مقدمه:
روابط عمومي آئينه تمام نماي يك سيستم مي‌باشد، از تعاريف روابط عمومي مي‌توان تلاش و كوشش طراحي شده براي نفوذ در افكار عمومي از طريق عمل قابل قبول در ارتباط دو جانبه مي‌باشد.

سازمان به عنوان بستر كار روابط عمومي، با محيط بزرگتر خودش تعاملاتي دارد. اين تعاملات به طور دائمي باعث مي‌شود سازمان به عنوان يك سيستم زنده، بتواند خودش را در محيط پويا نگهدارد، بازخورد از محيط بگيرد و داده‌هاي اوليه ايكه از سيستم مي‌گيرد و ستانده‌هايي كه محيط از سازمان مي گيرد را براي بازسازي فضاي واقعي سازمان بكارگيرد. اين يك نگاه سيستمي به سازمان است. در اين نگاه سيستمي، شما به عنوان يك سيستم باز، نيازمند ارتباط تعامل دائم با محيط بيرون هستيد. اين نگاه براي يك موجود زنده و يك سيستم زنده كار كردهايي فراهم مي‌كند تا در قالب اين كاركردها، سازمان بتواند با محيطش تعامل منطقي برقرار كند.

 مستندسازي در روابط عمومي:
از جمله مسئوليت هاي روابط عمومي انجام مستندسازي از فعاليت ها، برنامه ها و همايش ها و .. است كه اين موضوع در قسمت مستندسازي روابط عمومي پيگيري مي شود.

الف- عكاسي و فيلم برداري: واحد عكس و فيلم با هدف گردآوري مستندات تصوير از مراكز، فعاليت ها و همايش ها و .. پيش بيني شده است.

ب- جمع آوري گزارشات(دبيرخانه): گردآوري گزارشات مكتوب، توليدات و بروشورها و .. از جمله مسئوليت هاي اين قسمت است.

در روابط عمومي جهت بهبود عمليات مستندسازي مي‌توان الزامات سيستم‌هاي ISO از قبيلISO 9001-2008 (مديريت كيفيت) و... استفاده كرد كه در زمينه اجراي صحيح اين سيستم كليه مستندات قابل پيگيري و پايش مي‌باشد و خطاهايي كه در اين زمينه خواسته و يا ناخواسته توسط كارشناسان روابط عمومي انجام مي‌شود جلوگيري مي‌گردد.
 

 توليد خبر:
فعاليت روابط عمومي نبايد به توليد خبر محدود شود. منظور از توليد خبر در روابط عمومي توليد دانايي و باز كردن افكار عموم در مورد موضوعات خواصي است كه در باب ميل جامعه و ايجاد فرهنگ و فرهنگ‌سازي بايد باشد.
يكي ديگر از راه‌هاي توليد خبر بايد در راستاي منشور اخلاقي سازمان و فرهنگ جامعه باشد كه مي‌توان با نوعي رنگ بخشي به تبليغات و خبرسازي در راستاي منشور اخلاقي كه باعث رخنه كردن در افكار پرسنل سازمان مي‌گردد كه اين امر هم باعث خبر سازي مي‌شود و هم اينكه كليه بندهاي منشور نيز اجرا مي‌گردد.

 منشور اخلاقي در روابط عمومي و سازمان:
بيانيه ايي كه مجموعه اي از ضوابط اخلاقي - اصول معنوي و ارزش هاي سازماني را مطرح كرده و در راستاي استاندارد نمودن رفتار اعضاي سازمان با ذي نفعان به كار مي رود.

اين منشور ابزاري است تا با ايجاد تعهد در كاركنان سازمان باورها و ارزش هاي اخلاقي را در نوع ارتباط با مشتريان درون و برون سازماني نهادينه نمايد.

 نظرسنجي در روابط عمومي:
از جمله ابزار روابط‌عمومي براي شناسايي نقاط قوت و ضعف سازمان و آگاهي از ديدگاه همكاران، مخاطبين و مراجعين و استفاده كنندگان از خدمات سازمان نظرسنجي است. روابط عمومي سازمان دراين راستا نظرسنجي هايي از بخش هاي مختلف انجام مي‌دهد كه نتايج آن به واحد مربوطه ارائه شده و مورد بررسي قرار مي‌گيرد.

