پي دي اف/ آرشيو الكترونيكي سازمان راهداري

بدون ترديد هر سازماني (دولتي يا غيردولتي) سوابق خود را مديريت مي كند. نكته اصلي, انتخاب سامانه اي كارا با قابليت پاسخگويي به نيازهاي عملياتي - اجرايي ادارات و يا سازمانهاست. نياز به اطلاعات و دانش چگونه به كار گرفتن اطلاعات, از جمله ضرورت هايي است كه هر مديري, در هر سطحي, براي بهتر انجام دادن وظايف اجرايي خود نيازمند آن است. اين در حاليست كه بايگاني سنتي معضلاتي در ارتباط با بايگاني اين اسناد پديد مي آورد كه از آن جمله مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :
استهلاك و آسيب سند به مرور زمان و بر اثر استفاده مكرر ، شرايط نگهداري نامناسب و يا اثرات محيطي
عدم امنيت فيزيكي بايگاني و امكان دسترسي افراد غير مجاز به اسناد و مدارك
بايگاني اصولان احتياج ه فضاي زيادي دارد و با توجه به قيمت ملك و كمبود فضاي فيزيكي، بايگاني هزينه بسيار زيادي به سازمان تحميل مي كند.
هزينه هاي نيروي انساني در مراكز بايگاني

علاوه برموارد ذكر شده ، نگهداري اسناد به شيوه سنتي ، مشكلات ديگري نظير :
دسترسي و جستجوي زمان بر
عدم وجود گزارشات مناسب از وضعيت مراجعات به يك سند
كنترل وضعيت اسناد و حذف اسناد زائد از سيستم
...

نيز ايجاد مي كند.
اين موارد و مشكلات ديگر بايگاني هاي سنتي باعث شده است ادارات، سازمان ها و صاحبان صنايع مختلف براي سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فكر ايجاد يك پايگاه داده مناسب و بهره‌گيري از فرم‌هاي مختلف براي مكانيزه نمودن سيستم مديريت مستندات خود باشند. آنچه كه هم‌اكنون با وجود سيستم‌هاي متفاوت و حجم بالاي مستندات در هر سازمان مطرح مي‌شود، يافتن راه‌حلي براي نگه داري و بازيابي اسناد و مدارك موجود در هر سازمان مي‌باشد، از اين رو مفهوم"بايگاني الكترونيك” به عنوان پايگاه اطلاعاتي مناسب جهت ذخيره‌سازي، محافظت و امكان دسترسي هميشگي و امن به اسناد الكترونيك مطرح مي شود.

جهت اجرا و استفاده از بايگاني الكترونيكي ابتدا بايد نسبت به نياز سازمان، پرونده‌ها آماده‌سازي گرديده و سپس تمامي آنها توسط نرم‌افزار مخصوص اسكن شوند؛ پس از اسكن پرونده‌ها و مرتب سازي فيزيكي آنها مي‌توان با استفاده از نرم‌افزارهاي بايگاني الكترونيكي ، دسترسي سريع، آسان و همزمان كاربران را فراهم نمود.