شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| مبادله يادداشت ميان ادارات مختلف يك مؤسسه يكي از رايج‌ترين روش‌هايي است كه در ارتباطات درون سازماني مورد استفاده (و سوء استفاده) قرار مي‌گيرد. اين يادداشت‌ها به اجراي يك رشته وظايف كمك مي‌كنند، مي‌توانند رئوس مباحث را پيش از طرح آنها روشن كنند، يا اينكه بعداً به جمع‌بندي نتايج بپردازند. يادداشت‌هاي درون سازماني در مواردي ممكن است حتي جايگزين كل مذاكره شوند.
هر چند مؤسسات از نظر وابسته‌بودن به يادداشت‌هاي داخلي با يكديگر متفاوتند، ولي همه آنها براي به ثبت رساندن مراودات، فكرها و پيشنهادهاي داخلي خود برخي اوقات از اين قالب استفاده مي‌كنند.
حتما بخوانيد: انواع يادداشت نويسي
راهنمايي‌هايي براي نوشتن يادداشت‌هاي داخلي مؤثر ارائه مي‌شود:
1. از جملات كوتاه و ساده استفاده كنيد. از به كار بردن عبارات طولاني دوري جوئيد. به جاي استفاده از جملات بلند، دو جمله ساده و كوتاه به كار ببريد.
2. به جاي اينكه جملات طولاني را پشت هم رديف كنيد، فشرده يا شماره‌بندي شده آنها را فهرست‌وار بياوريد. سعي كنيد آنها را به نحوي ارائه دهيد كه به چشم بخورند.
3. هنگامي كه براي مقام بالاتر خود يادداشت داخلي مي‌نويسيد، از لحن آمرانه استفاده نكنيد. بكوشيد لحني خودماني و «پيشنهادي» داشته باشيد.
4. هميشه يادداشت را طوري بنويسيد كه رئيس تان براي مشتري مي‌نويسد، و هرگز به شيوه‌اي ننويسيد كه مشتري براي رئيس تان مي‌نويسد.
5. هنگامي كه براي سرپرست خود يادداشت مي‌فرستيد سلسله مراتب اداري سازمان خود را رعايت كنيد. هميشه يادداشت را براي سرپرست بلاواسطه خود بفرستيد. چنانچه مطلبي را براي مقام بالاتري در سازمان مي‌نويسيد، رونوشت جداگانه‌اي از آن را همراه يادداشتي براي سرپرست خود بفرستيد. به اين ترتيب هم يادداشت شما به شخص مورد نظر خواهد رسيد و هم شما سلسله مراتب اداري را زير پا نگذاشته‌ايد.
6. با استفاده از مثال‌هايي موجز و روشن سعي كنيد احكام عام را به اثبات برسانيد.
7. از دايره فكري كه در يادداشت مطرح مي‌كنيد خارج نشويد. از طرح اطلاعات اضافي و بي‌ربط خودداري كنيد. نكات جديدي كه عنوان مي‌كنيد بايد با مقصود كلي يادداشت مرتبط باشد يا يادداشت جداگانه‌اي به آن اختصاص يابد.
8. اگر تقاضايي را مطرح مي‌كنيد، با ذكر دليل يا دلايلي برحق بودن آن را به اثبات برسانيد.
9. جزييات اقدام بعدي را مشخص كنيد. مسئوليت انجام اقدامات بعدي را خود عهده‌دار شويد.