 افكارسنجي:
مسئولين روابط عمومي بايد در سازمان و جامعه نيازهاي مردم و پرسنل و چالش‌هاي بوجود آمده در سازمان را توسط نظرسنجي ها شناسايي كرد كه اين امر همان افكار سنجي مي‌باشد و در راستاي اين افكار سنجي با مستند سازي و بررسي مسائل روز و پايش مستندات و اولويت بخشيدن به مسائل بايد توليد خبر كرد و در اين زمينه‌ها بايد افكار را آماده كرد تا توسط تبليغات اين افكار را در زمينه منشورهاي اخلاقي و اجرايي سازمان و جامعه تغيير داد و مشكلات بوجود آمده را حل و فصل كرد.

مسئولين روابط عمومي انتقال پيام هاي رسانه اي به گروه هاي اجتماعي نقش واسطه اي و پرنفوذي بازي مي كنند. (مسئولين روابط عمومي بايد رهبران افكار جامعه باشند و با توجه بيشتري به رسانه ها و اطلاعات دريافتي با گزينش و تغيير به ديگران ابلاغ كنند.

 ارتباط روابط عمومي و رسانه‌ها:
يكي از وظايف مهم و در عين حال اصلي روابط عمومي ها انعكاس اخبار و رويدادهاي سازماني به مخاطبان از طريق رسانه ها مي باشد، كه با توجه به حساسيت و اهميت اين امر معمولاً روابط عمومي ها در چارت خود واحدي را تحت عنوان مديريت ارتباط با رسانه ها يا شخصي را به عنوان مسئول ارتباط با رسانه ها در چارت سازماني خود دارند كه در هر حال افراد شاغل در اين واحد بايد از تجربه، تخصص، درايت و آگاهي كافي نسبت به وظايف و حوزه سازماني خود برخوردار بوده و داراي ارتباطات قوي و مؤثر باشد. بخش ارتباط با رسانه ها در هر روابط عمومي از بخش هاي مهم و ضروري است كه بدون آن روابط عمومي از وظيفة اصلي خود دور خواهد ماند. از ديدگاهي ديگر روابط عمومي ها و رسانه ها هردو داراي ماهيتي رسانه اي هستند. هردو به دنبال تهيه، تدوين، انعكاس اخبار و گزارش رويداد ها هستند و در اين فرآيند از فنون، تكنيك ها و ابزارهاي مشتركي بهره مي گيرند.

 روابط عمومي الكترونيكي:
به نوعي از روابط عمومي اطلاق مي شود كه در آن از ابزارهاي الكترونيك نظير سيستم پاسخگويي الكترونيك، راديو، Voice و نظاير آن براي انجام ماموريت هاي روابط عمومي استفاده مي شود. قرار دادن متون انتشاراتي توليد شده در روابط عمومي با همان شكل و فرمت مثلا در قالب PDF نيز در چارچوب روابط عمومي الكترونيك قرار مي گيرد.

در روابط عمومي الكترونيك به جاي بهره گيري از شيوه هاي سنتي مواجهه با مشتريان يا مخاطبان، از تكنولوژي هاي الكترونيكي به منظور سهولت، سرعت و فراگيري بيشتر استفاده مي شود.

در هر صورت فرآيند گام گذاشتن روابط عمومي از شكل سنتي به عرصه الكترونيك، يك جهش و گام اساسي براي ورود به دنياي مجازي Cyberspace محسوب مي شود و سنگ بناي ساير فعاليت هاي روابط عمومي در فضاي آنلاين در همين مرحله گذاشته مي شود.

