شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- كار كردن براي كاركنان در يك سازمان، بدون همراهي و همگامي كاركنان به بار نخواهد نشست، همراه كردن كاركنان، جلب مشاركت و اعتماد آنان براي پيشرفت هاي مادي و معنوي سازمان از جمله وظايف و كاركردهاي اساسي روابط عمومي است.
تقويت روابط عمومي ها جهت تقويت روابط عاطفي مديران و كاركنان، جايگاه روابط عمومي در اطلاع رساني دولت و فرهنگ سازي در سازمانها از ديگر كاركردهاي اين نهاد است. توجه ويژه به روابط عمومي، به عنوان نهادي كه مي تواند به صورت نظام مند، برنامه ريزي شده و سنجيده در جهت ايجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مديران با كاركنان اقدام كند، بسيار حائز اهميت است.
كم مهارتي و مشكل فني و ضوابط قانوني و اداري براي كار روابط عمومي ها، آسيب پذيري همبستگي و روح كار جمعي در مديران روابط عمومي و مطلق انديشي چه در مديران روابط عمومي و چه برخي از مديران سازمان، بي توجهي به طرح هاي پژوهشي و افكارسنجي- كه همه و همه موجبات بي توجهي يا كم توجهي به افكار عمومي را سبب شده و عدم مشاركت كاركنان در تصميم گيري ها را كه از دغدغه هاي جدي است- باعث شده است.
با گماردن مديران علمي ارزش گرا و فرآيند محور، مديراني در مصدر امور روابط عمومي ها قرار گيرند كه از لحاظ فني، تخصصي، تجربي و توانمندي هاي فردي با برنامه ريزي ارتباطي ويژه و پژوهش هاي افكار عمومي توانايي جلب مشاركت عمومي و اعتمادسازي در افكار عمومي را دارا باشند و فرآيند توسعه سازماني و تحقق عملي كاركردهاي روابط عمومي را به نحو مطلوبي فراهم كنند.
روابط عمومي ها تاكنون نتوانسته اند به طور كامل نگاه حرفه اي و تخصصي را در خود ايجاد نمايند؛ چرا كه از يك طرف غالب مسئولان به اين هنر و فن توجهي نكرده اند و از طرفي بسياري از مديران ما با كاركردهاي روابط عمومي ايده آل آشنا نبوده اند. روابط عمومي مدون و برنامه ريزي شده يكي از ابزارهاي قوي مديريت افكار است، روابط عمومي به عنوان اصلي ترين حلقه ارتباط بين مديران و كاركنان، مسئوليت خطيري در فرآيند دسترسي مديران و افكار جمعي كاركنان دارند.
بدون شك روابط عمومي به عنوان يك «فن» و «هنر» نقش بسزايي در برقراري و تسهيل ارتباط دوسويه بين مديران سازمان و كاركنان دارد، به طوري كه امروزه كمتر سازماني را مي توان يافت كه خود را بي نياز از روابط عمومي بداند و در عين حال موفقيت هاي چشمگيري را در زمينه هاي مورد نظر و تحقق اهداف از پيش تعيين شده به دست آورده باشد.
اما اگر روابط عمومي ها بخواهند تأثير گذار باشند، بايد از همه نظر در «جايگاه» بايسته و شايسته خود قرار داشته باشند تا با مهارت در اين موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازماني باشند:
۱- توجه جدي به افكار همه كاركنان در ايجاد حركت، اصلاح و جريان سازي سالم .
۳- دفاع از جايگاه روابط عمومي در مقابل دخالت هاي غيرمسئولانه واحدها و افراد.
۴- حفاظت از حريم سازمان در مقابل جوسازي ها، خلاف گويي ها، دروغ پردازي ها، تهديدها و ... اين در حالي محقق مي شود كه مدير روابط عمومي خود مبرا از اين مسائل باشد.
۵- خروج روابط عمومي از موضع انفعالي به موضع فعال (در حال حاضر بسياري از مديران روابط عمومي كاملاً از موضع انفعالي در مقابل مديران برخوردار مي باشند.)
۶- تغيير فرهنگ سازماني غلط، به اين نكته بايد توجه كرد، كارگزار روابط عمومي موقعي در جهت تغيير فرهنگ سازماني مي تواند حركت كند كه با مقوله فرهنگ آشنايي داشته و ديگر اين كه با علم رفتار سازماني مأنوس باشد.
۷- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان، مشاوران و مديران سازمان.
۸- كمك در جذب استعدادهاي درخشان كاركنان يا به عبارتي ايجاد بستري مناسب در جهت بالندگي انديشه كاركنان.
۹- تقويت ارزش ها و ويژگي هاي مطلوب انساني.
۱۰- معرفي الگوهاي آموزشي مناسب درون سازماني و برون سازماني.
۱۱- سازماندهي خبري سازمان (تلاش براي اطلاع يابي و اطلاع رساني به موقع با روش ها و ابزارهاي ارتباطي.)
۱۲- تدوين نظام ارتباطي منسجم و تبليغي شفاف و روشن.
۱۳- تغيير نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومي و جايگاه و اهميت آن.
۱۴- جهت گيري و جهت دهي سازمان به سوي كارمند محوري.
۱۵- همكاري فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
۱۶- تأكيد هماهنگ بر بهبود روابط درون سازماني و برون سازماني.
۱۷- تنظيم برنامه مدون و ساليانه براي عمل به شعائر و برگزاري مراسم مذهبي و غيره...
۱۸- انعكاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم مميزي نمودن آن به مسئولان و دريافت بازخورد آن جهت ارائه به كاركنان.
۱۹- برگزاري جلسات داخلي بين كاركنان و مديران به صورت ماهيانه يا فصلي.
۲۰- تهيه مقاله هاي علمي در حوزه فعاليت هاي سازمان و نشر آن در رسانه هاي گروهي.
۲۱- معرفي مطلوب مقالات و تحقيقات كاركنان در سطح سازمان.
۲۲- انعكاس تجربه هاي موفق كاركنان سازمان.
۲۳- چاپ بروشور پيام هاي آموزشي، پژوهشي و ديگر فراورده هاي سازماني.
۲۴- تهيه فيلم براي معرفي سازمان.
۲۵- ايجاد برنامه نظامند همدردي با خانواده هاي سازمان بدون تبعيض قائل شدن.
۲۶- تهيه و تنظيم منشور اخلاقي روابط عمومي سازمان.