شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : كاربرد جلسات‌ گروهي‌ در روابط عمومي
جمعه، 26 شهریور 1400 - 16:00 کد خبر:36527
طرح‌ و نحوه‌ كار جلسات‌ ممكن‌ است‌ با توجه‌ به‌ اندازه‌، تعداد شركت‌كنندگان‌، بانيان‌ جلسه‌، و موضوعاتي‌ كه‌ قرار است‌ در آن‌ جلسه‌ مورد بررسي‌ قرار گيرد، تفاوت‌ كند، اما گروه‌هايي‌ كه‌ مي‌خواهند به‌ طور مؤثرتري‌ كار كنند، بايد از قواعد اصولي‌ معيني‌ كه‌ در اين‌ زمينه‌ وجود دارد پيروي‌ نمايند.



شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| مقدار حيرت‌انگيزي‌ از كاري‌ كه‌ در يك‌ سازمان‌ انجام‌ مي‌شود از طريق‌ كنش‌هاي‌ متقابل‌ گروهي‌ صورت‌ مي‌گيرد. اين‌ امر در كارهاي‌ روابط‌ عمومي‌ بيشتر مصداق‌ دارد، زيرا در اين‌ قلمرو افراد گوناگوني‌ هستند كه‌ فكرها و نظرات شان‌ بايد به‌ حساب‌ آورده‌ شود و از تخصص‌ آنها در تهيه‌ برنامه‌ روابط عمومي‌ مناسب‌ براي‌ مشتري‌ استفاده‌ شود.

 

كميته‌هاي‌ ويژه‌اي‌ منظماً در زمان‌هاي‌ معيني‌ براي‌ بررسي‌ مسائلي‌ كه‌ پيش‌ مي‌آيد تشكيل‌ مي‌شود، در حالي‌ كه‌ كميته‌هاي‌ دائمي‌ بر مبناي‌ مسائل‌ جاري‌ وجود دارد كه‌ به‌ طور مستمر به‌ مسائل‌ نظارت‌ مي‌كند و از ميان‌ برداشتن‌ مشكلات‌ دائمي‌ را مورد توجه‌ قرار مي‌دهد.

 

 طرح‌ و نحوه‌ كار جلسات‌ ممكن‌ است‌ با توجه‌ به‌ اندازه‌، تعداد شركت‌كنندگان‌، بانيان‌ جلسه‌، و موضوعاتي‌ كه‌ قرار است‌ در آن‌ جلسه‌ مورد بررسي‌ قرار گيرد، تفاوت‌ كند، اما گروه‌هايي‌ كه‌ مي‌خواهند به‌ طور مؤثرتري‌ كار كنند، بايد از قواعد اصولي‌ معيني‌ كه‌ در اين‌ زمينه‌ وجود دارد پيروي‌ نمايند.


اگر شما در موقعيتي‌ هستيد كه‌ بايد يك‌ جلسه‌ گروهي‌ را راه‌اندازي‌ و اداره‌ كنيد، ناگزير بايد دستور كاري‌ براي‌ آن‌ فراهم‌ سازيد. اين‌ دستور كار همراه‌ با مكان‌ و زمان‌ تشكيل‌ جلسه‌، بايد در يك‌ فاصله‌ زماني‌ قابل‌ قبول‌، براي‌ اعضاي‌ شركت‌كننده‌ از پيش‌ ارسال‌ شود.

 

در طول‌ جلسه‌ شايد لازم‌ باشد كه‌ جريان‌ گفت‌وگوها و مباحثات‌ را در مسير مناسبي‌ هدايت‌ كنيد، تا در زماني‌ كه‌ تعيين‌ شده‌ همه‌ نكات‌ دستور جلسه‌ مورد بحث‌ قرار گيرد. هدايت‌ گروهي‌ مؤثر سرانجام‌ توانايي‌ شما را در گفت‌وگوها بالا برده‌، نقطه‌نظرهاي‌ مخالف‌ را به‌ سوي‌ دست‌ يافتن‌ به‌ توافق‌ هدايت‌ كرده‌ و مشاركت‌ برابر همه‌ اعضاي‌ گروه‌ را تأمين‌ مي‌كند.


هر چند رهبري‌ گروه‌ مطمئناً چشمگيرترين‌ و برجسته‌ترين‌ نقش‌ در جلسات‌ گروهي‌ است‌، ولي‌ مشاركت‌ مؤثر در گروهي‌ كه‌ توسط‌ شخص‌ ديگري‌ هدايت‌ مي‌شود نيز يك‌ مهارت‌ به‌ شمار مي‌رود. مشاركت‌ مؤثر بدين‌ معنا است‌ كه‌ به‌ جاي‌ كوشيدن‌ براي‌ سلطه‌ يافتن‌ بر مباحثات‌ يا تحميل‌ نظرات‌ خود به‌ آن‌، به‌ حل‌ و فصل‌ مسائل‌ مهم‌ مورد بحث‌ كمك‌ كنيم‌.

 

اگر جلسه‌ گروهي‌ خوب‌ اداره‌ شود، مشاركت‌ متعادلي‌ پديد مي‌آيد كه‌ در آن‌ اعضا به‌ يكديگر احترام‌ مي‌گذارند و عقايد و نظرات‌ همديگر را جويا مي‌شوند.


در جلسه‌اي‌ كه‌ نتايج‌ مباحثات‌ ارزش‌ اين‌ را دارد كه‌ به‌ ثبت‌ برسد، بايد يك‌ نفر به‌عنوان‌ منشي‌ تعيين‌ شود. در صورتي‌كه‌ گروه‌ ملزم‌ باشد كه‌ سندي‌ كتبي‌ از صورت‌ جلسه‌ نهايي‌ مذاكرات‌ خود تهيه‌ كند، انتخاب‌ يك‌ منشي‌ براي‌ اين‌ كار در درجه‌ اول‌ اهميت‌ قرار دارد. معروف‌ است‌ كه‌ گزارش‌ كميته‌ها به‌ شدت‌ سرهم‌بندي‌ شده‌ هستند، به‌ نحوي‌ كه‌ فكرهاي‌ مطرح‌ شده‌ در آن‌ اصالتشان‌ را از دست‌ داده‌ يا تضعيف‌ شده‌اند.

 

براي‌ اجتناب‌ از فرو افتادن‌ در دام‌ گزارش‌هاي‌ از اين‌ دست‌ گروه‌ بايد ترتيبي‌ دهد كه‌ افكار و نيز شماري‌ از عقايد مورد حمايت‌ به‌ روشني‌ در سند نهايي‌ جلسه‌ به‌ ثبت‌ برسد. چنانچه‌ بخش‌هاي‌ گوناگون‌ سند نهايي‌ توسط‌ افراد مختلف‌ نوشته‌ شود يك‌ نفر بايد آن‌ را بازنويسي‌ و ويرايش‌ كند تا سند نهايي‌ از نظر سبك‌ و سياق‌ نگارش‌ يكدست‌ و هماهنگ‌ باشد.