 روابط عمومي ديجيتال
شايد بتوان گفت بعد از پروسه تبديل روابط عمومي سنتي به روابط عمومي الكترونيك، انجام فعاليت ها در چارچوب روابط عمومي ديجيتال، دومين گام بنيادي در اين راستا تلقي مي شود. در روابط عمومي ديجيتال متون توليدي و محتواي مورد نظر Contents از فرمت معمولي چاپي printed به فرمت صفر و يك تبديل و به عبارت ديگر در اين حالت، صفحات pdf تبديل به صفحات HTML مي شود. در روابط عمومي ديجيتال هنوز محتواها همان محتواهاي روابط عمومي سنتي هستند با اين تفاوت كه قابليت جستجو (Search) و كپي مطالب به صورت Text براي مخاطب وجود دارد.

برخي از اسناد، نامه ها، فرم ها و تقاضاها به وسيله ابزارهايي نظير Email امكان ارسال و نقل و انتقال دارند، اما جهت فعاليت هنوز يك طرفه است؛ يعني هنوز ارتباط فرد به فرد يا چهره به چهره در فضاي سايبر، برقرار نشده است و همه چيز در يك چارچوب به شدت بوروكراتيك و مطابق ضوابط حاكم بر فضاي رسمي و اداري روابط عمومي ها صورت مي گيرد.

 روابط عمومي آنلاين
در اين مرحله، روابط عمومي گامي بلند و شتابان به سمت تحول ماهيت فرآيندهاي روابط عمومي برمي دارد. با آنلاين شدن روابط عمومي، خدمات به صورت شبانه روزي در اختيار مخاطب و مشتري قرار مي گيرد. براي رسانه هاي مبتني بر web اعتبار قائل مي شود، خبردهي و خبريابي مبتني بر فضاي وب مرسوم مي شود، اخبار روابط عمومي علاوه بر رسانه هاي مكتوب printed Media و رسانه هاي صوتي و تصويري، براي رسانه هاي آنلاين و اينترنتي نيز ارسال مي شود، همايش هاي خبري آنلاين برگزار مي شود، امكان انتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهاي زنده روي اينترنت فراهم مي شود، تكذيبيه ها و پاسخ هاي رسمي براي نشريه هاي الكترونيكي، سايت ها، وبلاگ ها، روزنت ها و خبرگزاري هاي اينترنتي فرستاده مي شود و به طور كلي روابط عمومي آنلاين نسبت به محتواي توليد شده در اينترنت عكس العمل نشان مي دهد.

همچنين شركت در چت روم ها (chatrooms) و ارسال نامه ها از طريق پست الكترونيكي جدي گرفته مي شود و وب سايت سازماني فعال مي شود.

 تشكيل كميته همفكري در روابط عمومي: (پيشنهاد)
از بين كليه مسئولين روابط عمومي در سازمان افراد با تجربه و خلاق و با شناخت علمي در عرصه روابط عمومي مي‌‌توان در غالب همفكري براي تدوين هرچه بهتر برنامه ها از اين افراد استفاده كرد و اين افراد مي‌توانند پل ارتباطي بين سازمان و ساير مراكز تابعه باشند.

 فعاليت هاي فوق برنامه: (پيشنهاد)
حفظ سلامت، افزايش نشاط و تقويت انسجام سازماني و ارتقاي آگاهي هاي فردي و گروهي، حفظ و تقويت روحيه جهادي و انتقال اين ميراث ارزشمند كه بر ارزش هاي ايماني و اخلاقي استوار است، از جمله ماموريت هاي روايط عمومي است كه در اين راستا برنامه هاي متعددي پيش بيني و اجرا مي گردد.
-1 برگزاري اردوها
2- برگزاري كارگاه هاي آموزشي و جلسات سخنراني
3- استفاده بهينه از مراكز رفاهي فرهنگي و تفريحي و ورزشي براي كاركنان، اساتيد و حتي دانشجويان

 نكته: (پيشنهاد)
از الزامات سيستم مديريت كيفيت ISO 9001-2008 مي‌توان براي بهبود سيستم و علمي تر كردن راهكارها و سيستماتيك كردن كليه مسائل از اين استاندارد و يا ساير استانداردهاي موجود استفاده كرد.