شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- كارت ويزيت در دنياي ديپلماتيك مصارف زياد و مفيدي دارد و پيام هاي خاص با آن مبادله مي شود. معمولاً در كارت ويزيت حداقل بايد به زبان لاتين نام و نام خانوادگي و مقام سياسي و نام سفارت و كشور و همچنين در گوشه راست (در كارت فارسي گوشه چپ) و در پايين نام پايتخت كشور محل ماموريت نوشته شود.

به طور مثال به كارت ويزيت زير كه صرفا يك كارت فرضي است توجه كنيد:
كارت ويزيت ديپلماتيك فقط بايد حاوي اطلاعاتي در همين حد باشد. اگر چه امروزه ضرورت هاي عملي ايجاب نموده كه در پايين كارت شماره فاكس، تلكس، پست الكترونيك و در گوشه ديگر شماره تلفن و احياناً آدرس محل كار و سكونت را درج مي كنند ولي بايد توجه كرد كه اين نتيجه تأثير رويه و روش بازرگانان و صاحبان صنايع و مشاغل ديگر است كه ديپلمات ها را به پيروي از خود واداشته است.

اگر ديپلماتي مانند مديران فروش كمپاني ها و بازاري ها در كارت ويزيت خود علاوه بر موارد فوق شماره تلكس ، تلفكس ، فاكس و صندوق پستي و امثالهم را درج نمايد ، ممكن است كه بسيار مفيد و عملي باشد ولي قطعاً ” كارت ويزيت ديپلماتيك” ناميده نمي شود.

۱- موارد استفاده كارت ويزيت چيست؟
صرف نظر از شكل و مواردي كه ممكن است كارت در ديدارهاي وزارت خارجه و اسير ملاقات هاي رسمي براي معرفي خود به طرف مقابل داده مي شود ، امكان دارد كارت ويزيت از طريق پست و يا توسط پيك براي كسي ارسال شود به طور مثال: رايزن متأهل يك سفارتخانه كه به تازگي به محل مأموريت خود وارد شده است مدت زماني طول خواهد كشيد كه فرصت ديدار همتايان او در ساير سفارتخانه ها دست دهد و همسر وي با همسر همتايان او آشنا شود. وي به جز راه تنظيم قرار ملاقات و ديدار فرد فرد آنان مي تواند راه زير را برگزيند:

دو عدد كارت ويزيت خود و يك عدد كارت ويزيت همسر خود را براي رايزنان متأهل ساير سفارت خانه هاي مقيم از طريق پست و يا توسط راننده ارسال نمايد. توجه خواهيد كرد كه ارسال كارت ويزيت همسر براي معرفي به همسر رايزنان ساير سفارتخانه هاست و گرنه براي رايزنان مجرد فقط كارت ويزيت خود ديپلمات به تنهايي ارسال مي شود در زير كارت هاي ويزيت علاوه بر مورد فوق مي توان پيام هاي زير را با مـداد بر حسب مورد اضافه نمود:

p.p با معادل فرانسه pour presentation براي معرفي خود يا شخص ثالث
p.p.c. با معادل فرانسه pour prendre conge براي خداحافظي
p.r. با معادل فرانسه pour remercier براي ابراز تشكر و امتنان (مثلاً براي مهماني شام)
p.c. با معادل فرانسه pour condoleances براي عرض تسليت
p.m. با معادل فرانسه pour momoire براي يادآوري (مانند ضيافتي كه قبلاً توافق شده است)
p.f. با معادل فرانسه pour feliciter براي عرض تبريك
p.f.n.a با معادل فرانسه pour feliciter le nouvel an براي عرض تبريك سال نو

مجدداً متذكر مي شود كه پيام هاي فوق با مداد و حروف اول عبارت مورد استفاده قرار گيرد و نه تمامي عبارت فرانسه آن.

اگر گوشه بالاي سمت چپ كارت ويزيت شكسته و تا شده باشد به معناي آن است كه كارت ويزيت شخصاً تسليم شده است.

۲- ارسال كارت هاي ويزيت
كارت هاي ويزيت در پاكت سفيد كوچك كه مخصوص كارت ويزيت مي باشد توسط پيك ارسال مي شود. پشت پاكت نام كامل و القاب گيرنده به صورت دست نويس يا تايپي قيد مي شود. كارت ويزيت به اشخاص هم پايه و هم مقام و يا داراي مقام پايين تر ارسال مي شود.

هنگامي كه ديپلماتهاي يك نمايندگي سياسي بنا به مناسبتي خاص به يك نمايندگي سياسي ديگر و يا يك وزارتخانه كارت ويزيت ارسال مي كنند، مي توان گاهي كارت هاي ويزيت را داخل يك پاكت گذاشت. نام گيرنده در قسمت بالايي كارت با مداد نوشته شود.

كارت رييس نمايندگي ديپلماتيك هميشه در پاكت جداگانه ارسال مي شود.

۳- شكل و اندازه كارت هاي ويزيت
شكل و اندازه كارت ويزيت تابع مقررات خاصي نيست. كارت بايد اندازه و شكل مناسب داشته باشد ولي در اكثر كشورها اندازه هاي ذيل رايج است:
براي رئيس نمايندگي ۱۰*۶سانتي متر
براي ساير ديپلمات ها ۹*۵ سانتي متر
براي خانم ها ۸*۴ سانتي متر
كارت ويزيت از كاغذ سفيد براق يا مات ضخيم تهيه مي شود. از ساير انواع كاغد نيز مي توان استفاده نمود.