوري گزارشگر از نتايج گزارش خود
- مقرون به صرفه بودن آن در اكثر اوقات
- استفاده از وسايل سمعي و بصري از قبيل فيلم، اسلايد، اورهد و غيره

مشكلات گزارش هاي شفاهي
- نبودن فرصت كافي براي دعوت از افراد ذيربط
- استنباط هاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده
- محدوديت وقت براي بيان مطالب كه ممكن است نياز به وقت بيشتري داشته باشد.
- ضعف بيان و عدم احاطه گزارشگير موضوع
- قابل استناد نبودن

گزارش ها بر حسب نوع و شكل كلي به دو دسته تقسيم مي شوند:
دسته اول: گزارش هاي رسمي كوتاه
دسته دوم: گزارش هاي رسمي بلند

الف) گزارش هاي رسمي كوتاه:
به گزارش هايي گفته مي شود كه معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسايل ساده اداري و روزمره است. گزارش هاي رسمي كوتاه استاندارد شده و داراي روش يكنواخت نيست. در اين نوع گزارش ها توجه به اين نكته ها ضروري است.

1- انتخاب موضوع به نحوي كه گوياي محتوي متن باشد.
2- آوردن مقدمه اي متناسب با متن (حداقل دو سطر) براي آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه بندي گزارش
4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان
5- ارايه يك درخواست و راه حل

ب) گزارش هاي رسمي بلند:

به گزارش هايي گفته مي شود كه معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا ده ها صفحه ادامه مي يابد اين نوع گزارش ها بيشتر به موضوعات علمي، پژوهشي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط مي شود.

منبع: سالنامه روابط عمومي/ شماره اول/ انجمن متخصصان روابط عمومي